【培训课件】机关档案管理工作培训PPT

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1、http:/ 第三部分机关档案管理的主要环节第四部分归档范围和保管期限划分http:/ 纸张、胶带、光盘纸张、胶带、光盘形式多样：文字、图表、声音、图像形式多样：文字、图表、声音、图像http:/ 处理完毕的文件才成为档案处理完毕的文件才成为档案 对日后工作有查考价值利用价值的文件对日后工作有查考价值利用价值的文件才有必要作为档案保存才有必要作为档案保存 通过立卷归档集中整理保存起来的文件通过立卷归档集中整理保存起来的文件才能转化为档案才能转化为档案 http:/ 反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整有密切联系的同一组文件必须齐全完整文件过程齐全完整耐久字迹 书写材料破损件易退变件声像档

2、案 重大活动重要会议重要职能活动和工作成果 http:/ 14 2424；相对湿度相对湿度:45%:45%60%60%电子文件适宜温度：电子文件适宜温度：15 15 2727；相对湿度相对湿度:40%:40%60%60%http:/ 第8号令2006年9月国家档案局局务会议审议通过（归档范围和保管期限划分依据）http:/ 为便于各级党政机关和人民团体为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历

3、史面貌，又便于保管和情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据利用，根据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。制定本规定。各级党政机关、人民团体各级党政机关、人民团体确定归档范围和保管期限确定归档范围和保管期限http:/ 本规定中的机关文件材料是指机关本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。的历史记录。文书、人事、基建、会计等文书、人事、基建、会计等纸质、磁性、电子等纸质、磁性、电子等http:/ 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主

4、要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划等 反映本单位基本历史面貌的:如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文件材料。（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。htt

5、p:/ 第四条第四条 机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；作参考的抄件等；（不需办理的）（不需办理的）（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、稿，无

6、特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；考的文件材料；（临时、重份的）（临时、重份的）（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）（不需执行的）（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄

7、报或越级抄报的文件材料。抄报或越级抄报的文件材料。（参阅的）（参阅的）http:/ 凡属机关归档范围的文件材料，必凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，移交，实行集中统一管理，任何个人不得据实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。为己有或拒绝归档。本条规定了机关归档文件材料的流向、管本条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体理主体机关档案部门处理归档文件材料的职责。机关档案部门处理归档文件材料的职责。http:/ 机关文书档案的保管期限定为机关文书档案的保管期限定为永久永久、定期定期两种。两种。定期一般分为定期

8、一般分为3030年、年、1010年。年。http:/ 永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料 (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等http:/ 国家档案局 第8号令 （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料 （六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登等凭证性文件材料 (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料h

9、ttp:/ 国家档案局 第8号令划分永久时，需要注意以下问题：（原则：以我为主，以人为本）1.1.突出本机关自身的文件材料 2.2.突出本机关主要职能的文件材料 3.3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 4.4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等因素来考虑http:/ 定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料 （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 （四）本机关一般性事务管理文件材料 （五）本机关关于一般性问题的请示与

10、上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等http:/ （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。http:/ 第九条 机关形成的科技、基建、照片、电子、会计、人事等专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。1、科技档案：GB/T118222008科技档案案卷构成的一般要求 2、基建档案：DAT28-2002国家重大建设项目

11、文件归档要求与档案 整理规范3、照片档案：GB/T118122002照片档案管理规范4、电子档案：GB/T188942002电子文件归档与管理规范5、会计档案：会计档案管理办法（财会字199832号）6、人事档案：干部档案工作条例（组通字199113号）http:/ 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件格式、硬件、软件环境、文件和图形处理软件等背景信息：描述生成电子 文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。http:/ 第十一条 机关联

12、合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。http:/ 8 8号令执行时间：各级机关20072007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和3030年、1010年。2007 2007年以前形成的文书档案保管期限划分按原规定执行。http:/ 根据文件材料的价值大小确定每一个会议都有主要内容、核心内容，形成的文件材料有的是反映主要职能活动、主要过程的，有些是反映事务活动的，价值程度不同，不能划分为同一期限如会议请示、批复、通知、名单、议程、领导人讲话、选举结果、讨论通过的决议、纪要、公报、主席团会议记录等 划为 永久如重要的贺信、贺电、

13、筹备工作、小组会议记录等划为 30年http:/ 证件办理、审批材料的保管期限的划分的依据是有效证件的有效时限20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，定为永久保管20年以下的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，定为30年保管在划分期限时，既要以证件的有效期为依据，也要结合机关工作实际，合理确定保管期限。http:/ 永久 受县级表彰的奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，评选单位划分为永久，其它单位划定为30年 以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 30年 处分：受到警告（不含）以上处分的文件材料 永久 受到警告

