工作分析与职务说明书之建立－以S公司为例24~

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1、工作分析与职务说明书之建立以S公司为例刘丽华国立中央大大学人力力资源管管理研究究所研究究生林文政国立中央大大学人力力资源管管理研究究所副教教授壹、 个案公司简简介S公司创业业之初仅仅以资本本额为旧旧台新币币二仟万万，折算算新台币币仅为五五百元之之创业基基金作为为公司草草创之资资本，当当时员工工也只有有三十八八人。但但是经过过全体同同仁戮力力以赴，业业绩逐渐渐成长，尤尤其民国国四十年年以后，业业绩大幅幅扩张，分分支机构构一一增增设，同同时陆续续购入自自有办公公厅舍，继继而奠定定了日后后蓬勃发发展的坚坚实基础础。S公司目前前主要营营业项目目有存放放款、代代收、汇汇兑、信信托、信信用卡、外外汇.等。

2、截截至八十十七年底底，共有有六、七七十个营营业据点点，员工工二千余余人。鉴鉴于我国国在加入入WTOO后，势势必得面面对外商商公司可可自由来来台湾开开业之竞竞争威胁胁，加上上国内其其它同业业相较于于本公司司之优势势及对本本身所遇遇到之瓶瓶颈，为为了提升升竞争力力，S公司积积极投入入各项改改善方案案之规划划以因应应环境潮潮流，期期望以最最有效率率的方式式引领组组织迎接接未来的的挑战。貳、 研究动机及及目的一、研究动动机在产业环境境竞争激激烈情况况之下，S公司意识到若以现存经营方式将无法在多变、不确定的环境变动中求生存，更諻论永续发展。因此，公司计划进行一连串的现况分析，从对内管理及对外经营两方面着

3、手发掘问题。在此计划下下，公司司进行了了一连串串的问题题分析及及诊断，发现在营运上若继续采以守株待兔而非主动出击的方式招览客户，在竞争对手强势激进的行销手法下，将会丧失许多客户。有鉴于此，公司决定改变以往被动的作法，而以实际行动来主动争取客户，并在人员管理上以个人工作表现为未来晋升及调薪的基准，藉以激励员工勤奋努力，创造出高品质的服务来满足客户需求。但是若要达达到公司司所规划划之目标标，现行行人力资资源管理理制度并并无法支支持公司司新政策策之推行行，原因因在于公公司并无无有效运运用人力力及激励励员工。以以下即是是S 公司司在人力力资源管管理上之之问题：(一)在人人力规划划方面Bergeer(1

4、19766)认为为人力规规划之主主要内容容包括短短程计划划与长程程计划；短程计计划系根根据组织织之目前前需求测测定目前前人力需需求，并并进一步步估计目目前管理理资源能能力及需需求，从从而订定定计划以以弥补能能力与需需求间的的差距；至于长长程计划划，则系系以未来来的组织织需求为为起点并并参考短短期计划划的需求求，以测测定未来来的人力力需求。然而，S公公司对于于人力需需求并无无完善的的计划，目前以业务需要及人力资源部主管经验为主要衡量准则，见有职缺即进行递补，并无人力需求之规划。依此作法，在短期或许能找到递补人员，但是，对于公司在长期的发展上却是无益的。(二)在招招募与遴遴选方面面S公司在人人员招

5、募募与遴选选上，并并没有依依各部门门之需求求选取适适用人才才，而是各各部门提提出人员员需求后后，由人人力资源源部门对对外进行行招募活活动，并并主观初初步筛选选应征者者进行笔笔试。笔笔试后，以以成绩高高低录取取所需名名额，并并分派至至各部门门。因此此，在任任用上，常常会发生生人才并并无适才才适所的的问题，非但员工无法适应，在工作上无法有所表现，部门亦因派任之工作无法完成而延误进度。(三)在薪薪资管理理方面薪资管理的的主要目目的在于于订定公公平而合合理的薪薪资制度度(黄英忠忠,19997)。S公司现现行之薪薪资制度度采年资资薪制，员员工个人人薪资是是依年资资及升级级考试而而加以调调整并非非以绩效效

6、表现，虽虽然同一一职等之之薪资差差距小，影影响不大大，大约约只有一一、二百百元，但但是升等等后之薪薪资差距距却有四四、五仟仟元之多多，加上上主管加加级津贴贴有二四万之之多，导导致员工工以追求求升等为为目的，并并不求在在工作上上有良好好的表现现。S公司制度度的另一一项缺点点为同工工不同酬酬。例如如，同为为柜员，每每日负责责相同的的工作，却却只因为为服务年年资之不不同，导导致薪资资有很大大的差异异。在公公司中，若若有拥有有相同条条件，生生产力相相同的员员工，所所领的薪薪资却不不同时，会会使得员员工产生生不满的的情绪，让让他们不不愿意再再多付出出努力或或选择离离职。另另外，也也会因薪薪资分配配的不公

7、公平，降降低员工工的工作作意愿，此此时，公公司面临临的不只只是组织织绩效下下降，员员工因不不满造成成的事件件，将使使得人事事成本增增加，徒徒增公司司负担。一般来说，S公司新进人员的薪资是高于市场薪资，但是3-5年后之薪资却低于市场薪资，对新进人员来说，初期是具激励效果的，但几年之后会对公司给付的薪资不满，导致更大的反感与抱怨。(四)在绩绩效考核核方面绩效考核制制度之考考核项目目并未针针对工作作内容、职职责做评评核，即即考核项项目无法法真正测测出员工工工作表表现，再再者，主主管评核核有集中中趋势，员员工的评评等皆差差不多，并并无法有有效区办办出绩效效好与绩绩效差的的员工。(五)在晋晋升与调调任方

