物资采购管理规定

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1、編號 Our Ref.No：CRPJN/A.3.5/2007-0011内蒙古华润金牛热电有限公司物资采购管理规定第一章 目的第一条 为加强和规范公司物资采购业务管理工作，优化采购方式，确保采购质量，降低采购成本，提高资金的使用效率，保障机组安全经济运行，同时实现对采购过程的有效控制，根据国家有关法律、法规，结合公司业务实际情况，特制定本规定。第二章 适用范围第二条 本规定适用于全公司除燃料采购以外的生产和各种建设需用的物资及办公用品、劳保福利用品等物资的采购活动。第三章 职责第三条 商务部主管（一）掌握公司所需主要物资的市场行情，依据市场趋势加以分析为公司领导及有关部门提供决策信息，以利于控制

2、和降低生产成本。（二）掌握物资供应来源，对每项供应渠道加以调查，配合公司相关部门建立完善的供方管理系统，并实施对供方的考评。（三）参与物资采购询价、比质、比价。（四）根据采购计划安排实施采购工作，确保及时准确，保质保量地完成物资采购计划。（五）对进厂物资的数量及质量负责，并对质量异常和质量纠纷妥善公正地处理。（六）按照采购合同或协议对重要设备和备品安排人员进行监造及交货期的控制和协调。（七）负责对物资采购付款的审查。（八）负责建立人员培训计划并在实际工作中不断地提高每个员工的工作能力和业务素质。第四条 商务部物资采购经理（一）根据采购计划办理各类物资的采购和运输。（二）根据生产情况及时办理突发

3、性物资采购。（三）做好市场调研，对物资进行询价、比质、比价、商务洽谈。（四）及时掌握经办的物资交货进度并汇报。（五）配合相关部门办理物资验收工作。（六）对经办的物资质量、数量负责，出现问题及时处理。（七）办理付款手续。（八）配合相关部门做好对供应商考评工作。（九）调查和收集市场动态资料。（十）及时了解所采购物资的质量、交货和售后服务情况。第四章 控制要求第五条 物资采购经理必须具有良好的业务素质和职业道德，在采购活动中必须履行下列义务：（一）所有行为符合国家法律、法规及公司的有关规定。（二）严格执行采购计划。（三）严格坚持货比三家，择优选择供应渠道。（四）主动、及时、全面、客观向公司领导、有关

4、部门提供全部所需资料。（五）对供方的评价要客观、公正、要勇于坚持自己正确的观点。（六）完整保存采购记录，积极配合有关部门的查询和检查。（七）对与自己有利害关系或有潜在利害关系的供方，要主动回避。（八）不断学习专业及相关知识，接受有关培训，提高工作质量。第六条 物资采购经理在采购活动中必须做到八不准（一）不准接受供方的宴请。（二）不准接受供方的礼品。（三）不准弄虚作假、账外暗中收受回扣。（四）不准以供方提供的优惠价购买商品。（五）不准接受供方提供的超规格接待。（六）不准接受供方安排的旅游活动。（七）不准以高于市场平均价格采购商品。（八）不准与亲属发生业务关系。第七条 物资采购原则上应实行统筹管理

5、，凡去外地洽谈订购业务如需技术人员参加时，应提出申请，并经部门主管批准。第八条 采购依据（一）技术支持部、发电部、行政部编制的物资采购计划。（二）经技术支持部主管或分管领导审批的紧急物资采购计划。商务部应严格按采购计划实施采购，无采购计划不得采购。第九条 选择供方（一）商务部在采购实施过程中，采购人员应根据采购计划单上明确的产品名称、型号规格、技术要求，并参照推荐供方的意见，对制造厂和有关用户进行调查了解，对产品质量、服务、运输条件等方面进行综合比较。国家定点生产厂、设备的原生产制造厂可优先考虑。（二）供货厂商必须有成熟的产品，并经同类型电厂运行实践证明是优质产品的应优先选择，对国内电厂没使用

6、过的新产品，原则上不选用。（三）公司应建立健全供应商管理制度，完善供应商档案管理。经营策划部（商务部）负责组织合格供应商评审，建立健全合格供应商名录，并每年定期组织对合格供方进行全面评价，对合格供方实行动态管理，及时增加新的合格供应商，并将不合格供应商从合格供应商名录中剔除。第十条 招标采购（一）在物资采购计划提前期能够满足招标需求前提下，公司以下物资采购项目应采取招（议）标方式选择供应商：1. 单批采购金额30万元及以上的物资采购（备品备件中存在专用备件和进口备件，专用备件无法比价，进口备件存在单个价格就很高的情况，数量少，品牌和型号规格明确，供应商不愿专程赶来投标）。2. 根据情况需要临时

