公司档案管理制度模板(9篇)

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1、公司档案管理制度模板一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。会议文件由行政收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议

2、_、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。四、归档要求1、档案质量总的要求是。遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度

3、的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅。2、档案借阅的最长期限为两周

4、；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。公司档案管理制度模板（二）第一章总则第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资

5、源，为各项工作提供有效服务，根据中华人民共和国档案法机关档案工作条例等法律法规，制定本规定。第二条本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。第三条机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。

6、地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。第五条机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。第六条机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳

7、入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。第二章机构和人员第七条机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、_(室)(或承担该职能的其他综合办事机构，下同)及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。第八条机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成

8、熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理。第九条机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。_或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。第十条机关档案工作的基本任务是：(一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档

9、案行政管理部门备案;(二)制定并组织实施档案工作发展规划或计划;(三)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导;(四)负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作;(五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理;(六)接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案;(七)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动;(八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议;对违反档案管理

10、要求的部门或个人，向机关提出处理建议。第十一条机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合档案服务外包工作规范(DA/T68)规定。第十二条档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景

11、的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。第十三条档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。第三章基础设施第十四条机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。第十五条档案办公用房面积按照党政机关办公用房建设标准执行。阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密

12、档案分区阅览的需要。档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按(档案存量年增长量_存放年限)_60m/万卷(或_万件)测算。档案数量少于2500卷(或_件)的，档案库房面积按15m测算。整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。第十六条档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。第十七条档案办公用房建筑设计应当符合办公建筑

13、设计规范(JGJ67)规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合档案馆建筑设计规范(JGJ25)规定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合档案馆建筑设计规范(JGJ25)规定。第十八条档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m或按档案装载情

14、况相应增加。第十九条档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。第二十条档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。第二十一条档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设

15、备。第二十二条机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。第四章管理要求第一节一般规定第二十三条机关档案包括：(一)文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案;(二)机关履行行业特有职责形成的专业档案;

16、(三)照片、录音、录像等音像档案;(四)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案;(五)印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;(六)其他档案。前款(一)(二)(三)项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。第二十四条机关全部档案构成一个全宗。机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的，维持原全宗不变。机关应当建立并定期完善全宗卷。全宗卷应当包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容，编制要求按照全宗卷规范(DA/T12)执行。第二十五条机关档案管理应当做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便

17、，开发实用有效。涉及国家秘密档案的管理应当符合保密管理的相关规定。第二节形成与收集第二十六条机关履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。第二十七条_或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管。下列文件材料应当纳入收集范围。机关在日常公务活动中形成的归档文件材料;机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料;机关承担重大建设项目、重大

18、科研课题等形成的归档文件材料;机关所属机构撤销形成的归档文件材料;机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。第二十八条机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定。机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后施行。第二十九条文书档案的收集范围按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定制定执行。会计、科研、基建档案收集范围应当

19、分别符合会计档案管理办法、科学技术研究课题档案管理规范(DA/T2)、建设项目档案管理规范(DA/T28)及国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法规定。照片档案的收集范围应当符合照片档案管理规范(GB/T11821)和数码照片归档与管理规范(DA/T50)规定。其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。第三十条电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合数字档案室建设指南、电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T18894)、文书类电子文件元数据方案(DA/T46)、照片类电子档案元数据方案(DA/T54)、录音录像类电子档案元数据方案(DA/T63)等规定。第三节整理与归档第三十一

20、条机关应当按照本规定第二十三条制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。机关档案分类方案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。第三十二条机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合管理。文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应

21、要求执行。第三十三条机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应当符合档号编制规则(DA/T13)、归档文件整理规则(DA/T22)和数字档案室建设指南要求，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。机关档案门类宜按照文书(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、会计(KU)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音(LY)、录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(SW)设置一级门类代码，按照科研(KJKY)、基建(KJJJ)、设备(KJSB)设置科技档案二级门类代码。

22、专业档案按照相关规定设置二级门类代码。第三十四条机关档案应当编制检索工具，满足手工检索和计算机检索需要。机关档案应当按照档案著录规则(DA/T18)进行著录。传统载体照片、录音、录像档案和实物档案应当详细著录背景、人物、来源等信息。档案著录应当与目录编制、元数据收集等工作和要求协调对应。第三十五条机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年_月底前向机关档案部门归档;采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。机关档案实现随办随归的，还应当按规定履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。任何部门和人员不得

23、将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。第三十六条归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。满足本规定第五章规定且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。第四节保管与保护第三十七条机关应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。机关应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。第三十八条机关应当做