8、面面1.晋升一般而言，企企业组织织晋升员员工基于于拔擢优优秀人才才、提高高员工工工作士气气、减低低员工流流动率、有有效运用用人力及及激励员员工发挥挥潜力等等。以SS公司现现行制度度来看，员员工并不不清楚本本身在公公司的发发展方向向，及晋晋升路径径，而且且年资在在整个晋晋升资格格条件占占了很大大的比重重，除了了年资及及绩效表表现之外外，对各各职位所所需之知知识、技技能、证证照、所所需训练练等皆无无正式之之规范，造造成在员员工具备备与职位位要求的的能力有有很大差差距，无无法升任任有能力力、有担担当的优优秀人才才。在一般员工工晋升上上，需具具备有服服务年资资限制之之资格，方方能参加加晋升考考试。但但

9、是在这这中间会会发现当当真正工工作表现现佳的人人因无法法通过考考试而一一直无晋晋升机会会；较擅擅长于笔笔试的人人，相对对的晋升升机会则则较高，如如此一来来，使得得员工之之工作意意愿低，工工作表现现不佳，也也造成了了公司的的绩效不不佳。在管理职的的晋升上上，亦因因无明确确之知识识、才能能、及个个人特质质之规范范，以致致于在升升任后发发生了无无法执行行管理工工作的问问题。2.调任S公司在调调任员工工方面并并无依据据员工之之专才及及意愿予予以调任任，而是是由人力力资源部部门与主主管决定定，因此此，引起起员工相相当大之之反弹。(六)在训训练与发发展方面面公司十分重重视员工工的训练练，对于于各职位位之教

10、育育训练课课程均有有规划，但但是对于于各职位位所需之之知识与与能力尚尚无正式式之说明明，造成成教育训训练供给给与需求求有所差差距，进进而影响响员工的的受训志志愿与发发展。根据上述之之问题，可可以发现现S公司不不管在晋晋升、调调任、训训练、绩绩效考核核上都欠欠缺较客客观的标标准依据据，而薪薪资之给给付亦欠欠缺公平平之衡量量准则。所所以，为为了改善善各项制制度，公公司对职职位之职职责必须须清楚划划分，并并规范胜胜任各职职位所需需之知识识及才能能。而当当务之急急应着手手进行工工作分析析，重视视检公司司各类职职位之工工作内容容与规范范，并建建立一套套正式、完完整的职职务说明明书，以以作为公公司后续续改

11、善之之基础。二、研究目目的本工作分析析方案执执行之目目的如下下所述：1.建立一一套完整整的职务务说明书书，作为为公司经经营与人人力资源源规划之之基础。2.建立各各职位明明确之任任用条件件，达到到人才选选用之适适用性，并并对招募募遴选制制度加以以调整、充充补。3.依据工工作内容容、及考考核标准准建立公公平性与与激励性性之薪资资制度。4.配合训训练发展展与职涯涯管理制制度，使使公司每每一位同同仁，了了解其角角色、定定位与未未来发展展路径与与条件。5.藉由各各职位工工作分析析的过程程与结果果，使部部属与主主管明确确知道彼彼此工作作内容与与目标，作作为绩效效考核依依据之标标准及修修正之基基础。6.藉由

12、工工作分析析对各部部门、职职位之工工作职责责进行确确认和划划分，以以奠定日日后营运运之顺畅畅。参、文献探探讨一、 工作分析的的意义Milkoovicch(119999)认为为工作分分析(JJob anaalyssis)是指有有系统地地收集相相关工作作信息的的过程。黄黄英忠(19889)认认为工作作分析又又称职务务分析，是是将企业业中各项项工作之之内容、责责任、性性质与员员工所应应具备的的基条件件，包括括知识、能能力等加加以研究究分析的的过程。而而有系统统的的工工作分析析必须依依下列项项目来进进行，通通常称为为工作作分析公公式(jjob anaalyssis forrmulla)，即：员工为为什

13、么要要做？(目的；whyy)；员员工要做做什么？(内容；whaat);员工如如何做？(方法；howw)；所所需技术术如何？(程度；skiill)。换言言之，工工作分析析是一种种在组织织内所执执行的管管理活动动，专注注于收集集、分析析、整合合工作相相关信息息，以提提供组织织规划与与设计、人人力资源源管理及及其它管管理机能能的基础础(Ghhorppadee,19988)。二、 工作分析的的目的工作分析的的主要目目的有以以下各项项，兹分分别说明明之：（一）工作作评价工作评价依依赖工作作分析以以说明所所有工作作之需要要条件与与其职务务，以说说明工作作间之相相互关系系；并指指出哪一一部门应应包含何何种类

14、型型之工作作。如缺缺乏此等等决定工工作相对对价值之之事实数数据，则则评价人人员单凭凭书面之之定义，以以从事于于缜密的的评价工工作是不不可能的的。（二）建立立标准工作分析可可提供机机构中所所有工作作之完整整数据，对对各项工工作的描描述都有有清晰明明确的全全貌，故故可指出出错误或或重复之之工作程程序，以以发觉其其工作程程序所需需改进之之处。所所以工作作分析可可谓为简简化工作作与改善善程序之之主要依依据。（三）员工工选任人力资源部部门在选选拔或任任用员工工时，需需藉工作作分析之之指导，才才能了解解那些职职位需要要哪些知知识或技技术，以以及如何何将适当当的人才才安排于于适当的的职位上上。（四）训练练工

