致远互联协同oa系统合同管理解决方案

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1、致远协同管理平台 整体解决方案 之业务篇_合同管理北京致远互联软件股份有限公司2020 年 12月 5日目录141.3.4合同变151.3.5合同报161.3.6合同归171.4方案价更表 档 值1合同管理11.1概1述与分析1.2方2案框架1.3模5块与功能1.3.1采购合同订立与执行61.3.2销售合同订立与执行101.3.3其它合同订立与执行181.5客户案例181.5.1河南依诺电梯工程有限公司181.5.2北京住总物流有限公司201合同管理合同管理是企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、 变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。 其中订立、履行、变更、解

2、除、转让、终止是合同管理的内容；审查、 监督、控制是合同管理的手段。企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，因此，企业必须 十分重视合同管理。合同管理是企业的一种自我管理行为，是企业生 产经营管理的一个重要组成部分，它涉及到企业生产经营活动的方方 面面。是一项综合性的工作，能否有效的管理好合同，是现代企业经 营管理成败的一个重要因素。合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段企业往往比较重视 一旦合同签订了，施工任务到手了，合同权利义务确定了，一些企业 往往就把合同抛之脑后了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务 的过程，而仅仅把它看成是生产过程的一部分。因此，企业合同管理 的问题大多数产生在

3、中期和后期履行阶段。归纳起来，企业合同管理 过程当中经常会遇见以下问题：1. 合同流程执行不合乎规范，疏于监督，导致漏审和相关资料 不完善，带来了法律风险。2. 通过纸质形式或者是电子文档形式容易造成合同保管查阅 不便，信息及时性差。3. 合同执行周期长，涉及的人员、岗位和流程多，容易造成管 理者监管难度加大。4. 合同履行过程中，涉及多次的收付款，如果没有提醒，经常 造成跟踪难，票据与收付阶段难以应付，造成违约风险。5. 客户关系、订单、采购订单、收付款等关联业务众多，涉及 的机构可能是客户、企业内部各个部门或者是供应商，因此工作协同 复杂困难，造成断层。总之，合同管理是个关联复杂，时间周期

4、长的重要工作，需要通 过一种信息化手段去解决。1.2方案框架1.目标：规范化、标准化数据：通过合同管理系统实现数据的规范化，确 保合同执行规范，保证市场数据和财务数据可关联，为合同管理和市 场提供分析依据基础。固化、标准化审批流程：固化合同管理流程，实现合同管理的规 范化、标准化，通过各个环节有效管控，增强执行力。协同一体化管控：企业内部实现从采购到销售的一体化，组织间 实现企业上下游一体化，延伸合同管理触脚，建立一体化管控体系， 适时提醒，避免违约，提高合同执行效率。多维度统计：提供多角色、多维度统计分析，满足各类需求科学 决策。2. 管理思路：以产定销溺呈管控总线以产定销合同 （产品.服务

5、）业务支撑合同管理模块在法律的框架下，可以针对企业对采购和销售不同 的管控需求进行定制化方案部署，实现采购和销售的一体化打通，支 撑以产定销和以销定产的经营模式，在业务一体化基础上，强化岗位 职责落实，加强管控与监管。3. 方案框架：供应商P合同报表合蹴匚总统计音同厢行明细合同纠紺筑讣应收应附柱t合同管理采购合同11其他合同:罪合同揺标审址中标审就1 1 i 1I 1清购窗批1 1 11 1 1报悄宙批合同审批订单审毗1 11 11 11 “1 *1 ?1 4魚审批订单宙批舍同执行暂迴忖哉暂軽1 11 11 11 1肓理! 11 M1 1 | 合同执行管珪收款宜理合同完成评拈1 11 11 1

6、I 1舍同执行1 4 1 11 u 崑奈审批合同完同謬陥 .11 a id1泌勢管煙用章管理出人库管湮含同变更合同归档客户门户电商平台付款管理物流管理业务釆迪管哇库馆睚生严管理捲表品T企业门户接口管現财务管玦客户关泵管理:拐管理長统接口通过协同办公平台的合同管理模块可以匹配企业的多种经营模式，对企业业务涉及到的所有合同进行一体化管理，联合平台的采购管理模块和客户关系管理模块，配合打通从采购、生产到销售的合同 管理通路，实现全过程管控，并且通过泛组织模型、门户和权限设计， 将管理的触脚延伸至供应商和客户。提高合同审核的效率，加强执行 和管控，规避合同纠纷导致的法律风险。整体来看，合同管理包括三部

