镇海炼化项目文件控制介绍(镇海吴)

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1、镇海炼化项目文件控制介绍镇海炼化项目文件控制介绍一、镇海炼化项目档案管理概况一、镇海炼化项目档案管理概况1、镇海炼化的档案管理体系镇海炼化的档案管理体系档案馆作为公司档案管理职能机构，实行一级管理，对公司和下属单位的档案进行管理、提供利用，拥有较好的档案安全保管条件，现有馆藏档案14万余卷。负责科技档案的业务指导和综合性工作 负责科技档案的整理、保管、利用工作 负责文书档案的整理、保管、利用工作 我公司档案工作多年来一直由一名副总经理分管，现为戴宝华副总经理。业务指导组科档管理组文档管理组档案馆信息中心镇海炼化分公司2、档案馆的人员构成档案馆的人员构成业务指导组2+1人科档管理组5+1人文档管

2、理组3人档案馆注：不包括乙烯项目文件组人员。3、镇海炼化镇海炼化100万吨万吨/年乙烯工程的项目文件管理年乙烯工程的项目文件管理 100万吨万吨/年乙烯工程项目管理委员会、项目经年乙烯工程项目管理委员会、项目经理部，下设理部，下设10个部门：个部门：综合管理部综合管理部 设计管理部设计管理部 控制部控制部 工程管理部工程管理部 物资装备部物资装备部 重大设备国产化部重大设备国产化部 HSE管理部管理部 生产准备部生产准备部 质量管理部质量管理部 党群工作党群工作设计管理部下设项目文件组。设计管理部下设项目文件组。4、项目文件组的职责项目文件组的职责 项目文件组负责整个乙烯工程项目文件的接收、项

3、目文件组负责整个乙烯工程项目文件的接收、复印、分发以及项目档案的接收、组卷、保管和利复印、分发以及项目档案的接收、组卷、保管和利用等工作。用等工作。5、项目文件组的人员构成项目文件组的人员构成 项目文件组共有项目文件组共有22人：人：其中：其中：5名正式职工（从档案馆抽调过来。档案馆副主名正式职工（从档案馆抽调过来。档案馆副主任兼任项目文件组组长。实际只过来任兼任项目文件组组长。实际只过来4人人,有一个副有一个副 主任师留在了档案馆。）主任师留在了档案馆。）17名外聘劳务人员（名外聘劳务人员（8名分到各主要管理部，负名分到各主要管理部，负责项目文件管理工作，包括从项目文档组领取各部责项目文件管

4、理工作，包括从项目文档组领取各部门的相关资料、本部门文件管理、与共它部门的文门的相关资料、本部门文件管理、与共它部门的文件传递等工作。件传递等工作。9名留在项目文件组里的，负责工名留在项目文件组里的，负责工程项目文件的接收、复印、分发以及项目档案的接程项目文件的接收、复印、分发以及项目档案的接收、组卷、保管和利用等工作。收、组卷、保管和利用等工作。6、档案部门参与项目文件管理的模式比较、档案部门参与项目文件管理的模式比较:常见的有几种形式常见的有几种形式:A、一级管理、一级管理(直接直接)：档案部门兼管项目文件工作。如镇海：档案部门兼管项目文件工作。如镇海炼化乙烯。炼化乙烯。B、二级管理、二级

5、管理(间接间接)：档案部门负责制度制订、业务指导，：档案部门负责制度制订、业务指导，项目部自行负责具体工作，如天津乙烯。项目部自行负责具体工作，如天津乙烯。C、业务外包、业务外包(间接间接)：档案部门宏观控制，具体业务外包，：档案部门宏观控制，具体业务外包，如武汉乙烯如武汉乙烯(正在计划中正在计划中)。模式关系要求程度执行情况可能结果A、一级管理一级管理运动员兼运动员兼裁判员裁判员要求会平衡折中，不会提要求会平衡折中，不会提太高要求，也不会过份降太高要求，也不会过份降低要求。低要求。易于操作易于操作验收合格验收合格B、二级管理二级管理运动员兼运动员兼裁判员裁判员裁判员可以严格要求裁判员可以严格

6、要求运动员执行难运动员执行难大。大。验收可以达到验收可以达到优秀优秀C、业务外包业务外包引进运动引进运动员员裁判员可以更严格要求；裁判员可以更严格要求；一般来说应该优于前二种一般来说应该优于前二种模式，但如果择人不当，模式，但如果择人不当，后果不堪设想。后果不堪设想。运动员是职业运动员是职业的，业务能力的，业务能力相对强。相对强。验收达到优秀验收达到优秀若择人不当，若择人不当，后果不堪设想。后果不堪设想。二、乙烯项目文件控制介绍项目文件组的职责是：项目文件组的职责是：l负责与项目文件和档案相关的制度修订；负责与项目文件和档案相关的制度修订；l负责乙烯工程基础设计负责乙烯工程基础设计(含概算含概

7、算)、技术附件、详、技术附件、详细设计、设备文件及工程变更等文件的接收、复细设计、设备文件及工程变更等文件的接收、复印、分发、扫描；印、分发、扫描；l负责项目档案的检查、接收、分类、组卷、数负责项目档案的检查、接收、分类、组卷、数字化加工、保管利用；字化加工、保管利用；l负责对内（项目经理部各管理部门）和对外负责对内（项目经理部各管理部门）和对外（设计、施工、监理、设备监造等单位）的项目（设计、施工、监理、设备监造等单位）的项目文件和项目档案的业务指导工作。文件和项目档案的业务指导工作。l后来，又乙烯图档系统的实施和运行工作。后来，又乙烯图档系统的实施和运行工作。（一）与项目文件和档案相关的制