15、作分析之之说明，列列出所需需职务、责责任与资资格，在在指示训训练工作作上有相相当的价价值。有有效的训训练计划划需要有有关工作作的详细细资料，它它可提供供有关准准备和训训练计划划所应安安排的资资料，诸诸如训练练课程之之内容、所所需训练练之时间间、训练练人员之之遴选等等。5.绩效评评估：绩效评估指指的是将将员工的的实际绩绩效与组组织的期期望做一一比较。而而透过工工作分析析可以决决定出绩绩效标准准。6.其它：工作经过详详细分析析后，还还有许多多其它的的效用，如如有助于于工作权权责权范范围的划划定；改改善劳资资关系，避避免员工工双方无无方因工工作内容容定义不不清晰而而产生的的抱怨及及争议。此此外，工工

16、作分析析亦有助助于人力力资源研研究与管管理、工工作环境境不适、人人事经费费、转调调与升迁迁等问题题都有莫莫大的助助益。三、 工作分析之之程序为了使工作作分析执执行顺畅畅，及确确保分析析结果之之有效性性，许多多学者提提出在执执行工作作分析前前应先有有计划，规规划好整整个工作作分析流流程，方方能有效效获取数数据及进进行分析析。表一一即是各各家学者者所提之之工作分分析流程程：表一工作分分析程序序学者工作分析程程序Dessller(19994)(1)决定定工作分分析资料料用途；(2)搜集背背景资料料；(3)选择择具有表表性之工工作分析析；(44)搜集集工作分分析资料料；(5)让在在职者与与其直属属上司

17、认认可收集集到的资资料；(6)编写写工作说说明书与与工作规规范。郭昆谟等(19990)(1)决定定分析计计划；(2)选选择分析析人员；(3)收集背背景资料料；(4)搜集集工作分分析资料料；(55)分析析并撰写写书面说说明。Anthoony, Peerreewe & kkacmmar(19994)(1)确认认工作分分析目的的；(2)选择择工作分分析样本本；(3)建立立共识，决决定员工工参与程程度；(4)决定定数据收收集方法法和收集集数据；(5)进行行工作分分析；(6)检讨讨与修正正。Ghorppadee(19988)(1)将工工作分析析目的具具体化；(2)鉴定定与目的的相关的的各种工工作因素素属

18、性；(3)决定定数据收收集者与与信息来来源；(4)选择择数据收收集与分分析的方方法(5)收集集、分析析与整合合工作信信息。(五者关关系如图图一所示示)确定研究目的与研究范围选择欲分析的工作授权选择数据来源选择数据收集者选择数据收集方法与分析系统收集、分析、整合工作信息工作说明书、工作规范、绩效标准、工作族群等将结果推广至管理活动训练使用者控制研究计划推展阶段资料收集与分析阶段陈述结果阶段设计阶段管理阶段图一工作分分析程序序图资料来源：Ghoorpaade, J.V.(19888).”Joob AAnallysiis : A hanndboook of thee huumann reesouur

19、cee diirecctorr”, 1stt edd., Preentiice Halll, p.88.四、 工作分析的的方法(一)方法法进行工作分分析的方方法，一一般而言言，有观观察法(obsservvatiion metthodd)、面面谈法(inttervvieww meethood)、问问卷法(queestiionnnairre mmethhod)、工作作日志法法(woork diaary)、计量量分析法法及综合合法(ccombbinaatioon mmethhod)等，说说明如下下表二：表二工作作分析方方法方法名称内容说明观察法观察法即是是实地观观察工作作的技术术及工作作流程之之方法

20、。当当工作分分析人员员实际分分析时，应应将工作作分析表表式样牢牢记，俾俾便详细细纪录所所需分析析的项目目。面谈法面谈法是获获取工作作数据的的通用方方法。有有三种面面谈的形形式可用用来收集集工作分分析资料料：个别别面谈、集集体面谈谈、管理理人员面面谈。集集体面谈谈法是在在一群员员工从事事同样工工作的情情况下使使用，通通常会邀邀请其主主管也出出席，如如果其主主管未曾曾出席的的话，也也应找个个别的机机会将收收集到的的资料跟跟其主管管谈论。主主管面谈谈法是找找一个或或多个主主管面谈谈，这些些主管对对于该工工作有相相当的了了解。问卷法问卷法又称称间接调调查法，也也叫做自自行分析析法(黄英忠忠,19997

21、)。通常常被人们们认为是是最快捷捷而最省省时间的的方法。最最首要的的事情在在于决定定问卷的的结构性性程度以以及应该该包含那那些问题题。在一一种极端端的情形形里，有有些问卷卷是非常常结构化化的，里里面有数数以百计计的工作作职责，例例如需需要多久久时间的的经验才才足以担担任本职职务。在在另一个个极端情情形里面面，问卷卷的问题题型式非非常开放放，例如如请叙叙述你的的工作中中的主要要职责。在实实务上，最最好的问问卷介于于这两种种极端情情形中间间，既有有结构性性问题，也也有开放放性的问问题。特殊事件法法特殊事件法法是记录录工作中中特别有有效或无无效的员员工行为为，当记记录数量量够多时时，即可可提供相相当

22、讯息息。工作日志法法工作日志法法乃分析析人员要要求员工工逐日记记载所有有的工作作活动及及花费的的时间，以以实际了了解工作作的状况况。若能能接着跟跟工作者者及其上上司面谈谈，则效效果更佳佳。计量分析法法计量分析法法主要在在于决定定一项工工作价值值及职位位高低，一一般常用用的有职职位分析析问卷法法(poosittionn annalyysiss quuesttionnnaiire; PAAQ)、劳劳工部分分析法、职职能工作作分析法法。实作法实作法为分分析者实实际参与与工作以以了解工工作。综合法综合法是以以上所说说明的各各种方法法中，任任何两种种以上的的方法合合并使用用而搜集集信息的的方法。因因为任

