账务处理的基本步骤及操作方法

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1、账务处理的基本步骤及操作方法一、系统初始化：确定记账方法、凭证分类、记账程序、会记期间、外币核算及 记账汇率，并设置会计科目，登记期初余额等手工会计方式下叫建账电算化中叫系统初始化。（一）账套设置 账套：保存账务资料的文件称为账套，账套设置就是在系统为企业建立一套核算账套，核算 账套实际上是由相互关联的账务数据构成的一套数据库文件。1 建立新账套： 系统登陆时：“用户名”选择管理员单击“新建” 系统登陆后：文件/新建账套2 建账向导：1）账套名称：一般是指使用该账套的公司或单位名称，用以标识该账套所属的会计主体 组织机构代码名称2）所属行业：选择所属行业，系统以预设的会计科目和会计报表进行账务

2、处理，输出证、 账、表全套会计资料。3）记账本位币：指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币4）会计科目：会计科目级别是指会计科目可以分为多少级，即充许设置的底层科目级别或 最明细的级别（科目级长是指每级科目的编码位数）5）会计期间：（1）会计期间的界定方式（2）会计年度开始日期（3）账套启用期间（二）会计科目设置1 设置方式 利用软件预置标准科目 利用软件导入导出功能从其他账套导入科目 手工录入科目2 会计科目设置的内容1）科目属性：指科目属于哪一类2）现金科目：指明该科目是否现金或现金的等价物，主要为现流量表生成做准备3）外币核算：指明该科目是否核算外币，若核算外币选择核算多种外币还是

3、一种外币。4）数量核算：指明该科目所使用的计量单位、规格、型号、类型。5）辅助核算：指往来单位、部门、职员3 操作方法：浏览、增加、修改、删除、打印、会计科目1）浏览会计科目：资产1、负债 2、权益3、成本4、损益 52）增加会计科目（由上级至下逐级增加）进行科目编码时要求按照所设定的各级科目长度 来编制。（1）科目代码：是整个系统处理的核心内容（科目编码允许最多为 15 个字符）（2）助记码：帮助记忆会计科目的编码（8 个字符长）（3）科目名称：科目名称是该科目的文字标识（只需要命名本级科目名称40 个字符最长）（4）科目类别：科目类别用于对科目属性进行定义，按照会计科目的经济性质进行分类，

4、 可以很方便地对科目进行管理。（5）余额方向：余额方向是指该科目的余额默认的余额方向，一般资产类的科目的余额方 向在借方，负债类的科目余额方向在贷方。（6）币别核算：指定该科目币别核算的类型，对核算币别进行选择不核算外币核算所有外币核算单一外币期末调汇（7）辅助核算 核算项目：是会计科目的一个廷伸，它具有灵活方便的特性 核算项目系统设定：往来单位、部门、职员增加类别：用户设定3）修改会计科目4）删除会计科目5）会计科目设置要求（1）增加科目必须有由上级至下级的增加，即必须首先增加上级科目（2）增加科目代码必须由系统管理员或者有权限的人员操作（3）会计科目级别编码完全由用户在新建账套时所设定的各

5、级科目的编码予以限制，用户 在进行科目编码时必须按照所设定的各级长度进行。（三）账簿设置（四）凭证类型设置（初始化账套选项凭证，显示凭证字、结算方式及选项）1 凭证字：反映凭证属性的简称（收、付、转） 新增：“新增凭证字”对话框（企业分有银收、银付、现收、现付、转账5 类） 修改：将光标定位至待修改的凭证字单击“修改删除2 结算方式：是预先定义的银行存款业务处理时，所需要的银行结算方式3 选项 增加和修改凭证时允许改变凭证字号：确定在录入或修改凭证字时凭证号能否被修改。 凭证需要凭证字：如果不选择此项在录入凭证时就不出现凭证字，只有凭证号 凭证过账前必须经过审核：确定凭证过账之前是否必须经过审