8、度修订情况：（一）与项目文件和档案相关的制度修订情况：2006年年9月月 建设项目建设项目(工程工程)文件归档要求及档文件归档要求及档案管理规定案管理规定；2007年年12月月乙烯工程项目文件发放范围及数量乙烯工程项目文件发放范围及数量的管理规定的管理规定；2008年年6月月关于在镇海炼化关于在镇海炼化100万吨万吨/年乙烯工年乙烯工程中执行程中执行2007版版SH3503和和SH3543标准的通知标准的通知；2009年年6月月建设项目档案归档管理规定建设项目档案归档管理规定；2009年年7月月镇海炼化镇海炼化100万吨年乙烯工程竣工万吨年乙烯工程竣工图编制要求图编制要求；2009年年12月镇

9、海炼化月镇海炼化100万吨年乙烯工程监万吨年乙烯工程监理文件整编要求理文件整编要求建议：及早制定相关管理制度，且制度要更详细建议：及早制定相关管理制度，且制度要更详细.早在项目文件组成立之前，我们就为做好乙烯工程早在项目文件组成立之前，我们就为做好乙烯工程的档案管理工作，出台了新的管理规定。但当时不的档案管理工作，出台了新的管理规定。但当时不知道还要承担文件收发这一块业务，因此没有规定。知道还要承担文件收发这一块业务，因此没有规定。后来接手这块工作，虽经向相关人员了解该工作内后来接手这块工作，虽经向相关人员了解该工作内容和程序，制度了相关的规定，但在实际工作中，容和程序，制度了相关的规定，但在

10、实际工作中，时常出现新的情况，也不断进行修订完善，但仍给时常出现新的情况，也不断进行修订完善，但仍给工作带来了不少被动。工作带来了不少被动。同时，因中国石化同时，因中国石化SH/T3503-2007新标准的出新标准的出台，与原来的规定以及合同签订的相关条款出现矛台，与原来的规定以及合同签订的相关条款出现矛盾。虽然我们早在盾。虽然我们早在2007年签订的合同中就明确了设年签订的合同中就明确了设计单位编制竣工图，但在实施过程仍然增加了很多计单位编制竣工图，但在实施过程仍然增加了很多的工作难度，特别是竣工图改由设计单位编制，设的工作难度，特别是竣工图改由设计单位编制，设计单位对于编制后的组卷和数字化

11、工作不太认同，计单位对于编制后的组卷和数字化工作不太认同，协调工作量极大。协调工作量极大。经多次协调，最终还是得到了各大设计院的支经多次协调，最终还是得到了各大设计院的支持，工作才得以顺利开展。持，工作才得以顺利开展。（二）项目文件的接收、发放工作：（二）项目文件的接收、发放工作：1、负责总体设计、基础设计、详细设计图纸（包、负责总体设计、基础设计、详细设计图纸（包括设计变更单）的收发工作。所有设计图纸都统一括设计变更单）的收发工作。所有设计图纸都统一由项目文档组负责接收、录入目录后进行发放。由项目文档组负责接收、录入目录后进行发放。因为是边设计、边施工，领导还要赶进度，经因为是边设计、边施工

12、，领导还要赶进度，经常是施工等图纸，出一张干一张，设计单位来不及常是施工等图纸，出一张干一张，设计单位来不及提供正常的图纸份纸，多由我们先复印分发，量特提供正常的图纸份纸，多由我们先复印分发，量特别大。二台别大。二台A3数码复印机一年复印量就达到数码复印机一年复印量就达到150万万张。张。A0数码工程机最多一个月复印量达到数码工程机最多一个月复印量达到4000米。米。至今，乙烯工程复印量达至今，乙烯工程复印量达400余万张。余万张。总体设计、基础设计发放范围和份数（总体设计、基础设计发放范围和份数（35份）：份）：其中：其中：项目部的公司领导和专家组成员共项目部的公司领导和专家组成员共8份；份

13、；乙烯项目部共乙烯项目部共11份，其中生产准备部和控制部各份，其中生产准备部和控制部各2份（党群工作部不发）；份（党群工作部不发）；档案馆档案馆(项目文件组项目文件组)2份；份；相关处室（综合计划部、生产处、机动处）相关处室（综合计划部、生产处、机动处）3份；份；化工部、电气部、仪控部、公用工程部、储运部、化工部、电气部、仪控部、公用工程部、储运部、质管中心、信息中心电讯站等相关内容各质管中心、信息中心电讯站等相关内容各1份。份。送总部送总部4份、送地方（消防、安全、环保、规划）份、送地方（消防、安全、环保、规划）4份，共份，共8份份详细设计的发放范围及份数详细设计的发放范围及份数(25份，其

14、中非标设备及份，其中非标设备及压力容器制造图增加压力容器制造图增加7份份)其中：其中：质量监督组质量监督组1份；份；档案馆档案馆(项目文件组项目文件组)1份、设计管理部份、设计管理部1份、生产准备部份、生产准备部1份、份、物资装备部物资装备部2份份(非标设备及压力容器制造图增加非标设备及压力容器制造图增加7份份)、控制部、控制部和工程管理部和工程管理部2份、质量控制部份、质量控制部1份、份、HSE部部1份；份；运行部、电气部、仪控部、公用工程部、储运部、质管中心、运行部、电气部、仪控部、公用工程部、储运部、质管中心、信息中心、检安公司相关内容各信息中心、检安公司相关内容各1份份(如图纸有多余，

15、运行部可如图纸有多余，运行部可增发增发1份份)；施工单位和监理单位共施工单位和监理单位共10份。份。详细设计发放过程中应该注意的问题：详细设计发放过程中应该注意的问题：一是分发方案要更广泛征求运行部的意见，避免一是分发方案要更广泛征求运行部的意见，避免或减少补发现象发生。或减少补发现象发生。当初在制订项目文件分放范围时，征求了各管当初在制订项目文件分放范围时，征求了各管理部门的意见，如设计管理部门、工程管理部门、理部门的意见，如设计管理部门、工程管理部门、生产准备部门等，没有扩大到相关公用工程及配套生产准备部门等，没有扩大到相关公用工程及配套部门的意见，加上领导要求从严控制发放范围，造部门的意

