酒店会议接待流程

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1、酒店会议接待流程酒店会议接待流程1酒店会议服务礼仪是酒店会议服务人员在会议上服务客户的一种方法， 酒店会议服务礼仪一般是客户在酒店开会员工的服务标准，目的是对会议 服务人员行为有规范，给客户一个良好的服务标准，让客户有一个好心情， 给客户留下一个好印象。那么，大家知道酒店会议服务礼仪有什么特点吗?一、酒店会议服务礼仪的特点（一）规范性1、布置规范：具体体现在座次摆放、鲜花摆放、便笺摆放、茶杯摆 放等方面均应按礼仪规范布置，体现礼宾次序及会议档次。2、程序规范：具体体现为会议服务的各项程序、流程都是事先确定、事先计划的，重要的部分还要通过主办方反复审核。接待服务中，对礼仪 服务人员应进行分工。接

2、站、签到、引领等各个环节都有规范安排，并根 据经验以及主办方的要求提供了相应的预案。这样才能做到会议服务中忙 而不乱。（二）灵活性2、注意调整会议室的温度、湿度，创造一个舒适的环境。会议厅中的温度，夏天一般宜控制在24C 25C，冬天在20C 22C之间为宜。（三）时间性1、一般会议的时间性很强，都强调准时开始，准时结束。由此制定 的服务方案也应体现出这样的特点。以时间段来划分接待方案，保证专人 定时服务到位。二、酒店会议服务礼仪流程1. 会前准备工作会前准备是工作中的重要环节，目的在于使会议服务人员做好充分的 思想准备和完善的物质准备。(1) 了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后，

3、首先要拳 握以下情况：出席会议的人数;会议类型、名称;主办单位;会议日程安排; 会议的宾主身份;会议标准;会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。(2) 调配人员、分工负责。会前，主管人员或经理要向参加会议服务 的所有人员介绍会议基本愔况，说明服务中的要求和注意軎项，进行明确 分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整睞安排和自己所负责的工作， 按照分工，各自进行准备工作。2. 会议服务程序会议开始前30 分钟，服务员要各就其位准备迎接会议宾客。如果与 会者是住在本旅店的客人，只需在会议室入口处设迎宾员;如果与会者不 在此住宿，还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎宾客，并为客人引路。(2)会议进行中间适时续

4、水。服务动作要轻、稳，按上荼服务规范进 行。(3) 会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求(4) 会议如设有主席台，应有专人负责主席台的服务。在主讲人发言 时，服务员要随时为其添茶续水、送香巾等。(5) 会议结束时，服务员要及时提醒客人带好自己的东西。3. 用餐时员工服务礼仪 客人用餐时先要向客人表示间候，把餐单递送给客人，请求客人点餐 客人点餐时要主动介绍酒店的特色食物和饮品4. 会议结束 (2)漼理会场要不留死角，特别留意有无未煩灭的烟头，避免留下軎故隐患。(3)清扫卫生，桌椅归位，敝下会议所用之物，分类码砍整齐。关闭电源、关好窗，再巡视一遍，确认无误后撤出锁门。5. 服

5、务中的注意事项 (1)如宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要代办其他事务。可以在会场高喊宾客姓名。酒店会议接待流程2会议前期工作1、根据客户的要求，初选会议接待单位，考察路线、并作出初步计划和建议书，安排好客户考察，踩线的接待工作，协调有关关系。2、协助客户最终确定接待单位和考察路线，务求高质量、低价位.3、代表客户与各有关接待单位洽谈，签订有关合同协议。4、制订完善的接待计划，交客户审定。5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作.接送站、司机服务1、人员：根据会务要求，本公司由商务会议中心总经理率领专业会 务工作人员分别负责火车站、机场接送站工作

6、。2、车辆：由计划有偿提供445 座各类汽车接送站3、接待标准：(1)提前举牌候客。(2)接待人员规范服务。(3)重要客 户、领导由公司董事长或总经理进站台或机场鲜花接送，必要时请省、市 高层领导和媒体出面迎送并警车开道。(4)24 小时服务。报到、返程服务1、本公司选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作2、提前做好返程票源的准备工作，并准备酒店功能表，山东地区的 火车、飞机时刻价目表，返程票预订建议书。3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。4、24 小时解答客户咨询，完成会务组随时交给的其它任务。备注：机票：可根据客户要求代办，免收手续费。火车票：无论多少人都能*%保证(包括节假

