办公自动化系统设计方案

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1、云南省广播电视厅办公大楼办公自动化系统设计方案云南省广播电视厅办公自动化系统1.1 项目设计方案综述 本方案在应用软件设计上注重逐步实施的策略，先由日常办公业务功能为主，不断增加各种信息的发布、整理基础上，增强包括辅助决策的建设，在数据库系统软件选型方面，在满足现有应用的基础上，注重以后对数据仓库方案的支持和避免重复投资，选择了SQL SERVER。本方案选用Lotus Notes作为内部网群件平台。 本方案最大的篇幅集中在应用系统的开发方案上，主要的技术路线是以分阶段扩展系统的思路展开设计，一期工程主要完成云南省广播电视厅办公业务处理自动化以及信息服务和后勤管理的部分内容；实现有限度的办公信

2、息和业务数据共享。1.1.1 系统结构设计 云南省广播电视厅的办公自动化系统以Browser/Server作为整个系统的基本模式，Browser/Server结构是现代计算机系统中主流高效率的体系结构，也是一个低成本的体系结构，更重要的是它还是一个开放的体系结构。 在本系统结构设计中，应着重体现Browser/Server的服务模式，Browser/Server是目前Internet/Intranet所提供的基本服务模式，同时也是在本系统结构设计中所采用的模式。 由于在系统中采用了Intranet技术，因此整个系统对于网络用户来说是一个统一的整体，用户无需了解和安装各种网络应用软件子系统，就可

3、以通过超链接查询网络上的所有资源（包括各种文本、数据库、多媒体数据等）。1.1.2 群件平台选型 群件平台是作为云南省广播电视厅办公自动化的平台，本方案选择Lotus Notes为群件平台。Lotus Notes是Lotus公司推出的软件开发产品，该产品采用先进的技术，不仅能够对传统文档数据进行管理，而且能够对图形、图象、声音等非结构化数据进行管理。Lotus Notes是群件平台的软件系统,能够通过网络将位于各个的机构联合起来，组成一个紧密合作协调工作的环境。Lotus Notes作为先进的通信处理软件和群件产品，全面实现了对非结构化信息的管理和共享。Lotus Notes作为工作流平台和文

4、档管理服务器具有如下优点：1、Lotus Notes是一个文档数据库管理系统，文档数据库的最基本元素就是文档，而Notes文档可以同时包含结构化的和非结构化的信息。所以，Lotus Notes能够存储和管理类似文档这样的非结构化数据。 群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息，Lotus Notes的复制机制可使所有成员的信息保持同期更新，可以采用双向复制、客户端复制、选择复制和后端复制等. Domino提供Domino Connect应用程序，通过HTTP、ODBC和SQL，可以直接存取和修改存储在其它的非Notes的关系型数据库中的企业数据。Domino Conne

5、ct包括Lotus Notes Pump, 提供与Sybase、Informix、Oracle以及与ODBC兼容的数据库之间进行大宗数据交换和同步的数据分布式服务。2、 Lotus提供的Component是一种Active X控件，可以将这些控件与Notes文档集成在一起使用，创建电子表格、绘图、图形、图表以及产品一览表。通过Notes客户机与办公室组件（如Microsoft Office、IE）的集成，可使用户在使用Notes文档安全性和传递特性时，可以同时使用熟悉的字处理软件工作。3、 Lotus Notes平台包含一个集成的开发环境，为不同层次的用户提供了丰富的开发工具，以实现企业的战略

6、级解决方案，具体通过：Notes设计、Notes开发工具、DBMS集成、API接口实现； Notes 支持广泛的网络协议：TCP/IP，HTTP，NetWare，IPX/SPX，AppleTalk，NetBIOS/NetBEUI，X.25，SNA，Banyan VINES；Lotus Notes是独立于平台的群件平台，几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议；Lotus Notes的主要特点：文档数据库系统 Lotus Notes是一个分布式的多媒体文档数据库管理系统。Notes数据库的基本元素就是文档，它可以同时包含结构化和非结构化信息，可以用于高效地存储、传播、分配和管理如表格（也许是从某

7、个关系数据库或电子表软件中得到的）、文本、 WWW的页面、图形、OLE 对象，或者象扫描的图象以及传真件、声频或视频信号这样的多媒体信息。这使得Notes可以成为企业信息管理的基本平台，成为企业的信息存取中心。 Lotus Notes内置的全文搜索引擎，可以允许用户按自己设置的查询条件对文档进行索引和查找。Notes将符合条件的全部文档按相关次序或用户预设的次序显示出来。 为记录不同用户对同一Notes文档所作的不同修改，Notes 提供了版本管理功能。自动的版本记录可以在同一表单中实现，每一个编辑或被视为一个主文档或被视为对原文档的应答。这样，一个用户对文档的修改不至于被另一用户的修改所覆盖

8、。Notes的版本管理足以适应各类工作组的需要。 Lotus Notes也是一个基于超文本的系统，所以Notes文档中可以包含一个指向任一文档的指针，后者可以位于任何一个Notes数据库中，甚至还可以位于WWW上。用户操作时只需按一下鼠标就可以直接存取所链接的信息。邮件和通信机制 作为工作流应用系统的关键成分和工作组日程规划和进度安排的平台，Notes 邮件处理和通信机制具有重要的作用，它既可以用于个人之间的通讯，也可以用于支持工作组成员的协同工作。 Lotus Notes给初学者提供了一个非常简单易学的邮件系统，它也可使熟练用户快速地调用邮件管理工具来处理和组织大量的邮件。Notes 邮件系