23、何何方法均均有其优优缺点，所所以依据据所需工工作数据据与数据据内容及及数量分分析人员员选择以以上各种种方法加加以综合合应用，可可以获得得最佳的的结果。资料来源：本研究究整理(二)方法法之适用用及优缺缺点分析析工作分析的的方法各各有其适适用的情情况及使使用所需需注意的的事项，在在学者CCasiio(119922)之研研究中，整整理分析析出在不不同目的的适用不不同工作作分析法法会有较较大的成成效，如如下表三三所示：表三工作作分析方方法与适适用目的的方法观察法面谈法问卷法实作法特殊事件法法目的行为导向任务导向工作说明书书测验的发展展面谈的发展展工作评价训练的设计计绩效评估的的设计生涯路径的的规划资料

24、来源：Cassio, W.F.(19992). “MManaaginng HHumaan RResoourcces Prooducctivvityy, QQuallityy off Woork Liffe”, Prrofiits. 3rrd eed. McGGraww-Hiill, p.1166.另外，各工工作分析析法皆有有其适用用环境及及相关优优缺点，因因此，为为了让读读者更了了解工作作分析法法应如何何选用，个个人将各各项工作作分析法法之优缺缺点整理理如表四四所述。五、 五、 工作分分析的结结果透过工作分分析程序序所得到到的数据据结果，可可作成两两种书面面记录，一一为工作作说明书书(joob

25、 ddesccripptioon)，一一为工作作规范(jobb sppeciificcatiion)，前者者说明了了工作之之性质、职职责及资资格条件件等，后后者则是是由工作作说明书书衍生而而来，着着重在工工作所需需的个人人特性，包包含工作作所需之之技能、体体力及能能力等条条件，这这些皆是是人力资资源管理理的基础础(如图二二所示)。表四工作作分析方方法之优优缺点优/缺点观察法优根据工作者者自己陈陈述的内内容，再再直接至至工作现现场深入入了解状状况。缺1. 1.干扰工工作正常常行为或或工作者者心智活活动。2. 2.无法感感受或观观察到特特殊事故故。3. 3.如果工工作本质质上偏重重心理活活动，则则

26、成效有有限。面谈法优1. 1.可获得得完全的的工作数数据以免免去员工工填写工工作说明明书之麻麻烦。2. 2.可进一一步使员员工和管管理者沟沟通观念念，以获获取谅解解和信任任。3. 3.可以不不拘形式式，问句句内容较较有弹性性，又可可随时补补充和反反问，这这是填表表法所不不能办到到的。4. 4.收集方方式简单单。缺1. 1.信息可可能受到到扭曲因受访访者怀疑疑分析者者的动研研、无意意误解、或或分析者者访谈技技巧不佳佳等因素素而造成成信息的的扭曲。2. 2.分析项项目繁杂杂时，费费时又费费钱。3. 3.占去员员工工作作时间，妨妨碍生产产。问卷法优1. 1.最便宜宜及迅速速。2. 2.容易进进行，且

27、且可同时时分析大大量员工工。3. 3.员工有有参与感感，有助助于双方方计划的的了解。缺1. 1.很难设设计出一一个能够够收集完完整数据据之问卷卷表。2.一般员员工不愿愿意花时时间在正正确地填填写问卷卷表。特殊事件法法优1. 1.针对员员工工作作上的行行为，故故能深入入了解工工作的动动态性。2. 2.行为是是可观察察可衡量量的，故故记录的的信息容容易应用用。缺1. 1.须花大大量时间间收集、整整合、分分类数据据。2. 2.不适于于描述日日常工作作。实作法优可于短时间间内由生生理、环环境、社社会层面面充分了了解工作作。如果果工作能能够在短短期内学学会，则则不失为为好方法法。缺不适合须长长期训练练者

28、及高高危险工工作。工作日志法法优1. 1.对工作作可充份份地了解解，有助助于主管管对员工工的面谈谈。2. 2.采逐日日或在工工作活动动后及记记录，可可以避免免遗漏。3.可以收收集到最最详尽的的数据。缺1. 1.员工可可能会夸夸张或隐隐藏某些些活动同同时掩张张其它行行为。2. 2.费时、费费成本且且干扰员员工工作作。资料来源：本研究究整理工作分析工 作 说 明 书n工作目的n主要工作项目n工作条件工 作 规 范n知识n技术n能力n个人特质n兴趣n偏好其它人力资源活动n招募n遴选n训练n绩效评核n薪资图二工作作分析之之功能图图资料来源：Schhuleer, R.SS. & Jaacksson, S

29、.E.(19996). Huumann Reesouurcee Maanaggemeent. 6tth eed., Weest, P.1777.肆、本研究究之计划划与执行行一、 工作分析计计划拟定定确定工作分析计划推行之执行责任为确保工作作分析之之结果符符合公司司需求及及整个分分析过程程能有效效进行，在在执行工工作分析析之前，个人拟定了一套工作分析计划。如下图所示：确定工作分析目的与相关资料收集确定工作分析样本与分析方法之选用分析问卷之设计进行工作分析数据整合与分析职务说明书之制作与撰写检讨与修正图三本研研究计划划流程图图以下对计划划中每一一环结做做一说明明：（一）确定定责任归归属工作分析的的

30、计划由由谁来倡倡导?由谁来来管理执执行?此责任任最好是是由最适适于执行行该项工工作的单单位来主主持(镇天锡锡,19969)。以现现今人力力资源管管理的发发展情况况来看，许许多人力力资源管管理功能能多由人人力资源源单位负负责，再再者，工工作分析析计划会会对组织织中的许许多单位位、部门门有影响响，而人人力资源源部的地地位，是是担任单单位间极极其重要要性的联联络工作作，因此此，人力力资源主主管在直直线单位位作业与与幕僚的的服务之之中，对对此工作作分析分分析数据据的广泛泛使用，应应负其责责任。由于工作分分析的专专门性质质，故大大多要求求人力资资源专家家来执行行，因此此，与公公司高阶阶主管访访谈商议议后

