时间管理培训讲义--anny2520

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1、v下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依 次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重

2、要的事情时，我会说“不”。小测试:结论：012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。1822分：你的时间管理状况良好。2327分：你是值得学习的时间管理典范。知道了你自己的时间管理方面的总总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。浪费时间的主观原因 1、做事目标不明确。2、作风拖拉。3、缺乏优先顺序，抓不住重点。4、过于注重细节。5、做事有头无尾。6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。7、事必躬亲，不懂得授权。8、不会拒绝别人的请求。9、消极思考。一项国际查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上!人

3、最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱n工作欠目标，优先次序不明确n危机管理能力薄弱n多项工作须同时进行n自我组织问题n外界骚扰n无力拒绝要求n不能有效授权n拖延工作n会议平均平均8080岁寿命岁寿命1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3时间管理的定义与目的时间观念时间管理定

4、义时间管理定义 时间就是生命，时间就是金钱。人们往往是重视生命，乐于理财，而忽略了时间管理。善用时间，就是善用自己的生命!时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效地利用可以支配的时间。时间管理的目的时间管理的目的 时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作达 到“三效”,即效果、效率、效能。效果，是确定的期待结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。时间观念时间管理=工作效率时间管理理论的发展-第一代时间管理理论n基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管

5、理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。这就是第一代时间管理，叫做备忘录的时间管理。n这种时间管理的优点是：重要的事情变化时的应变力很强，是顺应事实的。另一个优点就是没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。n但备忘录管理没有严整组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。忽略了整体性的组织规划，有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情，这是第一代时间管理的缺点 时间管理理论的发展-第二代时间管理理论n强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。特点

6、是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。n这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。n缺点是容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。时间管理理论的发展-第三代时间管理理论n主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。这一代的管理强调的是价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观。因此它的特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。n第三代时间管理的优点是比较强调价值观，以价值为依据，或者以价值为导向的一种生活工作的方式。它能够发挥长期、中期或者短期

7、目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，可以提高生产力；它的效率比较高，可以感到井然有序。n第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则，缺乏远见。因为它是以价值为导向，你要得到这些东西，你认为这是你生命中最重要的，所以在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。时间管理理论的发展-第四代时间管理理论n强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。n这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目

8、标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。时间管理的历史演进表时间管理与心理建设的联系n要把时间管理好，首先要做的就是自己的心理建设。如果心理建设不能管理好，却去谈时间管理，是毫无意义的。问题问题:怎样进行心理建设怎样进行心理建设?怎样进行心理建设1学会自觉学会自觉自觉是治疗的开始。自己首先要觉醒，也就是将自己抽身出来，检查自己的思想，自己的动机，自己的过去，还有自己的先天条件，自己的行为、习惯。同时看清楚自己的社会倾向以及心理发展的轨迹，进而拉长这种刺激与汇映的时差。怎样进行心理建设 2透过良知倾听心灵内在的声音透过良知倾听心灵内在的声音 倾听自己内心深处的声音：这一辈子到底要的是什

9、么，希望过的是一种什么样的生活。怎样进行心理建设 3独立的意志独立的意志 你在掌握你的生命，你必须要有 一种独立的意志力。学习时间管理的理由学习时间管理的理由时间是不能储存的时间不会停止时间也不可能增加时间无法转让时间是租不到，买不到，也借不到思考一下n你是否想过一天有48小时才好?n你是否想过是不是每一分钟的做事都很有效率?n你是否觉得总有做不完的工作?n你是否有做不出绩效而害怕面对每天的工作时间?n你知道你一天浪费多少时间吗？n如果让你写出每天最有绩效的三件事,对你来说容易吗?不要沦为时间的奴隶q 用最短的时间做更多的事q 在承诺的时间内完成应作的事项q 让更多的时间留给自己做真正想做的事