9、统包含了有力的邮件编辑能力，支持创建格式文档，可以用字型、色彩和众多的格式属性修饰邮件。 Lotus Notes还可以提供给用户以直观和高效的协同工作手段和工作流支持。例如，创建了供评议的文档后，可以向所有的评阅者发一个邮件使之包含一个指向评议文档的文档指针。评阅者收到邮件后，只需在文档指针上击鼠标就可调出该文档。这样，每个人看到的都是同样的文档，并且是最新版本。而且，假设24小时以后，某些文档未被处理，Notes将可以自动向主管或上一级领导发邮件告知此事。复制 群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息。工作组成员常常分布在不同的岗位，有时甚至跨越了省、市和国家。为了支

10、持本地成员方便、快捷和经济地访问数据，每一个工作地点通常都需要配置本地服务器。 群件平台利用复制技术将位于远程（例如北京）服务器上的数据库“拷贝”到本地（例如上海）服务器上。无需上海的用户连接到位于北京的服务器上，复制技术即可使他们保持信息的同期更新。在功能和效率方面，Notes的复制技术是无可比拟的，其特征表现在以下几个方面：双向复制、高效、客户端复制、选择复制和后端复制。安全机制 许多企业正在构建自己的包容企业各个部门乃至供应商和客户的群件应用系统。尽管个人、部门和整个企业都已认识到信息的宝贵价值和专有性，但商业上的竞争环境迫使机构必须打破原有的界限，在企业内和企业之间共享更多的信息，只有

11、这样，才能缩短处理问题的时间，并且在协同工作的环境中孕育出更多的革新和创造性。这样，系统的安全性就显得尤为重要。在这方面，Lotus Notes提供了坚固的安全措施以保护关键的商业数据。Notes通过提供四级安全措施：验证、存取控制、字段级加密和电子签名来保障系统的安全性。 验证：验证是保障某一用户身份被可靠认定的手段。在Notes中，验证过程是双向进行的:服务器要检验用户的身份，用户也要检验服务器的身份。无论何时用户和服务器或两个服务器之间开始通讯之前，系统都需要进行验证。存取控制：存取控制表（ACL）规定了什么人可以以什么方式（例如，创建、读、写 、删除等）访问什么样的资源。ACL 控制的

12、资源包括服务器、数据库、数据库内的文档和文档的字段。字段级加密：有时用户需要将文档的某些字段与一部分用户共享而限制另一部分用户对这些字段的访问。加密采用了编码技术使得非授权用户无法理解该文档相应字段的意义。电子签名：用户希望他们收到的邮件确为邮件上的作者所发出，电子签名可以确保这一点。这是一种用户对用户的授权机制。这种机制还保证了邮件在传输过程中未被篡改 。对Internet的支持 Notes同时也是一个完备的Internet应用平台。Notes目前采用SMTP/MTA附加软件来提供与其它基于Internet的电子邮件系统互换信息。这样就可以用Notes邮件系统直接接收或发送Internet邮

13、件。利用Lotus提供的InterNotes Web Navigator，Notes用户能够对Internet上存在的大量信息进行有效的访问。作为群件产品，Notes和InterNotes Web Navigator自然而然地从群件的角度开发Web浏览器, 把原本是属于单个产品的功能转换成群件的整体功能的一部分，比如提交和传送（通信），研讨数据库和资料数据库的共享（协作），以及客户代理与应用开发（协调）。就象其它的Notes应用一样，InterNotes Web Navigator 也充分支持无连接使用。 利用InterNotes Web Publisher，用户可以很方便地将Notes数据库

14、中的数据发表到Internet上。特别是随着Notes Domino的推出，Notes即可直接作为一个Web服务器，从而使得Notes与Internet能够更好地相结合。跨平台的支持 在当今形形色色系统环境并存的情况下，Lotus Notes 的显著特征在于它对多平台的支持。所有的Notes Client，无论其运行在什么环境下，均能访问所有的Notes服务器，与它们交换信息、发送或接受邮件、并使服务器完成其所有的功能。这样，一个Notes应用程序不需任何修改即可在各种平台上同时运行。Notes几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议。可以运行Notes Client 的操作系统包括：Wind

15、ows，Windows 95，Windows NT，OS2，Macintosh，UNIX；可以运行Notes Server的操作系统有：Windows 95，Windows NT，OS2，Novell NetWare，UNIX；上述UNIX包括：IBM AIX，Sun Solaris，HPUX。Notes支持广泛的网络协议：TCPIP，HTTP，Banyan VINES，IPXSPX，AppleTalk，NetBIOSNetBEUI，X.25，SNA等。1.1.3 办公工作流程实现功能办公工作流程系统完成如下的功能：电子邮件及日程安排事务处理办公工作流程，如：文件会签、会议管理、发送通知、办公

16、室通知和签报。人事管理信息查询（包括专用信息和公共信息）个人电子秘书该系统的功能模块如下电子邮件系统 办公工作流程系统提供了简单易学的收发电子邮件的环境。用户间可相互传送任何类型和任意长度的信息（如文本、二进制、图形、图像及声音文件）。可对邮件电子签名，加密发送，并带有内置的地址名录，可发送到一个或几个用户，也可以全网广播发送。由于电子邮件系统是使用最为频繁的系统功能，因此所有有关办公流程部分的数据传送都在电子邮件系统体现出来。例如，会议通知即可在会议管理中查询到，同时又可以在电子邮件系统中查询到。电子邮件系统采用简便图形方式，邮件的收发不仅仅是局限在Intranet上，可以对联入国际Inte

17、rnet的任何用户收发邮件。该子系统可极大地方便局域网内工作人员之间的通讯，它具有如下的一些特点：可传送文字、图片、声音等各种信息。图形化的界面简单、直观、易于操作。采用了客户机服务器结构，确保了安全性。广告牌功能使得信息共享更加方便。可与其它基于SMTP/MIME的电子邮件系统交换信息。签报各部门传送到主管部门或领导等待审批的签报、请示、呈报、文件、合同，经各级主管部门转发审批，以发文的形式通知相关部门，并将审批结果通知呈报人。拟稿：单击“创建新签报文挡”按钮即可起草一份签报文件，编辑过程中只对拟稿人可视提交：拟稿人认为文件不需要再近一步修改，可通过按“提交”按钮来发送给审批人，系统自动给审

