会议的筹划与管理课件

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1、会议的筹划与管理1第九讲第九讲会议的筹划与管理会议的筹划与管理会议的筹划与管理2会议的重要性会议的重要性n大多数企业在会议中决定其基本走向大多数企业在会议中决定其基本走向n90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的n企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多n开会的频率越来越高开会的频率越来越高会议的筹划与管理3现在的企业会议有那些通病呢？现在的企业会议有那些通病呢？1、准备工作不充分、准备工作不充分2、开会技巧不佳，经常主管一堂言、开会技巧不佳，经常主管一堂言3、会议过于频繁、会议过于频繁4、与会人员选择不当、与会人员选择不当5、常常把会议开成批判大会、

2、常常把会议开成批判大会6、时间安排不合理、随意延长会议时间、时间安排不合理、随意延长会议时间7、与会人员会议纪律不强，缺乏基本的礼仪、与会人员会议纪律不强，缺乏基本的礼仪8、会议地点不合理、会议地点不合理9、会而不议、议而不决，决而未果、会而不议、议而不决，决而未果10、会议的目的不明确、会议的目的不明确会议的筹划与管理4会议的筹划与管理会议的筹划与管理 n会前的准备工作会前的准备工作n会间的组织服务会间的组织服务n会后的善后处理会后的善后处理会议的筹划与管理5会前准备工作会前准备工作 1、安排议题、议程、日程安排议题、议程、日程2、拟订与会人员名单拟订与会人员名单3、申请会议所需资金申请会议

3、所需资金4、会场布置会场布置5、安排食宿和茶水安排食宿和茶水6、发出会议通知发出会议通知 会议的筹划与管理6安排议题、议程安排议题、议程 n 议题的收集和筛选议题的收集和筛选 n 议程议程 会议的筹划与管理7某某会议议程7月6日上午9点（花园酒店）1、（9：00）开场白2、（9：10）缺席致歉3、（9：20）批准上次会议备忘录4、（9：40）各部门销售情况报告 （10：30）会间休息5、（10：40）分析产品滞销问题缘起 （12：00）午餐及午休时间6、（14：00）商讨并列出可能的应对之策 （15：30）会间休息（15：40）评估应对策略，做最后决议（17：00）特别事宜（17：15）其他事

4、宜7（17：30）会议结束议程开头为会议日期、时间与地点。清楚标示项目编号。明确每一项目的的时间分配。早上9点是个不错的开会时间，因为此刻人脑最清醒。包括欢迎词、介绍、会议目标、宣布基本准则。会议不宜持续太长时间、会间休息有利于精力的恢复。午餐、午休时间不宜继续开会。无人介意提早结束会议，但是会议超时肯定令人不快。会议的筹划与管理8拟订与会人员名单拟订与会人员名单 n选择恰当的人出席会议选择恰当的人出席会议 n送交上级审核送交上级审核 会议的筹划与管理9申请会议所需资金申请会议所需资金 n确定会议规格确定会议规格n申请经费申请经费口头口头书面书面会议的筹划与管理10会场布置会场布置 n 选择会

5、场选择会场a.场地大小场地大小 b.附属设施齐全附属设施齐全c.适当的开会设备适当的开会设备 d.会场氛围会场氛围 e.场地不受外界干扰场地不受外界干扰 n 布置会场布置会场a.附属设施附属设施 b.准备会议文件准备会议文件 会议的筹划与管理11会场布置会场布置 提供完善的会议场所 会议桌 椅子 空调(会议开始前30分钟就要打开空调,使会场温度适宜)照明.光线(柔和平静感,比办室稍暗点)书写工具 钟(失去对时间的控制,与会者的报告就会没完没了)屏幕 放映机 音响会议的筹划与管理12會議通知需知n會議名稱會議名稱:明確點出主題明確點出主題,使人一目了然使人一目了然(如如E_MAILE_MAIL主

6、旨主旨)n目的目的:應詳盡說明應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集方便成員們做相關的資料搜集n時間時間n地點地點n議程議程:應包含開會預定結束時間應包含開會預定結束時間n準備資料準備資料n與會人員與會人員n主辦單位主辦單位会议的筹划与管理13讨论：各种会场的利与弊讨论：各种会场的利与弊会场类型会场类型优点优点缺点缺点圆桌型圆桌型椭圆型椭圆型口字型口字型U型型教室型教室型会议的筹划与管理14会议的筹划与管理15面对面就座面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边两边 主席坐在团

