关联公司交易办法

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1、关联公司交易办法1.0. 目的为了促进上海公司（以下简称上海）和广州公司（以下简称广州）两地备发货流程有序进行。同时，为了满足双方业务管理和财务核算的需要，进一步实现双方购销业务的流程化、规范化，提高工作效率，确保双方供货、付款及开票的及时性和准确性， 结合集团公司实际情况，特制定本管理办法。2.0. 范围本办法适用于多地关联公司之间的交易过程，主要指从订单下达到货物发运、入库， 直至付款开票结束。3.0. 定义3.1. 备货单：两地销管中心将销售合同转换为公司内部流通的WORD版本的订单形式，作为公司内部传递备货信息的载体；3.2. 备货计划单：上海生管中心将上海公司备货单转化为一种便于广州

2、识别的 EXCEL订单形式，作为集团公司间上海向广州下单的唯一依据；3.3. 订单执行进度汇总表：两地根据对方提出的预发货订单需求而做出的备货进度反馈 EXCEL 表单；3.4. 到货通知书（到货单）：两地根据本方业务部门提出的发货需求而制定的提示对方安排发货的 EXCEL 表单；3.5. 提货单：确认客户已经打款并且准备发货时，由销管（上海销管、广州财务）开具的发货凭证，对货物的时间需求非常紧迫；3.6. 短于备货周期的合同申请单：两地销售部门洽谈合同时对于订单交期的要求短于公司公布的备货周期时，需要提交签字版的WORD单据3.7. 双方代发货通知书：两地出于缩短发运周期及其他客观原因的考虑

3、，需要对方物流代发货物时使用签字版的WORD单据；3.8. 预警单：两地在订单备货过程中发现对方的物资无法满足本方发运需求时，需要将该情况告知对方生管中心协助解决，此时需要提交签字版的WORD申请单。4.0. 职责4.1. 上海生管中心：负责向广州下达备货计划单，并且根据上海需求向广州传递到货通知，安排订单到货；负责接收广州备货单，并且下达至上海各事业部执行，根据广州需求进行备货工作，定期反馈备货进度，安排订单的发货工作，异常预警单处理，代发货物单据处理，往来交易结算处理。负责制作上海销售给广州的销售合同，并将签章后的合同传递至采购方的财务及生产管理中心；负责建立关联交易购销信息数据库，数据库

4、分从广州关联方采购的台账及销售给广州关联方的 台账，数据库信息包括但不限于备货、到货、发票、付款等订单的基本信息及状 态。4.2. 上海物流中心：负责广州物资到货后的仓储收发存管理，负责根据上海生管中心 备货组的信息安排货物的装车及发货工作，代发货物单据处理，往来交易结算处 理，退货物资流程操作处理；4.3. 上海各事业部：负责根据上海生管中心下达的广州备货单及生产计划，按照要求 完成设备和配件的生产任务；4.4. 上海财务中心：负责上海广州两地购销业务的财务核算及票据开具工作，负责根 据战略发展中心提供的关联交易销售定价规则，计算关联交易结算价格，并及时 提供给相关部门；4.5. 上海销管中

5、心：负责制定上海合同的备货单及直开提货单并且下达至上海生产管 理中心；4.6. 上海用保中心：负责上海客户售后问题的调查及反馈，负责开具故障检测认定书， 退货物资流程操作处理；4.7. 上海质量中心：负责根据集团公司要求对广州到货物资进行进货质检，对发往广 州的物资出货质检，退货物资判定；4.8. 广州生管中心：负责制定并向上海下达备货单，并且根据广州需求向上海传递到 货通知，安排订单到货；负责处理上海预警单；负责代发流程协调处理；4.9. 广州物流中心：负责上海物资到货后的仓储收发存管理，负责接收上海备货计划单，并且下达至广州各事业部执行，根据上海需求进行备货工作，定期反馈备货 进度，安排订

6、单的发货工作，负责上海委托广州代发物资发货及上海到货验收发 生的退货流程操作处理，负责制作广州销售给上海的销售合同，并将签章后的合 同传递至采购方的财务及生产管理中心；4.10. 广州各事业部：负责根据广州生产管理中心下发的生产计划，按照要求完成设备 和配件的生产任务；4.11. 广州财务中心：负责广州上海两地购销业务的财务核算及票据开具工作，负责根据战略发展中心提供的关联交易销售定价规则，计算关联交易结算价格，并及时提供给相关部门；4.12. 广州用保中心：负责广州客户售后问题的调查及反馈，负责开具故障检测认定书， 退货物资流程操作处理；4.13. 广州质量中心：负责根据集团公司要求对上海到