24、好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合档案馆建筑设计规范(JGJ25)规定。档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。第三十九条档案工作人员应当监测和记录库房温湿度，根据需要采取措施调节;定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转;定期清扫除尘，保持库房清洁;定期采取措施，防治鼠虫霉等。第四十条机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。第四十一条档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理

25、。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，做出修复说明。第四十二条机关应当为档案工作人员配备劳动保护用品，避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。第五节鉴定与销毁第四十三条机关应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进行，由_(室)负责人主持，档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展，必要时可邀请相关领域专家参与。鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注;对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。第四十四条经鉴定可以销毁的档案，应当按照

26、以下程序销毁。(一)机关档案部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准;(二)机关分管档案工作的单位负责人、_(室)负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见;(三)机关档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对;在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。第四十五条档案销毁应当在指定场所进行。电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定

27、场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。涉密档案的销毁应当符合国家秘密载体销毁管理规定。第六节利用与开发第四十六条机关应当积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。机关保管的档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准。利用档案应当履行查阅手续，进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。第四十七条机关应当按照中华人民共和国政府信息公开条例等有关规定，及时向同级国家综

28、合档案馆提供主动公开的政府信息文件资料。第四十八条机关应当积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集，以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式，发挥档案价值。全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。第四十九条机关应当积极采用数据分析、文本挖掘等新方法，扩展档案开发的力度和深度。第七节统计与移交第五十条机关应当建立完善统计工作，对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。统计结果应当真实、准确、完整，支持以可

29、视化方式显示，便于统计分析。第五十一条机关应当编制档案工作情况统计年报，汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，报送同级档案行政管理部门、上级档案部门。机关应当加强对档案工作变化情况的分析，为决策提供参考。第五十二条机关应当按照国家规定定期向同级国家综合档案馆移交档案。移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果。传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交。机关向国家综合档案馆移交前，应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。第五十三条电子档案一般自形成之日起_年内向国家综合档案馆移交，也可按本规定第五十二条与相应的纸质文件或缩微胶片同步移交。电子档案移交可以采用

30、在线移交或离线移交。在线移交应当通过档案行政管理部门指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交。电子档案移交后，机关继续留存的，应当按照档案管理的要求进行管理。第五十四条机关撤销或合并的，档案移交按照下列办法进行。(一)撤销机关的档案，应当由有关主管机关代管或按照规定向同级国家综合档案馆移交;(二)撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案不得分散，可由其中一个机关代管或向同级国家综合档案馆移交;(三)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案应当移交给合并后的机关代管或向同级国家综合档案馆移交;(四)机关所属机构撤销的，其档案由主管机关代管，属于国

31、家综合档案馆接收范围的可按照规定向同级国家综合档案馆移交。第五章信息化建设第五十五条机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。机关档案信息化工作应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。第五十六条机关应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案室建设按照数字档案室建设指南执行。第五十七条机关应当建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。档案数字化应当符合真实性管理要求，数字化过程的元数据应当收集齐全，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。第五十八条纸质

32、档案数字化按照纸质档案数字化规范(DA/T31)执行，录音录像档案数字化按照录音录像档案数字化规范(DA/T62)执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。机关应当积极实施纸质档案数字复制件的全文识别，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。第五十九条机关应当开展室藏传统载体档案目录数据库建设，数据库质量符合档案著录规则(DA/T18)等标准规范要求。各门类传统载体档案目录数据应当与相应数字化元数据、电子档案管理系统相应元数据库融合管理。第六十条机关应当建立电子文件归档与电子档案管理制度，按照电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T18894)确定的职责与分工开展电子文件归档与电

33、子档案管理工作。第六十一条机关配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展。机关档案部门应当配置独立的专业服务器和专用存储设备。服务器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求。机关在电子政务云或自建私有云上建设电子档案管理系统的，其计算资源、存储资源和安全防范等应当满足电子文件和电子档案管理要求。不得使用电子政务云之外的其他公有云存储管理电子文件、电子档案。第六十二条机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。电子档

34、案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。电子档案管理系统基本功能和可选功能应当参照数字档案室建设指南、数字档案室建设评价办法、电子文件管理系统通用功能要求(GB/T29194)以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。电子档案管理系统等级保护不得低于二级标准，分级保护等级应当与电子档案最高密级相适应。使用电子政务云服务的，应当与电子政务云管理机构明确安全管理责任。第六十三条电子档案的文件格式和质量应当符合标准要求，元数据应当齐全完整，满足长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。第六十四条机关应当为电子档案安全存储配置在线存储系统。在线存储系统应当实施容错

