公司合同管理制度.ppt

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1、 深航合同管理制度 主讲：林嵩泉 支持性文件： 1、 深圳航空有限责任公司合同管理办法 （深航发 20135号） 2、 深圳航空有限责任公司授权管理办法 （深航发 201195号） 3、 深圳航空有限责任公司分公司合同管理规定 （深航发 2015 248号） 4、 深圳航空有限责任公司合同专用章管理规定 （深航发 2015 249号 ） 5、 深圳航空有限责任公司合同审核管理规定 （即将发布） 一、合同概述 二、合同审批 三、合同签署、用章 四、合同存档 五、常见问题 一、合同概述 合同的定义 本办法所称合同是指公司与其他法人、 组织或自然人签订的为明确双方权利义务关 系的协议、意向书、备忘录

2、等书面文件。公 司劳动合同不适用本办法。 -合同管理办法第 3条 合同的级别 深圳航空有限责任公司合同分级分类及审批权限表 合同分类 合同级别 合同审批程序 合同签署权限 一级合同 二级合同 三级合同 合同承 办单位 意见 会签部门意见 公司领导意见 公司办 公室 （法律 事务） 财务 部 专业审 核部门 意见 分管副 总裁级 公司领 导 总 会 计 师 总裁 单位 负责 人 经公 司授 权的 其他 人员 分管 副总 裁级 公司 领导 总 裁 飞机、发动机及模 拟机财产类 飞机、发动机、模 拟机选型、购买、 出售合同、飞机、 模拟机租赁合同 是 发动机租赁合同 500万以 上 200万以上 2

3、00万以下 飞机改装 是 飞机、发动机及部 件修理及改装合同 500万以 上 200万以上 200万以下 模拟机航材采购合 同 30万以上 30万以下 上述相关协议总协 议（含航材采购总 协议） 是 金融类 飞机保险、担保、 贷款及融资合同 是 二、合同审批 提起合同审批前，承办部门须完成以下工作： 1、审查对方单位资质材料： 负责对签约单位主体资 格、经营范围、履约能力和签字人签约资格进行审 查和 核准 。 - 合同管理办法 第 6条 2、确定合同文本 合同 承办单位在选择合同文本时，优先适用公司合同范 本；无公司合同范本的，适用工商行政管理部门或行业主管 部门颁布的标准合同或参考文本 。

4、无 上述合同文本或未使用上述合同文本的，由合同承办 单位自拟合同文本或使用合同对方提供的合同文本，但合同 承办单位应在提交审核时作出说明 。 使用 公司合同范本的，如对范本条款有增加、修改、删 除之处，合同承办单位在提交审核时应以明显的形式作出标 识 。 - 合同审核管理规定 第 5、 6条 分公司合同管理规定 第 9条 公司合同范本查阅方法 3、合同文本的初步审核 合同承办单位应在合同主要条款（包括附件） 与合同对方达成一致后，对合同文本进行初步审核 。合同承办单位初步审核内容包括：合法性、严密 性、可行性三个方面。 - 合同审核管理规定 第 7、 8条 4、根据合同级别提交合同审批程序 根

5、据 合同管理办法 的附表 合同分级分类及审批权 限表 确定合同的级别，不得以单价、月租等代替总额或有 意分拆合同降低合同级别。对于无具体合同总额的协议，应 按照历史数据、预测估值等合理认定合同总额及相应级别。 - 合同审核管理规定 第 9条 一、二级合同，合同承办单位应在公司内网提 起合同审核流程并由法律、财务及其他相关部门进 行专业审核。三级合同，合同承办单位自行审核。 - 合同审核管理规定 第 11条 分公司合同管理规定 第 11条 一、二级合同审批单入口 综合业务 -（部门类） 【 办公室 】 合同审核 可选部门会签 经办人提交 OR？ 必选部门会签 必选部门：财务部、公司办公室法律事务