16、见，加上领导要求从严控制发放范围，造成部分确需发放的专业部门出现漏缺，也有一些项成部分确需发放的专业部门出现漏缺，也有一些项目中的部分图纸因事先不能确定与哪个运行部相关，目中的部分图纸因事先不能确定与哪个运行部相关，事后补发极大地增加工作量和难度。另外，发放范事后补发极大地增加工作量和难度。另外，发放范围确定后，领导不能随意审批扩大发放范围，即使围确定后，领导不能随意审批扩大发放范围，即使必要，也应就增发内部进行筛选，力求避免签批必要，也应就增发内部进行筛选，力求避免签批“增加全套增加全套”等类似文字。如给监理发放设备文件、等类似文字。如给监理发放设备文件、技术附件等。技术附件等。二是多与工程

17、管理人员沟通，避免多个施工单二是多与工程管理人员沟通，避免多个施工单位的项目位的项目/内容的图纸错发、漏发。内容的图纸错发、漏发。如在发给监理如在发给监理时，核对下是哪个施工单位单位的。时，核对下是哪个施工单位单位的。当施工单位发生变化的，责任部门也必须及时当施工单位发生变化的，责任部门也必须及时告知文档人员。乙烯项目多次出现部分施工内容发告知文档人员。乙烯项目多次出现部分施工内容发生施工单位发生变化，文档人员没有得到及时通知，生施工单位发生变化，文档人员没有得到及时通知，导致文件错发。遇到责任心强的单位，会及时将文导致文件错发。遇到责任心强的单位，会及时将文件退回或告知，文档人员能得以更正；

18、不少施工单件退回或告知，文档人员能得以更正；不少施工单位拿了不属于自己的图纸，也不反馈，就会造成不位拿了不属于自己的图纸，也不反馈，就会造成不良后果。良后果。三是做好收发登记工作。三是做好收发登记工作。越到工程后期，这个越到工程后期，这个登记越重要，是我们自保的工具，会经常查找发放登记越重要，是我们自保的工具，会经常查找发放登记的。登记的。文档人员严格文件收发登记工作。现在对外部文档人员严格文件收发登记工作。现在对外部收发登记工作做得很好，但对内部的登记工作需要收发登记工作做得很好，但对内部的登记工作需要加强。即使是内部的设计管理人员与文档人员的交加强。即使是内部的设计管理人员与文档人员的交接

19、也要进行简单的签发手续，可以设一个签收本，接也要进行简单的签发手续，可以设一个签收本，由交接双方人员签收，登记内容可以简化一些，如由交接双方人员签收，登记内容可以简化一些，如只写编号，不写标题等。在这个方面，内部管理人只写编号，不写标题等。在这个方面，内部管理人员应理解这种做法，这是为双方负责任，不要当作员应理解这种做法，这是为双方负责任，不要当作是麻烦。是麻烦。四是不同位号、相同设备的压力容器、非标设四是不同位号、相同设备的压力容器、非标设备的图纸份数要增发给物资采购部门，制造厂家需备的图纸份数要增发给物资采购部门，制造厂家需要报验收。要报验收。一般每台设备要增加一般每台设备要增加4份以上制

20、造图纸。份以上制造图纸。2、技术附件（技术协议）的分发：、技术附件（技术协议）的分发：技术协议的关注点：技术协议的关注点：一是协议首页签字要签全名一是协议首页签字要签全名，其它页可签姓，其它页可签姓，但每页都要签，以免被替换，出现争议。正如合同但每页都要签，以免被替换，出现争议。正如合同要求骑缝章。尽可能少用扫描会签。要求骑缝章。尽可能少用扫描会签。二是保密工作。二是保密工作。避免开标前外泄其它厂家的技避免开标前外泄其它厂家的技术协议，以免引起不必要的麻烦。开标前要控制发术协议，以免引起不必要的麻烦。开标前要控制发放范围，中标单位的技术协议可扩大到需要的单位。放范围，中标单位的技术协议可扩大到

21、需要的单位。3、设备文件（设备开箱资料，、设备文件（设备开箱资料，SH/T3503称为称为质量设备质量证明文件与产品技术文件）的收发：质量设备质量证明文件与产品技术文件）的收发：设备文件由负责设备开箱的单位（物资装备部、设备文件由负责设备开箱的单位（物资装备部、国事办）将设备文件向项目文档组移交（外文由国国事办）将设备文件向项目文档组移交（外文由国事办对目录进行翻译后办理移交）。事办对目录进行翻译后办理移交）。项目文件组根据发放范围进行下发，一般发项目文件组根据发放范围进行下发，一般发8份。份数大多都不够，也需要复印（如果有电子版份。份数大多都不够，也需要复印（如果有电子版拷贝发电子版）。拷贝

22、发电子版）。注：材料质量证明文件不在我们发放范围，是由物资采购部门在发放注：材料质量证明文件不在我们发放范围，是由物资采购部门在发放材料时一并发给施工单位。材料时一并发给施工单位。设备文件、材料质量证明管理的建议：设备文件、材料质量证明管理的建议：国家和集团公司都有国家和集团公司都有“四参加四参加”的要求，其中的要求，其中有一条有一条“参加设备开箱参加设备开箱”，但根据目前的实际工作，但根据目前的实际工作，我觉得这个参加不是很有必要，有待于商量。我觉得这个参加不是很有必要，有待于商量。一是按照按一是按照按SH/T3503-2007标准规定，采购部标准规定，采购部门负责质量证时文件和设备文件的汇

