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1、稽核手法與路徑稽核手法與路徑稽核重點稽核重點 系統完整性？系統完整性？系統符合性？系統符合性？系統適切性？系統適切性？系統有效性？系統有效性？.稽核原則稽核原則 非負責人執行稽核避免球員兼裁判 隨機抽樣 不要期望把所有問題找出 沒有缺點不代表系統完全沒有問題 以事實為依據，非以個人主觀意願為出發點稽核員應有的特質稽核員應有的特質善於有效聆聽公正、客觀的地獲取並評估善於觀察 務實、巨觀地瞭解該機構複 雜的運作狀況合邏輯、有系統的、分析並作合理判斷 有效應付壓力勤做筆記，並有效紀錄觀察結果遵守時間規範，有效分配時間 根據稽核發現歸納可接受 之結論忠於結論稽核員應避免的行為稽核員應避免的行為事前無任
2、何準備挑釁的耳根軟（易聽人擺佈）粗心的沒自信的不守時的矛盾的稽核手法稽核手法縱向稽核縱向稽核選擇一重大環境考量面，查證相關系統單元是否確實執行 路徑稽核路徑稽核(Audit Trail)橫向稽核橫向稽核依部門權責，查證相關系統單元是否確實執行 部門稽核部門稽核(Department Audit)稽核路徑稽核路徑(Audit Trail)不可忍受風險不可忍受風險目標目標/方案方案作業管制作業管制訓練訓練監督量測監督量測溝通溝通矯正預防矯正預防政策政策路徑稽核路徑稽核(Audit Trail)風險鑑別風險鑑別不可忍受風險不可忍受風險相關管制相關管制安衛績效安衛績效工作環境工作環境路徑稽核路徑稽核-
3、範例範例目標/方案作業管制訓練監督量測矯正預防溝通政策安衛風險LPG儲槽LPG儲槽風險評估及安全改善計畫LPG儲槽裝卸安全管制程序、LPG儲槽洩漏緊急應變、動火管制程序危害通識訓練、LPG儲槽洩漏緊急應變訓練演練LPG儲槽洩漏偵測及儀器調校、槽壁測厚、接地電阻測試、安全閥測試等LPG儲槽維修保養、事故調查、再教育等LPG儲槽安全宣導安全衛生政策路徑稽核路徑稽核風險鑑別作業管制教育訓練目標標的組織與權責安衛政策供應商管制溝通監測與矯正管理方案內稽的缺失文件與記錄認知與能力稽核工具稽核工具 面談說面談說 文件讀文件讀 觀察看觀察看 量測作量測作 記錄寫記錄寫稽核技巧稽核技巧 開放性開放性 問題問題
4、查證證據查證證據察其反應察其反應執行程序執行程序&記錄記錄詢問詢問 觀察觀察記錄記錄 查核查核18人員訪談人員訪談訪談人數？訪談人數？以方便方式抽樣 隨機抽樣 所有區域、部門 所有作業班問話型態？問話型態？開放式(open-ended)易瞭解 勿引導或設陷阱 用不同方式詢問使對方瞭解問題 必要時暫時休息以舒緩壓力開放性問題開放性問題 不會有標準答案 5W1H WHAT 什麼?認識 WHY為 什麼?原因 WHEN 什麼時侯?時間 WHERE 什麼地方?地點 WHO 什麼人?人員 HOW 如何?方法 再加上“還有什麼”“萬一的話”“請說明”配合適切地封閉性問題 得到更多的訊息 避免被稽核者有被審問
5、的感受詢問範例詢問範例 如果.會怎麼樣？我仍不瞭解，請再說明.你的意思是說.很好！用懷疑的眼光注視對方用懷疑的眼光注視對方請展示給我看你是根據什麼 .?範例範例不好的說法不好的說法 如果我是你，我會 如果我是你，我才不會這樣做 我以前的作法是 你所說的並不合理!你就打算這麼做下去了喔!你不怕 如果你和某某工廠一樣才好 好，可是你說的不對 我不是跟你說過了這樣做就好了嗎.紀錄查證紀錄查證 隨機抽樣(代表性)查證最近的紀錄 紀錄保存情況 其它相關紀錄：工作日誌 守衛室管制紀錄稽核人員的祕訣稽核人員的祕訣 先瞭解規定或程序要求 稽核前先讀程序書 先訪談主管，再稽核操作員 臨時決定抽樣的對象 勿過早告
6、知抽樣對象 平面取樣 稽核應盡量涵蓋組織各部門 使用縱向稽核 發現各部門間的橫向溝通問題稽核人員的祕訣稽核人員的祕訣 記錄不符合事項的細節 必要時影印資料 抽樣未被準備的資料 原始的資料提供原始的證據 善用一欄表 提供完整的抽樣樣本空間 查閱工作紀錄簿 意想不到的內幕稽核人員的祕訣稽核人員的祕訣 比較書面文字和實際作業 避免花太多時間調查一項新穎或複雜的製程 先讓別人了解你來此的原因 小心傾聽，目的在於找出客觀證據並非討論 避免批評，不提未經要求的建議 鼓勵自由談論，一次只問一個問題 調查中不提缺失報告 儘可能使用系統標準中的詞句抽樣稽核範例抽樣稽核範例 警衛室當日包商入廠紀錄抽樣現場查證受訓
7、紀錄開工前會議紀錄 安全守則 安環室當日動火申請表抽樣現場查證安全守則消防器材 廠務部自動檢查紀錄抽樣現場查證請檢查人員現場示範說明檢查儀器設備調校 員工訓練紀錄訓練教材抽樣訪談員工稽核發現問題時稽核發現問題時 當場澄清確認並由引導人員見證 確認問題缺失，並要時進一步調查 掌握充份證據，記錄缺失細節 正向態度解釋不符合事項對公司的不利影響，取得被稽者認同 有不符合事項須堅持 顧及收稽核人員面子，避免陷入情緒化爭辯 避免個人主觀意見，保持客觀態度 勿批評，勿煩躁，勿偏袒，不要吹毛求疵 有效管理時間28比對標準要求比對標準要求發現不符合事項發現不符合事項彙整稽核發現彙整稽核發現在總結會議在總結會議作報告作報告稽核報告稽核報告稽核結果稽核結果稽核發現稽核發現記錄記錄訪談結果訪談結果現場觀察現場觀察最後結果呈現在最後結果呈現在稽核報告稽核報告稽核禮貌及專業態度稽核禮貌及專業態度 以真誠及友善的態度，鼓勵受稽單位參與 以受稽人員為中心 瞭解自己的偏好及偏見 避免給建議 仔細聆聽與觀察並感受受稽者的反應 小心地發問 適時地轉變話題 保持中立的立場 堅持自己的工作
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