ERP系统下物资管理的内部控制

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1、ERP系统下物资管理的内部控制摘要：物资是企业生产运营的基本原材料，也蕴含着企业运营的最基本数据信息。ERP是企业实现规范化、科学化管理的有效系统软件，也蕴含着先进的管理理念。通过ERP系统实现企业物资管理的内部控制，将在很大程度上实现企业整体的信息化管理。本文通过分析当前企业在ERP系统下物资管理的内部控制现状，指出了其中关于观念落后、型号匹配混乱以及配送不及时等几方面问题，在此基础上，从企业部门机构设置、物资型号统一标准以及强化信息传递等方面提出了相应的优化策略，并以A机械公司为例对优化结果进行了说明。关键词： ERP；物资管理；内部控制1 引言在当前信息技术快速发展的时代下，多数企业都进

2、行了全面的信息化建设管理，尤其国内某些大型装备制造企业。以企业资源计划（Enterprise Resource Planning, ERP）为代表的各类信息化管理系统也得到了快速发展应用，ERP系统的运用实施不但在管理方法方面为企业整体注入了科学的管理思想，在物资管理的内部控制方面也实现了较好的实时动态跟踪1。通过ERP系统在物资管理方面的有效应用，在很大程度上有助于加强企业内部物资管理的系统性和规范性，同时为企业有效降低内部物资供给与消耗之间的不协调提供了有力工具。然而，随着ERP系统在企业中的不断深入推进，以及相关物资控制管理理论与企业实际业务更高层次平的结合，在ERP系统下的企业物资管理

3、控制逐渐显现出了一些问题，如企业信息化建设与传统物资管理观念的冲突，物资管理的型号、数量混乱以及物资配送的齐套性和准时性不高等2。这些问题的出现，大多是因为系统应用过程中与企业实际业务的信息不对称导致，要实现企业物资信息化管理有效的内部控制，还需要对这些问题进行较好的梳理和分析，并制定有效的解决措施。2 ERP系统下物资管理的内部控制现状分析国内大多数企业在进行信息化建设之前，基本都有一套适合企业自身的管理方式，也叫企业文化。这种文化决定了企业多年管理习惯在企业领导和员工工作观念中的影响力，因此在实施ERP之后，要从根本上改变这些习惯是需要较长时间去磨合的。在企业物资管理方面，本文将从物资信息

4、化管理观念滞后、物资管理混乱以及物资配送成套性和及时性不高三个方面去分析当前ERP系统性关于物资管理出现的相关问题。2.1 物资信息化管理观念滞后当前，在实施ERP系统的企业中，有些企业并没有真正认识到信息化系统对于企业物资管理的重要性，也没有认识到其中的有效性。许多企业内部物资管理人员仍然受传统管理思想的影响，对于ERP这种规范化的信息化管理方式保持抵触和排斥心理，不愿意改变多年的管理习惯去接受一种新型的管理方式，而且随着ERP的不断实施，这种抵触心理也逐渐被放大，导致ERP系统在物资管理的内部控制方面无法与企业业务进行更深层次的结合3。另一方面，一些公司的管理层对于ERP系统的物资管理功能

5、并没有理解到位，在实施ERP系统之后，对于企业业务层的相关理论知识传播不全面、不准确，造成企业业务层与管理层之间对于物资内部控制管理在ERP环境中的理解不对称，很大程度上降低了ERP系统管理企业物资的效率水平4。同时，多数企业领导对于企业内部物资的信息化管理过程并没有进行有效的监督管理，没有从根本上通过ERP系统的实施改变企业传统的物资管理思想，这也在很大程度上决定了企业ERP环境中物资控制管理效果的不理想现状。2.2 物资管理混乱（1）同一种物资，多种型号在ERP实施之前，许多公司在物资的型号和数量等基本信息的管理方面一直保持着比较传统的表格统计方式，甚至有些企业还通过纸质材料查阅物资编码，

6、效率比较低下。在这样的物资管理过程中，许多企业由于企业内部部门结构的调整，或者业务领域的重新划分导致部分物资在型号制定方面出现了一些标准方面的不一致，例如，有些物资的型号在编写方面采用了部门的名称缩写，而在企业内部业务或者整体结构调整之后，这部分物资被划分到另一个部门的业务范围内，为方便统一管理，在物资的型号标准制定方面根据现有部门进行了调整，而在企业全面实施ERP系统之后，在对企业内部物资进行查询分类时，则出现了同一物资，多种型号并存的现象，大大影响了企业物资的正常查询效率和准确性。以国内A机械制造公司为例，A机械公司由于以往的内部业务调整，在ERP实施之后，某些物资在系统查询过程中出现了同

7、一种物资多个型号并存的混乱问题，如表1所示表1 A机械制造公司ERP物资多型号并存情况编号物资名称实际物资型号ERP物资型号1聚酯撞块SUC8143-13007LSUV8143-13007L； SUC8143-13007L2电动机断路器GV2ME07CGV2ME07C；GT1ME07C3接触器LV1D09BDCLV1D09BDC；LV2D09BDC4球阀HSK-A63-MEGA20N-105HSK-A63-MEGA20N-1055C型槽FONBC 20-12FONBC 20-126拖链SP 18000-D90SP 18000-D907小刀夹SUC8275-71032LSUV8275-71032

