高效会议管理技巧当今会议分析

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1、高效会议管理技巧当今会议面面观【本讲重点点】会议的意义义会议的目的的会议的种类类会议的频率率会议成本的的计算会议的主要要目的就就是解决决问题，但但由于开开会技巧巧不佳或或过于频频繁，不不但无益益于解决决问题，反反而使问问题愈趋趋复杂。频频繁的会会议与主主管层的的随意决决策，常常常是员员工的梦梦魇；员员工花太太多时间间在无效效率的会会议上，不不仅浪费费公司成成本，也也造成工工作效率率低下。如如何能在在会议中中高效率率且有效效果地解解决问题题，是“高高效会议议管理技技巧”的的中心议议题。会议的意义义1会议是是一个集集思广益益的渠道道图1-1集思广广益图如上图1-1，会会议是一一个集合合的载体体。通

2、过过会议使使不同的的人、不不同的想想法汇聚聚一堂，相相互碰撞撞，从而而产生“金点子子”。许多多高水准准的创意意就是开开会期间间不同观观念相互互碰撞的的产物。2会议显显示一个个组织或或一个部部门的存存在会议总是在在大于一一人的情情况下发发生的，即即使是只只有两个个人的会会议，这这两个人人也是一一种小型型组织。没没有不开开会的组组织或部部门，一一个组织织或部门门不召开开会议，它它的存在在价值就就会受到到质疑。因因此，会会议能够够充分显显示一个个组织或或部门的的存在价价值。图1-2组织或或部门与与会议3会议是是一种群群体沟通通的方式式开会很少是是一对一一的沟通通，绝大大多数情情况下都都是一种种群体沟

3、沟通。随随着科技技的迅猛猛发展，人人们的沟沟通方式式越来越越多，现现在人们们可以通通过-maiil、多多媒体等等种种形形式进行行沟通，但但是，群群体沟通通，即会会议这种种方式，是是任何其其他沟通通方式都都无法替替代的。因因为这种种方式最最直接、最最直观，这这种方式式最符合合人类原原本的沟沟通习惯惯。会议的目的的开展有效效的沟通通会议是一种种多项交交流，可可以集思思广益，实实现有效效沟通是是会议的的一个主主要目的的。传达资讯讯通过会议可可以向员员工通报报一些决决定及新新决策，也也就是说说向员工工传达来来自上级级或其他他部门的的相关资资讯。监督员工工、协调调矛盾许多公司或或部门的的常规会会议其主主

4、要目的的是为了了监督、检检查员工工对工作作任务的的执行情情况，了了解员工工的工作作进度；同时，借借助会议议这种“集集合”的的、“面面对面”的的形式，来来有效协协调上下下级以及及员工之之间的矛矛盾。达成协议议与解决决问题达成协议与与解决问问题一般般要经历历以下66个步骤骤，通过过这6个个步骤，最最终实现现协议的的产生和和问题的的解决。图1-3达成协协议与解解决问题题的6个个步骤资源共享享利用开会汇汇集资源源，以期期相互帮帮助，共共同进步步。开发创意意开发创意的的会议目目的突出出反映在在广告公公司、媒媒体公司司中。通通过举行行会议，形形成新的的构思，并并且论证证新构思思，使其其具有可可行性。激励士

5、气气年初或年底底的会议议通常具具有这一一目的性性。这种种会议是是为了使使公司上上下团结结一心，朝朝着一个个方向共共同努力力。巩固主管管地位经理或主管管为了体体现自身身的存在在价值，更更为了巩巩固自己己的地位位，经常常会召开开一些上上下协调调会议，以以此来强强化自己己的地位位。会议的种类类会议可以按按照人数数、开会会方式和和开会目目的进行行分类，每每一种分分类都从从一个方方面反映映了会议议的作用用，每一一种分类类都与人人们的实实际需要要、社会会的不断断发展密密切相关关。表1-1会议的的种类按人数分类类按开会方式式分类按开会目的的分类 团体会会议 一对一一会议 面对面面会议 电话会会议 视频会会议

