费用报销管理办法

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1、河南省国龙置业有限公司费用报销管理办法第一章 总 则第一条 为进一步规范公司费用管理工作，有效降低运营成本，提升公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出压下来，特制定本制度，指导、监督费用开支。这里的费用是指公司除成本以外的所有费用第二条 本办法适用于国龙置业公司本部及所属子公司，以及其他有实际控制权的公司。（以下统称各公司）。第三条 公司财务管理部负责本制度的制定及修订，下属各单位负责按照制度执行第二章 费用管理及报销第四条 所有费用支出前必须有尽量详细的预算和申请手续，严格控制预算外、申请额度外和超标准费用的费用开支。公司

2、各经营单位、各职能部门根据下月工作计划制定本部门费用开支预算，经公司审批后于当月23日下午下班前将下月预算报至财务部。因未及时申报资金预算影响公司业务的由该部门负责人承担相应责任。第五条 根据公司授权，各经营单位项目经理、各职能部门负责人对计划内费用开支的审批具有相应权限。费用预算由当事人或费用发生部门申请，并确保真实性、合理性；各经营单位项目经理、职能部门负责人或授权人审查确认，并确保真实性、合理性。第六条 凡超预算或预算外的开支，一律报公司领导审批后支付。第七条 费用审批、报销流程：报销人部门负责人审核公司领导联签财务部长审核主管会计审核制证出纳审核付款第八条 费用报销时间规定1. 为保证

3、会计核算的正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支。所有费用应于发生之日起十日内（出差人员自返回之日起计算）报销（以费用票据粘贴完毕经部门负责人审核签字并提交费用会计为准），每迟报一天按报销金额的1%扣罚。因出差等原因，超出报支日期的应写明情况。特殊情况：手机费、电话费、电费、水费等当月费用次月报支。2. 财务部每周受理报销单据时间为周二、周四（每月25日之后-次月6日之前不再受理），除规定的时间外，原则上不受理。3. 各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象。第九条 费用报销规范要求1. 费用报销单据必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘

4、贴附件，不得使用订书钉、大头针、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。2. 报销费用必须以合理、合法、真实的原始凭证为依据，3. 合法的原始凭证是指：套印有税务部门监制章的发票或套印有财政部票据监制章和解放军总后勤票据监制章的票据；行政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票据；国家交通、水电等部门的专用票据。4. 取得合法原始凭证时（包括定额发票），应要求对方单位如实填写并符合以下基本要求：准确填写付款单位的全称及付款日期；详细填写经济业务内容、单位、数量、单价、金额不允许涂改，大小写必须相符。票据上必须加盖有对方单位的“发票专用章”或“财务专用章”,且有收款人签名(或盖章)；

5、购物发票中出现购“办公用品”、“计算机配件”、“书籍”等，必须附有加盖与票面相同印章的购货清单和验收手续。5. 取得的原始凭证不符合上述基本要求，出现以下情况，财务部一律不予报销：发票或收款凭证有涂改、挖补或模糊不清；购物发票与验收单在数量、金额上不相符；发票或收款凭证的收款项目与收款单位经营范围不相符；发票或收款凭证属过期停用或伪造的；以合法票据抵付不合法票据的。6. 原始凭证不得涂抹、刮擦，内容和项目必须齐全，对小票较多的单据，可按类别分层次粘贴在报销单据粘贴单上。7. 费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销；8. 费用报销经手人适用从高原则。如招待费，在

6、参加人员中，应由其中最高级别的人员填制费用报销单报销。第十条 费用报销分类管理及报销单据：1. 邮寄费、电话费、宽带使用费适用单据：费用报销单所附单据：发票 2. 培训费、报刊费适用单据：费用报销单所附单据：发票3. 维修费适用单据：费用报销单所附单据：发票、已经签批的工作请示单4. 市内交通费：包括市内公交费、出租车费。适用单据：费用报销单所附单据：发票、市内交通费明细单5. 差旅费适用单据：费用报销单所附单据：发票、已经签批的出差申请单6. 车辆使用费1) 市内加油费、保养费、保险费、年检费、洗车费适用单据：费用报销单所附单据：发票2) 修理费适用单据：费用报销单所附单据：发票、已经签批的

