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1、某醫院醫療資源管理系統專案某醫院醫療資源管理系統專案計劃計劃-電子公文的改善與規劃電子公文的改善與規劃義義 守守 大大 學學 醫醫 務務 管管 理理 學學 系系學學 生生 實實 習習 專專 題題 報報 告告 http:/ n目標醫院其願景為成為第一流的重症醫學中心，並以提昇醫療品質、培養卓越文化做為使命，而完整的電子公文系統應該是達成這兩項使用的重要基本因素。n而醫院的電子公文系統從購置、策劃至修改、測試才五個月不到的時間，至今仍為測試階段，對於常接觸公文者對於電子公文系統有許多的期許。專案製作工具專案製作工具 n本專案採用之製作方法主要有兩種，分述如下：文獻分析法一般電子公文資料:政府機構、
2、學校電子公文相關資料。該院電子公文相關記錄：會議記錄、電子公文教育訓練的Power Point。訪談法訪談之對象為參與電子公文之重要決策或相關執行人員，做更深入了解，所得資料正確性、可信度及全面性也較高。專案內容專案內容http:/ 1.1 流程介紹流程介紹1.2 1.2 紙本公文使用上困擾紙本公文使用上困擾 n公文傳送時間不易掌控與時效性低。n公文存取及搜尋不便。n加會簽不便。n公文傳送流程不易管理。二、電子公文二、電子公文n電子公文系統：一套軟體程式，將傳統人工公文作業轉換為電子化，一切作業（公文編制、傳遞）皆由電腦來完成，此電腦化之公文系統稱之。n電子公文從系統來看公文內容本身。公文傳送
3、流程。n電子公文對象來看醫院內部。醫院外部。n目標醫院的電子公文:目標醫院當初在設計電子公文流程時，是依照紙本公文的傳送流程下去設計的，因此電子公文流程與紙本公文流程之間是沒有任何顯著差異。2.1 2.1 介紹介紹電子公文的優缺點電子公文的優缺點 優點 針對電子公文系統相對於傳統公文系統所產生的優勢如下：1.公文傳送時間易於掌控。2.公文時效性高。3.公文傳送流程易於管理。4.公文收發方便性好。5.公文遺失率低。6.公文保存空間小。7.公文存取與搜尋便利性高。缺點 公文作業中最複雜的部分為文件之傳遞及流程的管理，同時也是電子化作業之困難點所在：1.文件之傳遞順序。2.動態新增工作。3.掌握文件
4、狀態。4.幕僚處理文件。5.幕僚單位作業流程。三、目標醫院三、目標醫院n向某區域醫院購置且院方擁有50向賣方提出客製化需求。同是區域醫院。向廠商購置成本高，且不一定符合需求。n由於是購置，所以並非完全符合目標醫院需求，所以必須院內逐步修改。初步之修改由院長室及資訊處負責測試。即將上線時，再由高階主管參與測試。過程中每隔一段時間需報告並教育訓練。使各單位人員了解電子公文之進度及使用方式。提出問題與意見，並予以解決、修改。n在實習之初，目標醫院電子公文已有大致上的雛形，也是之後所稱的第二版電子公文。3.13.1第一版電子公文第一版電子公文3.23.2電子公文的改善電子公文的改善http:/ Wor
5、d功能建立夾帶“傳閱附加文件”功能尚未改善部分 待審表單功能出現錯誤收文附件功能出現錯誤加會簽流程出現錯誤簽核表單與拒絕表單出現多餘選擇欄建議部分建議精簡化電子公文流程結論結論n11項問題與建議的提出：包含了功能、系統，及流程。成效：Key word 功能建立。夾帶“傳閱附加文件”功能建立。系統錯誤修正。電子公文流程精簡化。其餘皆因實習結束，未能持續追蹤。n公文管理的發展流程：紙本公文第一版電子公文第二版電子公文目標醫院電子公文。n電子公文實行的必要性及急迫性：更正紙本的缺失：存取不易。容易壓文。收發不便。容易遺失。加會簽繁雜。n於2007年3月12日追蹤得知，第二版電子公文已正式上線。謝謝聆聽謝謝聆聽請多指教請多指教感謝院長室與資訊處協助感謝院長室與資訊處協助及指導教授之指導及指導教授之指導http:/
某医院医疗资源管理系统专案计划电子公文的改善与规划
