计算机WORD与EXCEL常用技巧

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1、Excel 小技巧：用条件格式让行列更清晰 在利用 Excel 处理一些较多数据的表格时，经常会看得眼花缭乱，搞不好就会错行错列，造成麻烦。这时 我们非常希望行或列间隔设置成不同格式，这样，看起来就不那么费劲了。当然，逐行或逐列设置是不太 可取的，太费功夫。其实，利用条件格式可以很轻松地完成这项工作。方法是：先选中数据区中所有单元 格，然后单击菜单命令“格式-条件格式”，在打开的对话框中，在最左侧下拉列表中单击“公式”，然后在 其右侧的输入栏中输入公式：=M0D(R0W(),2)。然后单击下方的“格式”按钮，在弹出的“单元格格式”对话 框中单击“ 图案”选项卡，指定单元格的填充颜色，并选择“边

2、框”选项卡，为单元格加上外边框，然后一路 单击“确定”按钮。如果我们希望在第一行不添加任何颜色，那么，您只需要将公式改为：“=MOD(ROW()+1,2)”就可以了。 如果能间隔两行添加填充颜色而不是如图所示的间隔一行， 那么， 只需要将公式改为 “=MOD(ROW(),3)=0”就可以了。如果要间隔四行，那就将“3”改为“4”。以此类推，简单吧？您也可以尝试 在公式中“ROW()”的后边加上“+1”或“+2”等，看看结果有什么不同？如果我们希望的是让列间隔添加颜色，那么只需要将上述公式中的“ROW”改为“COLUMN”就可以达到 目的。提示：本例所用主要有下面几个函数：1. MOD(numb

3、erDdivisor)：返回两数相除的余数。结果的正负号 与除数相同。其中Number为被除数，Divisor为除数；2. ROW(reference): Reference为需要得到其行号的 单元格或单元格区域。本例中省略reference，那么Excel会认定为是对函数ROW所在单元格的引用；3. COLUMN(reference):与ROW(reference)一样。只不过它返回的是列标。解决Windows XP关机却重启的故障系统设置Windows XP默认情况下，当系统出现错误时会自动重新启动，这样当用户关机时，如果关机过程中系 统出现错误就会重新启动计算机。将该功能关闭往往可以解决

4、自动重启的故障。在桌面上右键点击“我的电脑”，在弹出的右键菜单中选择“属性”，弹出“系统属性”窗口，点选“高级” 选项卡，点击“启动和故障恢复”栏目中的“设置”按钮，弹出“启动和故障恢复”窗口。在“系统失败”栏目中将 “自动重新 启动”选项前的对勾去掉，点“确定”按钮。高级电源管理众所周知，关机是与电源管理密切相关的，造成关机故障的原因很有可能是电源管理对系统支持不好 造成的。点击“开始-设置-控制面板-性能与维护-电源选项”，在弹出的窗口中，根据需要启用或取消高级 电源支持”即可。如果你在故障发生时使用的是启用“高级电源支持”，就试着取消它，如果在故障发生时， 你使用的是取消“高级电源支持”

5、就试着启用它，故障往往会迎刃而解。USB 设备现在是USB设备大行其道之时，什么U盘、鼠标、键盘、Modem等等，应有尽有。殊不知这些USB 设备往往是造成关机故障的罪魁祸首。当出现关机变成重启故障时，如果你的电脑上接有USB设备，请先 将其拔掉，再试试，如果确信是USB设备的故障，那么最好是换掉该设备，或者是连接一个外置USB Hub， 将 USB 设备接到 USB Hub 上，而不要直接连到主板的 USB 接口上。Excel 函数应用实例：计算员工应缴所得税 假设个人收入调节税的收缴标准是：工资在800元以下的免征调节税，工资800元以上至1 500元的超过 部分按5%的税率征收， 1 5

6、00元以上至2 000元的超过部分按8%的税率征收，高于2 000元的超过部分按 20%的税率征收。我们可以按以下方法设计一个可以修改收缴标准的工作簿：新建一个工作表，在其 A1、 B1、 C1、 D1、 E1 单元格分别输入“姓名”、“工资总额”、“扣款”、“个 税”和“实付工资”。为了方便个税标准的修改，我们可以另外打开一个工作表(例如Sheet2),在其A1、 B1、C1、D1、E1 单元格中输入“免征标准”、“低标准”、“中等标准”和“高标准”，然后分别在其下 方的单元格内输入“800”、“1500”、“2000”、“2000”。接下来回到工作表 Sheet1 中，选中 D 列的 D2

7、 单元格输入公式“=IF(C2Sheet2!D2,(C2-Sheet2!D2)*0.2) ”回车后即可计算出C2单元格中的应缴个税金额。此后用户 只需把公式复制到C3、C4等单元格，就可以计算出其他职工应缴纳的个税金额。上述公式的特点是把个税的征收标准放到另一个工作表中，如果征税标准发生了变化，用户只需修改 相应单元格中的数值，不需要对公式进行修改，可以减少发生计算错误的可能。公式中的IF语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断“C2-Sheet2!A2)=Sheet2!B2”成立，即工资收 入低于征收标准，则个税计算公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个 IF语句，直

8、至计算结束。假如征税标准多于4个，可以按上述继续嵌套IF函数(最多7个)。Office Word实用技巧八则1、隐藏Office剪切板在Word XP中，按下CTRL+C组合键两次，窗体右侧便会出现剪切板任务窗格，有时候我们并不想让它显 示出来，如何隐藏它呢？点击剪切板任务窗格下方的“选项”按钮，然后选中“收集而不显示OFFICE剪切板”。 每当我们在WORD中复制了文字后，任务栏处就会显示出复制状态，如果我们不想让它出现，可以点击“选 项”按钮，并去掉“复制时在任务栏附近显示状态”(如图 1)。2、在 WORD 中隐藏文字有时候我们不希望别人看到自己在WORD上所写的文字，要隐藏它。方法是：

