如何规范管理电话会议ppt课件

《如何规范管理电话会议ppt课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何规范管理电话会议ppt课件（28页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、 2021 G-NET Systems,Inc.All rights reserved.|1全时会议管理效力全时会议管理效力创 想 空 间 商 务 通 讯效力QUANSHI 会议管理效力 在提供高性价比会议效力的同时 协助您进展更有效的会议管理内 容1 1管理效力的目的管理效力的目的全时如何协助您进展管理2Case Study3会议管理方面的常见问题全时在中国效力已有八年，在这八年中我们看到大量帐号需求及时封锁帐号信息不完好帐号长期未变卦破费大量的精神与user确认费用不能正确运用重要会议得不到有效协助 帐号被盗用时，竟不知道损失是如何呵斥的。运用方式不恰当，呵斥公司本钱的浪费对财务结算、分析

2、带来困扰问题、缺点得不到有效处理问题不能得到及时传送结果不能得到有效反响协助User正确运用保证信息平安管理的目的管理的目的保证效力质量一致性符合财务管理规范会议管理的目的内 容1管理效力的目的全时如何协助您进展管理全时如何协助您进展管理2 2Case Study3全时如何协助您进展管理端到端的效力流程流程全时会议管理中心系统 帐号、组织构造管理 财务分账、对账、出账 效力透明化管理、Case追踪晋级 财务风险预警 帐号平安管理 运用行为控制 定义效力规范SLA 建立与客户间的效力流程 全时内部效力流程经过功能强大的的会议管理系统&端到端的效力流程协助您进展管理。系统：全时会议管理中心全时会议

3、管理中心保证客户个性化需求顺利实施用户运用行为信息平安财务管理效力质量 运用行为记录系统用户数据系统Case追踪系统智能分析系统全时如何协助User正确运用3 运用行为控制 第一次运用会议效力 N方内的会议，运用自建系统 未运用经济接入 大方数会议 开通帐号很久却未运用1运用卡片、桌卡、海报、邮件可定制个性化的卡片、海报及Welcome邮件，方便User运用2培训 个性化培训内容及课件 现场+远程 大客户效力经理提供培训4客户效力站点 快速运用指引 查看接入号 下载Outlook、Notes插件全时如何协助进展平安管理 邮件自动提示Admin 邮件自动提示End User-未运用帐号提示对于一

4、段周期内未运用的帐号，自动提示Admin，Admin可确赖帐号情况后采取相应的动作例如：禁用、删除等，防止此类帐号所带来的财务风险。-会议密码定期更新以邮件的方式提示User更新密码，User单击邮件中的按钮即即可完成更新的过程；Admin可选择强迫更新User密码，或User确认后才可更新。-呼叫异常预警两方会议且有一方总是被外呼入会，这个帐号存在一定被盗打的风险。对于一段周期内总是存在该运用行为的帐号，以邮件的方式提示管理员，管理员核实后可采取对应动作。防止风险帐号所带来的不用要的损失。帐号长期未运用的协助对于开通后，长期未运用的帐号，邮件提示运用者。-会议密码定期更新对于一段周期内帐号密

5、码未更新的用户，以邮件的方式提示User更新帐号密码，User只需单击邮件中的按钮即即可完成更新的过程；-帐号运用提示即时信息平安管理会后24小时内，邮件或短信提示User该帐号被运用。平安管理全时如何协助进展财务管理 可按照以下方式分账-工程会前或会后-部门系统自动分-Cost Center 系统 自动分-会议主题会后分 可在线查看账单-可选择起始时间-可选择显示的工程-可选择包含的人员范围-选择账单格式 PDF/Excel/html 可按照每个User、每个工程、每个 CostCenter、每个 部门分别出账-对账周期 24小时、一周、月底-会后系统可自动发邮件至指定邮箱以 核对该场会议的

6、账单信息。User只需在邮件中单击确认键，即可 完成账单的核对3 3 会后邮件分账会后邮件分账会议终了会议终了2424小时内收到确小时内收到确认邮件，填写分账信息。认邮件，填写分账信息。1 1会前输入工程编号分账会前输入工程编号分账进入会议时输入工程对应的数进入会议时输入工程对应的数字编号，系统便可自动分账字编号，系统便可自动分账2 2系统自动分账系统自动分账帐号开通时，填写帐号开通时，填写Cost Cost CenterCenter信息。该账号的会信息。该账号的会议都会被系统自动分到对议都会被系统自动分到对应的应的Cost CenterCost Center全时如何协助财务管理：提供多种分账

7、效力全时如何协助财务管理：快速对账效力系统在规定的时间自动发邮件给各User确认会议的时长、方数、接入号码等详细信息。User单击邮件中确实认键即可完成确认过程。设定帐号的预算金额例如：设定帐号的预算为1000RMB，当到达该帐号预算金额的90%时，即发送提示邮件。1000元预算，即在900元时预警帐号的实践费用即将到达设定金额时通知帐号的Admin及UserAdmin可暂时禁用帐号，防止超预算全时如何协助财务管理：账号预算控制如何保证效力质量 效力透明化管理-订阅Case追踪-设定Case封锁条件-Case处置记录查询 已封锁及正在处置的Case SLA 可选择能否提供SLA 效力-SLA规