23、编归档工作，门负责质量证时文件和设备文件的汇编归档工作，那档案部门还有必要参加开箱、收取原件吗？即使那档案部门还有必要参加开箱、收取原件吗？即使不按不按3503执行的，就象我们，是由施工单位汇编执行的，就象我们，是由施工单位汇编归档的，也要妥善处理参加开箱这一问题，不能全归档的，也要妥善处理参加开箱这一问题，不能全部参加，参加不过来啊。部参加，参加不过来啊。设想一下，一台设备开箱少则设想一下，一台设备开箱少则2小时小时(包括路上来回包括路上来回)，多则半天一天，大机组甚至几天，有点开完箱也不见资料，多则半天一天，大机组甚至几天，有点开完箱也不见资料，最后说是单位邮寄了，我们陪不起时间；一个大工

24、程，建最后说是单位邮寄了，我们陪不起时间；一个大工程，建设高潮时，都是几个、十几个设备同时开箱，都叫你档案设高潮时，都是几个、十几个设备同时开箱，都叫你档案馆派人参加，档案馆有这么多人力吗？即使参加开箱，说馆派人参加，档案馆有这么多人力吗？即使参加开箱，说实在的，现场开箱都乱糟糟的，条件又差，也没法仔细地实在的，现场开箱都乱糟糟的，条件又差，也没法仔细地核对文件，胡乱清点移交，不利于日后的整编工作。核对文件，胡乱清点移交，不利于日后的整编工作。我们制度上是这样规定的，重大设备和进口设备开箱我们制度上是这样规定的，重大设备和进口设备开箱应通知档案馆派人参加。即使这样，我们还是做不到都派应通知档案

25、馆派人参加。即使这样，我们还是做不到都派人参加。我们现在一般都不去，跟开箱组织人员讲好，当人参加。我们现在一般都不去，跟开箱组织人员讲好，当快开设备文件箱时，再通知我们去。量少的，一般都由开快开设备文件箱时，再通知我们去。量少的，一般都由开箱人员带回来理好再移交给我们。箱人员带回来理好再移交给我们。但事实上，这样处理也是有问题的。有一次出了设但事实上，这样处理也是有问题的。有一次出了设备质量事故（南京怡达），发现当时很多单位都没参加开备质量事故（南京怡达），发现当时很多单位都没参加开箱，项目部上周提出再不参加，查到扣奖。箱，项目部上周提出再不参加，查到扣奖。三是你参加设备开箱并领取原件，就有可

26、能把三是你参加设备开箱并领取原件，就有可能把分发这个责任也揽到自己头上，而实际情况，设备分发这个责任也揽到自己头上，而实际情况，设备文件份数往往不够分发，那复印也就是你档案馆的文件份数往往不够分发，那复印也就是你档案馆的事了。事了。虽然我们现在想把重点放在采购合同上，但因虽然我们现在想把重点放在采购合同上，但因为设备文件开箱、收发的职责还在，依然很被动。为设备文件开箱、收发的职责还在，依然很被动。我们新制度规定设备合同关闭时，应凭我们档我们新制度规定设备合同关闭时，应凭我们档案馆出具的设备文件验收证明，财务部门才能予以案馆出具的设备文件验收证明，财务部门才能予以结算设备款。这一点应该可以保证设

27、备文件归档。结算设备款。这一点应该可以保证设备文件归档。另外，我们还规定，物资装备部门每季向我们另外，我们还规定，物资装备部门每季向我们报送设备到货清单，我们可以凭这个清单来检查他报送设备到货清单，我们可以凭这个清单来检查他是否及时归档。是否及时归档。建议：加强对资装备部门采购的设备文件份数和电子版的建议：加强对资装备部门采购的设备文件份数和电子版的要求。要求。物装采购时应确保设备文件份数和电子版，以减少文物装采购时应确保设备文件份数和电子版，以减少文档组复印的工作量，同时以便能提供使用单位非复印本档组复印的工作量，同时以便能提供使用单位非复印本(复印后因装订等原因，造成使用单位使用不便复印后

28、因装订等原因，造成使用单位使用不便)。设备文件一般到达的份数多不足以按规定发放，我们设备文件一般到达的份数多不足以按规定发放，我们需要大量增印。而事实上，一部分单位拿到设备文件后很需要大量增印。而事实上，一部分单位拿到设备文件后很少有人看，当作废纸。如果有电子版的话，我们就可以减少有人看，当作废纸。如果有电子版的话，我们就可以减少纸质份数，人个认为少纸质份数，人个认为45份足够：施工单位份足够：施工单位2份份(一份正一份正本做交工文件归档回来本做交工文件归档回来)、运行部、运行部1份份(机、电、仪等增加机、电、仪等增加相关运行部相关运行部1份份)、文件组备查一份；其它单位如控制部、文件组备查一

29、份；其它单位如控制部、监理、质量控制部、生产准备部等只需发电子版即可。监理、质量控制部、生产准备部等只需发电子版即可。4、工程变更单的管理：、工程变更单的管理：设计变更单设计变更单工程联络单工程联络单供应商技术变更单供应商技术变更单A 设计变更单的控制：设计变更单的控制：应建立设计变更单管理制度，明确设计变更单应建立设计变更单管理制度，明确设计变更单的分级、审批流程、传递分发方式。设计变更单管的分级、审批流程、传递分发方式。设计变更单管理应注意的几个问题：理应注意的几个问题：a、按项目分专业流水编号、按项目分专业流水编号(重要的是要有规律重要的是要有规律顺序编号顺序编号)，但设计单位漏编或重编

30、现象很严重。，但设计单位漏编或重编现象很严重。b、注明设计原因还是非设计原因（作为评价、注明设计原因还是非设计原因（作为评价设计质量的一个依据）设计质量的一个依据）c、标注此单引起的工程费用，增加还是减少。、标注此单引起的工程费用，增加还是减少。费用多少会影响审批级别。费用多少会影响审批级别。d、标注设计原图号，便于日后核对竣工图质、标注设计原图号，便于日后核对竣工图质量。量。e、签发手续完备：设计人及项目经理签字，、签发手续完备：设计人及项目经理签字，二者缺一无效。二者缺一无效。f、经顾客签字：有的设计变更单模板上，没、经顾客签字：有的设计变更单模板上，没有这一条，建议应加上。顾客签字是有效

