外贸流程及常见易出错环节

《外贸流程及常见易出错环节》由会员分享，可在线阅读，更多相关《外贸流程及常见易出错环节（7页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、外贸工作常见易出错环节外贸工作流程及常见易出错环节最近在公司对新人培训，总结一些工作中常用的知识。其中我认为最重要也是很关键的一环是怎样避免出错， 我在外贸工作中经常出错，因为我比较马大哈，为了减少自己出错的几率，我曾把每一个容易出错的环节和容易出的错都做了总结。我喜欢每天或每周把要做的事情做好计划列出来，这样不会遗漏，而且也知道每天该做什么。 我把自己以前做的总结贴出来，希望有借鉴意义，原本只是针对自己，而且也是3、4 个月之前的总结，应该不会很全面，期待高手指正。 （一）接到询盘 1、认真报价 （1）与工厂核对最新产品价格（2）查当日最新汇率（3）核算FOB价格（4）与货代联系询最新海运价

2、格（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量（6）付款方式要确认 2、做样品 （1）安排工厂打样（2）一定要客户确认样品在下单 （二）客户下单 1、做PI （1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查（2）订单号，PI的时间一定要正确（3）商品名称一定正确（4）单价金额一定要核准（5）总金额和大写金额一定要正确（6）一定要有正确的本公司银行信息 2、做合同 （1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查 （2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个 检查， 确保没有错误 （3）合同其他条款一定要做细做全 3、收到客户定金 (三)安排工厂生产 1、下订单给工厂

3、（1）要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量（2）索要正规报价（工厂传真过来）（3）等收到客户银行水单再安排工厂生产 2、做采购合同（1）合同一定要做细，合同号，各个产品规格参数一定要写全。（2）数量、金额要仔细核对无误（3）验货方式要写详细、清楚 （4）确认付款方式（5）确认出了问题的解决办法和索赔方式 3、打定金给工厂 （1）核对工厂账号信息 （2）核对本公司会计打款的账单信息 （3）电话跟踪工厂钱款是否到帐 4、跟踪生产进程（1）随时掌握生产进程 （2）确认货物尺寸、重量 （四）联系货代安排运输 1、要价格（海运或空运） （1）多找几个货代比对价格和船公司 （2）选定价格和货代公司 （3

4、）确定好付款方式（预付还是月结） 2、给货代托单订舱（1）给托单，托运人信息，提货人信息，起始港和目的港Marks and Nos Quantity， Descriptionof goods, Gross weight, Measurement (CBM) （2）HS编码、单位代码和海关注册码 （3）确认订舱信息 3、快递报关单证（1）快递报关单证给货代报关（报关单代理报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单）（2）确认报关信息 (五)交货运输 1、通知客户打余款（1）通知客户货已生产完成，拍照（2）做PI给客户打余款 （3）安排客户验货 2、打余款给工厂（1）验货，

5、尤其要注意包装 （2）打余款给工厂 （3）要增值税发票（4）工厂安排送货到指定仓库 3、运输货物到目的港（1）货物运出后要提单 （2）货到港后付货代运费 （3）货代要发票（4 ）货代核销单和报关单 六）快递单证给客户 1、快递提单 2、其他产地证，保险单等（1）确认余款已到帐（2）快递提单等给客户 （七）核销退税 1、收到核销单及报关单 2、退税（财会部门） （八）结单 1、整理本单所有文件，总结归档 2、结算提成. Dear Mr MADHAV How are you. Thanks for your inquiry of our products. I feel so glad to se

6、nd our price for your referrence: Pretty good no focused skill no perfect professional. Why not place a order from u s我压箱底的财富：外贸交易技巧完全原创 最近接连有帖子在福步外贸论坛被加精，激动之余，想写些更好的帖子与大家分享我的外贸财富。第一招：如何与客户讨价还价首先要分清楚，客户的动机。 A类客户，恶意还价：你开个价格，每次他都说，HI TRACY，YOU GIVE ME A CRAZY PRICE，I KNOW XX COMPANY WHO PRODUCE A SIMI