7、货物资进行进货质检，对发往上 海的物资出货质检，退货物资判定；4.14. 战略发展中心：负责所有产品定价工作，包括上海对终端客户销售价格，上海广 州关联公司双方销售价格5.0. 广州上海供货办法内容5.1. 上海给广州下单阶段5.1.1. 上海销售管理中心下达备货单，要求物资名称型号规范、数量准确、技 术要求清晰；5.1.2. 上海生产管理中心供应链部根据备货单，在一个工作日内，结合安全库 存、备货周期制定配件、整机采购计划，转化为订单（即备货计划单）， 下发到广州物流中心；5.1.2.1. 上海对备货计划单应明确以下要素：编号、下单日期、发货日期、送 货地址、订单所属公司、产品名称、数量、产

8、品详细配置或特殊要求等。 若涉及产品特殊要求较多，上海在备货计划单外附一份说明（诸如备 货单、书面说明等）。5.1.2.2. 上海应对备货计划单注明物资订单所属公司，广州严格按物资所属公 司安排开票。上海公司生产管理中心供应链部根据上海销售管理中心下发 的备货单、提货单或采购计划生成订单，订单根据使用性质分为*有 限公司、*有限公司或*有限公司；若采购物资是为*或*销售发货 使用，则订单根据备货单或提货单号分别为*有限公司或*有限公司， 若采购物资为上海三大生产基地生产使用，则应根据上述生产基地所对应 的公司将订单分为*有限公司、*有限公司或*。广州公司应根据订单 生产单位不同，分别注明*有限

9、公司、*有限公司、*有限公司*等；5.1.2.3. 上海以ST、SMT开头的是直开提货单物资需求，要求广州物流见单后最快速度安排发货，如无货则生产备货，备好货后最快速度发货，如无法第一时间发货，广州向上海反馈最快的发货时间，以满足客户需求，如无法满 足，需要向广州物流中心经理及生管中心经理汇报，两地进行沟通。如果 广州物流同事在未接到上海生管中心订单的情况下，接到上海用保中心或 销售急催发货的电话或邮件，尽量回复所要货物情况，但是见到提货单必 须当天安排后续工作事项；5.1.2.4. 如广州对上海的备货计划单存有疑问（如备货周期、型号、配置、要求不明确等），须在接收备货计划单一个工作日内反馈，

10、若一个工作 日内无反馈即视为订单生效。确认过程中，如果遇到名称型号不规范等问 题导致订单无法生效，最终订单生效日期是以双方沟通达成一致，沟通过 程需保留文字记录，确定订单执行没有困难的日期为准。以后客户需要配 件时，需要提供机器编号（必须提供，固定在机器上）和提货单号（或合 同号），保证配件信息的准确；5125上海若对下发的备货单有变更事项，需以邮件形式将更改的EXCEL订单发给广州物流中心，由广州物流中心根据更改内容重新确定备货周期后，下 发相关部门并回传上海生产管理中心供应链部。5126 上海给广州下单，通过邮件传递，并将EXCEL订单进行筛选，只显示当批次订单，广州物流中心接收到上海订单

11、后在一个工作日内处理审核并邮件 回复上海生产管理中心供应链部，上海接收到广州的回传订单后，即视为 订单生效，应立即按订单要求执行备货。52 订单的执行及发运阶段521 广州生产管理中心根据上海订单交货期，按照计划安排生产计划；522 广州物流中心负责跟进落实上海订单执行进度，并编制、更新上海每周五提 供的主机发货计划订单执行进度跟踪表和配件备货进度表，并于每 周一下班之前发送至上海生产管理中心供应链部；523 结合上海发货计划，交货期到期前，上海生产管理中心供应链部争取提前7 天按照到货通知书告知广州物流中心具体送货时间，广州物流中心接收 到上海到货通知书后，应在1 个工作日内签字回传，并根据

12、回复情况严 格按照该到货计划安排送货；对于未接收到上海到货通知书的，广州在 订单完成后，安排到固定区域存放，可将备好信息反馈至上海生产管理中心 供应链部；524 上海销售管理中心，每月10号前对备货期超过3个月的备货单进行审 核，并下发撤销备货通知；上海生产管理中心据此同时通知广州生产管 理中心和物流中心撤销对应生产计划单。对超过 4 个月但仍未下达撤 销备货通知的货物，广州提醒上海，若无特殊说明将强制取消备货；5.2.5. 5.2.5 对于上海提货单物资，广州加急备货，备好即可安排送货，对于广州 代发上海公司的客户现场的订单，通常由于客户原因，下单时无法确定收货 地址，考虑到代发的频率较少，