31、解决纠纷有这一条，建议应加上。顾客签字是有效解决纠纷的一个方法，减小施工单位与设计单位、使用单位的一个方法，减小施工单位与设计单位、使用单位为锦上添花与设计用户商量出单增加内容。为锦上添花与设计用户商量出单增加内容。我们公司没有将审批权放权给监理。我们公司没有将审批权放权给监理。g、设计变更单的传递：为加快传递速度，一、设计变更单的传递：为加快传递速度，一般采用邮件或传真的方式。为符合档案要求，建议般采用邮件或传真的方式。为符合档案要求，建议现场设设计代表的，应配备设计变更单章，先发给现场设设计代表的，应配备设计变更单章，先发给现场代表，由现场代表加盖章后交文档部门复印分现场代表，由现场代表加

32、盖章后交文档部门复印分发，原件交施工单位保存，中交后做在交工文件中发，原件交施工单位保存，中交后做在交工文件中归档。不设现场代表的，由施工单位收集，在中交归档。不设现场代表的，由施工单位收集，在中交整理完成后，由设计单位派人带章来补盖。整理完成后，由设计单位派人带章来补盖。这里还提一下非设计原因的设计变更单管理：这里还提一下非设计原因的设计变更单管理：业主变更业主变更是指非设计原因发生的变更，是业是指非设计原因发生的变更，是业主、监理公司、上级部门要求或设计条件发生变化主、监理公司、上级部门要求或设计条件发生变化而引起的设计变更。应建立审批制度，先内部办好而引起的设计变更。应建立审批制度，先内

33、部办好审批后，送设计单位出单，不作为设计质量考核的审批后，送设计单位出单，不作为设计质量考核的依据。依据。B、工程联络单的管理：、工程联络单的管理：这个原来是由工程管理部管理的，后来转到由这个原来是由工程管理部管理的，后来转到由我们管理。我们管理。原因是工程管理部老漏发给物资装备部，造成原因是工程管理部老漏发给物资装备部，造成没有订货，施工单位领不出料，影响进度，最后项没有订货，施工单位领不出料，影响进度，最后项目经理部要求我们也统一管理起来。目经理部要求我们也统一管理起来。C、供应商变更单管理：设备厂家提供的变更，如材料代用、供应商变更单管理：设备厂家提供的变更，如材料代用等，我们公司是按照

34、等，我们公司是按照对供应商变更技术条件的管理办对供应商变更技术条件的管理办法法。工程变更管理的注意事项：工程变更管理的注意事项：、已发放过的设计变更、工程联略单再作修改的，、已发放过的设计变更、工程联略单再作修改的，设计管理部人在提交项目文件组发放时一定要告知，以设计管理部人在提交项目文件组发放时一定要告知，以免出现重发或漏发。免出现重发或漏发。如有一张工程联略单将如有一张工程联略单将2个主项的个主项的增料内容开在一起，发放后，物资装备部门认为不合要增料内容开在一起，发放后，物资装备部门认为不合要求，设计管理人员就让施工单位分成二张工程联略单重求，设计管理人员就让施工单位分成二张工程联略单重新

35、审批后，交项目文件组，也没有说明情况。项目文件新审批后，交项目文件组，也没有说明情况。项目文件组将其中一张复印分放了，另一张因与原先的同一编号，组将其中一张复印分放了，另一张因与原先的同一编号，以为是补送来的原件以为是补送来的原件(因为以前经常是先以扫描件到达发因为以前经常是先以扫描件到达发放，事后再把原件补交放，事后再把原件补交)，就把原来的替代了，而没有再，就把原来的替代了，而没有再进行发放。进行发放。、打印的表格，特别是各类工程变更单，不能再、打印的表格，特别是各类工程变更单，不能再轻易进行手改或增加手写内容。轻易进行手改或增加手写内容。第一个审批者应退第一个审批者应退回施工或设计单位重

36、新修改后再打印。如确实不方回施工或设计单位重新修改后再打印。如确实不方便退回的，应由第一个审批者和形成者共同签名确便退回的，应由第一个审批者和形成者共同签名确认，涉及重大修改的，最后审批者在签署意见时，认，涉及重大修改的，最后审批者在签署意见时，最好再明确一下上述增加或更改的数据。否则，会最好再明确一下上述增加或更改的数据。否则，会给日后审查带来不必要的麻烦。给日后审查带来不必要的麻烦。、关于设计变更单的传递及对接工作、关于设计变更单的传递及对接工作：乙烯项目为了加快设计变更单的传递，采用扫描邮件传乙烯项目为了加快设计变更单的传递，采用扫描邮件传送的方式，这种方式虽然加快了传递速度，但存在缺陷

37、送的方式，这种方式虽然加快了传递速度，但存在缺陷和隐患：容易因邮件满了和隐患：容易因邮件满了不能接收、邮件不通又无反馈、接收、邮件不通又无反馈、收件人漏看邮件等原因造成漏收情况。建议：收件人漏看邮件等原因造成漏收情况。建议：a、今后要、今后要求各设计单位从项目建设开始，就必须在现场配备现场求各设计单位从项目建设开始，就必须在现场配备现场代表，设计院出的单子先邮件同时送设计代表、设计管代表，设计院出的单子先邮件同时送设计代表、设计管理人员，由设计代表打印后送设计管理人员签收，设计理人员，由设计代表打印后送设计管理人员签收，设计管理人员应经常核对接收情况。管理人员应经常核对接收情况。b、设计管理人