8、范 效力报告 用户可在界面自行定制效力 报告的内容项SLA Fulfillment Report,Service Case Report,Overall Usage Status,Report Per Locations-可自动发送效力报告至指定邮箱 定期review -可定义review内容 -确定Review周期流程：提供端到端的效力流程定义效力规范SLA效力承诺系统可用度门户可用度会议助理效力规范赞扬处理周期、处理率客户称心度 建立与客户间的效力流程 开通 运用 变卦 事件处置 结算 全时内部流程保证 交付 效力开通 问题处置 Case晋级 全时如何协助您进展交付和实施定义效力内容文档&

9、效力预备Admin培训&交付 确定效力流程 确定效力项效力流程文档效力系统配置效力报告&账单模板培训方案&培训文档桌卡、运用者 卡片、海报协助Admin更有效的管理培训专属效力经理协助风险预警&管理账单、效力报告运用清单可定制的财务账单个性化的效力报告每月例行Review后续方案&继续改良运用者培训&交付协助User正确的运用 随需培训 专职效力经理 指点正确运用Step1:确定效力内容确定详细效力项 组织构造信息 会议主要功能 海外接入的国家和城市 账号平安管理 运用行为控制 账单、发票、效力报告 后续管理方式 效力交付物桌卡、运用者卡、海报确定开卡及后续效力流程Step2:文档&效力预备经

10、过大客户效力经理，可对Admin提供一对一的远程培训全时专职大客户效力经理协助Admin掌握：如何下PO如何开通帐号问题处置流程及方法会议的运用方法Portal运用方法Step3：Admin培训&交付对于一段周期内未运用的帐号，全时会自动提示Admin，Admin可确赖帐号情况后采取相应的动作例如：禁用、删除等，防止此类帐号所带来的财务风险。对于一段周期内帐号密码未更新的用户，以邮件的方式提示运用者更新帐号密码，运用者收到提示邮件后可选择更新或不更新帐号密码。两方会议且有一方总是被外呼入会，这个帐号存在一定被盗打的风险。对于一段周期内总是存在该运用行为的帐号，以邮件的方式提示管理员，管理员核实

11、后可采取对应动作。防止风险帐号所带来的不用要的损失。对于产生运用信息的帐号，24小时内短信或者邮件的方式通知该帐号的一切者。Step3：Admin培训&交付-协助进展风险控制Step4：End User培训&交付 1、个性化培训课件：产品/效力操作功能和运用方法；运用技巧：协助用户在实践任务中更好地运用，确保最正确的运用效果；2、培训方法：现场：针对运用者比较集中的地域；远程结合网络会议：随需提供，运用者数量不限；3、培训课件发布：新员工入职培训相关内容部分；内部资源系统或协助中心；GE Support Central Sample全时推行团队担任完成全时系统可根据User的运用行为，自动发邮

12、件进展提示。第一次运用会议效力开通帐号很久却一次也未运用 已开通本地接入号，但开会时却未运用有海外接入的会议会议超越100方时Step4：End User培训&交付关键时辰的协助Step5:继续Review全时在您定义的时间每月/每周，与您进展推行及效力情况的Review实时掌握推行进展，不断降低本钱，进一步提升内部客户称心度。为此，全时将组建专属效力推行团队；与客户定义个性化效力内容；提供个性化的、完善的周期性Review报告，供客户进展分析和总结，并根据报告反响的情况，由推行团队和客户担任人一同确定效力优化的方案和实施方案。内 容1管理效力的目的全时如何协助您进展管理2Case Study

13、3 3 100%覆盖了GE中国的中心事业部 GE中国大陆及香港地域的34个Legal Entity开通了1400多个帐号 满足了GE复杂的财务管理需求；帐号运用率达86%以上，且协助定期删除不用的帐号；User正确运用本地接入号的接入率可达80%以上；迅速呼应客户问题，2小时内给出正式回答；协助GE进展新员工培训，将全时T会议作为GE新员工培训的一部分；延续4年，与GE进展月度Review，及时协助发现问题，处理问题。GE的管理效力&评价对全时效力的评价部分JCI江森自控的管理效力100%100%覆盖了覆盖了JCIJCI中国的中心事业部中国的中心事业部JCIJCI中国大陆及香港地域的中国大陆及

14、香港地域的2525个个Legal EntityLegal Entity开通了开通了800800多个帐号多个帐号 满足了满足了JCIJCI复杂、严谨的内部管理流程；复杂、严谨的内部管理流程；帐号运用率达帐号运用率达89%89%，未出现帐号密码被盗用等风险问题；，未出现帐号密码被盗用等风险问题；User User正确运用本地接入号的接入率可达正确运用本地接入号的接入率可达85%85%以上；以上；推行期推行期3 3个月内，与个月内，与JCIJCI进展每周进展进展每周进展“Weekly Review“Weekly ReviewThanks for the dedicated support of G-Net team all the while Judy (Service Delivery Manager)Audio Conferencing Service Overview for JCITable Card&User Card 谢谢创 想 空 间 商 务 通 讯 效 力QUANSHI