广告制作及费用管理办法

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1、四川红潭酒业营销有限公司标准管理文件部门管理办法版本第 A 版版次第 0次修改文件编号CXHT【2011】第023号文件编号HTSCA/0001 归口管理部门 ：行政部 存档部门：行政部传达对象： 全体员工 主管及以下所有员工 主管及以上所有员工 部门经理级以上所有管理人员 高层管理人员 其他文 件 会 签 表会签部门会签人会签日期会签部门会签人会签日期财务部销售管理部人力资源部品牌部采购部市场部后勤服务部团购部文 件 更 改 记 录修改单号修改页码行 / 条款号/内容修改人生效日期现版号/修定状态2011-05-30A/0目 录市场费用管理办法 -03费用报销制度 -09市场费用管理办法第一

2、章 市场费用执行市场费用的执行采用报批制度，分为费用申请、费用使用、费用核销三个管理环节市场费用申请1. 公司各市场费用执行主体（市场部、分公司、办事处）依据业务开展的需要，在预算范围之内独立制定费用使用的具体计划，并逐级报批申请。各执行主体对费用计划的合理性、专业性负主要责任；2. 公司性广告和品牌宣传费用由市场部、品牌部按预算申请，并按流程和管理权限签批；3. 产品促销费用由市场部设计促销活动后按预算申请，并按流程和管理权限签批；4. 区域促销费用由各办事处制定费用使用计划后按预算申请，并按流程和管理权限签批；5. 因市场情况发生变化导致已申请的区域市场费用中的具体项目不能执行或者执行方式

3、与申请存在差异时，可由分公司、办事处申请对费用变更后使用6. 如市场有特殊情况，需先实施后补报告的，必须由实施人写清楚详细实施情况，并注明批准人（分管副总以上）、实施人，报至市场部登记，待市场部落实清楚后予以先登记督查，负责此事的实施人在事后，应立即补办手续，如不及时补办的，按不申请处理7. 原则上品鉴会地点必须在该城市设置四家固定地点，在该店内做好客情关系，做到免费陈列及良好的氛围营造。区域市场费用使用管理1. 办事处作为区域市场费用使用管理的主体责任人，对区域市场费用使用的真实性、有效性和手续清楚完备负有主要责任2. 若区域市场费用由赠酒或促销礼品形式支付的，需由申请人填写赠品领用单，经办

4、事处经理同意后领取发放并填写赠品发放表区域市场费用的核销1、 区域市场费用核销时需填写市场费用核销清单经客户及办事处经理签署后传至市场部，逐级审批后核销，办事处应准备好相关文件以备审计监察部监察审计。2、 办事处应按费用项目的规定准备核销凭证，妥善保管供公司审查1) 实物部分保存年限应大于半年，经办事处经理、市场督导现场清点并填制实物销毁清单后当场销毁。市场部应核对审计期间累计的报账数量和实物数量。半年内市场部未到办事处审计的，办事处可将超过保存期限已报帐的实物自行销毁，并填写实物销毁清单备查。2) 单据部份（主要指收据、协议、照片、实务销毁清单等）保存年限不少于一年，由办事处留存，年终时按照

5、方案分类整理成册，作为审计凭证备查，超过公司要求保存年限后，经分公司、办事处经理与市场督导联合签字确认后方可销毁。3、 办事处应建立区域市场费用（含费用申请、核销、促销品、赠酒）使用台账，并于每月同经销商、市场部至少对帐一次。市场费用核销一、核销时间每月1-10日核销上月开展的品鉴会，实际开展场地及时间允许与签呈提报时间有差异，但开展场次不能超过签呈申请量，且实际开展差异需在结案报告上给予说明。二、促销活动费用1、陈列费（1）需提供该费用的报告，与超市、卖场等签订的协议，收款的发票（或收据）；（2）该网点的门店及产品陈列的照片（需附当地当期报纸）；（3）实施情况一览表中要填写网点的名称、详细地

6、址、负责人(或相关联系人)的手机及办公室电话。2、促销人员费用需提供报告、工资表、外聘人员使用情况一览表(如有暗促或兼职等请注明其在网点的真实身份)。3、旅游活动（1）需提供该费用的报告，（2）旅游合同，发票，旅游行程表，（3）参加者在旅游景点的集体合影(严禁电脑合成)，往返交通工具的票据，（4）旅游人员登记表，活动期间的销量证明。4、刮奖卡(公司统一投放)(1)、刮奖卡兑现的礼品价值在500元以内(含)，凭刮奖卡直接核报；(2)、刮奖卡兑现的礼品价值超过500元的，凭刮奖卡、中奖者身份证复印件、奖品发放登记表核报。5、二批、终端促销活动（1）需提供该费用的报告，（2）赠品的发票(或收据)，（