7、分内容：采购合同管理、销售合同 管理和其他合同管理。1）采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件。采购方合同一般包括： 商品品种、规格、数量，商品质量、价款和酬金，履行地点、期限和 方式，违约责任，合同附则与签署等。系统可以根据企业的采购形式，灵活适应集中采购框架式合同和 分散采购合同的采购要求，从采购的招投标、合同审批、到订单、合 同执行以及法务、用章、付款、入库等进行全过程管理，信息实现互 通与传递，保证了信息无衰减，提高了采购合同的执行效率。2）销售合同是出卖人与买受人之间为了买卖工业产品（或商品）而签订的法律性文件。按供需双方的买卖关系，

8、又可分为代销 合同、包销合同、选购合同和议购合同等。合同管理模块在设计时充 分考虑不同合同类型涉及的管理方法、模板、流程以及数据推送形式 不同，使用和配置灵活，可用性高。并将报价审批、合同订立与审批、 订单与发票都融入系统的管理范畴，同时兼顾法务和企业管理的要求， 将合规、用章、收款等实现贯穿，提高了销售合同订立和合同执行的 效率。（3）其他合同管理：其他合同管理包括了采购与销售相关的 按照计划自动产生的相关收付款合同，实时对接财务。同时还包括了 在采购、销售部门之外其他部门产生的相关合同管理，形成合同管理 的归口，便于查询、汇总与统计。因为合同管理融合在很多业务管理当中，所以致远合同管理模块

9、 更加开放，提供了与采购管理、库存管理、客户关系管理、供应商管 理等接口，便于流程与数据打通。同时合同管理交织了各业务系统间 的数据、流程和事件所引起的各种关联机制、触发机制，以及业务层 和管理层对合同审核和执行中的意见与控制机制，过程非常复杂，因 此，利用致远的二元化工作流技术，可以完全解决以上问题，配合门 户引擎、轻表单引擎和多种终端的支撑，实现合同管理的过程管控， 范围延展至产业上下游。1.3模块与功能从整体上看合同管理，其系统的基本建模流程分为制度建立、流 程维护、合同审核、合同履行、信息沟通环节，通过业务整改闭环、 流程整改闭环、持续改进闭环，实现“PDCA”的过程优化（如 下图所示

10、）。前两个阶段我们可以通过前期的系统规划和流程梳理等 咨询方式实现，以下模块介绍主要针对合同审核、履行和信息沟通开 展。管理环境:流程维护；合同审核管理改进汇报与沟通管理制度 合同楝板 i持绫宣贯流稈制宦桃筑丁合同起草；换爾台同审檢i合同忖弓 :合同签署:合同变更 合同無除图询?i聽1.3.1采购合同订立与执行采购合同管理主要从采购部门对供应商的采购寻源发起，通过招 标、询价、竞价、邀标等方式寻找到合适供应商后，就进入了采购合 同订立和采购订单制定阶段，后续进行合同履行，将付款计划与订单 计划传递给财务部门和供应商，实现后续合同的执行工作。（见下图）采购合同流程图财务部门采购部门请购单委外订单

11、自制价格审批单4采购合同付款计划付款申请中标结果采购订单4预付款/付款核销自制采购发票应付单1. 开评标管理：招标管理员根据项目情况，发起技术标、商务标的评审，关联“招 标管控底表”信息，经批准后启动现场开标程序； 通过现场会议方 式，并将评标结果录入系统。现场评定结果待向有关领导申报后再进 行招标结果审批流程。该评标结果信息记录了产品规格、价格和付款方式等约定，作为合同的信息，记录并关联下去。ttSl至工畑将方9ESE!3*H-S卒& WKM4堪碑守MwnifiJ3騷班itiRRSgLSW-JHW5BK*KA，匸W=swnw2ajQ b4.B嚴*思巒与Ift标一皆 St 2与时弓 ffn n