7、工作请示单3) 长途加油费、过路过桥费、停车费适用单据：费用报销单所附单据：发票、派车单7. 租赁费适用单据：费用报销单所附单据：发票8. 招待费适用单据：费用报销单所附单据：发票、业务招待费申请单9. 会务费：适用单据：费用报销单所附单据：发票、已经签批的工作请示单、会议邀请函副本10. 证照年检费适用单据：费用报销单所附单据：发票第十一条 主要费用管理1 差旅费1） 出差种类（1） 临时出差人员：即由公司派往现工作地点以外（不含境外）地区公干，并且在外地连续工作时间不超过壹个月的员工。（2） 长期出差人员：即由公司派往现工作地点以外（不含境外）地区公干，并且在外地工作连续时间超过壹个月，不

8、满叁个月的员工。2） 出差申报程序（1） 出差人出差前需填出差任务书，经批准后，作为借支和报销的依据。（2） 一般员工出差，由部门负责人批准，分管副总审批。（3） 部门负责人出差，由分管副总、董事长批准。（4） 公司高管出差，由董事长批准。（5） 出差借支现金的根据出差审批权限进行审批，经财务总监、董事长签后，方能到财务部支取。3） 出差人员订票程序（1） 出差人员须持出差任务书到人力资源部办理订票手续，填写订票明细单；（2） 买火车票的订票费最高不得超过30元，订票费的原始凭据上注明盖章有效的，必须是订票中心公章或财务章。（3） 因个人原因产生的退票费，由个人承担；因公产生的退票费，注明原因

9、，按费用报销程序可实报实销。4） 差旅费的报销标准（1） 两人以上同行出差，可与层级最高者住同一酒店，按层级最高者标准执行，上述住宿标准按间计算。特殊原因超出本规定标准的交通、住宿等费用，须在发生后以书面形式提交总经理、董事长审核批准。（2） 临时出差人员的费用报销a. 临时出差差旅费按公司制定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。b. 出差补贴：含市内交通（出租、公交车费）、餐补等各项费用。c. 城市类别：一类城市：指全国中心城市：北京、天津、上海、重庆、广州及经济特区；二类城市：指除一类城市以外的省会城市三类城市：指除一类和二类城市以外的其他城市。临时出差人员差旅费报销标准 单位：元/天员工

10、级别城市类别可选择交通工具住宿标准出差补贴公司高管一类城市飞机实报实销实报实销中高级员工一类城市火车或汽车30060二类城市24040三类城市18030普通员工一类城市火车或汽车26040二类城市20030三类城市16020（3） 长期出差人员的费用报销a. 长期出差人员按公司制度规定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。b. 长期出差人员的住宿最高标准不得高于临时出差住宿标准的50%。住宿费由被派公司承担，被派公司可视出差时间长短等实际情况解决租房；（4） 出差补贴天数的计算:当天中午12:00以后出差，出差补贴按半天计算；当天中午12:00以前出差回来，出差补贴按半天计算。5） 差旅费报销的

11、其它相关要求（1） 差旅费报销时填写差旅费报销单，粘贴发票，并注明往返时间、起止地点、乘坐的交通工具、订票手续费金额、享受出差补贴的标准、以及其它需单独注明的事项。一次出差到多个目的地的，要列示每个行程的明细路线。（2） 出差报销或借款时，差旅费报销单或借款单后必须附有按照公司相关规定签字完全的出差任务书，财务根据出差任务书核定出差日期并计发差旅补助。（3） 差旅费发票要求：a. 飞机、车船票：票面必须载明日期、往返地点、票面金额，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额），背面应有经办人签名。b. 住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额等。6） 员工培训及