7、3）活动网点签字盖章的收条，（4）促销活动情况一览表，活动期间的销量证明。6、其他促销活动(1)、团购渠道促销活动需提供报告、促销赠品发票(或复印件)、团购政策兑现登记表，活动期间的销量证明。(2)、在超市、卖场、烟酒店等针对消费者的促销活动按公司统一相关规定执行。三、产品包量销售预支返利费用（1）需提供该费用的报告，（2）与酒店或超市等终端签订的协议，（3）收款的发票或收据，（4）实施情况一览表中要填写终端的名称、地址、电话号码（可附酒店订餐名片），负责人（或相关联系人）手机号；（5）费用中如有赠送对方个人好处费请提前注明，并填写情况说明由经办人员及部门领导签字确认。四、广告宣传费用1、电视

8、、电台、网络等广告（1）需提供该费用的报告，（2）合同，发票，（3）第三方的监播证明 (或电视台（或电台）、网站的播出证明)，或市场督导的证明，（4）对方的收款证明，经销商的代垫证明，（5）公司的支付说明、广告实施情况一览表。2、报纸、杂志等广告（1）需提供该费用的报告，（2）合同，发票，（3）排期表、合同中约定发布的所有样报或样刊，（4）对方的收款证明，（5）经销商的代垫证明，（6）公司的支付说明，广告实施情况一览表。3、户外大牌、高炮、过街天桥、灯箱、灯杆旗等广告（1）需提供该费用的报告，（2）合同，发票，（3）照片（需附当地当期报纸，远、中、近三景照片，如该广告亮化还需附夜景照片），（4

9、）户外广告登记证，验收确认表、对方的收款证明，（5）经销商的代垫证明，（6）公司的支付说明，户外广告实施情况一览表。4、售点广告、专卖店门头牌等（1）需提供该费用的报告，（2）合同，发票，（3）照片（需附当地当期报纸，如该广告亮化还需附夜景照片），（4）验收确认表、对方的收款证明，（5）经销商的代垫证明，（6）制作材质明细表，（7）公司的支付说明，户外广告实施情况一览表。5、公交车广告（1）需提供该费用的报告，（2）合同，发票，（3）照片(需附当地当期报纸，并要求每辆车的照片都能看出前后车牌及左右车身和线路)， （4）户外广告登记证，验收确认表、对方的收款证明，（5）经销商的代垫证明，（6）公

10、司的支付说明，户外广告实施情况一览表。五、品鉴会费用（1）需提供该费用的报告，（2）发票（不同时间开展费用发票不能连号）（3）客情维护实施情况一览表(表内要填写参加人员姓名、单位、职务、电话、赠酒品种及数量等详细资料)。（4）按照合同约定情况，本着先申请（填写签呈）后实施的原则，待实施完毕由当事销售人员提请，办事处主任签字确认后交由财务核销。3.1.2小品会的方案必须在经销协议内注明前三个月启动期执行的标准。（注：小品会可根据情况提前预计下月的小品会场次以总签呈方式进行申请）凡市场销售人员按市场推广方案可使用小酒作为公关及品鉴用酒，须填写客情酒领用单并详细记录使用方向。（5）所属各区域的办事处

11、负责小品会费用的核报，报销时，必须附上品鉴会总结结案表。（6）所核销单据必须与就餐地点对应，由我公司承担比例餐费的费用应按照实际发生费用出具发票（如餐费500元，我公司承担XX%比例，不管我公司承担多少比例，费用核销时都应该提供500元的票据），否则不予核销。（7）小品会每桌饮用酒标准为2瓶10年（500ml）和2瓶15年（500ml）专用光瓶酒，此标准为上限。饮用酒需回收瓶盖进行核销，由办事处销售内勤监管，严禁将小品会办成吃喝会。六、公关赠酒（1）需提供该费用的报告；（2）实施情况一览表(表内要填写受赠人姓名、单位、职务、电话、赠酒品种及数量、赠送时间等详细资料)；（3）如赠送给单位还需提供

12、对方的收条(如赞助活动赠酒还需提供现场照片)。七、促销品（1）需提供该费用的报告；（2）促销品发票(或收据)；（3）促销品发放明细表。 第二章 市场费用监察市场部对市场费用执行的真实性，管理合理性，存档手续完备性进行定期和随机的现场审计，并定期对审计监察结果予以回馈，每月在公司领导允许的情况下，在公司的审计简报上对一些典型审计监察结果进行通报。市场部对于市场费用违规的处罚规定如下：(一) 市场为市场推广费违规处罚的调查处理机构。(二) 责任主体：省区经理、办事处经理。(三) 责任划分原则：出现违规操作市场推广费用或监督执行不力，原则上将按以下比例划分处理责任，1. 有省区经理且有办事处经理的分