6、室 可选部门：除财务、法律之外需要签批意见的部门 反馈环节的意见填写 合同承办单位应按审核意见与合同对方协商并 修改合同文本。合同承办单位如无法按审核意见修 改，又确有必要签署合同的，应在合同审核流程的 反馈环节由合同承办人员作出无法修改的情况说明 ，并经合同承办单位负责人同意。 - 合同审核管理规定 第 14条 分公司合同管理规定 第 12条 一、二级合同对应的公司领导审批节点 一级合同由公司分管副总裁、总会计师审批同 意后结束流程； 二级合同由公司分管副总裁审批同意后结束流 程。 - 合同管理办法 第 15条 须报总裁审批同意的几类一级合同： （ 1）飞机、发动机以及模拟机的选型、购买、出

7、售合同和飞机、模拟机 租赁类合同； （ 2）金融衍生品交易（如油料套期保值，汇率套期保值）类合同； （ 3）公司重大资产转让、互换、出资、赠与类合同； （ 4）建设工程中的拆迁、土地购租合同以及标的额 500万以上建设工程 中的土建、安装、设备采购及安装等施工类合同； （ 5）公司对外投资合同、股权合同、资产收购及出让类合同； （ 6）入盟类协议。 - 合同管理办法 第 15条 三级合同审批单 各单位必须参照公司一级、二级合同审批程序自行制定 三级合同的审批流程并执行，审批流程应符合内控及风险管 理的有关要求。 三级合同审批必须经本单位内部业务经办部门、相关审 核部门和本单位领导共同参与。各单

8、位履行财务（含财务管 理员）和法律（含合同管理员）等相关职能的人员必须参与 本单位的合同谈判和审核。 - 合同管理办法 第 15条 示例 三、合同签署、用章 各级合同对应的签署人 一级合同由公司法定代表人、经授权的公司总 裁或分管副总裁级公司领导签字；二级合同由经授 权的各单位负责人或分管副总裁级公司领导签字； 三级合同由经授权的各单位负责人或由经公司授权 的其他人员签字。 - 合同管理办法 第 25条 合同签署人须已取得公司授权 公司二、三级合同的签署应办理长期授权委托 ，被授权人应为各单位的正职总经理及以上公司领 导，没有正职的部门被授权人可为主持工作的副职 总经理。长期授权委托的期限一般

9、为一年（含）以 上，二年（含）以下。 - 授权管理办法 第 12、 13条 合同签署人须已取得公司授权 公司一级合同的签署应采取一事一申请的方式 办理短期授权委托，短期授权委托的期限一般为一 年以下。 - 授权管理办法 第 12、 14条 合同专用章使用需满足以下条件： （一）合同文本为填写完整的清洁文本，合同已经公司授权签字人签字 且写明签字时间。若合同对方已签章的，签章文本应为原件； （二）提交的合同审批单级别正确，相应数据资料填写准确、完整，会 签单位完备，会签意见得到落实； （三）合同份数符合合同约定； （四）提交合同对方的资质材料，包括营业执照复印件（或个人身份证 复印件）、组织机构

10、代码证、合同签字人的授权委托书；涉及特殊行业 的，还需提供相应的经营许可证、资质等级证书等相关资料；合同对方 如与公司具有关联关系，可无需提供上述材料，但仍须提供授权委托书 （五）若为一级合同，须按 深圳航空有限责任公司授权管理办法 第 十四条的规定完成授权审批流程，并提供授权审批流程打印页； - 合同专用章使用管理规定 第 9条 分公司用章 各分公司以自身名义对外签署合同的，可使用 分公司合同专用章。 对于确有必要以深航名义签订的合同，分公司 应将合同主体一方列明为“深圳航空有限责任公司 ”，并按照合同专用章管理规定加盖深航合同 专用章。 - 合同专用章使用管理规定 第 3条 分公司合同管理

11、规定 第 16条 分公司合同专用章刻制 公司合同专用章的首次刻制应以公司呈批件形 式经保卫部、审计监察部、公司办公室会签，报分 管副总裁批准后，依照行政机关的要求进行审批或 备案。 分公司首次刻制合同专用章依照本条第一款的 规定办理，分公司已有的合同专用章继续沿用。 - 合同专用章管理规定 第 5条 确保合同文本无误 合同承办单位应对提请盖章的合同文本与合同 审核定稿文本的一致性负责。合同承办单位擅自修 改、变更审核定稿文本的，由公司进行通报，并按 照有关规定追究合同承办单位主管领导及直接责任 人员的责任。 - 合同审核管理规定 第 17条 合同专用章管理规定 第 13条 四、合同存档 合同存