38、员将签收并核对后的设计变更单交文、设计管理人员将签收并核对后的设计变更单交文档组时，也应进行简单签收。档组时，也应进行简单签收。c、文档组在整理设计、文档组在整理设计变更时，应核对前面的变更单号，如出现空缺，应变更时，应核对前面的变更单号，如出现空缺，应及时将相关信息反馈给设计管理人员核对。及时将相关信息反馈给设计管理人员核对。d、同时、同时上述电子邮件发送者应设置邮件接收回执，避免出上述电子邮件发送者应设置邮件接收回执，避免出现邮件漏收现象。现邮件漏收现象。e、设计管理人员、文档人员应将、设计管理人员、文档人员应将设计变更单电子版统一以编号命名保存，纸质版以设计变更单电子版统一以编号命名保存

39、，纸质版以编号顺序存放，以方便核对。编号顺序存放，以方便核对。E、重复发放问题：、重复发放问题：经常会出现管理人员或设计院、经常会出现管理人员或设计院、施工单位将同一份文件重复送来，特别是设计变更施工单位将同一份文件重复送来，特别是设计变更单和工程联络单，或内容一样，最后字签人员或日单和工程联络单，或内容一样，最后字签人员或日期不一样期不一样(忘了以前已处理过或不知道有人处理了忘了以前已处理过或不知道有人处理了)，出现重复发送的现象。出现重复发送的现象。建议设计管理人员对自己处理过的文件应要记建议设计管理人员对自己处理过的文件应要记录；代人家处理了的文件或结果应告诉本人。录；代人家处理了的文件

40、或结果应告诉本人。文档人员也就在以下几方面加强注意：文档人员也就在以下几方面加强注意：a、文号栏输入要统一，对有双重编号的应前后输入保持、文号栏输入要统一，对有双重编号的应前后输入保持一致，绝对不能将表单的编号作为文号输入；一致，绝对不能将表单的编号作为文号输入；b、收到文件时，应先到数据库里检索，查是否已有同号、收到文件时，应先到数据库里检索，查是否已有同号文件。不能轻易将同号文件作为重复文件处理，一定要调文件。不能轻易将同号文件作为重复文件处理，一定要调取实物进行核对，即使内容看上去没有区别的，也要与相取实物进行核对，即使内容看上去没有区别的，也要与相关管理人员核对；若文件签署人、日期有差

41、别时，更要认关管理人员核对；若文件签署人、日期有差别时，更要认真核对；真核对；c、在预整理时，应改按接收时间排列为按文号排列，并、在预整理时，应改按接收时间排列为按文号排列，并检查是否有重号检查是否有重号(重复或错号重复或错号)。F、设计单位应做好工程联络单、材料代用单的保管工作。、设计单位应做好工程联络单、材料代用单的保管工作。经设计单位会签的工程联略单上的内容是需要在竣工图上经设计单位会签的工程联略单上的内容是需要在竣工图上进行修改的，设计单位应做好复印保存工作，以免日后编进行修改的，设计单位应做好复印保存工作，以免日后编制竣工图时需业主重复提供。制竣工图时需业主重复提供。G、工程管理部门

42、在项目中交后应及时核对工程变更、工程管理部门在项目中交后应及时核对工程变更(包括包括设计变更通知单和经设计汇签的工程联络单设计变更通知单和经设计汇签的工程联络单)的实施情况，的实施情况，及时提供设计单位，以准备编制竣工图。及时提供设计单位，以准备编制竣工图。H、不能越级、越权行文：、不能越级、越权行文：现在有不少工程实行总包再分包，分包单位一现在有不少工程实行总包再分包，分包单位一般就不能向业主提工程联略单；般就不能向业主提工程联略单；有些施工单位向设计管理部发工程联略单、设有些施工单位向设计管理部发工程联略单、设计单位向施工单位、监理单位直接发变更单（已经计单位向施工单位、监理单位直接发变更

43、单（已经授权的除外）授权的除外）（三）、（三）、交工技术文件的管理交工技术文件的管理 我们除了材料、设备质量证卷改由施工单位汇我们除了材料、设备质量证卷改由施工单位汇编外，其它基本上按编外，其它基本上按SH/T3503-2007执行。执行。我们在我们在建设项目档案归档管理规定建设项目档案归档管理规定建立了建立了质保证制度：质保证制度：在签订合同在签订合同(协议协议)时，应在条款中明确预留合同费时，应在条款中明确预留合同费用的用的5作为质保金，乙方结算质保金前，必须完成合同作为质保金，乙方结算质保金前，必须完成合同(协议协议)所约定的文件材料的移交并经信息中心档案馆验收合所约定的文件材料的移交并

44、经信息中心档案馆验收合格。（注：格。（注：5%并不是单为档案所留，但要结清必须要通过并不是单为档案所留，但要结清必须要通过档案馆确认）档案馆确认）网络登记制度：网络登记制度：设计单位、施工单位、监理单位在签订合同设计单位、施工单位、监理单位在签订合同(协议协议)生效后二周内，应向档案馆办理生效后二周内，应向档案馆办理建设项目文件管理网络建设项目文件管理网络登记表登记表，登记项目负责人、资料员的姓名、联系方法以，登记项目负责人、资料员的姓名、联系方法以及执行标准（或采用电子邮件登记发送方式），未接受过及执行标准（或采用电子邮件登记发送方式），未接受过档案馆培训的资料员应接受档案馆业务培训。不登记

45、或不档案馆培训的资料员应接受档案馆业务培训。不登记或不接受培训的，由信息中心档案馆提出考核意见，设计管理接受培训的，由信息中心档案馆提出考核意见，设计管理部门、工程管理部门等单位落实考核。部门、工程管理部门等单位落实考核。（注：施工、监理登记工作做得还可以，设计单位不行）（注：施工、监理登记工作做得还可以，设计单位不行）验收考核制度：验收考核制度：设计管理部门、工程管理部门、综合计划处分别负责按季度向设计管理部门、工程管理部门、综合计划处分别负责按季度向档案馆提供上季度签订委托设计、工程施工合同档案馆提供上季度签订委托设计、工程施工合同(协议协议)汇总表、完工项汇总表、完工项目汇总表，物装中心

