档案概述和机关档案工作

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1、档案概述和机关档案工作档案概述和机关档案工作沧州市档案局沧州市档案局刘焕成刘焕成0317-21601950317-2160195二一五年一月二一五年一月内容概览一、认识档案二、认识档案工作三、立档单位的档案工作 组织管理 业务建设 档案信息化建设 档案信息开发利用一、认识档案（一）档案的起源 结绳、刻契，一定程度上记录和反映了人们的社会实践活动，已经具有了备忘、信守、凭证的作用，从这个意义上说结绳与刻契可以看成是档案的起源，但并非是科学意义上的档案，只是对具体事物的记录，只能够唤起人们对一定事物回忆，它甚至要辅以一定的口头说明，才能表达意义，所以它并不是科学意义上的档案，我们也称其为史前时期的

2、档案或档案的前身一、认识档案（二）现存最早的中国古代档案甲骨档案 甲骨档案主要产生于商代后期的占卜活动中 甲骨档案的内容相当丰富，记载了商王朝的许多事迹，反应了王令、臣仆、巡游、征战、犁田、鱼猎、天象、医药等各方面情况，这些档案集中地保存于宗庙所在地，它们是被有意识地收集起来保存在库房的档案。一、认识档案（三）档案的概念、含义 档案是历代国家机关，社会组织或个人在社会活动中直接形成的，并作为历史记录保存起来的，以备查考的文字、图像、声音及其它各种记录方式、各种载体的信息记录。档案来源于一定的形成单位。档案直接形成于社会活动中，并是在这种活动中自然形成的，表现出原始性，这是档案信息区别于图书、情

3、报等信息的最突出的特点 档案是文件材料有条件地转化而来的一、认识档案（四）档案的种类 按载体材料 甲骨档案 金文档案 石刻档案 竹木简牍 缣帛档案 泥板档案 纸草档案 树皮树叶档案 羊皮档案 纸质档案 胶片、磁带、光盘等为载体的现代档案一、认识档案（四）档案的种类 按档案形成时期 历史档案：有的称建国前时期档案 明清以前的古代档案 明清时期档案 中华民国时期档案即民国档案 革命历史档案（特指中共领导的新民民主义革命时期的档案）现行机关档案（中华人民共和国时期档案）中央级党政机关档案 地方级党政机关档案 人民团体、企事业单位档案 按档案记录方式、按档案保管期限、一、认识档案（四）档案的种类 工作

4、中常常接触到的档案种类 文书档案 会计档案 科技档案（基建、设备档案、科研等）声像档案（照片、录音、录像档案）电子档案（电子公文、电子声像材料）实物档案(其它)专门档案（专业档案）一、认识档案（五）档案的作用 凭证作用（最根本的作用，无可替代）档案是历史的原始记录，而不是人们事后编写的，所以它能真实记录当时当事人们的思想活动和相关情况，这些确凿的历史材料，可以成为查考、研究和处理争议问题的依据。参考作用 档案凝结着生产实践、社会实践和科学实践的种种活动的状况和成果，以及正反两方面的经验教训，对人们查考以往的情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，以及批判地继承历史遗产等方面都具有广泛的情报

5、价值。一、认识档案（五）档案的作用 近期以档案为依据的专题片 日本战犯侵华罪行自供 伟大的胜利中国受降档案 浴血奋战档案里的中国抗战 南京大屠杀档案选萃 （见国家档案局网站http:/）随着人们法律意识、契约精神的不断提高，档案话语时代正在来临。一有纷争拿档案说话。二、认识档案工作（一）档案工作的内容 档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国完各项工作服务的工作。狭义上的档案工作内容通常是指档案工作的具体业务内容，通常在档案室、档案馆开展。一般包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研。广义的档案工作还包括档案事业管理、档案专业教育、档案的科学研究、档案的宣传出版工作、档案界的

6、国际交流与合作，广义上的档案工作实际上构成了我国的档案事业。二、认识档案工作（二）档案工作的性质 档案工作是一项服务性的工作，是提供档案信息为各项社会实践活动服务的。档案工作又是一项政治性工作。是维护党和国家利益、维护党和国家及其它各项事业真实历史面貌的重大事业。档案工作又是一项管理性的科学性的工作，即对档案的科学管理工作。三、立档单位的档案工作 档案管理是单位基础管理工作的一个重要组成部分，是反映单位综合管理水平的一面镜子。从档案工作的规范化程度可以看单位管理是否规范、工作是否得力；从档案所记载的内容可以看单位的发展轨迹和工作实绩。全员档案意识。档案工作不是孤立的，做好档案工作离不开单位各部