18、批人发送邮件，通知他有签报文挡要处理审批：审批人可以通过邮箱打开该签报文挡，也可以通过进入签报库后打开该签报文挡。打开该文挡之后，通过按下“审批”按钮，审批人可输入审批意见。审批人可为一个或多个。审批结束系统自动通知拟稿人。归档：审批结束，系统提示归档，可送档案室或本部门归档。实际工作流程见下图：文件会签文件会签系统提供办公活动中的文件审批会签功能，即各部门联合签署一份文件。 申请部门只需按“创建新会签文件”按钮，填入所需会签的文件内容，然后选择会签部门，如部门B、部门C等，即起草完一份会签。 按“提交”按钮即可完成会签文件的发送工作，文件会自动发送到所需审批的部门。另外，拟稿人可以改变审批。

19、 审批部门立即会接收到一个电子邮件，通过双点图标便可直接进入待审批的文件。这时该用户只需按同意或不同意按钮并输入其意见与建议就可完成工作。当然，也可对所需审批的文件做修改，这时系统会自动对原始文件进行备份以供将来核查。 审批结束可归档，如需发文可通过“创建发文文挡”按钮来发文； 如需增加阅读人员，可通过“增加可阅读该文挡的人员”来实现。 实际工作流程见下图：发文本模块主要用于银行内部往来文件管理。 拟稿：由各部门创建一个发文文档，按照提示的格式输入相应的内容，如不提交拟稿人仍可修改。 申请文号：文件拟定后，按“申请文号”按钮从办公室申请文号。系统提示选择分配文号人员，然后自动以发送给相关人员。

20、如需领导审批的，则暂不分配文号而报领导批示，领导批阅后再分配文号。 发文：文号申请到之后，按下“发文”按钮，系统自动通知所有人。 实际工作流程见下图：日程安排日程安排管理的数据来源主要是两个方面。一个方面是人工手工输入。另一个方面是从其它的管理系统自动获得，如会议安排发出后，相关人员的日程安排系统中会自动生成有关该会议的日程安排。会议管理会议管理系统提供一套自动化的会议通知安排及存档等管理功能，该系统包含会议申请、会议安排、会议通知、会议查询等模块。该系统是基于多媒体应用进行开发的，可通过触摸屏进行查询，并能够记录重要领导讲话的录音供与会者查询。 组织者通过创建一个会议文档输入主持人、参加人、

21、开会时间、地点、会议主题等提出一个会议申请，报请主管部门和人员批准。然后按一个按钮系统就会给每一个相关人员发送一个电子邮件，通知本次会议情况，其中注明是否紧急。收到会议通知的人员应发送回执给组织者，同意参加会议的人员名单自动转入会议安排模块。会议安排模块对外地与会人员安排房间并登记返程时间，并提供查询功能。会议纪要与查询模块会根据会议的情况，通过组织者将会议纪要发布，供与会者查询，或打印发给与会者。会议结束后，整理成会议文档进行归档处理。意见与建议 收集有建设性的意见和建议，供领导决策使用。 可就工作、休闲、娱乐等主题进行讨论 对感兴趣的主题可通过“答复“的按钮输入自己的意见通知与布告 通知及

22、布告系统是由行政或业务部门发给所有内部人员、会员或某几个部门或某类人员的信息公告。 通过“创建通知与布告”按钮来创建一份布告，填写相应的内容 编辑完成后，单击“通知”按钮即通知所有用户人事管理人事管理系统可记录职员的姓名、部门职务等方面的基本信息，还可记录职员的考勤、薪金状况以及发送各种通知。具体分为以下内容：职员人事状况表、职员考勤记录、薪金一览表、人事事务管理（发送各类通知）。人事管理信息由主管人事的人员进行登记与修改维护。人事信息除了常有的信息外，还可以放入每个人的照片及一段讲话录音，还可以将人员的照片、简历及各种证书扫描录入。系统可通过按名称、按部门、按职务、职称、年龄、按学历排序等各

23、种排序方式以方便人事部门的查询。职员人事状况表该数据库功能概要 根据企业员工履历表、 个人履历表、职员花名册及 人事资料合并而成。 考勤管理该数据库功能概要 考勤系统可以帮助管理部门管理各部门人员的出勤情况。 该系统可以自动记录每名员工的上下班时间，并可以根据员工的姓名、部门、职工号、日期等条件进行查询。该系统通过IC卡自动进行考勤登记，通过计算机的处理，可以按月把出勤情况通过网络自动报送给管理部门进行考核。薪金一览表该数据库功能概要：记录职员的薪金概况。人事事务管理该数据库功能概要 根据工资调整通知单、试用通知书构成。 该库主要处理有关向职员发出通知方面的内容。各通知包括：工资调整通知单、试

24、用通知书。主管部门人员有权填写通知单，选择接受人后即可直接将通知发送给相关人员（部门、本人等）。通知在主管部门存档以便日后的查询。 注：有关职员的申请部分和其他形式的通知书（包括离职申请书、职员请假书、职员出差单、聘用通知书、职员调动通知书），因涉及到部门及主管领导的审批，所以在公共的工作流程部分作统一处理。专用信息办公工作流程系统每天从将数据取到信息数据库中，可以按日期，下属单位查询历史数据，并生成图表，供相关部门决策分析。证券行情可查询证券即时行情及历史行情数据。下属单位信息存放下属单位数据，由企业负责建立并维护，下属单位信息除了常规的如下属单位名称、地址等之外，还可以将下属单位的一些图像