31、，决决定由人人力资源源部及一一位人力力资源专专家共同同负责整整个工作作分析计计划之进进行，并并由笔者者协助进进行。（二）确定定工作分分析目的的与背景景资料收收集1.分析目目的为解决S公公司在第第二章节节叙述之之问题，与与人力资资源主管管及专家家多次讨讨论后，确确认分析析之目标标。其中中，最重重要的是是希望员员工与主主管对其其工作能能重新了了解和检检视，进进而修改改公司原原有之绩绩效考核核制度、晋晋升制度度、薪资资制度、招招募与遴遴选制度度，故在在工作分分析的过过程中，着着重在工工作内容容、职务务与工作作条件之之确认及及职位所所需之知知识及技技能上，并并强调与与任职者者与主管管的沟通通与合作作。

32、在职务说明明书的设设计上，为为使分析析之数据据具完整整性且避避免过于于复杂，遂遂将工作作分析的的结果工作说说明书与与工作规规范，合合并为职职务说明明书。2分析前之之资料收收集在相关资料料收集上上，以公公司既有有相关数数据(如组织织图、各各单位执执掌说明明书、访访谈数据据等)与工作作分析方方法、步步骤之文文献数据据为主。(三)确定定工作分分析样本本与方法法1.工作分分析样本本选定因为此次工工作分析析是整体体性的，所所有职位位均为样样本，若若同一职职位任职职者较多多，则由由人力资资源主管管、专家家与直属属主管依依据职位位工作内内容与重重要性决决定参与与分析人人数。2.分析方方法之选选用工作分析方方

33、法以问问卷法为为主，面面谈法为为辅的方方式进行行。其理理由除了了前述文文献所提提及之优优点外，尚尚有以下下之理由由：(1)问卷卷法a.公司司员工共共有二千千余人，职职位计有有二百多多个，在在成本及及时间考考量下，为为使数据据收集较较为容易易，及避避免占用用太多员员工工作作时间，因因此，采采用问卷卷法。b.公司司员工之之学历在在高中、专专科以上上，在工工作分析析问卷填填答上只只要稍加加说明，并并不会有有太大之之问题。c.使用自自行设计计发展的的问卷，易易于收集集所需之之资料且且容易整整理比较较。d.由员工工亲自填填写完问问卷后，须须交由主主管覆审审，多一一道审核核程序，确确保数据据之正确确性。(

34、2)面谈谈法a.为避免免问卷法法资料收收集之不不足或有有误，将将采行与与主管再再次面谈谈确认。b.针对各各职位所所需之KKSA进进行二次次确认，并并与主管管讨论员员工之晋晋升发展展路径。(四)工作作分析问问卷之设设计为让全体员员工了解解及配合合此次工工作分析析之进行行，在问问卷设计计上考量量了以下下几项因因素：1.撰写工作分分析说明明(见附录录一)，内容容说明了了此次活活动之目目的、对对公司及及全体员员工之重重要性、须须配合之之事项及及进行流流程等，降降低员工工之疑虑虑及不安安。2.配合职职务说明明书所需需数据设设计，以以较简单单明了之之方式呈呈现，免免除烦琐琐之填写写项目，增增加员工工参与的

35、的意愿。3.基于时时间及成成本之考考量，工工作分析析问卷与与职务明明书之格格式一致致，由员员工填写写后交由由主管审审核，经经确定填填写正确确后再打打字存盘盘交回人人力资源源部。4.在填答答上，另另外设计计了工工作分析析问卷填填写说明明(见附录录二)及工工作分析析问卷范范例(见附录录三)，帮助助员工进进行问卷卷之填答答。(五)进行行工作分分析1.在工作作分析问问卷进行行发放前前，由人人力资源源主管于于主管会会议中提提出整体体规划之之流程与与配合事事项，在在获得高高阶主管管及各单单位之主主管认同同与支持持后，由由各单位位主管代代为发布布及协助助员工进进行配合合事项，以以便于进进行下一一阶段之之分析

36、工工作。2.在问卷卷发放上上采渐进进方式进进行工作作分析问问卷的填填答。由由于公司司部门单单位及职职位数很很多，加加上各单单位间工工作内容容不同，为为使工作作分析之之结果符符合公司司现状与与未来需需要，故故以单位位为基准准，采取取渐进方方式进行行。3.在进行行工作分分析填写写之前先先向填写写者说明明此次活活动之目目的，并并说明填填写项目目之意义义与原则则，并带带领填写写者以范范例之内内容浏览览一次问问卷之全全部内容容。4.问卷填填写时间间以二星星期为限限，填答答者须在在此二星星期内填填答完毕毕并交由由主管审审核，确确定无误误后再统统一收集集交回人人力资源源部。(六)数据据整合与与分析各单位交回

37、回之工作作分析之之问卷回回收后，由由工作分分析人员员进行相相关资料料与问卷卷的整理理，并检检查各项项之填写写是否完完整，若若有不清清楚之处处，再发发回重新新填写。(七)撰写写职务说说明书由上一步骤骤之数据据整合分分析后，撰撰写成职职务说明明书初稿稿。(八)检讨讨与修正正职务说明书书初稿完完成后，由由分析人人员分别别与各部部门主管管进行面面谈，以以确定整整理之内内容维持持原意，并并对于疑疑虑之处处加以厘厘清及做做进一步步之确认认，最后后进行职职务说明明书之修修正。二、 二、 工作分分析之执执行与成成果正式进行工工作分析析前，考考量了各各部门之之工作内内容及可可行时间间，先行行拟定了了进行时时间表