6、核（五）操作人员管理：操作员设置也称为财务分工，即设置允许使用本系统的操作员姓名及 操作权限1 用户组及用户设置：一般将操作和使用财务软件、维护系统运行的有关人员分为若干组， 各组由若干人员完成各自任务。2 权限分配置：每个用户只能从事自己权限范围内的操作，权限分配的设置一般由财务主管 或财务负责人来完成。1）更换操作员 文件更换操作员 双击状态栏右边的“管理员”或其他人员2）用户授权操作权限报表权限科目权限（一般情况下科目权限要全选中）（六）初始数据的录入：输入全部本位币、外币、数量金额及辅助账的本年累计发生额及期 初余额，输入固定资产有关原值，累计折旧等数据累计收入、累计发生、结余资料。初

7、始数据录入窗口 工作区左上角下拉列表框：预设了不同的货币、综合本位币、数量、试算平衡等 白色区域：表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级的普通科目的账务数据 黄色区域：表示为非明细的科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数 据自动汇总出来的。灰色区域：表示所对应的科目不能使用，该项数据无法录入 （注：如果某科目设置了为数量金额辅助核算方式，则在输入期初金额后，还应输入相入相 应的期初数量）期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额 累计借方：指某一科目自年至初始设置时止借方累计发生额 累计货方：指某一科目自年初到初始设置时止贷方累计发生额 （注：期初余额输入完毕后一定

8、要进行试算平衡以保证其准确性。）（七）账套参数及其他设置（账套选项）包括了账务处理的重要信息及重大会计政策（八）启用账套（注意备份数据）二会计凭证的录入和处理（凭证是会计核算的基础）凭证处理窗口：凭证输入、凭证审核、凭证汇总、凭证过账、凭证查询、凭证检查、模式凭 证。（一）凭证输入（记账凭证）1 输入步骤1）确定制单日期、凭证字、凭证号及附单数据（1）制单日期（默认给出上次日期）（2）凭证字（3）凭证号：系统自动给出，并按照当前期间同类凭证的最大号加1 给出2）输入摘要3）输入科目代码（1）直接输入（2）工具栏“获取”按钮4）输入金额：借方贷方（用空格在借方与贷方之间键切换）5）结算方式：结算

9、号及结算日期 如果输入的科目是银行存款，并且在账套选项中将银行对账设为“是”则输入完金额后，光 标跳至左下角，系统要求输入结算方式、结算号、结算日期。6）数量、金额：如果会计科目中选择了下设数量和金额的核算，系统要求输入数量的单价 系统会检验数量和单价的乘积是否与原币金额相等，如果不相等系统会提示是否继续进行。7）保存凭证2 凭证输入的几点说明1）保存：将已录制好的凭证存入磁盘，系统会检查凭证的合法性 借贷是否平衡科目代码是否存在是否最明细科目日期是否符合要求2）复原：用于恢复本张记账凭证修改之前的状态。执行此功能后本次修改内容无效。3）审校：执行审核功能，审核人与制单人不同为同一人，而且该功

10、能只有在“更换操作员” 后进入“会计分录序时簿”窗口执行“审核”功能方可。4）打印：将本次录入的记账凭证按照设定的格式从打印机输出。5）打印设置：输入格式、大小、字体及凭证栏宽度6）插入分录：编辑/插入、删除，在当前行的前面插入一条空的记录，可录入新的科目及金 额等项数据7）删除分录（二）凭证的修改、查找和删除1 凭证修改1）错误的凭证无痕迹修改（1）凭证输入后还未审核 凭证查询凭证过滤（未过账或全部）会计分录序时簿光标定位于要修改的凭证 中文件/修改（或双击）（2）已经通过审核还未记账的凭证 会计分录序时簿编辑/成批销章（进行销章处理与修改输入时需要更换操作员）2）错误凭证的“有痕迹”修改，

11、即留下修改过的线索和痕迹（在电算化账务系统中凭证只 允许“红字冲销法进行修改。”） 红字冲销法：即错误凭证采用一张“红字”凭证全额冲销，再增加一张正确的“蓝字”凭证 的方法。首先输入一张与错误凭证内容完全相同的凭证，但金额要有红数，从而将原错误凭证冲销， 然后再输入一张正确的蓝字凭证。2 凭证查找（会计分录序时簿中）查看查找凭证查找用户制作的凭证或输入需 要查找信息的内容或查看第一张凭证/下一张凭证/上一张凭证/最后一张凭证3 凭证查询：是指对历史凭证即已过账的凭证进行单项或组合查询。4 删除凭证未过账和未审核的凭证 已过账或审核的凭证反过账或销章 （工具栏中“删除”按钮或“编辑删除”如果删除