25、信息等证照扫描后以图像存储在数据库中。相关部门可以按下属单位名称、地址、信用等级等进行查阅。意见与建议收集来自各部门职员和下属单位单位的意见和建议，广开言路，促进发展。国家政策法规存放本单位法规文件及国家相关的法规文件。法规文件由单位法规部负责建立并管理。单位的内部员工及下属单位可按法规名称、主题词和类别等进行查阅，并可进行全文检索以定位法规条款。信息反馈由下属单位直接录入或企业在听取了下属单位的意见后录入，相关部门可以按下属单位名称，意见类别，时间分别查阅，并可加上对反方意见的处理结果提交给下属单位。公共信息由相关部门从各种渠道收集信息录入，也可以从Internet上将相关信息直接取到该数据

26、库中。下属单位及相关部门可以按主题词，时间分类进行查询，也可以进行全文检索以直接定位查找的信息。1.2 开发工具 以Lotus Notes、Visual Basic、Visual C+ 作为主要的开发平台和工具。结合HTML语言、Java语言。13 功能模块简介131 个人办公功能 个人办公是办公人员处理个人事务的系统，是用户开始日常办公的工作平台。基本功能包括：电子邮件（包括收件、发件、邮件提醒等）通讯录日程安排记事本信息制作工具集成插件132 公共办公功能公共办公支持用户进行公共事务的处理，包括参加各种讨论、发表公告、投稿、到各部门查找信息、填写各种办理单等等。为了便于所有的用户参与，公共

27、办公中的功能采用WWW浏览器实现。公共办公页面也可以设计成具有企事业单位个性风格的主页。(1)组织机构组织机构模块利用树状结构描述用户的组织模型。每个部门都可以建立自己的主页（介绍部门情况），在本系统内发布自己的部门信息（提供部门资料）、建立自己的WWW信息查询站点、连接到部门特有的业务系统、建立部门信息咨询窗口等等，包括各种与部门相关的应用。例如：财务部可以在自己的站点上提供财务报表、提供财务咨询服务、允许用户填写借款单等等。用户可以利用本系统建立起一个网上虚拟组织，它与真实的用户组织机构一样。每个部门都可以在自己的站点上提供部门特殊的信息和服务。当其他用户需要查询某个部门的信息或要求某种服

28、务时，他只需要沿着这个虚拟系统找到相应的部门，就可以查找相应的资料、或进行咨询、或进行业务操作（如填写借款单）。由于本系统把管理权限交给了具体的部门，因此每个部门都可以在自己的权利范围内发布各种信息、而且用户可以通过超链接把具体的业务系统挂接到WWW上。在系统运行的过程中，用户还可以随时连接上新开发的功能模块。因此，系统具有良好的生长性、可扩充性、易用性。组织机构中还包含人员信息，人员信息可以由管理员维护，也可以由用户个人维护。人员信息管理除提供人员基本信息，如工作部门、职位、办公电话、邮件地址等的维护外，还提供个人Internet口令维护和短信息个性化服务设定等功能，同时，组织机构的人员信息

29、还可以和服务器的注册用户同步。(2)电子论坛电子论坛用于大家通过计算机网络，对某一议题自由地发表见解、进行提问和解答、收集某一方面的意见等。由于我国用户计算机的应用水平还不是很高，一般在单位内部很少能用起来，只有在计算机非常普及的情况下，用户才习惯于在网上讨论问题。但电子论坛可以用来在单位内部收集各种意见，如意见箱、民意调查等，或用来做问题咨询、疑难解答等。结合组织机构，每个部门还可以建立自己部门的电子论坛，用于在部门内部进行讨论。(3)电子公告牌公告牌是一个应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、通告等。通过设置系统的权限，可以对特定的客户群发布各种社会、经济、金融信息等。如果结合

30、组织机构系统，每个部门还可以建立自己部门的公告牌系统，用于在部门内部发布公告。例如：新闻视点、广而告之、公告栏等。(4)信息采编信息采编用于采辑各种信息。它在各政府机关、企事业单位都有很大的作用。在信息采集系统中，各分支机构、横向平级单位、下级单位或其他作者，把要发表的信息通过网络（Lan、Wan）传送到信息采集数据库中，管理员对信息采集数据库中收集到的信息进行汇编整理，并对信息的发表和采纳情况进行登记，最后可以形成刊物在网上发表。(5)电子刊物电子刊物系统用于各种电子刊物的编辑、出版、发行。它在各政府机关、企事业单位都有很大的作用。在电子刊物系统中，信息的来源可以是信息采编系统、也可以是用户

31、输入的各种信息、或者是从其他电子新闻中收集来的信息，最后形成一期刊物，在网络上公开发行。结合组织机构系统，每个部门还可以建立自己部门的电子刊物，用于发表本部门的刊物。例如：项目管理部可以建立质量跟踪周报、财务部可以建立财务月报、市场部可以建立市场快讯等等。(6)信息上报在实际工作中，下级单位要经常向上级单位或领导报送资料，为此我们专门提供了一个信息上报模块，通过此模块可以实现信息在上下级部门或平级部门之间的流动，帮助领导简单快速地找到所需要的信息。(7)资源管理提供企事业内部各种共享资源（如会议室、汽车、房间等）的预定、审批、使用和统计。避免共享资源的冲突，合理安排资源的使用。(8)会议管理无

32、论在政府机关还是企事业单位，会议都是日常办公的一个重要组成部分。会议管理模块可以帮助用户起草会议计划、安排会议、发放会议通知以及在会后整理会议记录等等，极大地方便了用户办公。工作流系统在日常工作中，工作流是无处不在的。如收发文、会议纪要、设备申报、月度工作计划等。我们对工作流的定义是，工作流是对企业（或政府）的功能和运行规则，通过与组织机构/岗位角色的对应关系，用图形化的方式，来描述企业（或政府）的运行过程，并对过程的运行提供办理、监督、控制和跟踪的手段，规范企业（或政府）的业务过程，提高办事效率。工作流系统的目标不仅仅是处理过程，也不仅仅是使事物从一个地方流到另一个地方，而是着眼于管理和引导