35、技术方案，定期扫描、诊断存储设备。第六十五条机关应当制定电子档案备份方案和策略，采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。具备条件的，应当对电子档案进行近线备份和容灾备份。机关应当根据需要制定电子档案转换与迁移方案和策略，转换与迁移活动应当记入电子档案管理过程元数据。第六十六条机关应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作，采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。第六章奖励与处罚第六十七条有下列情形之一的，由县级以上档案行政管理部门单独或联合有关部门，或由本单位给予表

36、彰奖励。(一)档案收集、整理、移交做出显著成绩的;(二)档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的;(三)档案利用、开发取得突出效果的;(四)档案学理论研究、档案科研做出重要贡献的;(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的;(六)从事专(兼)职档案工作满_年的。第六十八条有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的，由有关主管部门对机关直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。(一)机关未统一管理机关档案或未按规定形成、收集档案的;(二)机关未按规定设置档案工作机构或未指定档案工作负责部门，未按要求配备专(兼)职档案工作人员的;

37、(三)将机关应当归档的文件材料据为己有，拒绝移交机关档案部门的;(四)档案管理不符合档案安全保护要求的;(五)拒不按照国家规定向国家综合档案馆移交档案的;(六)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的;档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。第七章附则第六十九条本规定由国家档案局负责解释。事业单位、社会团体登记管理条例界定的社会团体可参照执行。第七十条本规定自_年_月_日起施行。公司档案管理制度模板（三）为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据干部人事档案工作条例，现制定管理办法如下：本办法适用于我县机

38、关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。一、档案内容档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察

39、的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。二、档案管理档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：档案材料应当为原件;档案材料载体使用国际标准A4型(长_毫米，宽_毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);属成套材料的，必须头尾完整。经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求

40、履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。三、档案利用档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。查(借)阅档案一般要求_名以上共产党员按程序申请，由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写查阅档案审批表，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的查阅档案审批表到档案室办理。不得凭借调查证明材

41、料介绍信查档。临猗县人力资源和社会保障局_年_月_日公司档案管理制度模板（四）近日，国家档案局局长李明华签署国家档案局第十三号令，公布机关档案管理规定(以下简称规定)，自_年_月_日起施行。规定的颁布实施，是国家档案局在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措。规定是以中办、国办_加强和改进新形势下档案工作_为指导，以中华人民共和国档案法机关档案工作条例等法律法规为依据制定的。全文共7章_条，第一章“总则”，明确了规定制定的目的和依据，机关档案定义，机关档案工作的意义、体制和管理原则;第二章“机构和人员”，明确了机关档案工作机构、人员的要求，确定了机关档案工作的基本任务;第三章“基础设施”，明确

42、了机关应设置的各类档案用房及基础设施设备要求;第四章“管理要求”，明确了机关档案的门类和管理要求，提出了档案从形成到移交整个管理流程的各项要求;第五章“信息化建设”，明确了机关档案信息化工作管理要求，对传统载体档案数字化和电子档案的管理做出了详细规定;第六章“奖励与处罚”，明确了应予奖惩的各类情形;第七章“附则”，对解释权、施行日期等加以规定。规定具有_个显著特点。一是普适性。将适用范围确定为各级党和国家机关、人民团体，事业单位、社会团体可参照执行。规定对机关档案管理工作提出的要求，充分考虑了不同层级机关客观条件的差异，特别对县级或档案形成数量较少的机关明确了基本要求。二是实用性。规定梳理借鉴

43、数十个机关档案工作参照的标准规范，对机关档案门类划分，档案形成收集、整理归档、保管保护、鉴定销毁、开发利用、统计移交等做出详细规定，具备较强的实用性和操作性。三是创新性。规定特别关注近年来机关档案工作出现的新情况、新问题，提出了新形势下机关档案工作的任务和要求，明确了机关档案工作监督指导的原则和方式，提出了建立档案工作协调机制和工作网络，确定了档案工作各类业务用房需求，加强了机关档案信息化工作等，为机关档案工作转型升级提供了依据。国家档案局希望各地区各部门认真学习，抓好贯彻落实。国家档案局将继续组织宣贯活动，不断加强监督指导，采取有效措施引导提升各地区各部门机关档案管理水平。公司档案管理制度模

44、板（五）为贯彻落实机关档案管理规定，近日，全国人大机关重新修订了全国人大机关档案管理办法，并经_届全国人大常委会秘书长、机关党组书记杨振武批准同意，印发机关各单位、各部门施行。机关档案管理规定的颁布施行是国家档案局在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措，是进一步依法加强机关档案科学规范管理的一个重要抓手。机关档案管理规定具有很好的普适性、实用性和创新性，为机关档案工作转型升级提供了重要依据。全国人大机关以学习贯彻落实机关档案管理规定为契机，深入开展档案法治宣传教育，以规范档案管理工作流程为目标，贯彻落实依法依规治档的本质要求，将标准化、精细化、流程化作为档案工作的重要任务，进一步完善档案管理