13、依然按照目前的方式，默认发至上海，如能 提前确认收货信息，上海会提前告知广州，如不能确认，告知代发时根据现 场发货进度，已发出或已装箱货物就直接发至上海，再由上海发至客户现场；5.2.6. 对于上海要求的发货时间，广州出于节约物流成本的，可自行决定整车发货 还是快递发货，只要能够保证按照上海要求的到货时间到达指定的到货地点 即可；5.2.7. 若广州不能按到货通知书要求时间完成备货，广州物流中心应提前向上海生 产管理中心供应链部以邮件形式反馈无法到货原因及大概到货日期。广州如 无反馈，将默认广州可在要求时间内完成，上海生管中心可按照订单要求时 间安排发货。5.3. 到货及验收阶段5.3.1.

14、广州物流中心送货前，应将送货通知（发货时间、预发货清单明细、到货时 间）提前邮件告知上海生产管理中心供应链部；货物发出之后，需邮件告知 上海生产管理中心供应链部和上海物流中心仓库部门发货照片、配件的物流 单号等信息，并要求送货司机进入上海境内之后，立即与上海仓库主管联系， 确定具体到货时间。上海生产管理中心供应链部应在货发出后2-3 天内，向 广州物流中心反馈是否收到货物；如3 天内未反馈收货情况，则广州默认上 海本批次货物已全部收到；5.3.2. 广州每批次送货必须附带书面发货清单且必须为上海计划单要求到货物资 或双方提前沟通达成一致意见的物资（上海供货不合格退回、售后退回等， 并注明供货不

15、合格、售后服务等退回接收人），否则上海可拒收；发货清单 须包如含本次发货的所有货物明细（清单应与实物一一对应），包括但不限 于以下内容：物资名称、型号、数量、计划批次（上海备货单号/提货单号/ 计划编号）等。发货清单必须包含广州发货人、广州质检员的签字（特别注 意：发货清单上物资名称、型号必须与上海订单完全一致，否则上海可不予接收）；5.3.3. 5.3.3 单台机器配套配件箱不能混装其他配件，零散件应另外配木箱。配件 箱上须标识箱内货物明细，并保证与实际货物一一对应【注：发货前一天或 当天临时增加发货的配件，广州物流中心可根据实际情况混装在其它配件箱 中，并在发货清单中注明】；5.3.4.

16、在收到广州货物后，上海质量控制中心及时安排检验。8：00 至 17：00期 间到货的，当天完成检验；17：00 之后到货的，次日内完成检验；务必在 送货司机离开之前完成盘点与验收；经质检检验质量合格、仓库确认数量准 确后，上海质检员、上海仓库收货人须在发货清单上签字。对存有问题的， 上海质检应在发货清单上详细注明，发货清单由司机带回；5.3.5. 质检工作由双方质量控制中心直接对接完成。，对于存在（质量、数量）等其他问题的物资，由上海质检结合广州质检意见开具处理意见并由广州签字 确认后，在一个工作日内将质检单传递至上海生管中心供应链部，上海审计 监察中心，若需广州补发，调换货，广州物流中心在最

17、短的时间内全力执行 该处理意见直至问题解决；5.3.6. 其他相关未尽事宜（发货标准、包装细节等），双方物流、质检、仓库等部 门直接对接沟通。5.4. 售后服务阶段5.4.1. 售后服务工作方面，由双方售后部门直接对接；5.4.2. 双方用户保障中心对质量事故的责任认定为广州质量问题时，由上海用保中心将用保中心故障检测认定书传到广州用户保障中心，由广州用户保障 中心参照售后事故处理流程，为上海客户提供维修或者免费补发配件；5.4.3. 对于售后质量事故认定为非广州责任时，由上海用户保障中心据用保中心故障检测认定书开出提货单。由上海生产管理中心供应链部将提货单转化 为备货计划单下到广州物流中心，

18、广州物流中心根据货物情况备货、发 货。5.5. 财务结算阶段5.5.1. 广州物流中心发货时，将此计划订单转化为合同，同时须在送货清单上补充对应物资价格，并将带有价格的送货清单邮件发给上海生产管理中心供应链部和上海物流中心，为开票做好准备。同时，随车的纸质送货清单不应有价 格，生产管理中心有责任做好价格的保密工作。552原则上所有产品及配件发货清单上必须标注价格，特殊情况下：对于对缺 少完整的 BOM 或者材料表的新产品或非标产品，工艺部门在产品投入生产， 最迟在生产完工一周内提供符合条件BOM表或材料表，财务部门在取得BOM 表一周内必须核算出标准成本。对于郑沪双方规格型号名称不统一的产品