33、作业环境如何运作的规则与过程。通过采用计算机化的工作流程解决方案可以帮助人们把作业环境规范化，减少失误与重复劳动，缩短办理周期，提供过程优化的依据，从而达到提高效率和科学管理的目的。我们提供的是一个通用的、面向组织与角色的、符合国际工作流管理委员会（WFMC）标准的工作流系统，借助系统提供的可视化流程定义工具，用户可以根据实际情况定制本单位的工作流程。它不仅支持常见的标准公文如收发文的办理，还支持其他各种较规范的流程，如财务借款、报销、出库审批等流程。所有的办理过程均可以通过WWW Browser进行。文件管理文件管理实现各种公文的分类、归档、存储、编辑、查询、打印。其中各类公文需具有相应的统

34、一格式和保密级别；对于原有的纸质公文，则可通过手工录入和OCR技术相结合，将其转入公文管理系统进行分类归档，以供查询；相应公文的查询和打印只有具有相应权限的人员才可执行。地理信息查询系统地理信息查询系统给用户提供了一种非常方便直观的信息查询手段。通过WWW浏览器，用户可以按照各种图形的直观指示，方便地查询到自己所需要的各种信息。例如：可以按照各部门在企业的布局图查询各部门的信息，也可以按照地图查询各分支机构和办事处的信息等。地理信息查询系统分为两个重要的组成部分：采用Visual C+开发的地理信息制作工具、采用Java开发的地理信息浏览小程序。通过地理信息制作工具，用户可以利用各种图形生成地

35、理信息查询文件，然后把这些文件放到HTTP服务器中，即可以通过WWW浏览器进行查询。公共信息查询公共信息查询系统包括各种公共信息（时刻表、法律法规等）、经济信息（经济要闻、财经报道、金融信息、股市行情、经济法规等）、新闻信息（重要政治新闻、国际动态、新华社消息、环球信息等），这些数据库基本都是比较简单的文本数据库（或者可以当成文本数据库来处理），对计算能力的要求不高，可以用Lotus Notes来管理，利用批处理方式进行录入，而且Lotus Notes支持WWW操作，可以非常方便地提供WWW查询功能。 信息查询的基本模块：电子书库年 鉴会议记录人事管理名片管理政策法规国土资源企业名录时 刻 表

36、邮政编码地 方 志部件管理部件管理模块是Universal Office系统的一个核心模块，主要提供对Universal Office系统所有模块进行管理及发布的功能。通过部件管理，用户可以完全根据自己的需要和实际情况对系统主页面进行定制，设计出具有本行业特色的界面，可定制部分包括页面标题、LOGO、页面背景、系统菜单、分类菜单、权限设置等等。部件管理模块可以根据所设置的权限，按照用户的不同身份动态地组织Web页面。同一个模块可以生成不同的应用，如电子论坛可以建立问题讨论、疑难解答、电脑园地、电子论坛等等；公告牌可以建立新闻发布、每日快讯、公告牌等等。短信息收发系统该系统主要为在外出差的用户提

37、供方便，当用户外出时，由于客观条件的限制无法及时连到内部网上办公，如果此时有重要的公文需要办理或内部网上发布了重要的信息，往往由于不能及时得到信息而延误工作。通过Universal Office5.0中提供的短信息收发系统，用户可以方便地设定自己所需要的短信息服务内容，如邮件提醒、日程安排、公告信息提醒、重要日期提醒等，外出时，一旦有上述信息到达，即可在手机上收到该信息的提示以及内容摘要。技术特点全面支持操作Universal Office 5.0中的所有模块都支持WWW操作，用户使用浏览器即可在桌面环境下办公，符合当前的瘦客户机的趋势。整个系统界面友好、美观，使用方便，大大降低了对使用者计算

38、机知识的要求，特别适合于政府机关和大型企业单位的信息系统建设。另外，由于把用户所有的应用都统一到了WWW界面上，使得系统非常易于安装和维护，当软件需要升级的时候，管理员只需要在服务器上进行升级，无须在客户端安装额外的软件，极大地减少了系统维护的工作量。部件化的管理思想Universal Office 5.0充分体现了部件化的设计思想，支持模块的热插拔，同一个模块可以生成多种不同的应用，如电子论坛可以建立问题讨论、疑难解答、电脑园地、电子论坛等等；电子公告牌可以建立新闻视点、广而告之、最新消息、公告栏等等。采用文档型关系数据库的信息管理模式在Universal Office中，既可以存储大量结构

39、化数据，方便信息分析与决策，又可以使用企业信息的多媒体特点和实现自动工作流的功能。两种数据库的共同优点可以覆盖企业多媒体信息系统的绝大部分功能点。系统具有良好的跨平台特性由于采用了Lotus Notes、Java等编程技术，系统可以在很多流行的平台上运行，特别适合于异构型的网络。设计中考虑了多种网络安全技术通过采用防火墙、加密、设置口令、设置权限等手段，充分保证了系统中数据的安全性，阻止各种非法的入侵和故意的破坏。既可以保证企业内部正常的工作流程，防止外界非法入侵，又为企业内部网的使用者提供了访问外部信息的手段。可以方便地挂接各种业务子系统在大多数情况下，用户都会有自己的业务系统，因此需要提供