38、，基本上每个部门皆以二星期为限，若不可行，则可弹性调整。(一)问卷卷发放进行各部门门之工作作分析问问卷发放放时，先先集合各各部门之之各级主主管进行行半小时时之说明明，说明明内容有有工作分分析目的的、工作作分析问问卷填答答、及问问题解答答，并清清楚告知知此次活活动之进进行不会会影响到到员工现现有权益益，确定定各主管管皆明了了如何进进行后，由由主管辅辅导下属属进行工工作分析析问卷之之填答。(二)填答答期间虽然在工作作分析问问卷填答答前有过过详细的的说明，也也进行了了问题解解决，但但是仍是是有许多多问题产产生，因因此，在在此期间间必须注注意各部部室之填填写状况况，并予予以协助助。(三)问卷卷回收及及

39、整理对于回收之之数据，首首先必须须检查是是否填写写完整，并并仔细查查看是否否有不清清楚、重重迭或冲冲突之处处，若有有，便由由工作分分析与人人力资源源主管进进行讨论论，判断断是否对对此任职职者或其其主管进进行面谈谈，以确确认数据据收集之之正确性性。由于此次工工作分析析之问卷卷已设计计成半结结构式之之形式，且且与职务务说明书书格式相相同，加加上事先先已请填填写者将将内容转转换成计计算机档档案，因因此，工工作分析析员只需需以原档档案进行行修改即即可，不不需再花花费许多多时间将将问卷内内容转换换成计算算机文书书文件，且且只要数数据确认认无误，即即可完成成职务说说明书之之撰写。(四)工作作分析成成果依据

40、此次工工作分析析之目的的进行所所获得的的成果即即为职务务说明书书，此职职务说明明书内容容对公司司改善方方案之助助益如下下所述:1.工作内内容、职职务上在职务说明明书上所所列一至至九项之之工作职职掌、权权责上可可提供公公司厘清清各工作作内容是是否有无无重复、疏疏漏的地地方以及及各职位位的工作作负荷是是否平均均，并进进行重新新分配；在人员员配置上上，亦可可根据工工作内容容进行现现况修正正及未来来规划；在考绩绩上，由由于职务务说明书书详细记记载了各各职位之之工作内内容，公公司可依依此对绩绩效项目目进行评评估，并并设计出出较客观观且具效效度的评评核项目目及水准准来；薪薪资上，公公司可依依工作内内容进行

41、行进一步步之评价价，重新新评估各各职位相相对公司司的重要要性，并并调整薪薪资水准准，以达达到薪资资公平。2.职位资资格条件件各职位所列列之任用用资格条条件，可可帮助公公司在招招募人员员时参考考依据，并并搭以遴遴选过程程之改善善，找寻寻适合的的人才；在员工工晋升方方面，提提供明确确之资格格要求，以以防仅使使用服务务年资及及笔试晋晋升方式式的缺失失；在训训练与发发展上上可鼓励励员工依依自己兴兴趣，及及生涯计计划，针针对特定定职位所所需之资资格条件件进修，一一方面提提升本职职位之绩绩效，另另一方面面亦有激激励的效效果。伍、执行过过程之心心得工作分析，在在以往课课堂上之之实务演演练只需需访问某某一特定

42、定工作，根根据受访访者答案案予以分分析，并并完成一一份职务务说明书书，然而而此次工工作分析析的对象象却不再再只是一一位，而而是全公公司所有有的职务务。因此此，个人人从规划划到执行行莫不战战战兢兢兢，并不不断与公公司讨论论，希望望能顺利利且圆满满的完成成此次的的工作分分析。整个工作分分析活动动进行前前最重要要的就是是确认工工作分析析的目的的为何？期望分分析后可可得到什什么样的的结果？再来就就是考量量如何与与公司主主管及员员工沟通通，获得得他们的的支持。因因此，做做好整体体规划是是非常重重要的，另另外，在在执行上上更是须须要不断断地与员员工沟通通方能成成功地完完成工作作分析方方案。由于公司组组织图

43、并并不提供供所有工工作内容容，亦无无法显示示出组织织中实际际的沟通通型态，因因此要了了解公司司所有工工作每日日的实际际活动及及其职责责是需要要透过工工作分析析的。而而在整个个过程中中最重要要的是沟沟通，不不只是和和高阶主主管之报报告讨论论，和各各单位主主管亦须须进行沟沟通说明明，尤其其是进行行工作分分析问卷卷填写说说明时，要要把握几几项原则则，如：1.与主主管密切切配合，找找出最了了解工作作内容的的员工，以以及最能能客观描描述职责责的员工工；2.与面谈谈者建立立起融洽洽的感情情3.准备备一份完完整的问问题表格格，并留留下空白白以供填填写；44.如果果对方的的工作并并非每天天都一成成不变，则则要

44、求对对方将各各种工作作责任列列出，并并依重要要性程度度排定顺顺序。最最后，在在面谈结结东之后后，告知知填写者者将数据据交予直直属上司司阅览一一遍，以以便做适适度的修修改及补补充。事事后，必必须随时时待命，因因为在说说明后仍仍是有许许多员工工不知道道如何填填写，而而必须给给予协助助。另外，在撰撰写职务务说明书书时，必必须严格格检查每每份数据据，最佳佳的处理理方法即即是与主主管讨论论职务说说明书初初稿内容容是否正正确，或或是有何何数据遗遗漏须加加以补充充的。总之，获取取高阶主主管之支支持是维维持整个个方案顺顺利进行行的最大大助力，除除此之外外，若有有专职负负责的单单位则能能帮助督督促方案案的进行行