12、 号#4fl阳2 ffS?t&#!坤世圖用L伽2：W脈3iiqI1SWW 童9WWW磴昭n*Afl一丘好好性怖三1IftB奇血忙I|轲由覺人|血日!M人|鼻工主期三CM2. 合同评审：采购项目一旦中标后就进入了订单和采购合同订立的阶段了，采购部业务员关联商务评标结果，自动带出当前中标供应商及相应的投标报价信息，输入付款阶段、付款比例，系统对中标价格及合同总价做控制，这些信息都是在合同履行阶段的预警信息。f自够掛申书吆卧凫皆骅漱 啓泪鞍目肖 RSn 用的iivr Q 卫翊：j-中标通知书EBS_20l6&3j.收畔单C ；曲=3出眸牟应：0制ct?司电込:XJ003径 Qaei陵洱皈囊国会诽审

13、現夬龙 金砂油.曰箭嗣遐白圧aoggiwroi 臨工）匝目由匿羊蛀中郞（朋st卜.垮页!方应冬筠尿.出悔农母 95=9?* .氐唧.配合.帳命,啊Ufi （st诒工豹）IE虱与就遥订合 OPS采购类合同评审站8把环幵卄曲:创MHil H V世雋寥订耐曲r*w史鬥運度AH订11=GU?91$DWIe9h*SKdt-!&x觥4i何址鼻-&/.1畫丘日ll MRD 田*45*1iIpfiQ1COOC4Kfl#iWyrt-片如昨奇 Hth*郭*址辱测3晋0L4生31W4a43WJ3OMO29WW：BMWQJV55W.扌号甘即ia识layfctwri!Pr*Wff1OK-=CiU1CiM在合同评审阶段，

14、涉及采购部门、需求部门还有法务部门和相关 领导，因此合同评审能够通过流程传递至各个岗位职级，联合审核降 低合同订立的风险。3. 采购订单： 采购部业务员根据合同协议，向供应商下采购订单，此单可作为 结算依据。来中忸 a iMI皆用桶-帼HEM S 誉n 竽| 口采函打单irizli戸*5iTiEW；知hKfra. a.-H -冷1* 11 呻*ni.-nat4 |內1昶Z=W5-*aUHu即| EA4K虽Mi 1 MMMTD嗒Vm.r4prrIM |呃叫 MRtWl |1 皿囁ITi稱s-H曲打W19略瞬n2. n*ErwRKri!|i百读虽催屯【y3. 暫昌二岂e甲科*,EmW】t|册/坤1

15、riBi旧w-4. 付款管理：忖款申请单单逞职：ita-LD |rl客计钢E5玉-SI门AJ.工握密判3:raL. GMC*M幵户悵行絆吉同封S由遷主離備主时庖瞬已用主额总住KAJK床瞎那本市；刍同已忖金豔&ei8-os- liiil址E捋识昭A第冋号台剛耳M師5忖主题曾IW册盘felSMA也冋部仁在付款阶段，可以有两种方案：方案一:与ERP集成1）采购部业务员办理付款申请，通过集成ERP 系统，发 起时直接关联ERP的基础档案及合同管理系统的合同，经审批 通过后数据推送到 ERP；2）申请单号、处理标识，系统自动从ERP 中获取。方案二：非ERP 集成，采购部业务员办理付款申请，关联 采购类

16、合同台账，实现单系统的控制。供应商通过自己的供应商门户可以了解到付款计划内，付款事项 的进展，及时跟进业务情况。1.3.2 销售合同订立与执行销售合同管理的发起来源于客户与企业销售的签约。这部分可以 对接协同的客户关系管理模块，也可以通过接口对接 ERP 的 CRM 系统。一旦客户商机转入签约阶段，客户的信息就将关联 入销售合同当中，正式进入合同订立过程（如下图展示）。1.询价与投标：在销售阶段，客户可能通过询价的方式来进行所需购买商品的咨 询与报价，另一方面可以通过招投标的方式将商机进行转化。这些信 息在合同订立的过程中作为合同的基本信息关联进入系统，避免了信 息录入的误差。在合同订立的过程