12、档的时间要求 合同原则上依照“对方为先、公司为后”的顺 序签章。合同对方先行签章的，合同专用章管理员 用章后应即时归档一份合同原件。不能即时归档的 合同，合同承办人员应于用章后两周内将双方签订 的合同原件交公司办公室归档一份，同时在合同用 章登记表上签字确认。 - 合同专用章使用管理规定 第 10条 分公司合同清单报备 分公司合同管理员应以季度为周期，在每季度 首月 15号之前将上季度加盖分公司合同专用章（以 分公司名义签署）的所有合同明细清单交公司办公 室备案。 - 分公司合同管理规定 第 17条 五、常见问题 1、合同倒签 释义： 合同倒签是指双方事实履行在前，而签 署合同文本在后的情形。

13、 合同履行日期原则上不应早于合同签章日期。 如合同履行日期早于签章日期两个月以上，合同承 办人员应提交加盖部门章的书面说明。 - 合同专用章使用管理规定 第 9条 2、合同签署人错误 现状： a.合同无签署人签字 b.有签署人，但签署人错误 要求： a.合同必需先经相关领导签字，再进 行用章 b.签署人必需与合同级别相对应。一 级合同通常对应公司分管副总裁；二级、 三级合同通常对应各部门负责人 3、合同级别错误 现状： 合同对应级别时有弄错，导致合同审批程序 与合同风险把控程度不相称。 要求： 严格按照 合同管理办法 附件一的规定对 合同分级，区分一、二、三级合同，提相应的审 批流程。 4、合

14、同专用章与公章的使用问题 现状： a.公章和合同专用章混合使用 b.合同中约定为“加盖公章后生效” 要求： 签订合同原则上应使用公司合同专用章，不 得以公司公章、部门章、财务章、营业部章等印 章代替，有关法律法规、政府主管部门另有要求 以及 合同管理办法 另有规定的除外。 - 合同专用章使用管理规定 第 3条 5、合同审批流程与呈批件流程的区别 两者在功能、会签部门、领导节点方面都存在 区别，二者不能互相替代。 合同审批单是对合同文本内容审核的流程，呈 批件则是对相关项目基本情况的报批。合同审核要 求财务、法律必须作为会签部门参与文本审核，呈 批件则无此要求。合同审核流程根据不同级别对领 导节

15、点有不同的要求，呈批件则无此要求。 6、签约对方资质材料问题 现状 ： a.用章时遗忘提交对方资质材料。 b.以续签合同、长期合作、已经提交过等原 因为由不提交对方资质材料。 要求 ： 仅限于对方单位为我司的关联公司的情况下 可以不提交资质材料，其余情形合同用章时必须 提交对方的基本资质材料。 7、合同审核流程结束后需要对内容进行更改 要求： a.需界定更改的内容是否属于“实质性条 款”，如修改合同实质性条款，须重新提起合同 审批程序；如修改合同非实质性条款，须提交加 盖部门章的书面说明 b.“实质性条款”是指合同的主体、标的、 价款、履行方式、违约责任及争议解决等影响合 同双方权利义务的条款

16、。 - 合同管理办法 第 35条 合同专用章使用管理规定 第 13条 8、合同作废 区分已生效合同与未生效合同两种情形： 已加盖公司合同专用章（对方尚未签字盖章） 但合同文本确需作废的，由合同承办单位向公司办 公室提交作废说明，加盖单位印章并经其单位负责 人（重大合同作废须报分管副总裁级公司领导）确 认后提供相应份数的合同原件，交回公司办公室定 期予以销毁。合同已经各方签订的，按本办法第六 章关于合同解除之规定办理。 - 合同管理办法 第 35条 9、补充协议如何确定级别 要求：合同的解除（或变更）须签订补充协议，其 审批、签订和履行按照原合同级别标准执行。 - 合同管理办法 第 36条 10、通用版本的合同审核 现状：业务部门需要与多家单位分别签订同一类合 同，这类合同除对方单位名称不同外，其余条款均 一致。 要求：可针对该通用版本的合同模板提交合同审批 流程，并于合同审批流程中（合同概要）说明此为 通用版本合同，后续须反复使用。审核流程结束后 ，承办人可持该审批单对上述的同类合同进行多次 用章。 谢 谢！