45、。虽然然工作分分析是个个浩大的的工程，但但是只要要有完善善的计划划及公司司全体人人员的支支持，必必能圆满满完成的的。陆、结论与与建议工作分析是是人力资资源各项项功能依依据的基基础( Schhuleer & Jaacksson,19996)。此此次工作作分析之之目的，除除了职务务说明书书之建立立外，亦亦是配合合其它改改善方案案。以下下就工作作分析执执行中所所发现的的问题与与相关建建议列举举如下：（一）在职职务说明明书上职务说明书书并非一一成不变变，工作作内容、责责任和权权限、任任用条件件等均可可能因内内、外环环境改变变而需加加以修改改，因此此，职务务说明书书应适时时调整，始始具有参参考和运运用之

46、价价值，否否则只是是一堆历历史资料料而已。（二）在相相关改善善方案上上职务说明书书只是相相关改善善方案的的基础，藉藉由此次次活动之之执行与与成果，公公司应持持续进行行相关改改善方案案，方能能达到最最大效益益。（三）在各各单位运运作上各单位或部部门主管管可藉由由此次职职位相关关数据之之建立，确确定单位位内各项项工作之之流程与与员工之之工作任任务，及及不同部部门间须须做联结结的项目目及合作作方式，以以确保各各项计划划、方案案与工作作都能顺顺利完成成，达到到预定目目标。参考文献一、中文部部份李广州(民民76)，现代企企业人事事管理，台台北：五五南图书书出版公公司。郭昆谟等(民79)，人事管管理，台台

47、北：国国立空中中大学。陈海鸣、余余朝权(民77)，人事管管理，台台北：华华泰图书书文物公公司。傅肃良(民民81)，人事管管理，台台北：三三民书局局股份有有限公司司。黄英忠(民民86)，人力资资源管理理，台北北：三民民书局股股份有限限公司。蔡宪六(民民59)，企业薪薪资管理理，台北北：三民民书局股股份有限限公司。镇天锡(民民58)，现代企企业人事事管理（上上），台台北：台台湾中华华书局。蓝婉菁(民民84)，F建设公公司工作作分析个个案研究究，企企业人力力资源规规划与发发展研讨讨会报告告集。苏佳民(民民86)，强化化人力资资源管理理提升升劳动力力品质研研讨会报报告集。二、英文部部份Anthoony

48、, P.A., Peerreewe, P.L. & KKacmmar, K.M., Sttrattegiic HHumaan RResoourcce MManaagemmentt, FFortth WWortth: Thee Drrydeen PPresss, PP. 1557-1185.Bergeer, L.AA. & Myystiignee, DD.A.(19976). PPraccticcal Mannageemennt MManppoweer PPlannninng, Perrsonnnell Joournnal, Juune 19776, PP.2966-2999.Casioo, W

49、W.F.(19992). MManaaginng HHumaan RResoourcces: Prroduuctiivitty, Quaalitty oof WWorkk Liife, Prrofiits, 3rrd eed., NYY: MMcGrraw-Hilll.Dessller, G.(19994). HHumaan RRressourrce Mannageemennt, 6thh edd., NJ: Prrentticee-Haall.Gary Desssleer (19991). Peersoonneel MManaagemmentt, 55th ed., NNJ: Preebtu

50、uce-Halll.Ghorppadee, JJ.V.(19988). JJob Anaalyssis : AA haandbbookk off thhe hhumaan rresoourcce ddireectoor, 1stt edd., NJ: Prrentticee-Haall.Hillss, FF.S., BBerggmannn, T.JJ. & Sccarppelllo, V.GG.(119944). Commpennsattionn Deecissionn Maakinng, 2ndd edd., NY: Haarcoourtt Brracee.Milkoovicch, G.TT

51、. & Neewmaan, J.MM.(119999). Commpennsattionn, 66th ed., NNY: McGGraww-Hiill.Schuller, R.S. & JJackksonn, SS.E.(19996). HHumaan RResoourcce MManaagemmentt, 66th ed., NNJ: Wesst.附录一S公司工作分析说说明一、 目的此次进行工工作分析析的主要要目的，主主要是为为了配合合公司进进行各制制度之制制订与修修正。而而此目的的之达成成须要有有各职位位之相关关正确数数据，因因此，将将藉由工工作分析析来了解解各职位位的工作作内容、职职掌

52、与权权责；工工作环境境及担任任此职位位所必须须具备的的知识、技技术、能能力，以以便利于于公司进进行人力力资源管管理制度度之修正正。二、重要性性（1）薪资资制度上上：为建建立合理理、公平平之薪资资给付之之重要参参考依据据。（2）在工工作分配配上：藉由工作分分析可了了解各职职位间工工作内容容有无重重复、疏疏漏及各各职位的的工作负负荷是否否平均，重重新进行行工作的的调整与与分配。（3）在招招募遴选选上：可依照工作作分析所所决定出出之任用用资格来来甄选新新进人员员。（4）在绩绩效考核核上工作分析清清楚地订订定各职职位之工工作职掌掌，让主主管与员员工充份份的了解解工作的的内容为为何，同同时可根根据各职职

53、位的工工作内容容、职掌掌及权责责来决定定绩效考考核的项项目与方方法。（5）在训训练与晋晋升发展展上新进员工可可依据职职务说明明书的引引导，加加速其适适应该职职位。员员工可以以依据职职务说明明书上任任用资格格所规范范之知识识、技术术与能力力了解自自己必须须提升及及培养的的能力有有那些，进进而提升升员工参参与训练练的意愿愿，同时时，也可可依据担担任各职职位所须须具备的的资格条条件，根根据自己己的兴趣趣与能力力来规画画自己的的未来发发展路径径。三、工作分分析流程程填写个人之之工作分分析问卷卷完成后交由由部门各各级主管管复核（主管复核核后请在在问卷最最后一页页签章）各级主管复复核后交交由员工工将问卷卷