7、LAR PRODUCT， THEY ONLY GIVE ME 30% PRICE AS YOU GAVE.这种情况下，你听到一定很火，这个不识货的家伙，去死吧，你到别人那里去买好了。听到这种的时候，我会这样答复：YES，SIR，I DO KNOW THEY GIVE YOU LOW PRICE FOR SIMILAR PRICE， BUT OUR PRODUCT IS DIFFERENT TO THEIRS 。接着讲下，公司的产品特色，售后服务等的优势。然后说很遗憾，我们的产品跟你要求的价格相差太远，不过我们还有些便宜的产品（介绍些特价，库存品给他），看他的答复，如果他还是不要，或者继续砍价就

8、算了。我感觉，外贸1定要晓得自己的目标市场在哪里，你的销售对象不是所有的人，你只要能抓住你的目标市场的1小部分人就足够了。比如你的市场定位是在10USD，你的客户就是能接受8-12元产品的人（举个大概的价格空间），那些只肯出1元买便宜产品或者20元买奢侈品的人，你就该把他们从客户名单中暂时删除掉。除非他们将来能接受这个10元的价格和质量。 B类客户，善意还价：比如每次开价后，他们总是要个10% DISCOUNT。这种客户，1般来说，都是想买你的产品的，就不要为了些小零碎把人家得罪。这种情况，是需要知道你的权限在哪里，你能接受的折扣在哪里。 你可以回答“ DEAR SIR，THE PRICE W

9、E GIVE IS ALMOST REACH OUR BOTTOM LINE， I TRIED TO GET A 2% DISCOUNT FROM MY BOSS， HOPE THIS WILL MAKE YOU SATISFIED。PLEASE NOTE， I HAVE TRY MY BEST” 或者说“ACCORDING TO OUT COMPANYS POLICY, ONLY ANNUAL PURCHASING AMOUNT REACHED XX, WE CAN ONLY GIVE A 2% DISCOUNT. I REPORT YOUR CASE TO OUR TOP MANAGEME

10、NT AND TRIED TO GET THIS DISCOUNT FORYOU DUE TO OUR LONG TERM RELATIONSHIP. 总之，即使这个价格你能接受，也要显示的比较委屈和勉强。 假如，人家1还价，你马上就松口，他们就知道了，你还有让价的空间，接下来你的价格就会被越压越低。而且，永远不要在客户面前显示出急噪的心态，你越着急，客户就越会砍价。有的时候，关于价格的谈判，未必要当天回复，可以等个1-2天。客户电话给你的时候，也要显得这个问题很难处理，先表示要请示下，才能答复。 把你自己想成是买家，多揣测下买家的心态，换位思考，会有意想不到的结果。 第二招：如何面对客户的拒

11、绝 做为1个业务员，我想最难过的，就是客户对你说不。SORRY，WE CAN NOT GIVE YOU THIS ORDER。 这种情况下，千万不要放弃，不能放弃，不可放弃。 你必须要厚着脸皮，问客户被拒绝的原因是什么。当然，你绝对不能对客户的决定发表长篇大论，对他的结论指手划脚：靠，我这么好的价格给你，你居然不要，什么意思吗。我费尽心思给你打样，不知道给工厂讲了多少好话，你最后的结果居然是不要，真委屈。大概是大家常有的心态。 我一般会告诉他：DEAR SIR， I UNDERSTAND YOUR SITUTATION AND THANKS FOR ALL YOUR EFFORTS DONE

12、FOR US。BUT COULD YOU KINDLY LET ME KNOW THE REASON？ PRICE，DELIVERY OR 。 有的客户会很诚恳，告诉你原因，是因为预算不够，发货期不对，价格过高，或者怎么怎么的。针对不同的情况，当然也要做不同的解释。 假如是预算不高，你可以跟他讲，我们这个定单的量不是很大，金额也不高。你为这个单子也很费工夫，工厂也花了不少成本和精力，是不是可以再争取一下。如果全部接受有难度，是不是接受其中的1部分，其他的留到明年1月（千万不要说到以后，要讲的清楚点，不然人家会把你完全忘记的）。 发货期不对：你可以问他们预计的发货期，跟工厂再争取下提前。 价格太