19、或配件，在发货之前必须核对确认清楚，满足发货清单上必须带上价格的要 求。553 上海物流中心根据广州物流中心开具的发货清单及上海供应链部的到货通 知，办理实物的验收入库，最迟在3 个工作日办理完毕货物入库手续，在5 个工作日内将采购入库单原件传递给上海生产管理中心，上海生产管理中心 供应链部将入库清单传递给广州物流中心开票（注：为节约单据传递时间， 上海生产管理中心在上海物流中心仓库办理完货物验收入库后，可直接从上 海仓库系统将采购入库清单导出后发送给广州物流中心开票）。广州物流中 心自收到上海生产管理中心供应链部传递的入库清单后，最迟在 5 个工作日 内将发票邮寄至上海生产管理中心供应链部。

20、上海生产管理中心在收到发票 后 1 个工作日内，进行核对，并最终将采购入库单和核对无误的发票交至财 务中心。554 鉴于购货方有先入库再验收进而产生购货方进行维修产品的情况，如因维修 产生费用时，购货方可协商销售方进行支付。具体执行时由维修方的质控中 心和生管中心发起维修费用的情况说明，并且附带上费用明细，邮件传递至 对方生管中心，由生管中心与事业部进行确认，事实无误，可通过两地交易 对接部门与财务沟通进行费用的扣除。555 开具发票时应完整填写开票申请，开票申请需包含但不限于以下内容：收票 单位名称、货物名称、规格型号，数量、单价、金额、备货单号，开票申请 中物资明细需同发货清单中物资明细保

21、持一致。发票按照订单所属公司（订 货单位）、生产所属公司（供货单位）分别开具；556 相关部门在给财务部门提交开票申请时，应标明收货时间及收货仓库。对同 一公司不同收货仓库情况，缩短对方匹配发票与入库单时间，财务部门在开 票时应按照标明的时间及收货仓库分别开具发票；557 负责关联交易定价部门（战略发展中心）在业务源头提供报价单时，将裸机及其相关配套设施（如：电柜等）分开报价，采购下订单时也按此分开，物流中心在做发货明细时，需将整机与配件分开列出，财务按照具体明细进行5.5.8. 若存在未确定价格的新产品需要开票的，则应在开票申请和发票中将其与其 他产品分开填写；5.5.9. 付款原则：采取应

22、付款方式，货物验收入库，收到发票入帐后再付款；原则 上每周付款一次（周四或周五）。如因集团公司资金紧张或特殊需求，由集 团财务中心统一平衡付款频次和金额。如果存在前期遗留的预付款情况，付 款计划的申请付款金额应以发货和发票金额扣除前期已预付的金额为依据；5.6. 上海委托广州代发操作要求5.6.1. 上海生管中心争取提前7 天通知广州物流中心，并以广州代上海发货申请 表（表单操作要求、次序见表单备注）发送至广州物流中心，（主机订单 必须写申请表，配件订单出于效率的考虑，可直接邮件沟通，注明必要的信 息），广州物流中心按照广州代上海发货申请表进行确认，并组织完成 发货；5.6.2. 完成发货后，

23、广州物流中心依据广州代上海发货申请表，出具代发物资 明细的销售出库单、发货清单扫描件传递至上海生管中心供应链部，上 海生管中心供应链部发送至上海物流中心仓库。上海物流中心仓库以此为依 据，做采购入库和销售出库；5.6.3. 代发货物结算按照5.5 操作要求进行；5.7. 采购广州物资退回广州操作要求5.7.1. 广州物资入库验收环节退货5.7.1.1. 已入库生产未领用需办理退货的情况：上海物流中心仓库根据上海质检判定单，安排车辆按照以上物资明细退回广州，并办理红字采购入库单，广 州物流中心办理退回物资的验收入库和入库手续（红字销售出库单），若 在广州物流中心已提供发票的情况下，上海生管中心供