8、L；SUC8275-71032L8刀盘SR351-RN28DWST351-RN28DW；SR351-RN28DW9倒角钻PCF08-02PCF08-0210弹簧刀柄QLPY215-0437-TZ-PQLPY215-0437-TZ-P在表1中，由于A机械制造公司之前的业务划分调整，导致某些物资在改变归属管理部门的时候，根据工作需要，适当调整了部分部门缩写，而在全面实施ERP系统之后，各部门在ERP系统中录入物资型号的时候，没有充分考虑物资重复问题，导致最终系统查询时出现一种物资多种型号并存的现象，如表1中聚酯撞块，实际物资型号为SUC8143-13007L，而ERP系统查询出现SUV8143-1

9、3007L和SUC8143-13007L并存，还有电动机断路器、接触器、小刀夹以及刀盘，都是这种情况，这必然会导致物资查询检索的效率低下问题。（2）同一种型号，多种物资由于企业内部业务调整，部分物资在转移到其他部门管理的过程中，原有部门为工作方便，将原有型号编写规则匹配到新进物资，甚至直接使用到新物资型号编码中，导致在ERP系统实施之后，系统查询中出现一种型号对应多种物资的混乱情况。具体如表2所示。表2 A机械制造公司ERP一种型号对应多物资的情况编号物资型号实际物资名称ERP物资名称1SUC8205-71015L有机玻璃有机玻璃；门锁2SYTD-2-14YXd14密封圈YXd14密封圈；尼龙

10、支架3G51-2O型圈O型圈；直角二通接头4FXS-10电磁换向阀电磁换向阀5VP30-FA3/3HP-4P电机泵组电机泵组6SP 18000-D90容积式分油器容积式分油器7SUC8116A-16004L型号标牌型号标牌8CTSTMCKNL-030残压释放阀残压释放阀；高柔性屏蔽缆9HTD-760-8M-30迷你空压机迷你空压机；油雾处理器10PD041Z-SE平面直角接头平面直角接头在表2中，物资型号为SUC8205-71015L、SYTD-2-14、G51-2、CTSTMCKNL-030以及HTD-760-8M-30的物资，由于部门结构调整，业务归属划分变化，物资由一个部门转移到另一个部

11、门，然而部门之间为工作方便，均使用了原有物资的编码方式，甚至原有编码，导致A公司在实施ERP系统之后，录入系统的型号出现一种物资型号对应多种物资名称的混乱现象，如型号为SUC8205-71015L的物资在转移到新部门之后对应的实际物资为有机玻璃，但是原部门在工作中并没有取消此型号编码，而且匹配到门锁这类物资，进而导致ERP系统查询该型号时，物资名称出现有机玻璃和门锁并存的现象，这不但降低了系统查询效率，还导致了系统物资的查询混乱问题。2.3 物资配送齐套性和及时性不高在大多数企业中，为保证生产计划的连续性，厂内物资从仓库到生产线的运输配送过程均要求物资的齐套性和及时性，尤其对于大型装备制造企业

12、，由于生产工艺比较复杂，灵活性较高，对于物资配送的齐套性和及时性要求更高。在ERP实施之前，许多企业对于物资配送过程中的齐套性要求往往是根据生产技术人员的经验来确定，按照产品的生产工艺顺序制定相应的物资配送清单并规定需求时间，再由库房按清单配备物资进行及时配送。在实施ERP系统之后，配送物资清单均从系统中自动打印生成，缺乏相应的工艺顺序，而库房物资管理人员由于缺乏产品生产工艺的相关知识，经常出现物资配送种类或数量缺失问题，导致物资配送齐套性控制不好，而耽误车间正常的生产计划安排。另一方面，大多数企业目前并没有规范的物资配送部门或者机构，因而在实施ERP之后系统中没有设置相应的物资配送功能模块，

13、从而对于物资配送的齐套性和及时性控制缺乏相应的信息化管理，导致较多企业目前ERP系统下物资配送齐套性和及时性不高的现状。3 ERP系统下物资管理的内部控制优化策略针对以上指出的目前大多数企业在实施ERP系统之后，关于物资管理的内部控制出现的几方面问题，本文将从企业组织结构调整、同一物资型号标识以及强化信息传递机制三个方面，提出关于物资管理的有效内部控制优化策略，具体如下。3.1 完善物资管理机构，推进ERP全面建设首先，针对当前一些企业对于物资信息化管理重要性认识不足的现状，企业应该在组织架构方面设置相应的物资内部控制管理机构。在功能方面，要实现物资内部控制管理机构集物资供应、物资采购、物资仓