12、开会差旅费报销的相关规定：员工参加异地培训、会议，培训期间或会议期间均不享受出差补贴。7） 所有实习、培训人员，在实习或培训期间，只按公司规定标准发放工资，除有特别规定外，不享受各项出差补贴。8） 差旅费借款的规定：出差人差旅费，原则上由个人垫付后，回单位统一报销。需要借款的，凭出差任务书到财务办理，财务依照“上不清下不借”的原则，按规定办理借款手续。2 车辆使用费1） 使用费包括公司各种车辆在使用过程中发生的各种费用，如加油费、保养费、修理费、保险费、年检费、过路过桥费、停车费等。2） 车辆修理费必须报综合部车管人员审批（正常保养除外），修理费用由综合部车管人员凭审批报告到修理厂结算后在财务

13、部办理报帐手续并登入车辆档案，驾驶员不得自行到修理厂结算费用。3） 市内车辆加油原则上不允许使用现金，使用油料应由行政部统一购买加油卡，填写费用报销单报销。综合部应严格油卡发放手续，按车牌建立相应台帐，每月由车管人员核算上月油耗，按规定进行考核并相应奖惩。长途外出汽车在外加油须开具正式发票，并标注出车事由、时间、起止地点、里程。4） 市内因公用车应由综合部主管车辆负责人批准派出（常配车辆部门由部门负责人批准），司机应登记出车事由、往返里程。5） 到郑州市区以外执行公务的车辆使用实行派车制度，驾驶员凭派车单出车，一趟一单，派车单一式两份，经用车部门负责人、综合部主管车辆负责人签字后，一份综合部主

14、管车辆负责人留存，一份交司机。司机报销过路过桥费、停车费时填写费用报销单，并将该趟出车相关票据统一粘贴在该趟派车单上作为报销附件，按每一趟粘贴完毕并附其后边，经用车人、综合部主管车辆负责人审核签字后，据实报销。6） 保险费、保养费、年检费、车船税等费用根据政府有关部门的要求办理，填写费用报销单，粘贴发票，据实报销。7） 因公发生的过路过桥费、停车费由司机填制费用报销单，粘贴发票，并注明时间、地点等事项，经用车人、综合部主管车辆负责人审核签字后，据实报销。因私发生的各种费用，不得报销。8） 违章罚款：因个人原因违反交通法规的罚款，由个人自行承担，一律不予报销，并应及时缴纳。3 出租车费：1） 公

15、司报销出租车费是为解决员工出差目的地偏远，没有公共交通工具，或执行特别工作，不能或不方便乘坐公共交通工具。员工办事原则上不得乘坐出租车，2） 因公事外出，在行政部车管人员确定无车可派的情况下，需要打出租车应事先报请部门负责人批准。3） 因公加班超过晚间9点之后，可以打出租车。4） 因公外出，携有公司贵重物品，如携有超万元以上现款或携有大件物品，如台式电脑主机等，可以打出租车。5） 遇领导安排的、需紧急办理的事项时，可以打出租车，报销时需说明事由。6） 出差到目的地产生的出租车费及由出差目的地返回出差地产生的出租车费包含在差旅费中，此出租车费不影响当日的出差补助。7） 报销出租车费时，需填写费用

16、报销单，粘贴出租车票，并附上市内交通费明细单，在明细单上注明打车事由、往返地点及金额，财务人员在审核时必须检查出车时间是否吻合及相关事项是否注明。4 移动通讯费用管理1) 公司正职每人每月600元，公司副职每人每月400元，中层干部每人每月200元，普通员工每人每月100元。允许报销手机充值卡。公司正职移动通讯费用由综合部集中交费和报销，其他人员移动通讯费按标准当月报销。各经营单位应将享受移动通讯费补贴人员名单和标准送财务部备案。2) 因工作需要批准外出人员的手机话费，按照差旅费有关管理办法执行。5 合同款项报销1） 咨询、租赁等小额合同一式二份，对方一份，我方一份。财务部在支付这些费用时必须