10、q 提高顾客满意度q 提升工作绩效q 有更多时间善待家人及自己q 感觉更好、精力更充沛、减少压力和紧张q 断绝浪费时间的人、事、物q 寻找最新的省时方法q 更容易、更迅速找到所需的资讯时间“规划”提高工作效率最关键的部分是规划。规划你自己的工作计划和过程，充分利用有限的时间，这是高效完成自己工作的有效方法。时间规划一般分为长期规划和短期规划，一般可以在年初制定本年计划，月初制定月计划，周一制定周计划。每天的工作计划一般也可以预先制定，但是由于工作内容的复杂性以及临时随机任务，每天的计划会非常难以管理。时间规划的难点是一天时间的规划和分类，一天一共24小时，除了上班时间外就是个人业余时间，上班时

11、间的工作一般是一些日常工作或者临时任务，而业余时间则是思维期，一些事情可以吃饭睡觉都在想，这些事情一般不是紧急事情，往往思考累计到一定阶段就可以水到渠成，轻松完成。80/20法则n19世纪意大利经济学家帕雷托发现：80%的财富掌握在20%的人手中。从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。n在时间管理中，在优先顺序里，也有一个时间原则，也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。n时间管理的重要意义在于能经常以20%的

12、付出取得80%的成果，最后的结果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。v 时间价值表时间价值表：你知道了每分钟的价值是多少后有什么感想?普通人耗神于如何打发时间，精干者却耗神于如何有效利用时间。（德：叔本华）每个人的时间和精力都是有限的，不可能都成为全才，专精于你的特长才是通往卓越的必經之路。时间管理的致命伤n毫无目标n犹豫不决n精力分散n拖延n逃避n内外打扰目标所能带来的!数量比例初始状态（25年前）终末状态（25年后）27%没有目标 生活在社会的最底层，生活过得不如意60%目标模糊 生活在社会的中下层，

13、虽衣食无忧，但亦无突出成就10%有清晰但比较短期的目标 生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人士3%有清晰且长期的目标几乎都成为了社会各界的顶尖成功人士目标设定原理 人类三种行为间的相互关系1.目标导向行为是达成目标所必经的，但是，一个人如果停留在目标导向行为的时间太长，就会感到目标“可望而不可及”，出现泄气思想，从而影响积极性的维持；目标设定原理2.如果只从事目标行为，而这个目标又不具有挑战性，会使人感到“唾手可得”，在这种情况下，激励力量也会降低；3.一个较有效的不断保持个体积极性的办法是：循环、交替运用目标导向行为和目标行为，即所谓的“大目标、小步子”的办法。目标

14、设定基础n何谓目标设定目标的作业恰恰在于：1.帮助个体设定明确的行动方向；2.帮助个体明确行动的优先顺序及相应的时间规划；3.促使个体未雨绸缪，珍惜今天，把握现在；4.帮助个体恰如其分地评估行动的效率与效果；5.给个体以持续的信心、热情与动力。目标设定基础n一般人不愿为自己设定目标的原因1.恐惧。2.无此意愿。3.误将行动当成就。目标設定的步骤n擬定预期目标n列出优点与好处n列出可能的障碍n列出所需资源n列出行动方案n列出评估方式n订定达成目标的时限 做决定n克服犹豫不决 积极行动 目光远大 不要故意迎合 对小问题做决定也不拖延 知道何时停止 不要排斥改变 目标达成四要素n所有的结果是行动造成

15、的，所有的行动是思考造成的，所有的思考是来自于你一念之间。因此所有的改变是由自己的思考和意念来决定的。它这里包括哪些东西呢？n欲望。你要把事情做好，时间管理好，欲望是不是很强烈?n决定。决定做或时间管理的目标是什么？要把时间管理做好，你的目标价值，人生的方向很重要。n行动。时间管理是一种技巧，也是一种观念，跟行为有一定差距，必须不断地去练习，才能养成一种良好的习惯。n决心。时间管理也是一种决心。你下决心持续地学习，直到运用自如。如果你把时间管理好，就能够达到自我的理想，建立自我的形象，进一步提升自我价值。每个人应该把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断学习。明天、明天、明天何其多 n消极拖