54、建文件件在磁盘盘建文件完成成后连同同磁盘与与原始书书面问卷卷交由人人资部门门作最后后复核（填写不完完整者，退退回补填填）四、各单位位主管配配合事项项（1） （1） 将工作作分析问问卷交由由单位内内同仁填填答（含含部室经经理、科科长及其其它员工工），若若有部份份的同仁仁担任的的为相同同职位（即即其工作作内容是是完全相相同的），请请主管依依工作内内容之重重要性选选择其中中一人填填写问卷卷即可。（2） （2） 请各位位主管协协助同仁仁填答工工作分析析问卷，请请特别注注意，工工作分析析所要了了解的是是担任该职位位的工工作内容容、及必必须具备备的任用用资格等等，而非非目前担担任该职职位同同仁的的工作内内

55、容或资资格。重重点是工作本本身，而而非人人。（3） （3） 同仁问问卷填答答完后，请请各级主主管负责责复核之之工作，检检查看看看同仁是是否有漏漏填或填填答错误误部份（特特别是工工作职掌掌及担任任该职位位之资格格条件），同同时，在在问卷上上进行更更正，审审核无误误后，请请发还同同仁打字字存档。（4） （4） 同仁建建档完成成后，请请交回人人力资源源部。谢谢各位主主管的协协助！人力资源部部附录二【工工作分析析问卷填填写说明明】各位同仁您好： 公司目前将进行各职位的工作分析，主要的目的是为了了解各职位的工作职掌、工作环境及担任该职位所需拥有之资格条件，进而建立一个完整的职务说明书，作为公司规划人力资

56、源相关制度的一项参考依据。 在您回答以下的问题时，请以所担任的职位为填答问卷的考量基准，做客观的思考与回答，重点是职位，而非目前担任此职位的人。您所提供的信息愈充份，对于制度规划的帮助就愈大，敬请详尽、客观的填答。谢谢您的协助！ 敬祝 工作愉快！ 发文者：人力资源部 联络分机：ooo 一、 一、 部部室代码码：请参参照公司司部门代代码再填填写。二、单位名名称：请请填写服服务单位位之名称称，例如如，人人力资源源部。三、四职称称级数、代代主管：请填写写自己之之职称级级数，若若有代理理主管，例例如三专专一级代代科长，则则职称级级数填三专一一级、代代主管填填科长长。五、主要职职掌：以以二到三三句话简简

57、单叙述述所担任任职位的的主要工工作内容容。例如如：人力力资源部部经理的的主要职职掌为负责公公司人事事制度规章、员工工福利及及教育训训练等相相关事务务之督导导、规划划与执行行工作，以以达到人人力资源源工作顺顺利执行行之目的的。六、工作职职掌（1）工工作项目目：可可参考总行各各项事务务分层负负责表中各部部室之事事务项目目，由于于部室主主管所负负责之事事务项目目较为纲纲要，因因此，部部室主管管请填写写纲要事事务项目目，而其其它同仁仁，请填填写细部部的事务务项目。以国外外部进口口科为例例，国外外部主管管之工作作项目请请填写进口信信用状之之开发及及修改，而进进口科的的同仁请请填写信用状状之签发发、各项帐

58、帐务之处处理，若若总行行各项事事务分层层负责表表中之之项目不不足，请请自行填填写工作作项目。（2）工工作方式式：请请在右侧侧工作方方式的选选项中选选择最合合适者打打3，若若无合适适者请在在其它它处说说明；可可复选。工作方式说说明：督导：指负负责此项项工作项项目之人人员作业业、进度度执行、费费用使用用的监督督、指导导与管理理。规划：指负负责此项项工作项项目之进进度、执执行流程程与费用用之预先先计划。拟定：指负负责此项项工作项项目之相相关制度度、规章章与办法法之研拟拟制定。管控：指负负责此项项工作项项目之预预算与费费用支出出的管理理和控制制。维护：指负负责此项项工作项项目之相相关数据据的保护护与关

59、系系的维持持。评估；指负负责此项项工作项项目之各各项作业业、绩效效的评核核与分析析。执行：指负负责此项项工作项项目之实实际作业业的实施施与完成成。协助：指对对于此项项工作项项目提供供负责者者必要之之配合措措施与帮帮忙。其它：上述述方式无无法适切切表示，请请提出说说明。例如：人力力资源部部经理之之工作职职掌为：工作项目工作方式（请请选择适适当者打打3，可复复选）督导规划拟定管控维护评估执行协助其它员工绩效考考核作业业33八、职务代代理人职职称：若若代理人人为非主主管，则则其职称称可填如人人事科办办事员。若为为主管指指派，请请填由由主管指指派；若无特特定之职职务代理理人则免免填。九、责任与与职权1

60、、保管之之资料：为担任任此职位位所必须须保管的的数据。例如：员工手册。2、保管之之资产：为担任任此职位位所必须须保管的的数据。例如：个人文具用品、计算机。3、经办财财务、预预算或费费用：为为担任此此职位所所必须经经办或负负责之财财务、预预算或费费用。例例如：编编列部门门预算、保保管部门门零用金金。4、应准备备之报告告：为担担任此职职位所必必须提出出之定定期与与不定定期之之报告、报报表、数数据。例例如：员员工出缺缺勤报表表（定期）、外劳劳逃跑原原因报告告（不定定期）。5、工作往往来对象象：请填填写担任任此职位位，因职职务所需需必须往往来之部门或或对象、接接触的方方式（如如亲洽或或电话询询问）、接触之目的及频频繁度（如每每日一次次或每月月二次）。6、职务权权限：即即担任此此项职位位，拥有有的职位位权责、权权限（提提报、审审核、核核决）有有那些？例如：提报出出勤异常常人员名名单、审审核员工工出差旅旅费报告告、核决决20000元以以下之出出差费用用。十、担任此此职务的的资格条条件