电子化档案项目要求

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1、电子化档案项目要求招标概要本次招标的服务内容“资料电子化项目”。采购预算：人民币#万元，报价超过采购预算的投标不予接受。服务期限：#年#月#日前完成投标人必须满足本招标书中的所有要求，否则视为非实质性响应。项目概述1、 项目概况#局为加强档案电子化建设工作，完善及解决各类业务档案的查阅及利用，计划整体外包本单位份日常专业专业档案的整理及电子化。本项目需要解决的档案类型较为复杂，涵盖A3、A4及其它特殊纸张，档案类型较为多样化，服务单位需要非常熟悉我单位档案资料情况，具有专业化、规范化的档案整理及电子化加工业务水平。2、 工程量情况本次外包业务量为#等，主要以纸质档案为此次整理及电子化服务的内容

2、；具体数量按实结算。3、 工程进度计划在2018年#月#日前完成。4、 技术规范与服务要求4.1 档案交接中标方需安排专人到指定地点进行档案材料的交接工作，每次交接时双方需对交接的档案材料类型、数量等信息进行核对，交接中做到逐份清点，确认无误后记录书面信息并签字确认。4.2 案卷整理整理不同类别的档案并分别打印相应封面及编制卷内目录，不得混淆。对档案的整理应符合各门类档案保管的规范。卷内文件排序应循序文件的形成规律，按上级指导要求进行整理，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。4.2.1 封面要求打印工整，根据历史情况，封面需要包含各项信息，投标单位需提供相关技术说明。 编制卷内目录应详细规

3、范，题名应完整准确，与索引条目一一对应。4.2.3 在装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。4.2.4 破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复。 每页纸质资料上都必须按要求编制页码，具有连续性，不可缺漏，不可重复，页码位置相对固定，页码字迹不影响原文档内容，尽量为小，同时电子化后的影像需要体现该页码。 归档文件幅面以A4规格为准，大于A4需进行折叠，小于A4需居中处理。4.2.7 收集的文件材料无内容、不清楚或破损，须由我单位管理人员确认。无内容的直接剔除，内容不清楚或文件破损的进行相应处理。4.3 数字化扫描4.3.1

4、扫描前应先对案卷进行预处理，查看案卷目录和实际内容是否相符、是否有缺漏页、前后颠倒、案卷原件有否清晰或破损，查出的问题须列出明细及整改修补方案并进行修补，完成进行拆分扫描，保证纸张的平整、抚平边角。4.3.2 遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、 折角、不清晰等情况，则进行重扫或补扫。遇有扫描图片顺序与档案原件顺序不一致时，应及时调整。4.3.3 采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。4.3.4如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。4.3.5 扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗

5、度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。4.3.6采用高速扫描仪进行扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。4.3.7 扫描色彩模式。采用黑白模式进行扫描。若遇特殊情况由采购单位决定采用彩色还是黑白模式进行扫描。4.3.8 扫描分辨率。扫描分辨率应不小于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。4.3.9 扫描文件格式。以TIFF格式保存。4.3.10 扫描文件以无损格式保存，且以尽量减少存储容量为准则。4.3.11 扫描后每份电子文件按要求进行相应目录层级分发共享目录。 4.3.12 扫描后的文件

6、需要进行二次核检以确保图像完整无缺漏。4.4 影像优化4.4.1 纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。4.4.2 去污：对图像页面中出现影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4.4.2 服务单位需要进行二次核检以确保影像的质量及完整性。4.5 本地索引著录4.5.1 影像进行优化后并二次核检后方可进行索引环节。4.5.2 信息输入与扫描影像所示信息必须完全一致。4.5.3 索引条目应按要求与纸质资料一一对应全部输入，不得缺漏。4.5.4 题名输入应完整

7、详细且准确，相应密级选择准确。4.5.5 输入页码与图片顺序一致。4.5.6 索引完成后服务单位需要对条目进行两次核检以确保条目的准确性。4.6 提交线上索引4.6.1索引著录进行两次核检后方可提交数据进行线上索引。4.6.2线上索引通过现有系统在线进行，投标人应充分考虑到索引时遇到网络延迟、网络故障或无法提交等因素，我单位不为此额外承担责任以及支付费用，并且项目实施周期也不得因为网络因素而延误。 线上索引完成后，服务单位需要对索引著录进行二次核检。4.7 案卷装卷归档4.7.1 按照整理顺序装订，不漏页、错页、跳页。4.7.2 装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线。4.7.3 对于装卷时

8、某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。4.8 档案移交4.8.1纸质实体档案的交接应填写档案交接登记表，交接双方应在档案交接登记表上签字。4.8.2电子档案的交接应按要求刻录光盘后进行移交登记手续。4.9 质量管理4.9.1 档案文件作为本单位的原始凭证，具有不可再生性，意义重大；投标人必须着重考虑档案资料在运输过程中的安全性；投标人应从自身技术、优势等方面来论述如何保证项目进度控制及效率；投标人需要考虑信息系统是否具有良好的操作兼容性；4.9.2 投标人必须对档案电子化过程进行二次核检，确保电子化的准确率、完整性、安全性，二次核检包含软件校验（投标人

9、自行开发）和双人工复查校验。4.9.3 投标人需要接受招标方通过抽检的方式对提交的每一分批工作成果进行验收，对投标提交的工作成果不论涉及验收标准任何一条，不合格的，投标人必须全部收回成果进行自检。4.9.4 投标人必须要建立资料跟踪系统，建立严格的现场实体资料管理规范等手段来确保档案原件100%不缺失；4.9.5 投标人需提供档案文件整理处理标准、规程、质量标准等建议方案。4.10 校验要求4.10.1对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污的处理等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。4.10.2核对每份文件的实际扫描页数与纸质文件页数是否一致。4.10.3确保档案信息和索引条目与实际资料一致。4.11 为了档案扫描后数据能与现有系统对接，并利于日后管理和利用，投标单位需要提供页码软件、目录软件和二维码封面软件，投标时提供软件截图。有实际项目在使用的优先考虑。4.12 保密要求档案具有不可再生性，投标人需要着重考虑档案文件在交接中的安全性，确保档案文件完好无损，同时履行保密职责，不对任何人泄露档案内容。5、 其他重要事项5.1 服务期限：5.2 付款方式：双方自行协商。