9、选中要隐藏的文字，然后点 击主菜单栏中的“格式”“字体”，在“字体”选项卡中，选中“隐藏文字”。而要查看文档中的隐藏文字该怎么办呢？可以点击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮。3、更改“自动恢复”文件的位置Word XP 有自动恢复文件的功能，你的自动恢复文件所在的文件夹的路径你知道吗？点击主菜单中的“工 具”“选项”，在“选项”对话框中点击“文件位置”选项卡，可以看到， “自动恢复”文件右侧便是它所在的 文件夹了；如果想更改所在文件夹的位置，先选中“自动恢复”文件，然后点击下方的“修改”，就可以对它 的路径进行更改。4、以实际字体显示字体列表在 Word 的字体列表中，我们可以让各

10、种字体以实际的字体样式来显示字体，方法很简单，点击主菜单中 的“工具”“自定义”，在弹出的“自定义”对话框中点击“选项”选项卡，选中“列出字体名称时显示该字体 的实际外观”复选框。5、用密码保护好你的文档 点击主菜单中的“工具”“选项”，然后点击“安全性”选项卡，在“打开权限密码”处输入密码，然后按下回 车键，这时弹出“确认密码”对话框，再次输入密码后，点击“确定”。这样一来，以后一旦要打开此文件， 就要先输入密码，否则文档无法打开。以相同的方法设置“修改权限密码”，修改文档时需要输入密码，否则无法对此文档进行修改。6、鼠标滚轮的特殊应用如果你的鼠标有滚轮，在Word文档中可以使用它来上下翻动

11、页面；而在按住“Ctrl”键的同时滑动鼠标滚轮， 你会看到什么呢？ Word会放大和缩小页面显示比例。7、隐藏最近使用过的文件列表在Word的中“文件”菜单下，一般来说显示出四个最近使用过的文档，可能有的时候我们并不想让它显示出 来，如何隐藏它呢？ 点击主菜单中的“工具”“选项”，然后点击“常规”选项卡，不要选中“列出最近所用文件”复选框。8、更改下拉列表的大小在 Word 中有好几个下拉列表，有时候我们想调整它的大小，方法很简单。 点击主菜单中的“工具”“自定义”，然后把鼠标移动至下拉列表框的左边或右边边缘处，然后用鼠标来 调整它们的大小即可。excel 实现 word 表格的的行、列转换有

12、时我们需要将Word表格的行与列进行交换但Word本身并没有提供现成的功能可供使用，我们可以通过 Excel 来达到这种效果的。1. 首先要在Word中右击表格左上角的十字标全选整个表格，然后执行“复制”命令2. 接下来打开Excel，在任意单元格处选择“选择性粘贴文本”命令，将Word表格粘贴到Excel中。3. 右击并复制这些带有数据的单元格（记住，此步不可缺少，至关重要!）4. 然后切换到另一空白工作表中，右击并执行“选择性粘贴”命令。最后在弹出的对话框中勾选“转置” 复选框后点击确定即可5. 此时，您便会发现 Excel 表格中的行列已经按照我们的要求互换了，而且各个单元格的数据也分毫

13、 不差，这时再将转置好的表格copy回Word就行了。Excel 实用操作技巧九则1 、快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如12345）。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从 “类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮，这时输入的 12345 就自动变成“壹万贰仟 叁佰肆拾伍”。2、多个工作表的页眉和页脚同时设置我们有时要把一个 Excel 文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置 感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多

14、个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工作表 的名称处（如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是Sheetl、Sheet2、Sheet3等等），然后点 右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表 了。3、Excel 单元格文字随时换行在 Excel 中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选 中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心 所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住 Alt 键

15、的同时 按下回车键就可以了，这种方法又快又方便。4、Excel 中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键, 选择插入即可。5、Excel 中消除 0 值有Excel中当单元格计算结果为0时，默认会显示0,这看起来显然有点碍眼。如果你想显示0时，显 示为空白，可以试试下面的方法。打开“工具-选项-视图”，取消“0值”复选项前的寸，确定后，当前工作 表中的值为 0的单元格将全部显示成空白。6、批量转换日期格式以前在Excel中输入职工出生时间

16、时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成 “yyyy-mm-dd ”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化 的区域。点击“数据分列”，出现“文本分列向导”对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击“下一步”按钮， 在步骤三对话框的“列数据格式”中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下“完成”按钮，以前的文本即转 化成了需要的日期了。7、快速选定“空白”和“数据”单元格在 Excel 中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编 辑定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条

17、件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元 格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确 定”，含有数据的单元格全部选定。8、防止误改有新招 在包含多个工作表的工作薄中，为了防止误修改，我们常常采取将行 （列）隐藏或者设置编辑区域的方 法，但是如果要防止整个工作表的误修改怎么办呢?单击“格式工作表隐藏”，将当前的工作表隐藏，这 样操作者连表格都看不到，误操作就无从谈起了。要重新显示该表格，只须单击“格式-工作表-取消隐藏”。 要注意的是：如果设置了工作表保护，则不能进行隐藏操作。9、快速隐藏 在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号 （列标）分界线 的方法比较麻烦，这时笔者介绍一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+O”组合键，就可以快速 隐藏光标所在的行或列。