45、体制机制。全国人大常委会_秘书局高度重视，及时召开座谈会组织机关兼职档案员进行学习讨论。档案处认真学习领会机关档案管理规定，结合全国人大机关档案工作的实际情况，启动全国人大机关档案管理办法的修订工作。在修订工作中，档案处坚持加强宣传、集思广益，广泛征集修订意见。通过举办档案工作学习班、召开座谈会、印发征求意见稿等形式，使机关_家立档单位和各单位、各部门兼职档案员广泛参与到此次修订工作中。征求意见稿经历了“三上三下”的修改过程，充分吸收了国家档案局档案馆(室)业务指导司机关档案业务指导处的意见。此次修订工作共对现行办法进行了_处修改，新增条款_条，对_条条款作出重大调整，保证新修订的全国人大机关

46、档案管理办法适应当前和今后一段时期机关档案管理工作需要。修订工作同时坚持统筹协调、与时俱进，积极创新机关档案管理工作体制机制。新修订的全国人大机关档案管理办法首次明确了由全国人大常委会副秘书长牵头的机关档案工作协调机制，协调处理全国人大机关档案工作重大事务和重要事项，要求机关各立档单位建立以主要负责同志、分管档案工作领导、专职或兼职档案员、业务人员组成的_级档案工作机制，为机关档案工作的明确责任、分级管理、齐抓共管提供了有力的制度保障。按照新时代机关档案工作信息化要求，针对全国人大机关数字档案室建设情况，结合机关档案管理规定的精神，全国人大机关档案管理办法明确规定了全国人大机关档案信息化建设的

47、技术要求和工作部署，保证全国人大机关档案信息化建设有规可循、安全规范。此次修订的全国人大机关档案管理办法完整覆盖机关档案收集、整理、保管、鉴定、利用、编研等各个工作环节，明确要求档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步发展，具有较强的规范性、针对性和实用性，对做好新时代全国人大机关档案工作具有重要意义。公司档案管理制度模板（六）第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理

48、员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文

49、件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房

50、，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、

51、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和

52、催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。第七条本制度从二O_年_月_日起执行。公司档案管理制度模板（七）1、总则1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。1、_本制度所

53、称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。1、_公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。1、_公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。1、_本制度适用于公司所有档案资料的管理。2、档案管理的机构与职责2、_公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。2、_公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。2、_公司各部

54、门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。2、_档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。2、_所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。3、档案管理3、_档案的归档3、1、_公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财

55、务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。3、1、_对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。3、1、_公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的_月_日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。3、_档案保管3、2、_公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。3、2、_档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进

56、行。3、2、_档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。3、2、_档案工作人员应参照国家的规定和公司，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。3、2、_所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见。3、2、_档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。3、2、_对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。3、_档案的查阅、借阅3、3、_公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅

57、(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。3、3、2查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。3、3、_档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不

58、得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司的有关规定予以处罚。3、_档案的销毁3、4、_对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见。3、4、_档案销毁时应有_人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。4、附则4、_本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。4、_本制度

59、报总经理批准后施行，修改时亦同。4、_本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。4、_本制度自颁布之日起施行。实用的企业档案管理制度1.目的规范全公司的档案管理。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门档案管理。3.管理原则分类分部门管理，行政部统一监管。4.职责与权限4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次)，对违反本制度的部门有权进行处罚。_档案的分类(1)证照类：如营业执照及各类证照。(2)文件类：分外来文件和内_文件。(3)制度类。(4)合同类。(5)计划总结和_类。

60、(6)财务类。(7)图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。(8)人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。_档案的归口存放部门(1)公司级档案存放在行政部。(2)其它档案由归口部门负责存放。_档案建档要求建立档案时要有档案编号和档案目录。_档案装订档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。9.保存年限原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。10档案日常管理10.1借阅10.1.1借阅手续(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的档案资料借阅登记表，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。(2)档案归还时，档案管理员

61、填写归还日期。10.1.2档案借阅审批权限(1)证照类：由公司总经理或者其授权人审批。(2)文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。(3)制度类：由行政部审批。(4)合同类：由公司总经理或者其授权人审批。(5)计划总结和_类：由行政部审批。(6)财务类：由总经理或者其授权人审批。(7)图纸类：由总经理或者其授权人审批。(8)人事管理类：人力资源部审批。10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济

62、损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。10.2销毁_公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。档案销毁审批表由行政部永久保存。10.3移交10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。10.3.2移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。12.附则本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。公司档案管理制度模板（八）(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。(三)库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