秘书怎样进行自我调控(一) 1000字
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1、秘书怎样进行自我调控(一) 1000字 秘书工作需要持续地集中注意力,因而要采取一些措施控制周围的噪音,改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序,对档案柜和办公台子的位置进行妥善安顿。秘书的工作台上要把最为常用的设备如 和日用品放在手头最近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布,避开强烈的阳光和阴影,但是光度要足够照亮整个办公台。有95以上的秘书都常常为台子上堆满东西而苦恼,这里介绍一个保持台子干净整齐的有效方法。1、除了你手头事情以外,把台子上所有其他文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。2、2、所有其他文件都必须放在文件夹里或者抽屉里,而且应当放在一个好找的
2、地方。3、其他文件不要放到你正在进行的工作中去;也不要做其他很有吸引力的工作。4、一件工作转手后,再调查一下你的工作安顿次序,然后开始做下一件最为重要的事情。5、早晨你上班前,当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在工作台上。6、经常查看你的工作台,保持工作台整洁。有个调查报告说,一位经理每天平均要花三个小时阅看和回答信件。调查说明,大约有82的经理说,他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志,可是要跟上专业领域里的开展形势,对于管理者来说,这不能算是一个次要的事情。为了尽快阅读这些资料,采取分派阅读任务的方法比拟有效。这种做法的好处包括:1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。2、使你的同事及时知道最新开展的情况。3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。4、你可以知道什么资料对你的同事最重要。5、你可以不再为阅读资料而苦恼,因为任务已经分配,最重要的资料可以保证有人看过。随便把文件摊开在桌上就离开的秘书,以及看到客人来时慌忙把文件收起来的秘书都不是谨慎的秘书。一个谨慎的秘书应该做到:1、离开座位之前,把放在桌子上的文件收拾好,或者放在抽屉里。2、必须能在一方面注意周围的动静,一方面也能安心地办事。如果只注意埋头做自己的事,对周围的动静一点都不关怀,绝对不是一个好秘书。等到客人站在自己面前开口问,才知道有人来,慌乱中收起文件的做法会让所有人都很不自然。
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