13、公司，省区经理承担40%，办事处经理承担60%，2. 只有省区经理的分公司，省区经理承担100%，3. 只有办事处经理的分公司（办事处），办事处经理承担100%。(四) 违规界定及处理：1. 未按费用申请或变更申请按标准执行的，每次罚款500元；2. 未按规定准备和保存核销资料的，每次罚款500元；3. 迟缓报帐（执行项目已结束一个月以上的），每次罚款500元，特殊情况需单独向市场部说明；4. 未申请（含临时性申请）或未经过相关负责人允可，先执行后申请或变更的，每次罚款1000元，并且公司将有权对此类费用的申请不予批准；5. 虚报、假报、超报的，能及时进行全额追回或在下次报帐时扣除的，处已相关

14、责任人2000元罚款，若无法全额追回或无法在下次报帐时扣除的，由相关责任人全额赔偿并处以2000元罚款； 6. 无故截留且利润化费用的，每次罚款2000元，且公司不予核报该部分费用；7. 贪污窃取市场费用的，直接责任人处以金额2倍的罚款后直接开除和追究其法律责任；8. 其它有悖于常理的违规行为，根据情况，处以罚款1000-2000元；9. 若市场费用的操作一经发现是违规的，若未核报，公司有权取消该核报；若客户已核报了，公司又无法按期追回，需全额赔偿；10. 若在一个年度销售周期内，一个办事处违规3次或以上，办事处经理直接开除；11. 若事先发现有违规行为且及时进行了制止或向市场部进行了说明或投

15、诉，可免于说明或投诉人相关责任。(五) 处罚流程：相关罚款一并从责任人工资里扣除，若罚款超出该月工资范围，即向公司财务交纳剩余罚款。费用报销制度一、目的为明确费用的申请、批准、审核、报销职责，规范报销流程及凭证，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所有部门包括办事处的费用的报销，包括办公费用、员工费用、车辆费用、应酬费、差旅费等；固定资产购置/包材的采购不在本制度规范。三、费用审核1、费用经办人原则上应在费用发生后的7个工作日内填制报销凭证，履行报销手续，当月费用在当月办理报销，特殊情况可另行处理。2、报销凭证根据对应的金额，依照相应的审批权限，经相关的领导审核签字后，方可提交报销。经本

16、部门审核或经归口管理部门复审的报销凭证，可提交财务部门审核报销。3、费用审核原则上应在收到报销凭证3个工作日内完成，审核完毕由审核人签名。4、审核内容包括：费用报销是否经费用发生部门经理或分管领导审批；需归口管理部门复审的费用是否已经审核；报销内容是否符合公司规定；报销凭证是否真实、合法、齐全；审批权限是否在合法授权范围及额度内；5、在审核中发现手续不完备，凭证缺失、填写错误等不符点，审核部门应退回，由经办人补办后重新提交审核。四、报销管理1、驻外人员原则上每月报销一次，各办事处人员的报销票据由各办事处负责人签字后交由公司财务审核，无办事处负责人签字的任何单据，不论其寄回单据是否合理合法，均不

17、得报销，直接寄到公司的邮寄费由个人自付。2、费用报销单应严格按公司要求妥善贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回业务人员。3、单据报销规定填写和粘贴方法：、差旅费报销单A、填写内容按照差旅费报销单单上的要求填写。B、粘贴注意事项：将各类车标按面额的大小分类粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额，不得将票据粘贴超过粘贴单的范围。C、报销必须后附出差申请单。、费用报销单A、填写内容按单上的要求填写。费用一般是指所有人员在工作中所产生的办公、餐费等（不含差旅费）。B、粘贴注意事项：原则上只报销发票；对于无发票或以冲抵发票报帐的，充抵票据与正式发票分别张贴，不能在一个报

18、销单中报销，后附书面形式的情况说明。C、餐饮发票200元以上必需要附餐馆的菜清单（办事处品鉴会除外）。4、所有报销的所附单据不符合经济业务实际规定，不予报销，单据不予退回。五、承担责任划分1、所有部门人员报销单据，如一旦查出报销单据有问题的，个人退出全部所报金额，并罚以该报销单据金额的100%的罚款。2、所有部门人员报销单据，部门负责人签字审核其报销内容是否符合公司规定；报销凭证是否真实、合法、齐全；审批权限是否在合法授权范围及额度内；如一旦查出报销单据有问题的，部门负责人罚以该报销单据金额的80%的罚款。3、所有部门人员报销单据，如一旦查出报销单据有问题的，相关监管责任人罚以该报销单据金额的5%的罚款，4、所有部门人员报销单据，财务经理签字审核其报销单据是否是真的，附件是否齐全；如一旦查出报销单据有问题的，财务经理罚以该报销单据金额的5%的罚款。5、所有部门人员报销单据，如一旦查出报销单据有问题的，总经理和执行副总经理监管不力各承担5%的罚款。六、广告制作审批及费用报销流程区域在制作门头时，必须有广告公司跟店主签订的安装协议，保质期内出现的店招破损、掉落等所有质量原因均由广告公司负责； 编制时间 2011年09月30日审核人批准人14 / 14