17、中，需要填写合同主体信息，合同产品和服务 的信息，以及付款条件和相关约定等。这些信息在合同订立过程中非 常重要，致远系统支持多种的条件校验手段，同时通过业务层和管理 层的共同审定，降低合同履行风险，形成合同台账。昭跆i醫：PRMKFBlmH门：ifdkn：貝ettsfl=砂曰购liciaii 并4ME3QIplii 焉Af 闿 5 ：MLE.Emi： 忡祐$.w?!Tftrf: 0 H -;EE1#: i希丘*4 rT1=RHEnffl Wft=EJ5KInte.7&*t5.0.込aLTBs i-l35D-E：lM-;icca.7S*d9.3ta.UE, 400-00BC-.MXin醴柠空件-

18、CiiSlSilrfi 醤艸KSNri4ftKn33S4KE-亦1=6 (At g応 1 MOM!；l I-E !ikUS-L-音EJE 粉aiE.oM.wt.a6 KI自i M 阳廿|：5, KI. W环色廿IBP, ： 掬畫花掘営叶p. rs HSffl itc ?:谨5. 合同开票：每次财务收到销售款项之后，系统自动触发开票流程，将相关信息自动带入系统进行审核。安装合同开票申请申活:、项目君称警 氓打:门上业号九貝匸芋1-則V.、.U-zTHU | 况丹口才开黨信息r.rrt：.1.开鮒巧-示i=书顛实际开 票金融玄写:庁亍卷鼎号玮=:;召.=合同或本部tWI；1.3.3 其它合同订立与

19、执行合同管理作为公司所有业务的合同归口，将按收付款计划自动生成的合同和其它单一业务涉及的合同融入到合同管理模块当中。台同岂哩洁忌表合同审批单合同内容存档至合同管理信息表。1.3.4 合同变更由于业务在开展过程中存在变化，例如合同的追加，合同内容的 调整等，因此在合同执行过程中一个很重要的工作就是合同变更，合同变更一定是经过审核，并且关键信息不能存在错误，因此关联和回写是重要的环节。增补合同审批单审批后回写入合同管理信息表，增强了合同管理系统的普适性，为多样、复杂的合同管理需求提供了信息录入、管理渠道。増补合同审樓单W1wwwowrmiDM-WBOtB合面管埋信息表MM5l|1W- R Kfld

20、ifaiLPSBL, 300. OHlc (HH1. DOC. DG437, 7-Dfl. IM河克鴉地氏团iJ7aiKi.W. cm0. oc烷戚帅UtSffiK业青假此42.-aS. 751. $0(LftO0.002, $68, 751. SO合计13211.SO L5W.Wi. m.眦.轴J.Sil. 50文卩m- =.；：. r皴计曰朗；2011-07-231.3.5 合同报表合同管理系统支持多种报表展现形式，能够根据权限控制合同信息的展现内容，为决策者提供依据，为业务者提供统计和查询入口。5 TGI：总才一HIM?用見XWSB：田茁电餐鸟臟；皱!:入WBNt： ：Na-n阪抽迪彌剧

21、迪血L饋或目晋钾诧血晶11尺喘无广场伯齿祢宓喑亠逐2H 5 耳汝蓟收劉甜GJV睹计胴诵如舉刪迪二剧.00事草筍知 H*as ffSM1t：ff#AS5M-QM： E：5-tt-J3夷机站倉卄虞目誉瓣弊蚪B5.5KLC*琳细1.3.6 合同归档合同管理模块能够自动归类归档，利于体系化管理，并通过权限进行有限查看，把企业资产完全沉淀和保留下来。1.4方案价值合同订立：合同拟定的起因可追溯，信息可关联，特别是针对采 购合同，避免了盲目采购，盲目签约的情况发生。合同执行：合同执行智能预警，避免人工失误导致产生合同纠纷。 合同关联业务协作开展，提高执行效率。合同变更：业务的开展需要合同与之匹配，频繁的变

22、更能够得到 监管和监控，避免随意性和不采纳意见。统一平台：平台统一才能实现业务的合同归口，统一管理思想和 办法。台账分析：提供及时、准确，口径一致的合同台账，提高信息质 量。1.5客户案例1.5.1河南依诺电梯工程有限公司（1）客户简介作为经济发展的标志，高层建筑的日益增多，使电梯行业具有前 所未有的发展空间。应运而生的依诺电梯工程有限公司，创建于一九 九六年，经过公司所有员工的不断努力，踏实进取的勤奋工作，现公 司的各项业务得到了突飞猛进的发展， 目前公司经营业绩位列河南 省前三，年销售收入近2 亿，主营业务包括电梯销售、安装、维护 和保养；每年电梯安装台数逾 300 台；月维保电梯数量逾3