7、队成员之间 会议的筹划与管理16会议的筹划与管理17显示等级显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌主席坐在长桌的顶端的顶端 资历最浅者资历最浅者坐在离主席坐在离主席最远处最远处 会议的筹划与管理18会议的筹划与管理19会议的筹划与管理20自由讨论自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌在会议中用一张圆桌 主席可坐主席可坐在任何一在任何一个位置上个位置上 会议的筹划与管理21布置会场布置会

8、场礼堂式屏幕屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:优点是在留有过道的情况下,能最大程度地摆放座椅,缺点是与会者没地方放资料,记录也不便.会议的筹划与管理22布置会场布置会场教室式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:这种布置风格针对不同的房间面积和与会者人数在安排上有一定的灵活性,而且狭长的会场设置便于与会注意力的意中服务人员入口会议的筹划与管理23布置会场布置会场弦月式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:因为椅子只放在桌子的一面,所有的与会者都面向主持人,方便主持人与与会者目光交流.服务人员入口饮料处会议的筹划与管理24布置会场布置会场 方形中空式评价:当讨论问题或试图作出决定时，安排持相反意见的两派成员坐

9、在长桌的相对两边，有利于决议的顺利产生。服务人员入口会议的筹划与管理25布置会场布置会场椭圆式屏幕主席台幻灯机服务人员区评价:一般适宜于20人左右的内部会议服务人员入口饮料处会议的筹划与管理26安排食宿和茶水安排食宿和茶水 n 食宿食宿a.用膳用膳 b.住宿住宿 n茶水茶水 会议的筹划与管理27一杯香茶可赢得交易机会一杯香茶可赢得交易机会会议的筹划与管理28角色练习角色练习n表演会议期间奉茶的礼仪表演会议期间奉茶的礼仪会议的筹划与管理29给客人斟茶的注意事项给客人斟茶的注意事项n当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：收拾整理，而应说：“茶放这

10、儿行吗？茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。并等待客人的回答，按客人意愿行事。n开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。会议的筹划与管理30n茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。带上干净毛巾。n有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。n洽谈时间较长，在一至一个半小时内

11、，洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项给客人斟茶的注意事项会议的筹划与管理31上茶时的七个程序上茶时的七个程序n两手端茶盘，盘子高度位于胸部两手端茶盘，盘子高度位于胸部n敲门，并说：敲门，并说：“对不起！对不起！”进入接待室进入接待室n止步立正，轻轻点头致意止步立正，轻轻点头致意n将茶盘的一端置于桌子侧面将茶盘的一端置于桌子侧面会议的筹划与管理32n桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶n用毛巾擦净茶壶底，用手从下方托住毛巾用毛巾擦净茶壶底，用手从下方托住毛巾n上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；上茶结束后，左

12、手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。室。上茶时的七个程序上茶时的七个程序会议的筹划与管理33 会间的组织服务会间的组织服务1、签到签到2、安排就座安排就座3、做好会议记录和录音做好会议记录和录音4、会场服务会场服务会议的筹划与管理34 签到签到 n签到形式签到形式 薄式薄式卡片式卡片式代签代签n签到时的接待工作签到时的接待工作 会议的筹划与管理35安排就座安排就座 n要适合会议性质要适合会议性质n让报告者坐中央让报告者坐中央n会议主持人的座位会议主持人的座位n秘书的座位秘书的座位会议的筹划与管理36做好会议记录做好会议记

13、录 n会议记录构成会议记录构成 n会议记录方式会议记录方式 n会议记录写作会议记录写作 会议的筹划与管理37小组讨论小组讨论n设计会议记录表格（设计会议记录表格（5分钟）分钟）会议的筹划与管理38 会议名称会议名称 时间时间 主席主席 会议目的会议目的 出席人数出席人数 缺席人数缺席人数 缺席理由缺席理由 会议内容会议内容和决议事项和决议事项 决议事项决议事项 的实施的实施 实施项目实施项目 负责人负责人 或部门或部门 完成期限完成期限 出席人出席人 盖盖 章章 特别事项特别事项 会议的筹划与管理39会场服务会场服务 n转接电话转接电话n突发状况突发状况 n建议休息建议休息 n协助上司掌握、控制会议进程协助上司掌握、控制会议进程 会议的筹划与管理40会议的善后处理会议的善后处理1、会场清理、会场清理2、印发会议记录、印发会议记录3、资金、资金4、会议的总结工作、会议的总结工作会议的筹划与管理41会场清理会场清理 n安排与会人员的离会安排与会人员的离会n会议文件的回收、立卷、会议文件的回收、立卷、归档归档 会议的筹划与管理42 印发会议记录印发会议记录n完善会议记录完善会议记录 n起草会议纪要起草会议纪要 n确定印发范围确定印发范围 n接收者确认接收者确认n签发会议执行文件签发会议执行文件会议的筹划与管理43