6、 宣布人人事安排排、讲解解政策的的会议 当众表表扬或批批评别人人的会议议 临时处处理突发发事件的的会议 固定的的团队会会议 集思广广益的会会议会议的频率率每种会议都都有其合合理的发发生频率率，只有有掌握了了合理的的会议发发生频率率，才能能更高效效地利用用各种会会议解决决问题、达达到目的的。1.固定的的部门会会议2.全体会会议3.处理突突发事件件的会议议4.一对一一会议会议成本的的计算会议成本分分为时间间成本、直直接会议议成本和和效率损损失成本本3种。会会议成本本是非常常可观的的一笔数数目，它它关系到到一家公公司的得得失成败败，因此此万万不不可等闲闲视之。1.会议的的时间成成本2.直接的的会议成

7、成本3.效率损损失成本本开会时，主主管人员员必须离离开自己己的工作作岗位，这这有可能能造成公公司整体体管理效效率的下下降。由由于管理理效率下下降而造造成的损损失，就就是效率率损失成成本。效效率损失失成本包包括以下下3种情情况：【自检】请将下列相相关选项项用横线线连接起起来。A、固定的的部门会会议至至少每两两月一次次B、一对一一会议随时C、处理突突发事件件的会议议按需需要D、全体会会议至至少每月月一次见参考答答案1-1【本讲总结结】从某种角度度而言，世世界是一一个时时时处处充充满会议议的世界界。高效效的会议议能帮助助我们迅迅速解决决实践中中遇到的的问题，然然而低效效率的会会议却往往往占据据上风，

8、造造成时间间成本、直直接成本本及效率率成本的的损失。因此，每个个人应从从基础做做起，深深刻理解解会议的的意义、目目的、分分类、合合理的发发生频率率以及如如何计算算会议的的成本，只只有先掌掌握了这这些基础础知识，才才可能使使每一次次会议都都“行之之有效”。【心得体会会】_第二讲会议议效率不不高的原原因及解解决方案案【本讲重点点】会议效率不不高的原原因及预预防性管管理高效会议的的八大特特征会议规范会议效率不不高的原原因及预预防性管管理1会议的的通病效率率不高小王是一家家公司的的职员，他他对公司司会议有有自己的的一些想想法，他他的想法法反映了了许多公公司会议议的某些些现状，值值得我们们思考。很多公司

9、往往往由于于以下原原因，开开会效率率低下：公司的主主管都不不知道何何时是开开会的最最好时机机。许多多重要的的会都安安排在周周五下午午开，或或非要安安排在事事务繁忙忙的周一一开。许多主管管对于何何时开会会几乎都都不征询询员工的的意见。这这使得员员工疲于于奔命，甚甚至得延延后或放放弃参加加其他会会议。有些“必必须到会会”的员员工，因因为已经经与重要要客户或或政府官官员有约约在先，根根本不能能出席，这这使得会会议讨论论很难进进行。而而到场的的人往往往并非与与议题关关系最密密切的人人，所以以准备不不充分或或者根本本来不及及准备。时下有一句句很流行行的话“最最近比较较烦”，对对太多像像小王一一样的职职场

10、人士士来说，这这句话可可以改为为“开会会比较烦烦”。开开会之所所以烦，用用小王的的话来说说，就是是“会议议常在毫毫无章法法的状况况下进行行，甚至至毫无意意义地延延长时间间，即使使有决议议，质量量也很低低”，简简而言之之，会议议效率不不高。因因此，寻寻找致使使会议效效率不高高的原因因就显得得格外重重要。2会议效效率不高高的原因因会议效率不不高通常常由以下下7种原原因造成成。在这这7种原原因中，有有3种原原因是会会议的“致命伤伤”，需要要格外警警惕。这这3种原原因是：主持人人的技能能、会议议的地点点以及会会议的准准备工作作。表2-1会议效效率不高高的原因因及具体体表现项 次原因具体表现（1）时间会

11、议安排在在即将午午餐的时时间，每每个人都都饥肠辘辘辘，无无心开会会。（2）地点会议地点设设在经理理办公室室，致使使会议被被频繁打打断，无无法正常常进行。（3）开会对象的的选择必须出席会会议的人人未到，通通知来的的是一些些可有可可无的参参加者。（4）主持人的技技能会议主持人人缺乏影影响力、说说服力，被被参会者者牵着鼻鼻子跑，无无法达到到会议意意图。（5）参会者的技技能参会者发言言混乱，既既不知如如何表意意，又不不知如何何引退，致致使会议议失败。（6）会议的准备备工作开会前没有有通知与与会者相相关事宜宜，致使使会议拖拖沓而无无成效。（7）开会的原因因、目的的和结果果开会的原因因、目的的和结果果在会

