2023年GAP人事信息系统管理程序

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1、人事信息系统管理程序1. 目的加强集团公司人事信息系统的建设，实现人事资料管理规范化。2. 合用范围本程序合用于集团公司全体正式员工（含子公司）和集团本部聘用员工的人事资料的收集及人事信息系统的建设。3. 引用文献3.1. GAP2-8员工工资管理程序4. 定义 无。5. 职责5.1. 人力资源部经理负责审批人事信息查阅申请审批表。5.2. 人事文员负责收集人事信息系统所必须材料并保证其完整性，编制员工情况一览表。5.3. 档案文员负责监督、检查人事材料的完整性，并负责人事信息系统资料的录入、修改，负责人事信息的保密。6. 程序6.1. 员工材料的收集6.1.1. 员工的基本情况 员工办理入司

2、手续时，人事文员收集员工个人基本情况的有关材料；每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：l 员工登记表（附一张一寸相片）l 个人简历l 身份证、户口本、毕业证书、学位证书、职称证书、结婚证书的复印件。l 司机及财务人员提供担保书和担保人基本情况材料。l 司机还需提供驾驶证复印件。6.1.2. 员工录用与转正材料：员工办理录用、转正及调入手续后，人事文员收集相关材料，每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：l 员工录用审批表（见GAP2-3-F3）和工作安排告知单（见GAP2-4-F2）l 员工转正审批表（见GAP2-7-F1）和转正申请、劳动协议书l 关于申请调入公司的报告，行

3、政介绍信，调动工资转移证，调入福田区工作协议书，与金地集团签定的调入协议书，招工审批表，职工调动介绍信l 接受应届毕业生函6.1.3. 职称评审聘任与考核材料：员工职称评审、聘任与考核材料由人事文员收集，每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：l 初级、中级、高级职称评审表l 聘任专业技术职务调查表和聘任告知l 年度及聘任期满专业技术职务考核表6.1.4. 内部调动和职务任免材料：人事文员办理员工内部调动及职务任免工作后，收集有关材料；每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：l 内部调动告知单（见GAP2-5-F2）l 人事调查报告及职务任免告知6.1.5. 培训材料：每次培训

4、结束后，人事文员收集如下材料，每季1日交档案文员：l 员工参与培训内容、时间、费用、考核l 员工参与培训证书、成绩单6.1.6. 民主评议材料每年年终对干部进行民主评议的有关材料由人事文员收集，于每年三月初交档案文员如下材料归档：l 个人述职报告l 部门评语l 职业经理人年终考核评议结果汇总表（见GAP5-3-F7）6.1.7. 员工奖惩情况材料档案文员每月收集一次员工受奖励或处分的材料归档。l 先进工作者材料l 业务奖励材料l 处分决定、报告、个人检查。6.1.8. 员工离职材料人事文员在办理完毕员工离职手续后收集有关材料，每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：l 离职审批表和员工

5、离职手续完备单 l 员工解除劳动协议登记表l 调离行政介绍信l 停薪留职审批表l 离休、退休、退职审批表6.2. 正式员工人事资料在员工离职后长期保存，聘用员工人事资料在员工离职后保存三年。6.3. 人事信息的录入与更新6.3.1. 职称代码表、职务表录入档案文员根据GAP2-8员工工资管理程序中的规定录入。6.3.2. 政治面貌表和员工状态表录入档案文员按实际分类录入。6.3.3. 部门代表码和工作岗位表录入档案文员按公司机构设立和定岗定编情况录入。6.3.4. 员工个人人事资料录入人事文员将员工入司审核后的有关材料交档案文员，由档案文员一周内录入人事信息系统。6.3.5. 员工工作信息录入

6、档案文员凭员工录用审批表及工作安排告知单一周内录入工作信息。6.3.6. 员工培训表档案文员凭参与培训证书，一周内录入。6.3.7. 员工奖惩表档案文员将收集到的有关员工奖惩内容和发生时间一周内录入。6.3.8. 员工变动人事文员在员工发生职务变动，内部调动，离职，调离，职称评估，岗位变动，学历变动，职称聘任，基本情况变动发生后15日内交档案文员，由档案文员一周内录入变动信息。6.4. 查询6.4.1. 在人事信息系统中可做员工个人人事资料查询，员工培训资料查询，员工奖惩资料查询，员工变动查询，员工结构记录等。6.4.2. 公司高层领导、人力资源部经理以外的员工查询人事资料，均需填写人事信息查

7、阅申请审批表（见GAP2-13-F1），交部门经理审核、人力资源部经理审批批准后，方可查询人事信息系统。6.4.3. 档案文员负责平常查询工作。6.5. 编制员工情况一览表6.5.1. 人事文员每月5日将上月新到员工和离职工工进行记录，编制员工情况一览表（见GAP2-13-F2）交人力资源部经理审核并修改。6.5.2. 人事文员将修改的员工情况一览表发送高层领导。7. 附件7.1. GAP2-13-F1 人事信息查阅申请审批表7.2. GAP2-13-F2 员工情况一览表GAP2-13-F1.1人事信息查阅申请审批表查阅人部门查阅时间查阅内容查阅人署名： 日期：部门负责人署名： 日期：人力资源部经理署名： 日期：GAP2-13-F2.1 金地(集团)股份有限公司员工情况一览表部门：经理室 报表日期： 99 年 3月 15 日董事长总经理监事长常务副总副总经理总会计师合计其 它合计情况说明上月人数本月新增本月离职最新总人数 部门 名单职位总师室总经理办公室人 力资源部行政部总务部工程部建 材供应部企 业发展部销售部项 目开发部计 划财务部投资部金地广告公司ISO9000工 作 组董事会合计部门经理部门副经理业务主管业务主办工程师会计师文员助理工程师及技术员其他岗位(指未定职务员工、试用期员工、其他特殊岗位)合计注：聘用人员 人（其中总务 人），正式员工 人