40、一种能够方便地接入各种业务系统的手段。在Universal Office中，用户就可以方便地接入自己的业务子系统和扩充系统功能,例如各种人事管理、财务管理、后勤管理、装备管理等等。而且由于接口开放，用户可以在现有系统的基础上自己增加新功能。功能特点用户可以自定义主页在Universal Office5.0 中，用户完全可以根据本单位的需要和实际情况设计出具有本单位风格和特色的主页，可定制的内容包括页面标题、LOGO、页面背景、系统菜单、分类菜单、权限设置以及各子模块的导航器等等。提供短信息服务短信息服务可以满足用户移动办公的需要，当用户外出时，系统可以按照用户以前设定好的服务内容为用户发送各种

41、消息和提示，如邮件信息、日程安排等。可视化、全功能的工作流系统Universal Office5.0 工作流系统具有以下几个突出的特点：符合WFMC标准在工作流系统的设计和开发过程中，我们仔细参照了工作流管理委员会制定的工作流标准，系统中采用的概念以及提供的各种接口均符合工作流标准。简单易用的图形化过程定义工具和组织机构定义工具我们提供的图形化过程定义工具和组织机构定义工具可以使用户在简单的拖拽中轻松地完成流程定义和组织机构定义。在过程定义中用户还可以使用已经定义好的模板快速生成过程，另外系统还设有合法检查功能，帮助用户定义规范的流程；组织机构定义中以树状结构来描述组织机构，并有规则排列的功能

42、，使用户定义的组织机构中的层次关系一目了然。支持全功能工作流程Universal Office5.0工作流系统支持各种复杂业务流程。除支持顺序、并发、分支、子过程等基本流程外，还可以实现按条件流转、分发、传阅、阅知、特送、等专业功能。可视化流程监控和动态配置管理员可以随时对当前正在运行的业务流程进行图式化查询，并可以在流程运行图上针对控制需要进行相应的修改，所做改动将立刻反映到正在运行中的业务流程中，而不影响基于同一过程模板创建的其他流程。功能丰富的个人办公系统在个人办公室中，集成了Lotus Notes/Microsoft Outlook的电子邮件功能，提供收件箱、发件箱、日程安排、通讯录、

43、记事本、新建邮件、以及邮件自动提醒等功能。与MS Office无缝集成用户可以通过安装MS Office插件方便地发送和上载MS Office文件。例如把Word、Excel、PowerPoint文件在MS Office界面中作为邮件直接发送、或直接上载到电子公告系统中。支持手写笔和痕迹保留公文在流转审批的过程中需要保留修改的痕迹，我们为用户提供手写笔批注和键盘批注两种方式，实现审批过程中的痕迹保留。Universal Office可集成的软件模块集成指标分析系统集成综合查询系统集成Universal FM/GIS集成超级电子档案（SEAS）集成Microsoft Net Meeting其他可

44、集成的软件包括：文档管理：SEAS2000-AMS 5.0, WEBAQS 5.0基于GIS的设施、设备管理：Universal FM/GIS连续媒体服务：OpenVideo视频会议服务：Netmeeting搜索服务：MS Site Server代理服务：MS Proxy Server防火墙：Net Eye语音和手写输入服务：IBM Via Voice、汉王/慧笔密件传输服务：SecureExpressSEAS2000综合文档管理系统 SEAS2000（Super Electronic Archive System。-超级电子文档系统）是由沈阳东大阿尔派软件股份有限公司（以下简称为东大阿尔派）

45、研制开发的。它是专门用于对文书、图片、各种图书资料和信息等进行计算机管理的综合系统，集扫描录入、净化、图像处理、浏览编辑、打印输出及文档管理等于一体，为用户建立起电子化的知识库，可以放置在大容量的存储设备上（如硬盘，光盘，磁盘阵列等），用户可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料，可以随意移动、放大、缩小显示电子化的图纸和文档，可对所存资料进行编辑修改，并可对各种资料进行无失真输出。SEAS2000集数据库、GUI、图象处理、网络于一体，具有非常友好的人机交互界面。系统解决了生产过程中的设计、信息处理与管理及知识的网络共享等问题。SEAS2000综合文档管理中心是一个专业性的文档管理与工程

46、设计多用户综合系统，它以光盘或其它海量存储器为存储介质，完整地提供了文档管理和设计的全部流程，可以实现对各类信息资源的自动输入、检索、浏览及输出。系统充分考虑了国内文档管理的特点，功能完善，采用图形多窗口界面，使用方便灵活，全部菜单和提示均为汉字显示，符合中国国情。 SEAS2000综合文档管理中心具有极强的网络功能，支持网络上的查询、检索、浏览、修改输出和信息邮递等，可以大幅度地提高工作效率，实现了文档管理、资料查询、工程设计的网络化和一体化。多服务器管理 用户可以使用同一个客户端访问不同的SEAS2000文档管理服务器。对于使用者来说，甚至可以不必知道所访问的服务器是UNIX，还是Wind

47、ows NT, 是OpenBASE数据库，还是MS SQL Server数据库创建档案库和文件库 在系统管理模块中，用户可以根据需要自己定义档案库结构，确定案卷和文件的属性，卷内目录的格式等。用户可以定义属性的最大最小值，缺省值，枚举值等等。一方面可以为信息录入提供最大的方便，另一方面也可以保证输入的数据符合要求。 用户也可以建立自己常用的分类模板，按照国家标准和本单位的规定定义自己的分类码。然后，用户可以利用建好的字典模板和分类模板，在用户指定的介质上建立新的档案库和文件库。并且可以修改已经存在的档案库或文件库的结构和分类。同一个档案库和文件库可以存放于不同的介质上，不同的介质可以位于不同的

48、服务器上。介质管理功能提供了对文档进行分布式管理的可能。客户端文档查询与管理 通过SEAS2000 AMS 5.0 客户端，各种文件（包括工程图纸、WORD、电子表格、声音文件，录像等）可以在服务器上统一存储和管理。用户包括远程用户可以浏览、拷贝、修改和检索服务器上文档。档案库内的档案按照案卷形式组织，每个案卷内可以包含多个文件，而每个文件则直接对应一个或多个档案原件（即计算机文件）。档案库的档案提供组卷，拆卷管理。文件库内的文件按照文件形式组织，可以满足普通办公文件管理的需要。信息著录方式灵活多样。可以用表格方式著录，也可用卡片方式著录。可以灵活复制需要的字段，提供最大的方便。也可以实现数据