17、严格审查合同条款，按合同条款规定付款，凡是没有合同的一律不予付款。2） 费用报销时需填写付款申请单，粘贴发票，首次付款还需附上合同复印件。3） 所有费用必须取得国家税务局规定的发票或由财政部门监制的统一事业单位收费收据后，财务方可付款。4） 凡不需招标的小额工程采购合同必须两人以上参与乙方选定及价格谈判，并在合同付款申请单上两人共同签名，否则不予受理。6 招待费1） 费用内容：招待费包括因公请客的餐费招待等开支。2） 为业务或其它需要招待客户时，应先提出申请，填写业务招待费支出申请单，说明事由，预计人数、人均标准、预计金额等内容，按报销权限审批，原则上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先申请的，

18、事后须及时报告有关领导。高层管理以上人员，采取口头申请。3） 在报销招待费时，需填写费用报销单，粘贴发票，并附上经过签批的业务招待费支出申请单（高管除外），凡是在预计金额之内的，按规定程序一事一报；凡超过预计金额的，须书面说明原因批准后才可办理报销手续。4） 发票要求：餐费发票正面必须有消费日期、单位名称和金额，背面必须有经办人签名。定额的餐饮业发票，按规定的标准核实报销。发票上的时间与地点应与业务招待费支出申请单的时间、地点吻合。5） 招待费用报销要件：方式（餐费、礼品等）、目的、集团内参加人员、招待时间等（对于招待人员可以适当描述）。7 办公用品和礼品（含烟酒）1） 办公用品由综合部征求各

19、部门需求，并由具体经办人填写采购申请单，经批准方可采购，没有申请单不予报销。礼品采购由部门根据工作需要提出申请，能由综合部统一采购的原则交综合部采购，特殊情况需自行采购的批准方可实行。2） 办公用品和礼品采购原则上必须两人共同参与采购，业务需要临时采购及其他特殊情况须书面说明原因经批准后才可办理报销手续。3） 办公用品和礼品发票正面必须载明名称、单价、总金额、采购地点，背面必须有两个以上经办人签名，并附有采购之前已签批的申请表。第十二条 费用报销责任界定1. 报销人的责任1) 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。2) 各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整

20、齐（发票正面向上、在粘贴单界线内平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。2. 部门负责人的责任1) 负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在标准之内。2) 对所报销项目的真实性、合理性负责。3. 费用会计的责任1) 负责审查报销单据金额的准确性。2) 负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。3) 审查报销项目审批手续的完整性。4. 财务部部长的责任：负责复核费用会计的审查内容并把控付款。5. 总经理的责任：总经理对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。6. 出纳的责任：1) 负责审查单据的报销金额的准确性。2) 审查报销项目审批手续的完整性。第十三条 处罚办

21、法1. 报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%但不低于100元的罚款。金额巨大或给公司造成巨大经济损失的视情节轻重按公司人事制度规定予以留用查看、辞退除名。触犯法律的移送司法机关。2. 部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%但不低于100元的罚款。3. 费用会计审核不严使公司造成损失的，对费用会计按违规报销金额的5%罚款。4. 财务部部长审查不严使公司造成损失的，对财务部部长按违规报销金额的5%罚款。5. 总经理对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担领导责任。6. 出纳对报销金额大于票据金额的单据付款的，超出部分由出纳承担；在签批手续不完备的情况下予以付款的，由出纳追回款项并对出纳按违规报销金额5%的罚款；7. 国龙置业公司各部门成员或高管到异地所属公司办理事务，产生的食宿费由国龙置业公司报销，当地公司不得列支。第三章 附 则第七条 本办法自发布之日起执行。第八条 本办法由公司财务部负责解释。