24、应链部根据上海物 流中心仓库的红字采购入库单负责通知广州物流中心，广州物流中心协同 广州财务中心开具红字增值税专用发票；5.7.1.2. 已入库且生产已领用在生产过程中质检判定需办理退货的情况：上海生产领料部门根据上海质检判定单，到上海物流中心仓库办理领料退库，上海物流中心仓库办理红字材料出库单，冲减生产领料，同时安排车辆按照以上物资明细退回广州，并办理红字采购入库单，广州物流中心办理退回物 资的验收入库和入库手续（红字销售出库单）。若广州物流已提供发票的 情况下，处理参照 5.7.1.1.5.7.2. 广州物资售后问题环节退货5.7.2.1. 对于客户现场的退货，退货地点的选择由两地用户保障

25、中心遵循生产地就近的原则进行确定。退货物资到达生产基地之后，优先处理退货业务单据，然后是仓库及财务单据。对于因产品质量问题退货到异地的物资，其从客户现场到生产基地产生的运费等直接损失，由该货物订单所属的公司先行 垫付，然后集团财务内部划转计入到该产品所在的生产事业部的成本中。5.7.2.2. 广州物资售后问题退货直退上海公司5.7.2.2.1. 上海用户保障中心开具售后障检测认定书、客户退货通知单通 知至上海物流中心、上海销售管理中心，并将客户退回的货物直接退 至上海公司 ；5.7.2.2.2. 上海销售管理中心根据上海用户保障中心提供的客户退货通知单，开具红字（负）提货单。上海物流中心仓库根

26、据红字（负）提货单办理退回物资入库手续，向上海质量控制中心报检，上海质量控制中心在一周之内出具退回物资的鉴定结果，特殊情况下需要技术 研发中心、品质保障部等配合给出处理意见，开具质检判定单。5.7.2.2.3. 上海质检判定单若需退回广州，上海物流中心仓库根据质检判定单， 直接办理红字采购入库单。若广州已提供发票，单据处理参照5.7.1.1， 物资退回广州，须与广州用户保障中心确认退库对接人并备注在发货 清单上。5.7.2.3. 广州物资售后问题考虑运费节省直退广州公司5.7.2.3.1. 上海用户保障中心开具售后障检测认定书、客户退货通知单通 知至上海物流中心、上海销售管理中心，并将客户退回

27、的货物直接退 至广州公司 ；5.7.2.3.2. 上海销售管理中心根据上海用户保障中心提供的客户退货通知单，开具红字（负）提货单。上海物流中心仓库根据红字（负）提货单办理退回物资入库手续，向上海质量控制中心报检，质量控制 中心在一周之内出具退回物资的鉴定结果，特殊情况下需要技术研发 中心、品质保障部等配合给出处理意见，开具质检判定单。5.7.2.3.3. 上海质检判定单若需退回广州，上海物流中心仓库根据质检判定单， 直接办理红字采购入库单。若广州公司已开发票的情况下；单据处理 参照 5.7.1.1，物资退回广州，须与广州用户保障中心确认退库对接 人并备注在发货清单上5.8. 流程图 见附件 1

28、：关联公司交易流程（广州供上海）6.0. 上海广州供货办法内容6.1. 广州给上海下单阶段6.1.1. 广州生产管理中心制作广州物资备货单，要求物资名称型号规范、数量 准确、技术要求清晰；6.1.2. 广州生产管理中心将制作完成的备货单，在一个工作日内，下发到上海 生管中心供应链部广州业务组；6.1.3. 广州给上海下单，通过邮件传递，上海生产管理中心供应链部接收到广州订 单后在一个工作日内处理审核并邮件回复广州生产管理中心，广州接收到上 海的回传订单后，即视为订单生效，上海应立即按订单要求执行备货。6.1.3.1. 广州对备货计划单应明确以下要素：编号、下单日期、发货日期、送 货地址、订单所

29、属公司、产品名称、数量、产品详细配置或特殊要求等。 若涉及产品特殊要求较多，广州在备货计划单外附一份说明（诸如备 货单、书面说明等）。6.1.3.2. 广州应在备货单注明物资订单所属公司，上海严格按物资所属公司安 排开票。广州生产管理中心生成的采购订单需根据使用性质分为黎明重科 科菲达机械。上海公司应根据订单生产单位不同，在送货清单上分别注明 上海世邦、上海西芝或南通世邦等。6.1.3.3. 广州备货单备注有急单要求的物资需求，应加急备货。要求上海生产管理 中心供应链部见单后最快速度安排发货，如无货则生产备货，备好货后最 快速度发货，如无法第一时间发货，上海向广州反馈最快的发货时间，以 满足客