7、列入招标范围的采购。3. 若确实不具备招标采购条件的，但单批采购已超过30万元，商务部需写明情况，经公司分管领导批准后进行询价采购。（二）招标采购可选取公开招标、邀请招标或议标的方式进行。（三）成立招标工作小组进行物资招标，商务部是物资招标工作的经办部门，负责物资招标活动的组织工作。采购招标工作按照计划、申请、准备、资格预审、发标、截标、开标、评标、定标等程序进行。第十一条 定点采购（一）对采购频繁，年积累采购量较大，已构成稳定供应来源，并且难以通过招标进行采购的物资，应采取定点采购方式选择供应商。（二）定点供应商应通过招标的方式确定。公司通过招（议）标方式确定物资供应定点供应商，通过招标谈判

8、一次性确定下年度该物资供应量和供应价格，下年度执行中由定点供应商在合同期内按合同价格对招标项目进行定点供应，不得任意变更。（三）根据需要，针对某一类物资可确定一家或两家定点供应商。选择两家定点供应商的，应在谈判中确定主辅供应商，明确每家供应商的年度供应比例。如A供应商作为主供应商，提供80%的供应量；B供应商作为辅供应商，提供20%的供应量。（四）如定点供应商违反合同规定，应及时调整主辅供应商供应比例。第十二条 询价采购（一）对不列入招（议）标、定点采购范围的物资，公司采取询价方式选定供应商。（二）发出询价单1、 商务部原则上应向不少于三家合格的供应商发出询价单，如采购计划中有推荐供货单位必须

9、向其发出询价。2、商务部向合格供应商名录外的供应商发出采购询价，询价单需经营策划部确认。经营策划部应对询价供应商资质进行审核，必要时商务部应提供供应商资信证明文件，主要包括：营业执照，企业信用等级证书，安全生产许可证，法定代表人证件或委托代理人的合法证明，生产组织能力,产品质量标准以及必要的业绩证明等。商务部向合格供应商名录外的供应商发出采购询价时，原则上应与供应商所要资信证明文件，主要包括：营业执照，企业信用等级证书，安全生产许可证，授权代理证明，一般纳税人资格证，法定代表人证件或委托代理人的合法证明，生产组织能力,产品质量标准以及必要的业绩证明等。3、询价过程中，相关人员应严守公司的商业秘

10、密，不得对供应商作任何承诺，亦不得以任何方式暗示，导致不公平竞争。（三）选择供应商供应商报价信息反馈后，商务部根据询价结果，从质量、价格、运输、交货期限、售后服务等方面考察，会同相关部门及公司领导确定供应商排序及采购价格。（四）订货资料管理采购人员对采购物资比价的有关资料，如询价单、报价单、电话、电传、函件等均应整理齐全、妥善保管，一般应保留三年。第十三条 采购合同（一）公司物资采购应实行合同管理制度。采购金额总价在三万元以上的物资采购，均应签订采购合同。（二）商务部是物资订货合同的承办部门，负责合同谈判的组织工作，确定参与谈判人员，制订谈判工作程序，及时就谈判内容与各有关部门协商，确定谈判方

11、案及谈判日期，并通知供方准时参加。（二）商务部是物资订货合同的承办部门，负责合同谈判和合同起草工作，由财务与经营部合同主管和内审主管对合同进行审签，最后由公司领导对合同进行审批。（三）合同谈判1、合同谈判应原则上采用供需双方面谈的方式，经商务部主管批准同意后，也可采用传真、电话或电子邮件等方式进行，但必须确保谈判过程合法有效。2、商务部、经营策划部应当负责标的、数量、价款、履约期限、履约方式、违约责任、合同纠纷解决方式等条款的商谈。对谈判工作中的异议负责协调，并做好谈判记录工作。3、技术支持部和使用部门负责质量及验收条款的商谈，必要时技术支持部与供应商签订技术协议，作为合同的附件。4、财务管理

12、部负责付款方式、税率等条款的商谈。2、商务部、财务与经营策部应当负责标的、数量、价款、履约期限、履约方式、违约责任、合同纠纷解决方式、付款方式、税率等条款的商谈。对谈判工作中的异议负责协调，并做好谈判记录工作。（四）商务部根据谈判的结果，依据公司合同必备条款草拟合同文本，并由谈判双方代表草签。合同文本至少应包括以下条款：1、当事人的名称或姓名及住所。2、标的。3、数量。4、质量及验收方式。5、价款及付款方式。6、履行期限、地点和方式。7、违约责任。8、解决争议的方法。（五）商务部组织有关部门进行合同会签。会签部门对合同中的有关条款，应进行认真审核并提出明确的主导意见。合同必须由公司总经理或由其

13、授权代表批准后方可正式签订。（六）单项设备采购标的在100万元及以上、单项材料采购标的在50万元及以上或涉及公司重大权益的合同必要时应会同公司法律顾问及有关专家共同签订。第十六条 进口物资的订购（一）进口物资的订购应遵循下列原则1、遵守国家的有关法律、法规。2、供方可选择国外公司、国内（外）代理商、国内有进出口经营权的公司。3、供方提供其合法证件及履行合同能力的证明：如法人地位的证书及资信证明、外贸经营权（经营范围、方式）、国家有关部门审批的外汇账户、合法有效证件及其授权、代理商的资质证明、代理权及代理范围、电力系统的稳定业绩和良好信誉。（二）进口物资合同洽谈与签订应注意以下问题1、商品品名（