46、须按季度提供设备到货清单（清单中列明项目号、目汇总表，物装中心须按季度提供设备到货清单（清单中列明项目号、设备名、设备规格、数量、位号、制造单位、到达日期等栏目）。信设备名、设备规格、数量、位号、制造单位、到达日期等栏目）。信息中心档案馆根据上述汇总表和清单组织安排项目的检查、接收和验息中心档案馆根据上述汇总表和清单组织安排项目的检查、接收和验收工作。收工作。由国家、集团公司、浙江省、宁波市立项批准的工程项目，其档由国家、集团公司、浙江省、宁波市立项批准的工程项目，其档案专业验收原则上由国家、集团公司、浙江省、宁波市档案部门负责案专业验收原则上由国家、集团公司、浙江省、宁波市档案部门负责验收；

47、其余工程项目，由信息中心档案馆负责验收。验收；其余工程项目，由信息中心档案馆负责验收。档案验收不合格，档案归档或移交单位必须限期整改，直至合档案验收不合格，档案归档或移交单位必须限期整改，直至合格。归档单位归档不及时、不完整，又拒不整改或整改不到位的，按格。归档单位归档不及时、不完整，又拒不整改或整改不到位的，按公司公司岗位责任制检查管理规定岗位责任制检查管理规定要求进行考核。要求进行考核。验收合格后，相关单位凭验收合格后，相关单位凭“建设项目设计文件验收证书建设项目设计文件验收证书”、或、或“建建设项目施工文件验收证书设项目施工文件验收证书”、或、或“建设项目监理文件验收证书建设项目监理文件

48、验收证书”、或、或“建设项目设备文件验收证书建设项目设备文件验收证书”凭该证书方可向财务处结清质保金。凭该证书方可向财务处结清质保金。项目档案未验收或验收不合格的，工程管理部门不得安排项目验收，项目档案未验收或验收不合格的，工程管理部门不得安排项目验收，财务处不得结清质保金。财务处不得结清质保金。如建设项目未委托设计，并且没有形成交工技术文件的，则由项目如建设项目未委托设计，并且没有形成交工技术文件的，则由项目管理部门填写管理部门填写“建设项目竣工文件编制意见书建设项目竣工文件编制意见书”，交信息中心档案馆，交信息中心档案馆审核同意后，方可办理结清质保金手续。审核同意后，方可办理结清质保金手续

49、。信息中心档案馆有权根据验收及整改情况提出考核意见，由工程管信息中心档案馆有权根据验收及整改情况提出考核意见，由工程管理部门落实考核，在质保金款中扣除相应经费，作为整改费用。理部门落实考核，在质保金款中扣除相应经费，作为整改费用。项目在参加各类评比活动时，档案质量应列为评比内容之一；档案项目在参加各类评比活动时，档案质量应列为评比内容之一；档案验收不合格的项目，应取消其评定资格。验收不合格的项目，应取消其评定资格。另外，我们还在卷册上作了明确的要求，要求工程管理部门或另外，我们还在卷册上作了明确的要求，要求工程管理部门或委托监理负责编制委托监理负责编制交工技术文件卷册目录交工技术文件卷册目录。

50、（四）、竣工图的编制管理（四）、竣工图的编制管理 SH/T3503-2007要求由设计单位负责编制，但要求由设计单位负责编制，但真正要做起来，有不少难度。真正要做起来，有不少难度。我们早在我们早在3503标准实施前，即标准实施前，即2007年时就跟年时就跟设计管理部门讲过，设计管理部门讲过，2008年可能总部要实施设计年可能总部要实施设计单位编制竣工图的要求，所以乙烯工程的设计合同单位编制竣工图的要求，所以乙烯工程的设计合同中都写上了中都写上了“设计单位编制竣工图并提供电子版设计单位编制竣工图并提供电子版”的内容，为我们乙烯工程能够实施的内容，为我们乙烯工程能够实施3503标准提供标准提供了基

51、础。尽管如此，我们还是遇到了不少阻力。了基础。尽管如此，我们还是遇到了不少阻力。随着乙烯工程各主项的陆续中交，竣工图编制随着乙烯工程各主项的陆续中交，竣工图编制的矛盾摆到桌面上。的矛盾摆到桌面上。2009年年4月，我们拟写了竣工月，我们拟写了竣工图编制要求和审核程序，召集设计单位、监理单位图编制要求和审核程序，召集设计单位、监理单位征求意见，会上，竣工图由设计编制、监理会签的征求意见，会上，竣工图由设计编制、监理会签的原则为各家接受，但具体操作上，他们提了许多意原则为各家接受，但具体操作上，他们提了许多意见，最后汇总后，主要问题就集中在竣工图章的加见，最后汇总后，主要问题就集中在竣工图章的加盖

52、和签名上。盖和签名上。我们就专门向总部工程部打了报告：我们就专门向总部工程部打了报告：份数在合同里是可以规定明确，但这样，设计单位就可份数在合同里是可以规定明确，但这样，设计单位就可能会另外提出收费，而不包括在能会另外提出收费，而不包括在8%竣工图编制费中。竣工图编制费中。问题是，即使他逐张会签了，就能做到逐张检问题是，即使他逐张会签了，就能做到逐张检查审核吗？更不可能到现场来核对，会签与检查是查审核吗？更不可能到现场来核对，会签与检查是二回事。弄不好，还搞出假签名来。二回事。弄不好，还搞出假签名来。不过，对我来说，只要总部有书面答复就足够不过，对我来说，只要总部有书面答复就足够了：成，大家都