23、500 台，立足于电梯行业之林。(2) 项目背景电梯工程运营周期包括设计生产、销售、安装、维修和使用管理， 是一个长期、间断、工序复杂的过程；电梯地监流程周期长，阶段衔接与协调精密度要求高，执行效果 与监管难度大；人力投入多，稍有不慎影响后期使用，导致维保成本过 高；根据建筑物的施工进度，分批提货与结算，合同执行变化频繁， 难以对账；过程质量控制复杂，记录及资料繁多，管理难度大；现场施工或维保人员普遍文化程度不高，人员流动性大，现场过 程文档提交滞后，相关部门很难掌握具体事务开展情况。(3) 解决方案项目实现了销售管理、合同管理、工程管理、维保管理、物资管理和综合管理的一体化应用，打通了从销售

24、、生产采购到交付和售后的所有环节。河南依诺协同管理应用需求崎Ulf忖瞬塞桥样扎!？t购|也邛河?汁HE生印但童*此d扑旧口申讷l?kl I nlliVl从込tIU瞑利巾话销害管理合同管理工程管理倉帆片左送琵叩邓01 1nnwiiiJ打曹籁厲廉悄用出ihd昭法黄+ im.irr丄ilHiikis 屮请:讷X-d |-件同农A胄Ml*覽住就船底tA：扎aII刖冒I卜jI II 4* H J厦匚m诵的| Jl 1丁 Ul：bdTXT kR采带一体化 应用1维保管理1物资管理1综合管理1Jh#M电样10肉加怩用L1静计合同管理模块建立合同台账，实现流程打通，项目信息一目了然。电梯免保査出龜牧 情况 奁

25、询项目 现次 明细顶口 枚款 缆计L址推叹忙息朮老创醫汕：百旦底衷绯.保會同KU收適切音同傑收通如买实批由接贡录入零配杵右阿fit收週肖I买卖合同常收連如樂保仆同开剪申诸改粗件同开票申请零配杵合间H票申请灿保音冋啊艸摄斛买实合冋开第申谐买毎含同开票申谄收费 合问 査询收费 台同 麹期免禺 昔同 査询电梯买至合同白账山梯峑毡苔同合聲电梯唯廉合“件咗山拂改迪雒烤仔同白帐111梯琴配件合同合墜咲:联杏户巧枭.良讯牠明细_iH|民垛。同帐收通知案装批抚捉货通入si, m 馆-SBKR=- *2emFMRJi帯心WASHftsifcsOIW拟删啊ma nr询宙苗!X亠liWflfeEMSifeSWSBi

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27、- 3CIHKUB44：tmtvn：ryitBflS：JU-X:-F-BmUM&H1H：BHiKrtHFibiCiilTilt-|.PJi la.Ki roEHfl曲1BHi流水呂智能刈左-*3?.stHaftiJLAMlE:Aastiz+t-KHimit，堆器sunn：IVHER：合同支出审批单完成了合同金额的累积、付款方式的多渠道智能判断以及保证金、付款日期由出纳回写功能。由于财务工作的特殊需求，在承兑汇票、信用证等付款方式中，如保证金具有时变性，其回写由托收审批单完成。说冲巨：曰闘：部门名称妊営胡部眉岂中心1姪办人 国盟H所囲业务扳块对方单血吕称付就方:占1；雅艮行银行脏户L曰轲閃土颔行号含円鏑舄台网宮祚累计12忖敢主額E含术炭）=F-Q-2fll9flT合冃1,234,. 371. DODO1234321 0D匚筋軋mi. onB5-ij-iK-2015C)3 H合冃1I 23,：321.0D123r ：32i. 00123321.100123j.321.D0对磁时鬆具卑情况福5dsa计哥记堂祜13万染仟陆佰誹拾貳元整人民币 L35T.642 00讨航日則椁证金至审檢営虫祁i经連经萤渲理3?金融E工审核总经理总合计师银行出訥吋件兆数视今天为落后求卓越争一流北京住总物流有限公司支出审批单文档来源：北京致远互联软件股份有限公司