12、议议进行中中忽然发发现皆不不明确，致致使会议议毫无意意义、宣宣告失败败。高效会议的的八大特特征与低效率会会议相对对的就是是高效会会议，高高效会议议充分克克服了致致使会议议效率不不高的种种种不利利因素。高高效会议议具有88大特征征。建议在正式式召开会会议之前前，将高高效会议议的8大大特征一一一列出出，并随随时检验验，充分分做好预预防性管管理，使使即将召召开的会会议能够够成为真真正意义义上的高高效会议议。会议规范会议规范包包含3个个部分：会议时时间安排排的规范范、固定定的会议议流程规规范以及及会议规规范本身身。1会议时时间安排排的规范范上午8-9点之之间，正正是员工工从家到到公司，准准备开始始一天

13、工工作的时时候。这这个时候候的员工工，心绪绪尚且混混乱，还还需一段段时间才才能进入入工作状状态。因因此，试试图在这这一时间间段举行行会议、试试图让员员工回应应会议提提议或进进行业务务分析，从从人的生生理和心心理角度度来看，是是不现实实的。上午9-10点点之间，员员工已经经开始进进入工作作状态。在在这个时时间段最最适合进进行一对对一的会会谈，同同样也是是进行业业务会谈谈的最佳佳时机。上午100-122点或下下午1-3点之之间，最最适合调调动员工工集思广广益。大大家利用用头脑风风暴，不不断想出出新点子子、新方方法。下午3-5点之之间，最最好不要要安排会会议。这这个时段段的员工工开始进进入一天天当中

14、的的倦怠期期，人人人希望马马上回家家，在这这个时段段举行会会议往往往会事倍倍功半。2会议规规范本身身会议规范是是指大家家达成共共识的会会议守则则。会议议规范主主要包括括以下条条款：所有与会会者将每每周工作作安排时时间表交交给会议议安排人人，以找找出最适适宜所有有参会人人的开会会时间。超过1小小时的会会议应有有书面通通知、议议程表及及相关资资料。所有与会会者都要要准备在在会上发发言。准时开始始，准时时结束。各业务单单位负责责人对决决议能否否达成负负直接责责任。所有与会会者应知知道维护护别人的的尊严，不不在会中中羞辱别别人，这这条规则则最重要要，需特特别注意意。意见不同同是好事事，议论论才能面面面

15、俱到到，甚至至有人扮扮“黑脸脸”。会议结束束2-33天后，所所有与会会者应拿拿到会议议记录。所有与会会者应承承担起对对会议质质量进行行反馈的的职责。必要时请请第三方方监控，以以保证会会议质量量。3固定的的会议流流程规范范图2-1固定的的会议规规范流程程固定的会议议流程规规范主要要包括一一个中心心、两个个基本点点。（1）一个个中心一个中心是是指整个个会议的的议程。一一个中心心包括：会议的开开始，具具体包括括：致欢欢迎词；阐明会会议目的的；交流流会议议议程；介介绍时间间安排、相相关规章章制度；指定会会议记录录人。进行会议议讨论，可可以分为为不同的的议程，比比如议程程一、议议程二、议议程三等等。具体

16、体包括：分享话话题和目目标；交交流信息息；产生生主意、做做决定、确确认行动动；总结结。 结束会会议，具具体包括括：总结结；安排排下次会会议。（2）两个个基本点点两个基本点点是指会会议的一一头一尾尾，即会会议开始始前的准准备和会会议结束束后的跟跟踪，这这两个基基本点是是最容易易被忽视视的。但但是，它它们却是是保证会会议成败败的关键键。所以以，一个个规范的的会议流流程必须须包含会会前的准准备工作作与会后后的跟踪踪工作。会会前的准准备工作作与会后后的跟踪踪工作具具体包括括写、发发备忘录录，制定定跟踪计计划，以以及安排排下次做做汇报的的人选等等。【本讲总结结】会议效率不不高是当当前许多多会议的的现状。因因此，找找出会议议效率低低下的原原因就显显得格外外重要。通通常有77大因素素致使会会议效率率低下，针针对这些些因素，应应在会前前充分做做好预防防性管理理。与此同时，清清楚了解解什么是是高效会会议、会会议规范范有哪些些也至关关重要，只只有掌握握了这些些，才能能从正面面引导我我们如何何提高会会议的效效率。【心得体会会】_