7、门、每个工作人员的支持。对档案员的要求。我们不能只盯着文书文件的整理，还必须关注档案的其它门类，关注档案工作的其它环节。（今天的业绩有没有人记住？看档案）三、立档单位的档案工作（一）组织管理 组织领导 机关各门类档案实现集中统一管理，统一制度、统一领导、统一实体管理（国家有特殊规定的除外）建立以档案管理机构为中心，各内设机构兼职档案人员为基础的档案工作管理体系，明确分管领导，严格执行部门立卷制度 将档案工作纳入单位年度工作计划和发展规划分管领导（XXX厅局长）主管领导（主任）档案室XXX办公室XXX党委人事处XXX法规处XXX业务处XXX行政处XXX规划指导监督检查所属单位档案工作三、立档单位

8、的档案工作（一）组织管理 档案人员 配务有专、兼职业务档案人员，数量能适应业务档案工作的需要，业务档案工作人员忠于职守，遵纪守法，业务熟练，业务档案工作人员保持相对稳定，组织业务档案工作人员参加档案业务学习和业务培训 制度建设 制定本机关档案管理办法、规定，明确分管领导和档案人员岗位职责，建有业务档案工作流程；严格执行文件收集归档制度、保管、整理、保密、统计、利用和鉴定销毁等专项制度，制定应急预案三、立档单位的档案工作（二）档案业务建设 收集归档 编制各类文件材料归档范围和档案保管期限表 收集齐全完整，归档及时，归档交接目录齐全 文件制成材料、字迹材料符合国家规定的质量要求 及时收集声像档案、

9、实物档案和有关其他文件材料三、立档单位的档案工作（二）档案业务建设 整理 全宗明确，编制档案分类方案，且全宗内档案分类合理。文件排列有序，编号准确，文件装订结实、美观，无金属物；档案盒封面、盒脊、备考表填写齐全、规范、清楚 编制各门类文件目录 各门类、各载体档案按国家有关标准整理上架，无积存零散文件全宗卷规范DA/T 12-2012档号编制规则DA/T 13-1994全宗指南编制规范DA/T 14-2012归档文件整理规则DA/T 22-2000会计档案案卷格式DA/T 39-2008文书档案案卷格式GB/T 9705-2008照片档案管理规范 GB/T 11821-2002科学技术档案案卷构

10、成的一般要求GB/T 11822-2008机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局8号令会计档案管理办法财会199832号三、立档单位的档案工作（二）档案业务建设 保管与保护 设置有规范标准的档案专用库房 库房、办公室、阅览室三分设，而且布局合理，便于工作 档案柜架排列整齐、指引卡标识清楚 有相应的设施设备能够实现“十防”：防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体 库房干净整洁、无积尘、无杂物；温、湿度符事标准，有相应的记录三、立档单位的档案工作（二）档案业务建设 档案统计 及时、准确填报档案 工作年报及有关统计报表 建立档案工作统计台账，数据准确，账实相

11、符 鉴定销毁 成立 档案鉴定组织，对已超过档案保管期限的档案进行鉴定销毁，并按规定编制销毁清册，销毁手续齐全三、立档单位的档案工作（二）档案业务建设 档案移交 依据国家有关法律法规，按时向同级国家档案馆移交质量符合进馆要求的档案、检索工具，交接手续齐全 档案人员调动时实行档案移交制度，履行移交手续 建立全宗卷 按全宗卷规范（DA/T122012）建立全宗卷 设施设备 有充足统一的档案柜架、密集架，特殊载体有专用的柜架 档案装具规格、式样、质量符合国家的规范要求 配备档案工作所需的装订机、打印机、扫描仪、复印机等必要的设备。三、立档单位的档案工作（三）档案信息化建设 将档案信息化建设纳入到单位信

12、息化建设的总体规划 档案管理软件符合档案管理软件功能要求暂行规定，具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，得到同级档案行政管理部门的认可 建立文书档案、业务档案文件级的目录数据库，条目录入规范 完成室藏文书档案、业务档案的扫描，建立图像数据库，并与相关联的目录数据挂接，纸质档案数字化符合相关规范 档案部门在网络环境下能够实现对本单位各类电子文件的收集、整合、控制、传递三、立档单位的档案工作（三）档案信息化建设 电子档案实行磁介质和纸质异质备份管理 本单位通过局域网或互联网能数字化档案和已归档的电子文件开展利用、咨询 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施三、立档单位的档案工作（四）档案开发利用 按不同门类、载体、保管期限等建立规范的检索目录工具 档案管理人员熟悉所藏档案，调卷迅速准确 有借阅登记和利用效果登记 借助于办公自动化网络实现多种利用方式 对档案信息定期进行分类汇总，汇编成册 对档案信息进行综合整理，编制大事记、年鉴、全宗介绍、组织沿革等等 举办档案展览或建设专题展室感谢您的关注