13、高：你问他是否可接受类似但价格低的特价品。还有强调产品特色。 总之，不到最后1刻，千万不要放弃，即使是放弃，也还是要很客气的跟客户说再见，期待下次合作，平时也保持联系，不要人家不给你单子，就1脚把人家踹了。 最后，想提醒大家，即使被拒绝，也不要低三下四的求别人或者辱骂别人，要不卑不亢，有理有节。采购和销售是平等的，采购不比你这个销售高贵。同样，做了采购，也不等于是老大，可以对别人指手划脚。案例老客户订单黄了,总结教训这个客户做过一单,货物四月份就到了,质量也不错.就是包装让人投诉了,我们也答应承担了一半在下个订单抵扣.之后让我同事跟进这个客户,我同事很刻苦基本上一个星期一个邮件给他,终于弄来他

14、的新询盘来来回回N久后,说到给一个订单.LC草本也开了,同事意识到客户还没有回签合同就去了邮件让客户回签一下就OK.结果客户揪着我们格式合同里面的质量保证这一个条款上不放,一开始说要我们无论什么情况下的一年,我就帮我同事回复了说给你半年吧,一年有点严格我要申请下.这下客户恼火起来了,说我们更应该终身保,其他供应商也这样子的.我和同事商量了一早上让步给他一年得了,结果他还是不依不饶,结果说取消订单.我同事挺淡定的说她之前的US客户也是以取消订单威胁,处理好这个问题就没事了.结果不幸的是他丫说已经下给别人,TMD,耍了我们一把是不.大家弄来弄去这一个订单N久了,结果还取消!但是我们又不好撕破脸皮,

15、只表示遗憾说下次再合作.在这个事情中我总结了出来,一定尽量要收到客户订金或者是LC正本后再来扯一些细节的东西.这样我们的主动性就大了很多.如果当时他LC正本开了,他就没有这个底气跟我们扯了!大家也要吸取教训啊.初谈印度客人：三哥是上帝之外的另一个神！来公司已经快一年了，由于换了产品，所以又经历了一次新手成长，期间接触了很多印度客人（目标市场为亚洲），今天时间闲暇，记录下在公司第一次谈死客人的经历，那是我来公司的第二个周（我第三个联系的客人，前两个客人都在一个月后都下单了）。1.开始联系：感觉是一个很谨慎的人发来的询盘，客人再里面问了很多具体的问题，我就一一做了回答，经过了三次往来邮件，了解了他

16、们的公司属性和其他的一些信息，客人是一个进口商，因为我们的产品是专款（后来我才知道的），所以客人很性趣，确定要最少一个小柜的该款产品，后来主动加了MSN。2. 寄样：报了两次价格，他还是说很高，于是他提出寄样品，但是样品费和运费很纠结，以前的产品货值很低，都是寄到付，或者客人打运费给我们的；现在的产品货值不是很低的，所以坚持要他付运费和样品费，他不同意，说银行费用太高，反复几次坚持，他就消失了，我估计是去其他工厂找了，后来证明确实是这样的，不过这个产品是我们公司的专款，他没找到，又跑回来问我，可不可以帮他免费寄样品，从原来的三台变成一台，我凭经验确认他下单的几率是80%，所以接受了他的要求，让

17、他提供DHL 的到付账号，可他却说让他的快递去取件，之后再次消失（我有点不习惯印度人动不动就消失，一点迹象都没有），经过了三天的淡忘，忽然接到上海的电话，原来是客人的快递公司，打包寄样给快递，之后等待。3-1. 纠结价格：割肉！我的感觉，和印度商人谈价格，就想再割肉一样，反复都不够秤。一周后，客人说他的客人确认了产品，于是再次开始谈价格。以前公司的产品是面向中东和欧洲市场，从来是印度询盘等于垃圾询盘，所以没有太多经验，一报价格就是低价加3%，经过客人的反复磨，反复练，最后数量从小柜到了40尺高柜，客人终于接受了我的价格，价格已经被谈到到了低价的98%左右，因为这个款式利润还可以，只是数量一直不