14、储以及物资配送等功能于一体，从而保证企业内部物资管理的规范化和制度化。其次，在系统管理模块设置方面，以新的组织架构为基础，在ERP系统中设置相应的物资内部控制管理子系统，并根据业务领域分别设置物资供应管理模块、物资采购管理模块、物资仓储管理模块以及物资配送管理模块，以此来实现企业内部物资管理的系统化和集成化。以A机械制造公司为例，A机械公司在物资管理机构和ERP系统建设方面的优化策略如如图1所示。图1 A机械公司物资管理机构和ERP建设优化情况3.2 统一物资型号标准针对以上关于物资管理混乱现状的讨论分析，综合考虑物资名称和型号匹配的混乱问题，必须统一物资型号标准才能充分发挥ERP系统的标准化

15、管理功能。首先，在ERP实施之前，公司可以专门建立的物资内部控制管理机构为主要负责部门，将各部门或单位负责的物资及业务统一梳理，并进行集中管理，将其中涉及到的物资名称冲突和型号冲突问题进行综合整理，结合各部门相关业务人员进行重新编号，设定型号标识，并按工艺顺序一一与各物资名称进行匹配，为物资的标准化管理和物资配送的成套性控制提供健全的数据基础。其次，在ERP系统的设计中，要设置关于相同型号或物资名称录入的冲突提示，限制相同信息的录入，规范化系统物资与型号信息匹配的同时，也确保系统物资信息的准确性和唯一性。最后，以实施ERP系统为契机，将公司所有的物资按照各部门业务需求和管理进行系统性的严格划分

16、，表示出物资与所属部门之间联系的同时，也要有效区分不同部门物资之间的区别。在这方面，A机械公司根据企业自身业务情况，将需求物资首先按采购物资和外协加工物资进行划分，其中采购物资按供应商提供的物资型号，加本单位或部门的名称缩写作为前缀，实现采购物资的统一标准管理；对于外协加工物资，A机械公司按产品的加工工艺顺序，结合单位或部门的名称缩写进行统一编号。通过以上方法，可以较好的实现物资型号的统一管理，以表1物资数据为例，对型号进行统一之后，如表3所示：表3 A机械公司物资型号统一情况分类物资名称型号统一前型号统一后外购物资小刀夹SUV8275-71032L；SUC8275-71032LBW- SUV

17、8275-71032L 电动机断路器GV2ME07C；GT1ME07CBW-GV2ME07C弹簧刀柄QLPY215-0437-TZ-PBW-QLPY215-0437-TZ-P球阀HSK-A63-MEGA20N-105BW-HSK-A63-MEGA20N-105倒角钻PCF08-02BW-PCF08-02拖链SP 18000-D90BW-SP 18000-D90外协物资聚酯撞块SUV8143-13007L； SUC8143-13007L BW-SUV8143-13007L刀盘ST351-RN28DW；SR351-RN28DWBW- ST351-RN28DWC型槽FONBC 20-12BW-FON

18、BC 20-12接触器LV1D09BDC；LV2D09BDC BW-LV2 D09BDC 从表3可以看出，在物资型号统一优化之后，A公司按外购和外协对物资进行了整体分类，以电动机断路器为例，该物资属于外购件，在与业务调整前后两部门的业务人员进行核之后，确认该物资的当前编号为GV2ME07C，然后按单位缩写BW为电动机断路器进行统一标号，即为最终ERP系统中查询到的唯一的BW-GV2ME07C。3.3 强化部门之间的信息传递机制针对物资配送及时性不高的问题，应该主要从生产部门与库房之间的信息传递方面来加强。在企业中，物资信息的传递方向一般是从库房传向生产部门，由供给方向需求方传递。所以企业应该通

19、过新成立的物资内部控制管理机构，以ERP系统为载体，与企业的市场部门、生产部门以及仓储部门建立紧密的信息共享机制。通过物资内部控制管理机构，对市场部门反馈的市场需求信息进行快速获取，充分了解当前的市场需求状况，并以此与生产部门进行生产计划的核对，确定企业当前消耗量较高的物资种类，以此来协调仓储部门与生产部门之间的物资配送及时性问题。另一方面，物资内部控制管理机构还可以通过ERP系统及时了解到物资库存水平与供应商供货情况之间的信息，通过生产部门、市场部门反馈的需求信息来确定企业物资库存水平，并以此预测计算出物资安全库存量，通过将企业ERP系统与供应商管理系统相集成，实现供应商对于企业物资库存信息

20、及时了解，并根据预测计算结果制定供货计划，保证供货数量的准确性和供货的及时性。由此可以看出，数据和信息对于企业的整体运营状况是至关重要的，物资信息是企业最基础的数据。企业实施 ERP并不是信息化建设的最终目的，通过ERP系统的实施实现各部门、各业务功能的有效集成，保证企业基本物资数据的有效性，并从中提炼出有用的知识信息，才是促进企业实现全面信息化管理的主要途径。参考文献：1 李会. 基于ERP 视角下仓储管理物料编码的问题及其对策研究J.青年与社会，2014，01（12）：25-292 王颖. ERP 环境下的公司内部控制J.现代商业，2014，03（34）：145-1493 汪玉香. ERP系统下的物资供应计划管理J.经济师，2014，06（23）：45-494 Dirk Peters Jorge Marx Gmez. A Conceptual Model for Adaptive ERP CoursesJ. Procedia Technology, 2013,23(12):213-219