7、日期间)。手续费：收5 元/张(异地手续费按采购成本计算)来乘火车票确实有困难时，山东省中 旅客协助解决。文秘、宣传服务1、可提供一台电脑，一套打印设备供会务组使用。2、可选派一名8000字/h以上水平的打字员，一名熟悉济南情况的 秘书，随会服务。3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、 会议日程、议程、旅游安排表，领导坐席表等会议文件及会场内外布置等 后勤服务工作.财务服务1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作。2、协助会务组及时清理，互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情 况，精打细算，节约开支，提供酒店不提供的其它所有财务服务。酒店服务1、提前20天与酒店洽谈签订

8、会议接待协议，明确、详细、严格规范 责任和义务。2、公司商务会议中心总经理全程跟会，具体协调酒店房、餐、会议 娱乐、财务、交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。3、提前做好会议报到，控房，临时用餐、用车、车辆摆放，酒店安 全保卫等方面的工作。4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果，酒店的横幅、彩虹门、汽 球、会标、指示牌等工作。5、每日及时与酒店方面互相签任房态、用餐及其它消费情况，协助 客房与酒店结帐，为客房提供其它财务服务。6、完成客户会务组交给的其它工作。保安服务1、酒店内部保安安酒店要求，加强警卫，确保会议期间汽车进出通 畅，人身财产绝对安全。2、旅游期间根据需要可安排警车开道，重点领

9、导可安排便衣警察全 程贴身护卫。3、接送站及推荐的社会娱乐场所，提前做好安全警卫工作。4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。总结、结算服务1、协助会务组与酒店、车队等相关单位结算，搞好客户与本公司结 算。2、按会务组要求做好财务清理、清退工作，视情况对友好协助单位 示谢。4、完成会务组交给的其它扫尾工作。5、其它未尽事宜，由组织房和接待方友好协商。酒店会议接待流程3一、会议报道之前的工作1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和 布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老 师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议

10、主 办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲 课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）;同时提 供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要 注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。会议场地要求：9 个多媒体教室;容纳 2-*人左右3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发 送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站 出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方;同时可再次与对方确 认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票

11、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。二、会议报到前准备工作1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用; 同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会 议室、餐厅的情况）;将会务组标识张贴好在容易看到的地方。2、详细了解本会议所用场所的位置。如:餐厅、会议室、会务组老师 和讲课老师所用的房间。3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影 仪。三、会议期间的工作1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、 书面登记。收费过程中必须严格按程序操作，及：(1) 确定学员情况(2) 根据情况计算应交费用(3

12、) 填写收费据不撕!(4) 收款(5) 将收据撕下交于学员(6) 填写报到表。2、在出现收费后，收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原 收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。四、会议期间需要注意注意问题1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。2、会务组所用的书面文件需保存完好。3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。大型会议预定筹备的流程一、会议预订1.如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场 最好是离公司最近，也方便吃住的商圈开始寻找会场，并做好预订。2.会

13、议预订确定内容事项2）会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾 酒字形、口字型等。3）会议用品基础配置：大便签纸、铅笔（刀笔）、话筒、移动白板套装 投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。（如无特殊说明，不得使用 KTV 系 统）4）会议收费项目：茶歇（红茶、咖啡、绿茶、矿泉水），横幅制作。3. 完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议通知书给各参会人 员，抄送给公司上级。二、会场布置1. 会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会 场工作，会议筹备组协助酒店布置。2. 会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选择茶水 的品种。3. 会议摆放标准：会议桌

14、椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一 斜 45 度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。4. 横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整 体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领导的前方。三、会议开始前检查1.会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责2.会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整 体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。3. 会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用; 夏季空调保证在25 度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设 备确保运行正常。4. 复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。四、会议清场1.会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己带的物 品和工具，整理好，以免落下。五、账务结算1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和 收入。2、结算时记得根据公司的要求开具发票（增值税普票和专票）。3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的报告以备向上 级汇报。