宣传物料管理办法

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1、公司企划物料管理办法第一章总则第一条 为规范公司企划部宣传物料用品的计划、 购买、领用、维护、 报废 等管理，特制定本办法。第二条公司行政人事部为管理部门，负责审查及监控企划部宣传物 料的申 购及使用情况，负责企划物料的验收、发放和管理等工作。第三条财务部负责企划物料费用的监控。第四条 使用部门和个人负责企划物料的日常保养、维护及管理。第五条本办法所指企划物料包括：1. 耐用品：桌椅板凳、首响、展板、条幅、指不牌、桌布、警戒栏、笔记本、 无线 信号发射器等。2. 低值易耗品：单页、手册、刊物、各类登记表、资料袋、文化衫等。 第二章企划物料的日常管理流程与工作标准为明确职责分工，梳理、规范企划部

2、宣传物料日常操作步骤，有效 管理和 使用公司的宣传物料；规范公司宣传物料的采购、保管、发放、 使用等工作， 合理控制宣传物料的使用、消耗和费用支出，降低公司宣 传物料的费用和经营 成本；逐步实现公司管理的规范化、标准化和程序第一条 宣传物料日常管理流程图开始审批否传物是料审批审核釆权限外领审核濒用申节用权限内与便h叔限外W传市批少核物权限内料I g一报废仪卜珅报6-领8.报废审查结束采购？审核2旦 传 物 料 管 理 制 ，叟 建 设宣传物料日常管理流程行政人员企划部门编写人签发人签发口期主办部门行政人事部流程名称3.宣传物料申购总经理分管副总权限外权尿内1.拟也宣传物料仃常管理制度执行口传物

3、料M常管理制度7.监督宣传物料使用 “2.统计宣传物料库存5宣传物料验收入库肓传物料报废申请宣传物料发放4.宣传物料采购宣传物料便用宣传物料需求阶段节点工作执行标准宣传 物料 管理 制度 建设1(1) 仃政人贝调杳、收集相关企业或优秀企业的旦传物料日常管理制度(2) 结合本企业的文化和实际情况，拟定适合本企业的宣传物料日常 管理制度宣传物料采购2(1) 汇总企划部或其他部门的宣传物料需求(2) 盘点宣传物料库存、填写宣传物料米购单3宣传物料申购管理流程参照第一章“宣传物料申购管理流程与工作标 准”4(1) 宣传物料采购流程参照第四章“宣传物料管理流程与工作标准(2) 宣传物料比价管理流程参照第

4、五章” 宣传物料比价管理流程与工作标准”5宣传物料验收入库流程参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作标 准”领用与使用6(1) 仃政人贝对旦传物料领用申请进仃申查(2) 宣传物料领用管理流程参照第七章 “宣传物料领用管理流程及工作标准”7(1) 明确公共办公用品的保管人与责任人(2) 监督、调查的内容包括宣传物料领用单与宣传物料台帐、宣传物 料申请书与宣传物料实际使用情况、宣传物料领用登记表与实际用品登记表等企划物料报废8(1) 核对宣传物料报废申请表填写是否止确，是否已经主管审批(2) 调查报废申请情况是否属实9(1) 检杳宣传物料报废申请单是否已经分管副总及总经理审批(2) 对经过报废申请

5、审批的宣传物料进行出售或销毁处理(3) 登记已作报废处理的宣传物料的名称、编号、报废日期、处理方 式等第一条 宣传物料申购管理流程图宣传物料申购管理流程主办部门 行政人事部 流程名称总经理分管副总 行政人员财务部需求统12.填统写计宣传物料采企划部开始）采购申请料需购求需求支付方式物料采购7,采购宣传物料（结束）编写人 签发人 签发日期根据公司目前现状，宣传物料的使用部门主要是企划部，且企划部 正直组建初期。建议采购清单费用预算审批均需总经理批复。试行三个 月后，分管副总可直接审批费用预算在 1000元以下（含 1000 元）采购 清单。费用预算超过 1000 元除分管副总审查后另需总经理审批

6、后方可借 支、采 购。费用借支环节参照公司费用借支制度执行阶段点工作执仃标准宣传 物料 需求 统计1企划部填写并提交宣传物料需求单2(1)行政人员统计宣传物料米购需求(2 )对库存物料统计，结合需求，确定需米购物料的类别、数量采购 申请3(1) 根据米购需求统计结果，填写宣传物料米购活单(2) 将采购活单递交至分管副总及总经理审批费用 预算勺审批4(1) 根据分管副总和总经理审批确认的宣传物料采购活单，对各类宣传物料进行市场询价(2) 至少确定3家供应冏，对供应冏的价格进行对比分析5(1)根据供应冏报价统计费用预算(2 )编制详细的宣传物料预算表进行申核，确认数据无误6(1) 财务部核对各项宣

7、传物料的数量与单价是否符合实际(2) 对行政部提交的预算表进行申核，确认数据无误宣传物料采购7(1) 行政人员根据审核通过的宣传物料米购活单及预算表，将米购任务分配给相应的采购人员(2) 米购流程参照第四章“宣传物料米购管理流程与工作标准”物料采购需求单填表说明：申请部门请认真详细填写表格白色部分（如不明细将可能造成延误）；采购部门（专员）负责填写表格灰色部分内容;申请部门负责人签字:分管副总审批:行政人事部核价:总经理审批:第一条宣传物料采购管理流程图主办部门 行政人事部 流程名分管副总宣传物料采购管理流程行政人事部 财务部开始指定采购计划1.统计宣传物料采购需求审批2制定宣传物料采选购宣传