16、延的原因1.认为做某件事情花费的时间太多；2.认为长期性工作可以拖延；3.某事对自己不重要；4.没有承诺去做某事；5.现在没趣做它；6.没有完成工作的期限；7.看不到做某件工作的现时利益。日计划 n日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你曾经做过计划，付诸行动的就是你的每一天。无论选择何时你都可以写下你当天的工作，即使你的日计划仅能成为一个有效快速的过程（工具表单）。日计划的五个步骤 n(1)写下任务n(2)估计做事的时间长短n(3)留些缓冲时间给未预见的事情（60/40规则）n(4)确定优先顺序，简化及授权n(5)追踪与检讨总结总结:把你多年的梦想变成多年的计划，把多年的计划设定一个目标，

17、然后再逐步地成为你的年计划，成为你的季计划、月计划，甚至成为你的周计划、日计划。在这些过程中，就要靠你每一天去把它做好。因此，日计划在时间规划系统中起着重要的作用。日计划的步骤是：写下任务，估计做事的时间长短，留些缓冲时间给未预见的事情，确定优先顺序、简化及授权，最后追踪与检讨。日计划的好处n你可以对第二天有较好的心理准备n集中到重要事情上n因为你在一开始在规划里就已经白纸黑字地重复了你的人生目标、你的年度计划、你的月目标重点、同时你也重复了你的周目标重点。几个步骤下来，你应该知道你明天该做什么。n借着任务整合，合理地达成你想要的目标。n你可以控制你人生目标或年度目标的进度。小实验!在这个测试

18、中你感悟到了什么?时间“四象限”法 时间“四象限”法是目前很时髦的一种时间管理理论，四象限法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”：1.重要且紧急重要且紧急（比如有时间限制的工作计划等）必须立刻做。例如处理客户投诉、处理生产异常等突发性问题，尽量以最短最快的时间内完成这些事情。2.重要但不紧急重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延这一类的事情影响深远，例如学习新知识、新技能等，这类事情的效益是中长期的，科维提出的时间管理理论的的重点是把主要的精力

19、和时间集中地放在处理重要但不紧急的工作上。时间“四象限”法3.紧急但不重要紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。4.既不紧急也不重要既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）有闲工夫再说!如果确实需要做，那么要严格限定时间，比如娱乐，限定一个小时，时间一到就立刻停止，千万不要被无聊的人和无关重要的事缠住.因此，只要我们把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，合理安排时间，我们就能做到自己的长远规划，工作效率就会大幅提升，一段时间过后，等待你的就会是升职和加薪。四象限法的

20、优先矩阵 创造超高的生产力n牺牲某些事情n把目标订高一点n乐在工作n重视你的时间价值n了解时间价值和金钱价值创造超高的生产力n克服工作耗竭 要求分担更多的工作 变换工作性质 充电 尝试新鲜事 重新点燃对工作的热情 多与不好相处的同事沟通 转调其他部门节省时间，提高效率十五法则节省时间，提高效率十五法则 n法则一：制定时间管理计划法则一：制定时间管理计划n法则二：养成快速的节奏感法则二：养成快速的节奏感n法则三：学会授权法则三：学会授权n法则四：高效的会议技巧法则四：高效的会议技巧 n法则五：养成整洁的条理的习惯法则五：养成整洁的条理的习惯节省时间，提高效率十五法则节省时间，提高效率十五法则 n

21、法则六：专心致志，有始有终法则六：专心致志，有始有终n法则七：简化工作流程法则七：简化工作流程n法则八：一次做好，次次做好法则八：一次做好，次次做好n法则九：克服拖延、现在就做法则九：克服拖延、现在就做n法则十：当日事当日毕法则十：当日事当日毕节省时间，提高效率十五法则节省时间，提高效率十五法则 n法则十一：善用零散的时间法则十一：善用零散的时间n法则十二：用节省时间的工具法则十二：用节省时间的工具n法则十三：高效的阅读法法则十三：高效的阅读法n法则十四：高质高效的睡眠法则十四：高质高效的睡眠n法则十五：终生学习法则十五：终生学习n因应高科技竞争的时间管理的策略可以用因应高科技竞争的时间管理的