30、户需求，如无法满足，需要向上海生产管理中心经理汇报，两地进 行沟通。6.1.3.4. 如上海对广州的备货单存有疑问（如备货周期、型号、配置、要求不 明确等），须在接收备货单一个工作日内反馈，若一个工作日内未反 馈即视为订单可以生效。确认过程中，如果遇到名称型号不规范等问题导 致订单无法生效，最终订单生效日期是以双方沟通达成一致，沟通过程需 保留文字记录，确定订单执行没有困难的日期为准。以后客户需要配件时， 需要提供机器编号（必须提供，固定在机器上）和提货单号（或合同号）， 保证配件信息的准确。6.1.3.5. 广州若对下发的备货单有变更事项，需以书面签字确认电子版形式邮件发 给上海生产管理中心

31、供应链部，由上海生产管理中心供应链部根据更改内 容重新确定备货周期后，下发相关部门并回传上海生产管理中心供应链部6.2. 订单的执行及发运阶段6.2.1. 上海生产管理中心根据广州订单交货期，按照计划安排生产计划；6.2.2. 上海生产管理中心供应链部负责跟进落实广州订单执行进度，编制、更新订 单执行进度追踪表，并于每周一上午 12点之前共享给广州生产管理中心， 广州生产管理中心将其传至广州物流中心；6.2.3. 结合广州发货计划，交货期到期前，广州生产管理中心争取提前7 天向上海生产管理中心供应链部传递发货装车（箱）时间确认单确定具体送货时 间，上海生产管理中心供应链部接到发货装车（箱）时间

32、确认单后一个 工作日内签字回复，并按照该到货计划安排到货；对于未接收到广州发货 装车（箱）时间确认单的，上海在订单完成后，安排到固定区域存放，可 将备好信息反馈至广州生产管理中心；6.2.4. 广州物流中心每月统计提供经销售确认的超过3 个月取消备货单统计表； 广州生产管理中心据此通知上海生产管理中心供应链部撤销对应备货单。对 超过 4 个月但仍未下达撤销备货通知的货物，上海提醒广州，若无特殊 说明将强制取消备货；6.2.5. 对于广州提货单物资，上海加急备货，备好即可安排送货；6.2.6. 对于广州要求的发货时间，上海出于节约物流成本的，可自行决定整车发货 还是快递发货，只要能够保证按照广州

33、要求的到货时间到达指定的到货地点 即可；6.2.7. 若上海不能按发货装车（箱）时间确认单要求时间完成备货，上海生产 管理中心供应链部应提前向广州生产管理中心以邮件形式反馈无法到货原 因及大概到货日期。上海如无反馈，将默认上海可在要求时间内完成，广州 物流部可按照订单要求时间安排发货；6.3. 到货及验收阶段6.3.1. 上海物流中心送货前，应将送货通知（发货时间、预发货清单明细、到货时 间）提前邮件告知广州物流中心并抄送广州生产管理中心；货物发出之后， 需邮件告知广州物流中心并抄送广州生产管理中心发货照片、配件的物流单 号等信息。并要求送货司机进入广州境内之后，立即与广州仓库联系，确定 具体

34、到货时间。广州生产管理中心应在货发出后2-3 天内，向上海生产管理 中心供应链部反馈是否收到货物；如3 天内未反馈收货情况，则上海默认广 州本批次货物已全部收到；6.3.2. 上海每批次送货物资必须附带书面发货清单且必须为广州备货单要求到货 物资或双方提前沟通达成一致意见的物资（如广州供货不合格退回、售后退 回等，并注明供货不合格、售后服务等退回接收人），否则拒收。发货清单 须包含本次发货的所有货物明细（清单应与实物一一对应），包括但不限于 以下内容：送货单位、物资名称、型号、数量、计划批次（广州备货单号）、 备注栏中注明备货单的特殊要求（如电柜要求软启）、注明某些易出错货物 关键尺寸（如皮带

35、机滑块）等。发货清单必须包含上海发货人、上海质检员 的签字（特别注意：发货清单上物资名称、型号必须与广州订单完全一致， 否则广州可不予接收）6.3.3. 单台机器配套配件箱不能混装其他配件，零散件应另外配木箱。配件箱上须 标识箱内货物明细，质检员的签字，并保证与实际货物一一对应；6.3.4. 在收到上海货物后，广州质量控制中心及时安排检验，8:00-17:00 期间到 货，当天完成检验，17:00 之后到货次日完成检验；广州仓库、质检务必在 送货司机离开之前完成盘点与验收；经质检检验质量合格、仓库确认数量准 确后，广州质检员、广州仓库收货人须在发货清单上签字。对存有问题的， 广州质检应在发货清