8、物料划 洽谈价格3.比价及筛选供应商.选购物品审批4.洽谈价格支付货款宣传物料验收入库购计划编写人签发人签发日期阶段节点工作执行标准制定 米购 计划1(1) 根据企划部的宣传物料需求表，统计宣传物料米购需求(2) 编制宣传物料米购需求表2(1) 根据宣传物料米购需求表，制定宣传物料米购计划(2) 米购计划的内容包括供应商信息调查、米购时间、米购人员、采 购方式、采购预算等选购 宣传 物料3(1) 根据审批通过的米购计划，参与比价与筛选供应冏(2) 比价管理流程参照第五章“宣传物料比价管理流程与工作标 准”洽谈 价格4(1) 根据供应冏报价，结合以往米购价格，进行价格洽谈(2) 确定各项需米购宣

9、传物料的价格宣传 物料 验收 入库5(1) 在规定时间内提货(2) 保证宣传物料及时送达6(1) 检查所采购宣传物料的质量，及时发现质量问题(2) 对无质量问题的宣传物料进行统计(3) 宣传物料验收入库可参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作 标准”7(1) 核对确认待入库办公物品的数量、种类、及时记录多购或少购的 情况，并进行处理(2) 登记宣传物料的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信 息第一条宣传物料比价管理流程图行政人事部主办部门流程名宣传物料比价管理流程采分购管人副员总行政人事部开始收集价格信息提供信息1.收集供应商价格产品价格比较洽谈并确定价格及供应商阶段节点工作执仃标准收集 价

10、格 信息1 收集供应冏价格信息(2)确定供应冏的资质写信 管2根据所收集供应商的信息及米购人员提供的信息，初步筛选信餐 好、价格合理的供应冏产品 及价格 比较3对初步筛选的供应冏的广品进行质量、规格方面的比较，如将价格范围 的办公用品的质量进行比较4对不同供应商质量或规格的办公用品进行价格对比，将各供应冏核:价 格局低顺序进行排歹0洽谈并 确定 价格 与供 应冏5根据各供应商的信誉、质量与报价，结合企业米购预算，在米购人员的协 助配合下与供应冏洽谈价格6(1) 根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应冏(2) 将候选供应冏及报价交分管副总审批7经分管副总审批，确定采购供应商弟一条宣传物料验收入库流

11、程图主办部门行政人事部流程名宣传物料验收入库流程编写人签发人签发日期传料否采购宣传物料合格?1.验收宣传物料Z退换货足4JP-H-入库凭证5 签收入库于续料宣 入传 库物申 ftLL3魏传物料入幷6.报销宣传物料费用结束公司目前入库环节并未有申批流程，建议开设入库申批流程。入库 登记宣传物料收入、支出、结余明细表。入库人员严格按照入库凭证及 物料领用单出、入库。不定时有总经办抽查。宣传物料出入库明细表:XXXXXX 有限公司1 月份宣传物料品出入库明细表编亏物料名称规格型号单位期初库存本期入库本期出库数量单价金额数量单价金额数量单价金额1只23456789101112131415合计阶段节点工

12、作执仃标准验收 宣传 物料1(1) 对多采购宣传物料进行验收，检查质量，及时发现问题(2) 检查所米购宣传物料的数量，确定数量无误2(1) 如检查发现质量不合格的宣传物料，相关米购人员应与供应商进行 联系(2) 米购人员与供应冏确商品不合格品的退换货处理办法。若退货， 则采购人员需重新进行采购；若换货，则采购人员根据公司换货制度进行操作宣传 物料 入库3(1) 确定质量合格的宣传物料的类别、数量等(2) 活点完毕后将宣传物料入库(3) 填写宣传物料入库登记表4经分管副总确认后，行政人事部开具宣传物料入库凭证5(1) 检查入库登记及审批手续是否已办理完毕(2) 确认后，在宣传物料入库登记表上签字

13、并填写日期报销 宣传 物料 费用6(1) 确认宣传物料入库手续已办理完毕(2) 根据实际情况计算需报销的实际费用(3) 到财务部报销费用物料入库单:公司材料物资入库单供应商： 年 月 日 NO:( )第一条宣传物料领用管理流程主办部门领用申请审批 宣传物料领用 领用登记与记录存档行政人事部批流程名称查审权限内宣传物料领用管理流程开始收到领用通知领用确认领用的宣传物料2. 确认发放的宣传物料3. 登记宣传物料领用与发放信息领用登记签字4. 领用登记签字5. 记录保存与归档结束编写人签发人签发日期阶段工作执仃标准领用 申请 审批1(1) 行政人事部收到宣传物料领用申请后，审查领用申请的真实性(2)

14、 审查无误后确认需领用的宣传物料宣传 物料 领用2确认实际发放的宣传物料及领用人领用 登记勺 记录 存档3登记实际发放的宣传物料的名称、数量，领用人或部门，领用时间，经办人 等信息4(1) 行政部确认宣传物料领用登记表的内容无误(2) 领用人在宣传物料领用登记表上签字确认5(1) 确认宣传物料领用登记表已签字(2) 将亘传物料领用登记表按归档保存物料领用登记表:物料领用申请单:物品领取申请表申请部门物品名称申请数重实领数量用途备注申请人申请时间部门主管分管领导总经理使用注意事项：1、申请人认真填写此表格信息，且根据审批权限批准签字后方可领取。2、申请物品只能用于公司业务，不能私下自己使用。企划部在使用宣传物料时，需加强保管、发放意识。合理有效的控制成本，避 免浪 费。物品发放时针对公司重要物资切实登记，做到账实相符，账目活楚。同时行 政人事 部需认真履行审查和监督的管理职能，严格按照管理办法规范操作。并积极接 受总经办 审查。