14、处分的文件材料 30年 机关中还有通报批评的文件材料，鉴于违纪违规情节轻微，保管期限定为 10年 http:/ 机关在处理人民来信、来访过程中形成的文件材料是否归档，取决于来信来访有无处理结果。如果没有处理结果暂不归档 如果有处理结果，归档时看有无领导的重要批示，再判断保管期限“重要批示”指领导对解决来信来访的明确态度、方式或方法，对事态发展态势的估计，有处理结果的，划定为永久保管“一般的”指领导泛泛批示、圈阅，有处理结果的，划分为30年保管 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性问题的意见或建议的来信、来访记录不必归档http:/ 第8号令，成都市档案局应划定为永久保管

15、http:/ 国有资产有“重要的”，“一般的”之分，其区分原则是国有资产的规模、数量及价值大小 如机关房产、机动车等价值大、使用寿命长，这类财产登记、统计、核查材料，属于“重要的”应划分永久保管 如机关使用的计算机、复印机等，使用寿命周期短，属于一般的，财产登记、统计、核查材料划为10年http:/ 一、全宗卷的概念 全宗卷是档案馆、室，在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。既管理档案中形成的档案。它也是我们检查一个单位档案管理工作水平的最好材料。http:/ 全宗卷的编写 二、全宗卷的主要内容（共九项）：1 1、全宗指南；、大事记；、档案收集工作的

16、材料；、档案整理工作的材料；、档案鉴定工作的材料；、档案保管工作的材料；、档案统计工作的材料；、档案利用工作的材料；、档案管理新技术运用工作的材料。http:/ 全宗卷的编写全 宗 指 南 全宗指南由封页、正文、备注三部分组成 封页部分：a a、全宗指南名称。全宗指南名称即单位名称 b b、时间。注明全宗指南所介绍的档案的起止年代，并采用公元纪年。C C、全宗号。即档案馆给每个立档单位的代码http:/ 全宗卷的编写 正文部分：包括全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分。a a、全宗构成者沿革简介。本部分由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、单位主要负责人

17、名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。b b、全宗内档案情况简介。档案的数量及保管期限；档案的完整程度；档案的利用价值及鉴定情况；检索工具的配置情况；档案的整理情况。c c、全宗内档案内容与成分介绍。档案内容与成分介绍的方式，以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍；以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目进行介绍；以其它体系分类的档案全宗应根据该全宗分类的特点结合问题进行介绍。http:/ 全宗卷的编写 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内档案的补充说明；全宗指南中需要加解释的名词、事件及问题；全宗

18、指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。注意要有连贯性，不能罗列文件http:/ 事 记 大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分内容构成，并按一定的顺序编排成文。题名：包括大事记的总标题，记述事件的上下年限、编者。前言：说明编写的目的，本大事记的性质和记述范围，材料来源等。目录：凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称即为条目。将条目依次排列并注明页次即为目录。一般大事记也可不设目录。正文：包括大事记记述和大事时间两部分，大事时间在前，大事记述在后。大事记述的方式可用文字叙述，也可列表反映。附录：一些重要机关、重要专业、专题、重要人物的大事记，篇幅较大，年限较长

19、，内容丰富，需正式出版或供专门人员研究用，应设置附录，一般机关或地区性大事记，可不加附录。http:/ 全宗卷的编写 机关大事记选材范围大体包括以下方面：本单位、业务部门召开的重要会议；本单位党政领导的重要活动；本单位重要的决定、决议、规划、部署；本机关机构的建立、撤销、职能和隶属关系的变化；本单位党政主要领导人的任免、奖惩；本单位完成的重大任务或取得的重大科研成果；本单位及所辖范围内的重大灾情和事故；上级领导机关对本单位的重要指示和检查活动；报刊登载、电台、电视台播放本单位的重要新闻，发表的文章、作品；其它重要事件。http:/ 全宗卷的编写 档案收集工作中的材料档案收集工作中的材料 包括档

20、案交接文据、移交目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等。http:/ 档案整理工作中的材料档案整理工作中的材料 包括整理工作方案、分类方案、案卷目录、整理说明、整理工作小节等。http:/ 全宗卷的编写 档案鉴定工作中的材料档案鉴定工作中的材料 包括鉴定小组成员名单、档案保管期限、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。http:/ 档案保管工作中的材料档案保管工作中的材料 包括档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。http:/ 国家档案局第9号令各级各类档案馆收集档案范围的规定 各级各类档案馆收集档案范围的规定已经2011年11月11日国家档案局局务会议审议通过，自公布之日起施行。http:/ 档案统计工作中的材料档案统计工作中的材料 包括档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。http:/ 档案利用工作中的材料档案利用工作中的材料 包括开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会或经济效益的典型事例等。http:/ 档案管理新技术应用的材料档案管理新技术应用的材料 包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。http:/