36、单上详细注明；6.3.5. 质检工作由双方质量控制中心直接对接完成，对于存在（质量、数量）等其 他问题的物资，由广州质检结合上海质检意见开具处理意见并由广州签字确 认后，在一个工作日内将质检单传递至广州生管中心，广州审计监察中心， 若需上海补发，调换货，上海生管中心供应链部在最短的时间内全力执行该处理意见直至问题解决；6.3.6. 其他相关未尽事宜（发货标准、包装细节等），双方物流、质检、仓库等部 门直接对接沟通。6.4. 售后服务阶段6.4.1. 售后服务工作方面，由双方售后部门直接对接；6.4.2. 双方用户保障中心对质量事故的责任认定为上海质量问题时，由广州用保中心将用保中心故障检测认定

37、书传到上海用户保障中心，由上海用户保障 中心参照售后事故处理流程，为广州客户提供维修或者免费补发配件；6.4.3. 对于售后质量事故认定为非上海责任时，由广州用户保障中心据用保中心故障检测认定书开出提货单。由广州生产管理中心将提货单转化为备货 计划单下到上海生产管理中心供应链部，上海生产管理中心供应链部根据 货物情况备货、发货。6.5. 财务结算阶段6.5.1. 上海物流中心发货时，上海生产管理中心依据此备货单转化为合同，上海物 流中心在送货清单上补充对应物资价格，并将带有价格的送货清单邮件发给 广州生产管理中心和广州物流中心，为开票做好准备。同时，随车的纸质送 货清单不应有价格，生产管理中心

38、有责任做好价格的保密工作。652原则上所有产品及配件发货清单上必须标注价格，特殊情况下：对于对缺少完整的 BOM 或者材料表的新产品或非标产品，工艺部门在产品投入生产，最迟在生产完工一周内提供符合条件BOM表或材料表，财务部门在取得BOM表一周内必须核算出标准成本。对于广沪双方规格型号名称不统一的产品 或配件，在发货之前必须核对确认清楚，满足发货清单上必须带上价格的要 求。653 广州物流中心根据上海物流中心开具的发货清单及广州生管中心的到货通 知，办理实物的验收入库，最迟在3 个工作日办理完毕货物入库手续，在5 个工作日内将采购入库单原件传递给广州生产管理中心，广州生产管理中心 将入库清单传

39、递给上海生管中心开票（注：为节约单据传递时间，广州生产 管理中心在广州物流中心仓库办理完货物验收入库后，可直接从广州仓库系 统将采购入库清单导出后发送给上海生管中心开票）。上海生产管理中心自 收到广州生产管理中心的入库清单后，最迟在5个工作日内将发票邮寄至广 州生产管理中心。广州生产管理中心在收到发票后1 个工作日内，根据已有 的入库单或备货单（型号、数量）进行核对，并最终将采购入库单和核对无 误的发票交至财务中心。6.5.4. 鉴于购货方有先入库再验收进而产生购货方进行维修产品的情况，如因维修 产生费用时，购货方可协商销售方进行支付。具体执行时由维修方的质控中 心和生管中心发起维修费用的情况

40、说明，并且附上费用明细，邮件传递至对 方生管中心，由生管中心和事业部进行确认，事实无误，可通过两地交易对 接部门与财务沟通进行费用的扣除。6.5.5. 开具发票时应完整填写开票申请，开票申请需包含但不限于以下内容：收票 单位名称、货位名称、数量、单价、金额、备货单号，开票申请中物资明细 需同发货清单中物资明细保持一致。发票按照订单所属公司（订货单位）、 生产所属公司（供货单位）分别开具；6.5.6. 相关部门在给财务部门提交开票申请时，应标明收货时间及收货仓库。对同 一公司不同收货仓库情况，为缩短对方匹配发票与入库单时间，财务部门在 开票时应按照标明的时间及收货仓库分别开具发票；6.5.7.

41、负责关联交易定价部门（战略发展中心）在业务源头提供报价单时，将裸机 及其相关配套设施（如：电柜等）分开报价，采购下订单时也按此分开，物 流中心在做发货明细时，需将整机与配件分开列出，财务按照具体明细进行6.5.8. 若存在未确定价格的新产品需要开票的，则应在开票申请和发票中将其与其 他产品分开填写；6.5.9. 付款原则：采取应付款方式，物验收入库并收到发票入帐后再付款；原则上 每周付款一次（周四或周五）。如因集团公司资金紧张或特殊需求，由集团 财务中心统一平衡付款频次和金额；6.5.10. 付款周期的原则：如果存在前期遗留的预付款情况，付款计划的申请付款金 额应以发货和发票金额扣除前期已预付