49、的导入，导出，可以把通过dBase, Access等软件录入的数据直接转换为SEAS2000的数据记录。内嵌功能强大的文件浏览器，可以浏览包括DXF，DWG等矢量格式，TIFF，JPG，GIF等光栅格式，XLS，DOC等文档格式的浏览。最多可以浏览多达200多种文件格式。可以任意放大，缩小，旋转。并且可以在原图上做多种形式的标注。并且可以浏览缩图，使用户快速寻找到自己需要的文件。检索与统计 检索方式灵活多样。用户可以通过分类树直接找到自己所需要的档案和文件，这样也可以方便地浏览相关的文档。另外，用户也可以通过检索界面定义任意的条件组合关系和条件优先级。提供复杂的逻辑表达方式。客户端提供个人收藏

50、夹功能，可以放入检索到的常用案卷或者文件。以后使用时，无须检索即可快速打开自己需要的资料。统计方式灵活，可以统计库内所有文件，也可以只统计符合某个特定条件的部分文件。除了完成一般的统计任务外，还可以进行分组统计，按照文件类型统计，图纸幅面统计等专项统计任务。用户可以定制统计结果输出形式。能够满足文档管理的日常需要。报表输出 提供方便的报表打印输出方式，可以直接按需要的格式打印，也可以输出到其他软件（如Excel）处理。可以打印文档清单，也可以打印检索和统计结果。人员管理 人员管理的组织形式为“部门”“岗位”“人员”，用户管理功能允许用户按照部门组织人员，并且每个人员属于固定的岗位。可以按照部门

51、关系树的形式对人员进行管理。使用人员的列表可以打印输出。人员的岗位变动可以通过拖拽的方式方便地实现。安全管理 SEAS2000具有完善的安全管理机制。用户在使用客户端时，必须输入自己的口令，以确定身份。服务器上的各种文档都有权限控制，不同的用户具有不同的权限，以防止非法侵入。借阅管理 SEAS2000对文档库中的每一张图纸都要进行跟踪管理。记录图纸的借阅历史；统计图纸的使用频率；明确图纸损坏、遗失时的责任。以确保文档资料的安全，同时也可以方便地实现对文档利用情况的监控和统计。借阅图纸时，建立图纸借阅记录。用户可以浏览文档借阅记录，可以对借阅记录进行检索和统计。销毁和鉴定 用户可以通过文档销毁管

52、理，预先对需要销毁的文档进行鉴定，对过期的文档可以进行自动鉴定。销毁的文档都被跟踪记录。备份与恢复 服务器端提供数据库和大字段的备份与恢复工具。用户可以通过图形化界面，方便地完成备份与恢复工作。此外该工具提供增量备份功能，允许用户备份上次备份以来，或者一月内，或者一周内发生变化的文档。这样既保证了系统安全性，也大大减轻的工作量和备份时间。数据传输安全性设计方案 对系统中的重要数据可以采取加密存储和传输技术，对云南省广播电视厅及与各部门，在公共网络上传输的重要数据进行加密。本系统中使用的数据安全技术均为自主实现的技术，并采用国际上通用的加密算法。这样作的好处为：基本加密算法为国际上通用的，经过了

53、长期的实际应用考验的算法，算法的有效性能够保证；所有安全技术环节均由自主开发的软件实现，不依赖于国外的商用软件，因而不受美国等国家对安全技术的出口限制，比如在美国生产的浏览器软件中，RSA和RC4算法的加密密钥长度分别被限制在512位和40位，而在我们的系统中将分别使用1024位和128位的密钥。数据的安全性主要考虑以下两个方面：1 数据的保密性：主要采取的手段：数据加密。2 数据有效性和完整性：有效性：信息来源能够证实完整性：信息传输过程中没有被破坏和篡改。主要采取的手段：数字签名。技术方案系统中安全技术的实现符合工业标准PKCS。PKCS（Public-Key Cryptography S

54、tandards）是由RSA实验室制定的基于公开密钥算法的加密技术标准，包括RSA算法、Diffie-Hellman密钥交换算法、基于口令密钥的加密、数字签名、加密信息文法等内容。 系统中的加密算法指标 用于密钥交换和数字签名的RSA公开密钥算法使用1024位密钥，用于数据加密的RC4算法使用128位密钥，其中对称密钥在每次加密过程中都使用临时随机生成的密钥，密钥不需保存。技术背景：RSA算法和RC4算法是是目前普遍采用的加密算法，已经经过了长期的在实际应用中和研究中的考验，特别是在电子商务应用中，RSA已经成为安全机制的最重要的算法，主要应用于密钥交换和数字签名，RC4作为高效率的数据加密算

55、法是目前绝大多数系统中的首选算法。两种算法都是密钥长度可变的算法，且破译难度与密钥长度成指数增长的关系。目前在美国的金融机构以及近来兴起的WWW上的电子商务应用中，普遍采用的密钥长度分别为512位和40位。考虑到计算机系统的运算能力的逐年提高，相应的破译代价也会下降，为确保信息系统在足够长的时间内的安全性，我们在系统中分别使用了1024位和128位的密钥长度，相对于512位和40位密钥，在安全性方面有了相当大的提高。 设计原则和技术特点 设计原则（1）成熟性与发展性采用成熟的、先进的计算机和通信技术进行网络设计，既要保证当前系统运行的高可靠性，又要能适应未来技术的发展的需要。（2）实用性与经济