12、的凭证是本类凭证中最后一张，系统 会完全删除否则中作“作废”处理）5 恢复已删除凭证：编辑恢复已删除凭证三凭证审核、记账（一）凭证审核（制单人与审核人不能为同一操作员） “凭证审核”右击单张审核、成批审核1单张审核：“记账凭证”对话框“审核”按钮或F3键（注意：已经审核的记账凭证，则再按下“审核”按钮后会消除原审核签章）2 成批审核：编辑成批审核（二）记账：凭证过账就是系统将已经审核的记账凭证根据其会计科目登记到相应账簿中去 的过程“凭证过账”四数据查询1 凭证查询：查询历史凭证（已过账凭证）是会计人员经常进行的操作。“凭证查询” “凭证过滤”1）内容：在此选择要按什么项目内容去查找日期、凭证

13、字、凭证号、摘要、会计科目、 币别、原币金额、汇率、数量、单价、业务编号、结算方式、结算码、借方金额、贷方金额2）比较关系3）比较值2 总分类账查询（账簿）1）会计账簿是以会计凭证为依据对全部的经济业务进行全面系统连续分类地记录和核算， 并按照专门的格式以一定的形式联结在一起的账项所组成的簿籍（凭证过账后就自动记入账 簿）总分类账、明细账、数量金额总账、数量金额明细账、核算项目分类总账。2）总分类账查询功能：用于查询部分类账中账务数据，查询总账科目的本期借方发生额、 本年借方累计、本年贷方累计、期初余额、期未余额等项目总账数据。（1）总账查询条件录入“总分类账”对话框 会计期间：查询总分类账会

14、计期间的范围，可以为一个期间也可以是多个期间 科目级别：选择要查询到哪一级会计科目的总账数据 包括核算项目：选此项在输出总分类账数据时，会将科目下设的核算项目数据一并输出。币别 会计科目：选择总分类账输出的会计科目范围，可以直接输入起始和终止的会计科目的代 码，或用会计科目窗口边的 “获取” 按钮 无发生额不显示：若选择此项，则在输出总账时，对无发生额的记录不显示。 打印“承前页/过次页”若选择此项，则在打印输出总账时，如果一页账不能一页打印完 毕，接着打印下页时，系统自动将上页余额过到下页 按科目分页打印2）设置完后总分类账窗口查看过滤条件 一体化查询（账证表一体化查询功能）：光标带定位于要

15、查询的总账科目上，然后执行“查 看明细账”在明细账上双击可查询到相应的记账凭证。3明细分类账查询：查询各科目的明细账数据，可以输出现金日记账，银行存款日记账和其 他各科目的三栏式明细数据，还可以按照币别输出某一币别的明细账同时还可以按非明细科 目输出明细类账的功能。1）查询条件及范围（1）过滤条件 会计期间 币别 科目代码 包括核算项目项目类别：选定要输出哪一种核算项目类别的明细账 项目代码：选定的核算项目类别中核算项目的范围 非明细科目：不按照明细科目的方式输出，而是将明细科目发生的业务全部在一级科目下 反映。 包括未过账凭证：输出明细账时，将未过账的凭证一同包含在明细账中输出。 打印“承前

16、页/过次页” 现金科目分行显示多个对方科目记录：选此项，则在现金科目的分行一一显示，若不选对 于相同的多个对方会计科目汇总显示 逐笔显示余额：在明细分类账中对每条业务分录都计算并显示其余额 报表预览和打印行显示一条间隔线：在报表预览和打印时每隔几行就会出现一条间隔 线，方便用户观看明细分类账（2）筛选条件选项卡中的设置参见凭证查询的过滤条件2）浏览、查询明细账：记录移动器“上一科目”、“第一科目”、“下一科目”、“最未科目” 从明细账中查询对应的记账凭证3）从明细账中查询对应的记账凭证：双击或查看记账凭证4）重新设定明细账查询条件：查看过滤条件5）打印输出明细分类账4 多栏账查询（用户自己生成