14、1）必须明确、具体，切实反映商品的实际情况。（2）应使用国际上通用的名称。（3）如一种商品有不同的名称，应尽可能选择有利减低关税或节省运费方便进口的名称。2、对商品品质做出具体约定（1）按规格。（2）按标准。（3）按说明书。技术密集型产品，可按样本或说明书附以高清晰图片及各种数据来说明性能构造。（4）按商标或牌号。3、商品价格一般应包括：单价条款、计价单位、总价、计价货币、贸易术语。贸易术语主要有FOB（离岸价）CIF（到岸价）。4、装运条款（1）规定具体的装运时间。（2）规定具体的装运地点和目的地。（3）规定能否分批装运。（4）请对方及时寄来装运通知。5、货款支付方式6、报关免税条款7、商品

15、检验（1）请代办方提供质量证书。（2）货到目的地，先自行组织验收，并提前通知当地商检机构验收。8、索赔任何一方违反合同，受害方有权索赔，包括以下事项：（1）索赔期限。（2）索赔依据。（3）索赔额度。第十八条 物资运输物资采购原则上应要求供应商目的地交货，由供应商负责物资的运输。如特殊情况需起运地交货的，由商务部组织物资运输，并派专人跟踪落实。第十九条 物资验收（一）商务部负责采购物资的开箱验收及数量清点工作；技术支持部或使用部门负责采购物资的质量验收工作，对进货检验、试验的正确性和错漏检负责，并负责编制检验和试验的相关技术文件。如需要到供应商或外协厂家进行质量监检的，由委派检验人员到供应商或外

16、协厂家进行质量监检。（二）商务部应在重要或大宗物资到货前一个工作日通知仓库，以便仓库做好接收准备。（三）物资接收时如发现与采购计划不符、缺少、损坏或票据实物不符时，仓库管理员可拒收。对于该类物资，如送货方提出暂存申请，物资可以暂时存放在待验收入库区域，但应及时通知商务部处理,商务部须在三个工作日内处理完毕。（四）物资验收应按照合同或约定的验收方式和标准执行。该验收标准不得低于国家标准，行业标准，没有国标、行标的，不得低于同类产品或服务的企业标准和市场通常质量标准。（五）物资验收工作中，如发现数量不符、质量低劣、附件不全、有效期已过等问题，应及时通知采购人员。1、验收中发现的产品质量问题，应出具

17、材料不合格品报告，由商务部负责协调处理。若同意接受存在质量问题的物质，应由商务部向供应单位提出折让要求，并商定具体折让金额，经商务部门主管审批同意后实施。2、如物资质保期内出现质量问题，由技术支持部会同使用部门共同检验鉴定后出具材料不合格品报告，通知商务部处理。3、超交处理：交货数量超过订货部分原则上应予退回（由于物资性质或包装特点等原因造成的不可分割情况除外），若超交金额不大，且超交物资属于公司常备物资，仓库根据实际情况可予以接收。4、短交处理：交货数量未达订货数量时，应以补足为原则。 第二十条 采购付款原则上应在货到验收合格后付款，特殊情况需支付预付款或需支付100%的货款时报分管领导审批

18、后执行。公司应严格控制预付款比例，其比例原则上应小于30%。（一）采购人员应依据采购发票、物资入库单办理付款申请单报请相关部门审核，分管领导审批后付款。（二）需支付预付款的，按采购合同约定填写付款申请单。（三）质保金付款应依据质保期验收单及采购合同填写付款申请单。第五章附则第二十一条本制度由商务部起草，商务部负责解释。第二十二条商务部负责更新此程序文件。凡任何有关对此程序文件的改版意见送交给商务部。第二十三条本制度本制度自下发之日起执行。FacsimileTo 收件機構：XXDepartment發件部門：XXAttention收件人：XXFrom發件人：XXFax傳真：XXFax傳真：XXTo

19、tal總頁數：共計1頁If you do not receive any page, please call us immediately如文件不清晰或有遺漏，請與發件人聯絡Tel：XXXX：您好！请按下表清单中物资类别进行报价，报价要求含17%增值税及运费。请尽快回复，多谢支持! 如有问题，请与我联系。序号物资名称型号规格材质品牌/生产厂家单位数量单价（元）总价（元）最早交货期备注1XXXXXXXX顺致商祺！ 年月日内蒙古磴口金牛煤电有限公司物资采购询价审批表物资名称供应商报价（元）经协商后价格（元）询价情况说明供应商选择建议询价人商务部长意见生产副总经理审批意见经营副总经理审批意见总经理审批意见内蒙古磴口金牛煤电有限公司物资采购询价及合同会签审批单 合同编号：CRPJN/C.2/2011-物资名称供应商报价（万元）经协商后价格（万元）询价情况说明供应商选择建议询价人商务部长意见使用专业意 见合同主管意见内审主管意 见生产副总经理审批意见经营副总经理审批意见总经理审批授权意见