56、性在OA系统设计中，不仅要考虑到目前各种业务的实际需求，更应充分考虑将来业务种类增长的需求，从实用性出发，解决实际问题。方案的制定和产品的选型在保证其先进与成熟的基础上，力求降低成本。（3）标准化与开放性采用符合国际、国家标准的软件，遵循有关技术规范体制，使系统具有灵活的互联能力。（4）可靠性与安全性选用高可靠的产品与技术，在系统出现异常时，具有应变能力和容错能力，确保系统安全可靠。对某些信息资源的使用要进行一定的权限划分，并对OA系统的运行情况进行实时监控。（5）信息共享对信息资源可考虑有条件、分层次共享，使信息既得到充分、有效的利用，又符合公司内部信息的保密要求。（6）灵活性与扩充性选用符

57、合国际发展潮流的国际标准的软件，使系统具有良好的可移植性、可扩展性，保证在将来发展中迅速采用最新出现的技术，降低系统成本。 附录：公司介绍一、国家软件工程中心及东大阿尔派公司介绍1.1 中国软件行业的最高水平 -国家软件工程中心东北大学软件中心成立于1989年，是东北大学集科学研究、教学及技术转移为一体的研究机构，是计算机软件国家工程研究中心、国家唯一的“火炬计划”火炬软件产业基地、国家教委批准的计算机应用重点的实验室、辽宁省软件工程研究中心和沈阳市的软件中试基地。几年来成果累累，学术和技术方面的优势迅速发展壮大，在通过部级以上鉴定的成果中，有4项达国际先进水平、3项达国际同等研究水平、4项处

58、于国内领先地位，获国家和部科技进步奖多项。几年来，东北大学软件中心正确把握世界软件技术发展方向，在多媒体技术、数据库技术、网络技术、嵌入式仿真技术、图象技术、地理信息系统、组件与协同工作技术等方面开展了广泛而深入的研究，取得了辉煌的成绩，所开发的大型商用数据库系统软件OpenBASE是我国第一个自主版权的数据库系统软件，其在主要功能上已达到了国际著名的数据库软件ORACLE和SYBASE，代表了中国软件行业的最高水平，表明中国的软件研究与开发已向世界水平发起了冲击。1.2 中国软件产业的标志 -东大阿尔派东大阿尔派软件股份有限公司( NEU-ALPINE Software Co.， Ltd.

59、)是由东北大学软件中心、日本ALPINE株式会社、中国沈阳市建行信托投资股份有限公司等共同出资组建的以计算机软件研究开发为主的高科技公司。公司总部设在沈阳，注册资本1亿5千万元人民币，总资产超亿元，是目前全国规模最大的计算机软件企业之一，也是中国软件行业第一家股票公开发行上市的公司。东大阿尔派研制和开发的软件产品主要以通用应用系统与平台和大型专用应用软件为主，如多媒体可视系统、Intranet开发平台、OpenBASE4.0数据库系统、汽车多媒体系统、邮政增值业务软件系统、商业/企业管理与运行软件系统、机场综合管理系统、医疗保险和医院管理系统、电厂综合管理信息系统、电业局综合管理系统、社会保险

60、综合管理系统、医用CT、股票交易系统等数十种，这些产品覆盖了政府机关、金融、保险、商业、机械、冶金、化工、电力、电信、建筑、交通、汽车、制造、水利、航空、航天等十几个行业，使得东大阿尔派成为在多方面具有强大竞争力的高科技公司。目前，东大阿尔派在北京、上海、天津、重庆、济南、合肥、青岛、郑州、太原、西安、成都、武汉、南京、长沙、广州、福州、深圳、昆明等地设有分支机构，在全国建立了行销服务网络。东大阿尔派积极开展国际合作，先后与日本、美国、新加坡、加拿大、韩国、香港、台湾等建立了良好的合作关系，汽车多媒体软件、CAI、CDTITLE等产品进入了国际市场。目前，作为新组建的东软集团的骨干企业，东大阿

61、尔派与集团其他企业所投资五个亿，占地面积达1500亩的我国最大的软件研制开发基地东大软件园已初具规模。该园建成后，将大大地推动我国软件产业的发展，成为我国软件行业的一面旗帜。国务委员宋健在94年10月参观东大阿尔派及东大软件园的规划后，亲笔题字“建设东大软件园，发展我国信息产业”。二、东大阿尔派公司关于技术优势的说明2.1 雄厚的技术实力东大阿尔派以东北大学软件中心作为技术支持，有强大的技术发展潜力和人才支撑，并将软件中心的科技成果向社会转移，促进高科技成果在社会的应用。现有近50000多平方米的软件开发空间和一流的研究开发设备和环境，800多人的软件开发与销售队伍。公司员工平均年龄27岁，三

62、分之一为取得博士、硕士学历者，其余为大学本科学历。目前，东大阿尔派公司已顺利通过ISO 9001的质量认证，实现软件设计、生产、销售、维护、服务等的全面质量监控。2.2 领先的科学技术为了配合世界网络技术的飞速发展东大阿尔派公司设有一个由博士导师和几名最低具有硕士学位的工程师组成的一个专业的研究部，对当今最先进的计算机及网络技术如FDDI、Fast Ethernet、ATM等作出了深入的研究。并成功地开发出了基于高速网络协议的电视会议系统等一些具有世界先进水平的技术应用。另外东北大学作为我国最大的教育科研网络中国CERnet网络的东北地区中心节点，东北大学软件中心负责全部东北地区的入网用户的网络安装、维护、培训工作；同时在国际Internet网络上的研究与开发也已成为东大软件中心日常工作之一，在为广大用户提供服务及技术支持同时公司在大型TCP/IP网络建设，及网际互连、网络管理技术中也积累了大量的经验。2.3 强大的合作伙伴东大阿尔派在致力于发展我国的计算机软件产业