17、，多栏式账格式生成器）多栏账多栏式格式生成器1）增加多栏式明细账格式：对话框中“多栏账增加”（1）多栏账科目（必须为最明细级科目代码）（2）核算项目类别：在多核算项目中使用（3）科目代码：输入“多栏账科目”下属的明细科目代码（4）栏目名称：对应于科目代码，在多栏式明细账中输出的栏目名称，在输入科目代码后 系统会将代码对应的科目名称显示在栏目名称中，用户可以对该名称进行修改。（5）借方、贷方：指明某一栏目所对应的科目的哪一方发生额输出到所定义的栏目中。（6）自动编排：为了提高设定速度，单击“自动编排”按钮系统即可以自动将所选“多栏 式科目”的下级科目按多栏账的格式进行编排，生成多栏式账格式。2）

18、修改多栏式明细账3）删除多瘭式明细账4）多栏账的浏览、查询：光标移动和滚动条来翻阅、查看多栏账各项数值 5数量金额明总账查询：用于查询设置为数量金额核算科目的“期初结存”“本期发出”“本 年累计收入”“本年累计发出”以及“期末结存”1）查询范围：“数量金额总账”对话框（1）会计期间（2）会计科目（3）显示核算项目（4）逐级汇总数量（5）数量列的内容保持小数位（6）单价列的内容显示步数位2）浏览、查询数量金额总账6 数量金额明细账查询：用于查询下设数量金额的辅助核算科目的明细数据，包括“收入” “发出”“结存”的数量、单价、金额各项数据1）查询的过滤条件核算项目未过账凭证：将未过账的凭证也一同包

19、含在明细账中输出 打印“承前面/过次页”逐笔显示余额数量列的内容保持小数位报表预览的打印时几行显示一条间隔线2）筛选条件3）浏览、查询数量金额明细账五 期末处理（有凭证过账后）：期末调汇、结转本期损益、自动转账、期末结账1 期末调汇：对需要进行外币核算并且需要期末调汇的科目进行期末汇率调整。计算汇兑损 益、自动生成结转汇总损益转账凭证 步骤：1）提示进入期末调汇2）输入期初汇率3）输入期末汇率4）完成5） 显示生成的转账凭证号6）显示汇率调整表2 结转本期损益：将本期损益科目余款转入本年利润科目，并自动生成转账凭证。 提示进入结转本期损益输入转账内容完成显示生成的转账凭证号码3 自动转账（事先

20、设置自动转账）1）“自动转账凭证”对话框（1）增加选择凭证字、输入凭证名称、摘要内容、科目代码、核算项目（另外几特殊 项如下） 转账方式：转入：是否属于转入科目；按比例转出余额：按该科目的余额的比例转出 按比例转出发生额：按该科目的发生额的比例转出 包含本期未过账的凭证：选择包含和不包含二者之一 转出比例：指将转出内容的转出百分比 本位币金额公式：该条分录的科目必须为最明细的科目，如该明细科目下设了核算项目代码，在输入科目及核算项目后，还须输入币别（工具栏上“获取”按钮或按F7）原币取数公式、本位币取数公式、数量取数公式：科目下设外币、数量后（ 2 ）删除（ 3 ）修改2）生成凭证 生成单张凭

21、证 生成全部凭证4 期末结账：本期所有会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账处理了 单击“期末结账”输入口令开动结账完成会计报表的处理一会计报表概述会计报表：是以货币为计量单位，总括反映企业在某一时点的资产状况以及一定时期内的财 务状况和经营成果的表式报告功能1 自动生成规范的会计报表：资产负债表、利润表、现金流量表、利润分配表2 自动生成试算平衡表、科目余额表、核算项目明细表等一系列会计报表3 自定义各种报表二规范会计报表的输出1 报表显示2 报表的打印：文件打印设置3 以前各期会计：查看会计期间4 会计报表数据的引出：文件引出报表三报表查询四 自定义新报表1 报表的结构：表头、表体、表尾2 新建、修改会计报表1）报表属性报表名：输入定义的报表名称 总行数：自定义报表的总行数，系统预设的25行 总列数：自定义报表的总列数，系统预设的15行 2）单元格属性：属性单元格属性 定义斜线：属性单元属性定义斜线删除单元斜线单元融合处理：属性单元属性融合 单元锁定/单元解锁：属性单元属性锁定3）行属性4）列属性公式向导：在单元格输入=，系统将该单元格自动定义为取数公式编辑/公式向导（或按F7 键）5 报表重算/终止计算/ 刷新：运行报表重算、运行终止计算6 保存：文件保存