基层单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的制定

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1、基层单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的制定 龙期刊网 :/.qikan. 基层单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的制定 雷月齐 现代装饰理论2023年第04期 2023年12月18日，国家档案局第8号令发布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，规定的发布实行，不仅对机关正确界定文件材料的价值，准确划分文书档案的保管期限，按时开展档案价值鉴定工作发挥重要作用，而且对推动国家档案资建立，促进档案根底业务建立将是一个强有力的推动。笔者将根据规定的要求，结合本人的工作经历，谈谈基层单位档案部门在制定文件材料归档范围和文书档案保管期限表时应注意的几个问题以及如何划分范围与期限的一点

2、体会。 文件材料的归档范围，是档案人员在工作中遇到的首要问题。在确定归档范围后，还要确定文书档案的保管期限。如何确定，确定的根据是什么？目前，各单位确定文书档案保管期限的根据是2023年国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定以下简称规定，然而，再周详的保管期限表也不能囊括所有档案文件材料，那么，基层单位如何正确界定文件材料归档范围以及准确划分档案保管期限，现就我的个人工作经历，谈一些体会。 1.制定文件材料归档范围应表达本单位的主体地位 不同类型的单位，职能是不一样的，形成的文件材料也就有着千差万别。规定中设定的归档范围也不可能对应每一个单位、每一种文件材料。所以基层单位

3、在制定文件材料归档范围时，要注意突出本单位的主体地位，以反映本单位职能活动形成的文件材料为主，因此类材料记载了本单位各项活动，反映了本单位的根本相貌。假设这些文件少收或者漏收了，以后很可能就无处寻觅，无法弥补，以致无从考辨单位职能与组织构造的变化。第二，要注意与单位内部各部门共同研究，广泛听取内部意见，分门别类，分清哪些需要归档，哪些不需要归档。第三，规定中的归档范围只是对一些共性的文件材料作出规定，如行政管理、党群工作、人事任免等等，而对各单位业务文件的归档范围的规定比拟笼统。因此，在制定本单位文件材料的归档范围时，切不可照搬国家的规定，应注意结合单位的工作实际情况，如单位属建立主管部门，在

4、制定时，应补充有关质量监视、平安监视、建立工程管理、建立市场管理等方面的文件材料，这样才能确保在界定归档范围时有章可依，归档的文件材料完好、准确。 2.确定文书档案保管期限要抓要点 在划分归档文件材料的保管期限要抓要点。第1个分析p 要点是归档文件的责任者。在内容一样、文种一样的情况下，本单位责任者形成的本行业文件材料比外单位责任者形成的本行业文件材料保管期限要长一个档次，一般外单位形成的属本单位主管业务的文件材料，应在本单龙期刊网 :/.qikan. 位归档，但保管期限短。同时要注意分析p 归档文件责任者的级别：归档文件分为本级责任者、上级责任者、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管

5、期限相对较长；上级形成的文件材料比下级形成的文件材料的保管期限要长。同时还要考虑发文机关的级别是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。再是要分析p 归档文件的责任者是多个还是单个，只要有本单位责任者其保管期限相对较长。假设是多个责任者还要区分本单位是主办单位还是协办单位。如本单位是主办单位，那么视为本单位单独发文来划分保管期限；如本单位是协办单位，那么比本单位单独发文的保管洗钱要短。 第2个分析p 要点是归档文件的内容。确定档案保管期限最重要的是分析p 归档文件的内容。归档内容为“重要的”，其保管期限宜长。所谓“重要的”应该从以下3个方面进展分析p ：1分析p 归档文件的内容是否

6、本单位的主要职能，是否反映本单位的主要工作活动，是否具有代表性；2分析p 归档文件的内容是否反映了本单位的工作根本相貌；3分析p 归档文件是否反映本单位的经济关系，如产权、债权等，一般根据时间的长短来分析p 。四是分析p 归档文件是否涉及到个人利益：按照归档文件涉及个人利益要从长的原那么，归档文件涉及到本单位人员较重要的个人利益，如学历、入党等，领导职务的任免、机构成立等，一般应作永久保管。 第3个分析p 要点是归档文件的形式。归档文件保管期限的划分还应该要注意分析p 文件的权威性、标准性和珍贵性。1分析p 归档文件的文种，一般具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，指

7、定由本单位执行的，那么比日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还是要根据文件的内容来进一步分析p 其保管期限。2分析p 归档文件的稿本，一般正本比副本、草稿、草案的保管期限长，但是要注意的是，假设一些重要文件经过反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿都很重要，一般要附在正本的后面。3分析p 归档文件的珍贵性。有重要领导、著名人士的题词、签字等归档文件，具有权威性跟纪念价值的，可做永久保存。 3.归档范围跟期限表的制定应该明确和细化 在归档的实际过程中，作为界定文件材料是否归档和保管期限的长短的指导性文件，文件材料归档范围和档案保管期限表应该明确、详细。 文件材料归档范围和档案保管期限表，虽然不是越细越好，也不可能做到面面俱到，但也应该要适当的细化，明确每一类别的范围与期限。条款明确，与单位形成的档案相对应，可操作性较强，能进步归档鉴定与保管期限划分的工作效率。二是方便档案的及时处理，有利于档案保管流程的畅通。该归档的归档，该短那么短，该长那么长，该销毁的销毁，不会造成积存。要注意的是进展档案销毁时，除跟从档案保管期限表，也应遵从档案销毁的制度，防止过早销毁或错误销毁。 4.结语 第 5 页 共 5 页