42、的金额为依据；6.6. 广州委托上海代发操作要求6.6.1. 广州生管中心争取提前7 天通知上海生管中心供应链部，并以上海代广州发货申请表（表单操作要求、次序见表单备注）发送至上海生管中心供应链部，主机必须写申请单，配件出于效率的考虑，可通过邮件沟通，注明必 要信息，上海生管中心供应链部按照广州代上海发货申请表进行确认， 并组织各事业部、上海物流中心完成发货；6.6.2. 完成发货后，上海物流中心依据上海代广州发货申请表，出具代发物资 明细的销售出库单、发货清单扫描件传递至广州物流中心，广州物流中 心仓库以此为依据，做采购入库和销售出库；6.6.3. 代发货物结算按照6.5 操作要求进行；6.

43、7. 上海物资退回上海操作要求6.7.1. 上海物资入库验收环节退货6.7.1.1. 已入库生产未领用需办理退货的情况：广州物流中心仓库根据广州质检判 定单，安排车辆按照以上物资明细退回广州，并办理红字采购入库单，上 海物流中心仓库办理退货入库手续（即红字的销售出库单），若上海生管 中心供应链部已提供发票的情况下，广州物流中心依据红字采购入库单负 责通知上海生管中心供应链部，上海生管中心供应链部协同上海财务中心 开具红字增值税专用发票；6.7.1.2. 已入库生产领用在生产过程中质检判定需办理退货的情况：广州生产领料 部门根据广州质检判定单，到广州物流中心仓库办理领料退库，广州物流 中心仓库办

44、理红字材料出库单，冲减生产领料，并再办理红字采购入库单， 上海物流中心仓库办理退货入库手续（即红字的销售出库单），若上海已 提供发票的情况下，办理参照6.7.1.1。同步，物流中心安排车辆按照以 上物资明细退回上海。6.7.2. 上海物资售后问题环节退货6.7.2.1. 上海物资售后问题退货直退广州公司6.7.2.1.1. 广州用户保障中心沟通并按照广州退货流程操作将客户退回的货物 直接退至广州公司 ；6.7.2.1.2. 广州物流中心按广州公司要求，办理客户退货入库及手续。根据广州 内部退货判定流程，若需退回上海，广州物流中心仓库直接办理红字 采购入库单，上海物流中心仓库办理广州退货入库手续

45、（即红字的销 售出库单），若上海已提供发票的情况下，办理参照6.7.1.1。6.7.2.2. 上海物资售后问题考虑运费节省直退上海公司6.7.2.2.1. 广州用户保障中心按照广州退货流程操作将客户退回的货物直接退至上海公司 ；6.7.2.2.2. 广州物流中心仓库按广州公司要求，办理客户退货入库手续，同时办 理红字采购入库单，上海物流中心仓库办理广州退货入库手续（即红 字的销售出库单）。若上海公司已开发票的情况下，办理参照6.7.1.1。6.7.2.3. 对于客户现场的退货，退货地点的选择由两地用户保障中心遵循生产地就 近的原则进行确定，退货物资到达生产基地之后，优先处理退货业务单据， 然后

46、是仓库及财务单据。对于因产品质量问题退货到异地的物资，其从客 户现场到生产基地产生的运费等直接损失，由该货物订单所属的公司先行 垫付，然后集团财务内部划转计入到该产品所在的生产事业部的成本中。6.8. 流程图 见附件 2：关联公司交易流程（上海供广州）7.0. 其他关键点：7.1. 两地面临库存不足且订单情况都比较紧急的问题时，由销管对接或提交至运营中心 进行协调；7.2. 两地下单时间保证高效的原则，从接单到下达至事业部不超过1 天，互相监督；7.3. 两地短备货周期申请单，若5 个工作日内未完成下单，自动视为撤掉，不再保留订 单物资；7.4. 两地关联交易的工作单据，需通过工作邮箱传递，保证信息通过唯一的渠道传递和 存储；7.5. 两地都需要遵循配件订单备齐后再发货的原则，原则上配件单不允许分批发货，当 配件量很大时，出于省运费考虑，可以分批，但需要沟通；7.6. 为确保集团公司内部检验顺畅，对尺寸及功能性的检测不再重复确认，由生产所在 地质检部门负全责,保证集团公司不发生漏检的情况；7.7. 对于磕碰及大件物资丢失类的与物流公司相关的责任，两地质量控制中心必须在送 货司机离开之前反馈给对方的出货质检员；集团审计监察中心负责该制度执行情况的监督和审计。