22、策略可以用五个字来概括，就是五个字来概括，就是快、准、空、多、闲。快、准、空、多、闲。时间管理五字要诀时间管理五字要诀n快是指加快工作速度，等工作干了一段以快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回头斟酌后，才回头斟酌，必须放弃旧时代的那种，必须放弃旧时代的那种慢工出细活的思想。慢工出细活的思想。n快是一种秘诀。工作要快，快是一种秘诀。工作要快，在时间安排上在时间安排上应有一个密集、超进度、不拘小节的时段应有一个密集、超进度、不拘小节的时段，再有一段缓和、改进和修改计划的时间。再有一段缓和、改进和修改计划的时间。快快准准1 1对准目标对准目标在许多事情同时开展时，不管事情的先后顺序在许多事情

23、同时开展时，不管事情的先后顺序和形态，而要和形态，而要对准你心中的那个核心目标，对准你心中的那个核心目标，这这个目标不一定是长远的，也可以只是短时间的。个目标不一定是长远的，也可以只是短时间的。因此必须克服时间的顺序和事情的大小，只有因此必须克服时间的顺序和事情的大小，只有一句话，对准目标。一句话，对准目标。2.2.准许每一周的一到两天，准许每一周的一到两天，没有任何的计划没有任何的计划在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。n空就是隔一段时间空出一天不做任何与工空就是隔一段时间空出一天不做任何与工作有关的事情。作有关的事情。因为在无关的领域中去探索因为

24、在无关的领域中去探索的时候，你的思维框框就会被打破的时候，你的思维框框就会被打破!同时得到的同时得到的那一刹那的灵感可能会解决你多日的困惑那一刹那的灵感可能会解决你多日的困惑多是指要多用笔记本。多是指要多用笔记本。笔记本的好处：笔记本的好处：可以随时记录与查阅不用依赖他人的提醒可以随时记录与查阅不用依赖他人的提醒或特定环境的限制或特定环境的限制!(!(要用电或其他能源要用电或其他能源)可以使你更好地安排时间可以使你更好地安排时间,并做出横向的并做出横向的比较哪个是不重要的哪个是重要的比较哪个是不重要的哪个是重要的!可以使你随时提醒自己有什么事没做可以使你随时提醒自己有什么事没做!闲就是闲就是留

25、出时间留出时间，让自己闲下来，不做任何，让自己闲下来，不做任何事情，事情，只做休闲的事只做休闲的事，这点短时期内不重，这点短时期内不重要，但长期却十分重要。你可以加以思考，要，但长期却十分重要。你可以加以思考，怎样把你的一天变成怎样把你的一天变成4848小时。小时。好习惯好习惯可以提升效率可以提升效率n摆脱拖延 不充实的人生 倦怠感、无聊乏味 在压力下工作的焦虑 落空的目标 未解决的问题造成的祸害 持续的挫败 有害健康 平庸的事业 一辈子都在忧郁不决之中 人际关系太差 好习惯好习惯可以提升效率可以提升效率 养成拟订待办的工作清单 每天作最重要的六件事 以小时为单位 必备的三种待办工作清单 每日

26、待办清单 专案待办清单 长期待办清单 决定优先顺序 先作最该作的事 确定这是有效用的会议好习惯好习惯可以提升效率可以提升效率n戒除浪费时间的坏习惯n避免外界干擾 不速之客 电话干扰 邮件分类 等待 会议n80/20法則(80%的利润出自20%的客户)n標準化n依据活动力调整时间表n保持精力充沛n規劃最具生产力的工作環境好习惯好习惯可以提升效率可以提升效率v 提升效率秘诀 善用资讯系统 摒弃完美主义 去除影响工作效率的压力 变化工作角色 别浪费时间在未成熟的专案上 订定适切的完成期限，但不轻易更改 了解你的时间价值 了解授权的意义 拟定目标 乐在工作立立 即即 行行 动动!1.改改 变变 你你 的的 习习 惯惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的行为都是习惯性的。的。态度决定成败态度决定成败,习惯决定态度习惯决定态度!2.修修 正正 你你 的的 态态 度度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。爬行的蜗牛。谢谢各位!