53、简化、省力；不成，我可以跟设计了：成，大家都简化、省力；不成，我可以跟设计单位、监理交差了：是总部不同意简化的，那你们单位、监理交差了：是总部不同意简化的，那你们就得一张张签章吧。就得一张张签章吧。在此基础上，我们出台了镇炼化乙烯在此基础上，我们出台了镇炼化乙烯200958号号关于印发镇海炼化关于印发镇海炼化100万吨万吨/年乙烯工程竣工年乙烯工程竣工图编制要求的通知图编制要求的通知。镇海炼化镇海炼化100万吨万吨/年乙烯工程竣工图编制要求年乙烯工程竣工图编制要求 另外，我们还出台了镇炼化乙烯另外，我们还出台了镇炼化乙烯200996号号关于印发镇海炼化关于印发镇海炼化100万吨万吨/年乙烯工程

54、监理文年乙烯工程监理文件整编要求的通知件整编要求的通知。镇海炼化镇海炼化100万吨万吨/年乙烯工程监理文件整编要求年乙烯工程监理文件整编要求7、项目文件的管理其它应注意事项：、项目文件的管理其它应注意事项：主要是内部的管理性文件，要根据归档范围，主要是内部的管理性文件，要根据归档范围，明确归档单位，实时或定期接收归档。明确归档单位，实时或定期接收归档。声像文件：如果要求施工单位、监理单位归声像文件：如果要求施工单位、监理单位归档，应在合同或规定中明确提出。档，应在合同或规定中明确提出。交接手续要完备。一般对外都没问题，内部交接手续要完备。一般对外都没问题，内部有时会简化。我们现在老遇到这种事，

55、同是一个部有时会简化。我们现在老遇到这种事，同是一个部门，让他办理，他懒得办，不肯办，到时又讲不清。门，让他办理，他懒得办，不肯办，到时又讲不清。设计单位的图纸发送单：必须核对并回复，有设计单位的图纸发送单：必须核对并回复，有的设计院项目秘书不要你回复，这个不行。要求他的设计院项目秘书不要你回复，这个不行。要求他顺序编号，时时核对，以免发错出现漏收。顺序编号，时时核对，以免发错出现漏收。文件编号：各部门要有专人管理，否则会乱的。文件编号：各部门要有专人管理，否则会乱的。另外，不建议搞什么项目文件统一编号，难执行，另外，不建议搞什么项目文件统一编号，难执行，除非都纳入公司内部除非都纳入公司内部

56、的管理体系。的管理体系。及早进行人员培训、严格网络人员登记制度，及早进行人员培训、严格网络人员登记制度，加强对施工单位、监理单位等资料员的监管。我们加强对施工单位、监理单位等资料员的监管。我们在项目建设过程中，多次组织过培训工作。但施工在项目建设过程中，多次组织过培训工作。但施工单位、监理单位经常更换资料员，更换资料员时也单位、监理单位经常更换资料员，更换资料员时也没有做好交接工作，也不及时与我们联系，造成项没有做好交接工作，也不及时与我们联系，造成项目档案整质量的下降以及我们业务指导工作量的增目档案整质量的下降以及我们业务指导工作量的增加。加。装置项目名称尽可能在做总体设计时就规范好装置项目

57、名称尽可能在做总体设计时就规范好(按公司按公司的规范编制的规范编制)，项目代号、单元代号、项目简称等都要统一，项目代号、单元代号、项目简称等都要统一确定，并在基设计、详细设计、施工监理过程中严格执行，确定，并在基设计、详细设计、施工监理过程中严格执行，不要轻易更改，以利于项目文件的利用。不要轻易更改，以利于项目文件的利用。文档人员输入不一致性，会影响查找的准确性。造成文档人员输入不一致性，会影响查找的准确性。造成不一致性的原因：如不少文件是多编号的，发文单位有时不一致性的原因：如不少文件是多编号的，发文单位有时没编某个号，导致文档人员不能统一输入；文件项目名称、没编某个号，导致文档人员不能统一

58、输入；文件项目名称、单位名称单位名称(全称、简称全称、简称)出现不一致性等；大小写不统一、全出现不一致性等；大小写不统一、全角半角不统一等。如环氧丙烷角半角不统一等。如环氧丙烷/苯乙烯装置、苯乙烯装置、POSM、PO/SM，工程联络单输成工程联系单等。，工程联络单输成工程联系单等。及早进行人员培训、严格网络人员登记制度，及早进行人员培训、严格网络人员登记制度，加强对施工单位、监理单位等资料员的监管。我们加强对施工单位、监理单位等资料员的监管。我们在项目建设过程中，多次组织过培训工作。但施工在项目建设过程中，多次组织过培训工作。但施工单位、监理单位经常更换资料员，更换资料员时也单位、监理单位经常

59、更换资料员，更换资料员时也没有做好交接工作，也不及时与我们联系，造成项没有做好交接工作，也不及时与我们联系，造成项目档案整质量的下降以及我们业务指导工作量的增目档案整质量的下降以及我们业务指导工作量的增加。加。设计、设备监造合同中，对文件的整理组设计、设备监造合同中，对文件的整理组卷和数字化卷和数字化(扫描成电子版扫描成电子版)工作应予以明细。工作应予以明细。根据根据SH3503-2007标准，竣工图和设备监造标准，竣工图和设备监造文件应由设计单位和监造单位组卷、数字化，文件应由设计单位和监造单位组卷、数字化，而对设计单位和设备监造单位来说还是第一次，而对设计单位和设备监造单位来说还是第一次，还没有形成习惯，不像施工单位和施工监理单还没有形成习惯，不像施工单位和施工监理单位，一直执行位，一直执行3503标准，对组卷和数字化等标准，对组卷和数字化等事项都已认同。事项都已认同。