18、是很大，既然能单一的产品下一个柜子，公司也决定以此为利润少点也是可以做的。这时候离客人确认样品OK已经过去了一个月。终于松了一口气，以为价格确认好了，万万没想到这只是刚刚进行了一半，后面走的更累。3-2.佣金：他从来没有提过佣金，我也没有意识到这点，他是在确认价格2天后给我发的邮件（私人邮箱，他是他们老板的一个助理），张口就要5个点的佣金，我的天啊，我感觉很吃惊，赶紧去问下老板，他说印度人很常见的，不过都会在报价前提到的，这次他也很意外。好吧，再次回到价格上面，从原来的美金价格又转报成义乌交货的不含税价，我的灵魂再次经受洗礼，历时5个星期。他的佣金从他坚持的5个点谈到了3个点，也就是说我们现在

19、的价格成为低价的95%。有肉的单子变成了只剩下骨头的一锅汤，不过好在价格确认了。4-1.付款方式：价格OK，心情豁然还开朗，顺利确认了交货期，不过伦到付款方式，就又卡住了，我们要求定金30%，70%出货前付清（因为是义乌交货，不用报关和退税的）。 他坚持只付10%的定金，我只能和他反复商量，还好几天就确认好了大家各让一步，25%为定金，可尾款却又不行了，确认了一个周，他都说他的客人只接受见提单复印件付款（事实的确如此），但是我们不行啊，那样的话，我们只能报美金价格，而不是义乌价格，谈判了半天，客人说去沟通，竟然又是消失。3-3 不愿看到的反复：价格！消失近半个月，客人忽然在MSN上发我抖动，我

20、一看是他，心里就有一种不祥的感觉（下次要往好的方向想了），确定最终客人不能接受付款方式，所以又回到了价格，他需要再次确认含佣金的美金价格！莫名崩溃的感觉，不过不能得罪，确认再次确认，几经努力，他的佣金变成了2.5个点，我们的价格却也变成了94.5%（稍微还有点点利润，再少就不能做了），以为等定金就是了，邮件了公司账号，静等佳音了。4-2. 再次愕然：付款方式！发美金账号后，我一般都不急了，有定金就有单，没定金就不管了，再跟踪呢，却没想到3天后没收到水单，却有是再次确认付款方式的消息，最终客人改口只接受10%一下的预付款，尾款见提单复印件，我那时候崩溃了，直接回复了一句，我在你身上浪费太多时间了

21、，可以就下单，不可以就没办法了。5. 客户彻底消失：可想而知，客人消失了，以后很多次和MSN上说话，还有发邮件，他都不回复，当我是不存在了。我知道当时再坚持下，再多谈下，就确定能做下来那个单子，但是我却发火了，很可惜，有点后悔，但是很值得！我懂得和印度人沟通的很多技巧，而且每次看到上线，我都会想到这个事情，都会想，脾气大家都有，尊严大家也都有，生意是相互的，也是平等的。6.感谢：感谢同龄的此客人Hite，真心的祝愿他的生意很好。关于维库网的各类采购商询盘维库以“整合全球供求信息 让买卖双方从中受益”作为企业使命，相继成功运营维库电子市场网、洛克化工网、维库仪器仪表网等6个垂直B2B电子商务平台

22、网站，并占据行业重要地位。维库网（W）是维库旗下一个汇集中国企业产品，面向全球采购商的大型综合性第三方B2B电子商务平台。维库网上线两年整日均流量已经突破20万，其中80%以上的流量是来自国外。几十万的注册会员，发布的采购询盘目前已经累计至51.2万条。维库网是目前国内首家免费的电子商务平台，注册成为会员后发布产品信息、接收询盘、询报价均是免费。另外维库网借助维库9年积淀的搜索引擎优化及搜索引擎营销能力为特定外贸用户提供专业的营销推广服务，帮助用户开拓海外市场。二:高质量的采购商和询盘信息，商机无限W拥有高价值的采购商,访问量80%来自国际采购商,且大部分来自欧美地区.W流量地区分布，如图所示：