《会议与活动策划专家》实用模板

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1、会议与活动策划专家读者适用模板目录一、会议提提案表格格/1二、会议登登记表格格/7三、参展登登记表/11四、邀请会会议的主主要发言言人/114五、给预期期作者的的信/116六、会议调调研引导导方向/17七、拒绝信信/188八、体检明明细表/19九、会议评评估表/20十、与会证证明/224十一、活动动管理人人员检查查样表/25出版者按语语：在这这里我们们将会会议与活活动策划划专家一一书中各各种文件件、表格格等实用用模版编编辑成电电子文件件，方便便读者使使用。一一些文件件还配有有实例，您您也许会会在自己己的会议议或活动动中用得得上。我我们在一一些模板板中包含含了许多多管理的的细节，因因此，您您可以

2、根根据自己己的情况况确定如如何在文文件中使使用。我们也提供供了一些些您可能能会用到到的信件件的范本本，应用用于与主主要演讲讲者或文文章作者者的交流流，或者者是与那那些由于于论文未未被选中中而无法法参加活活动的人人进行沟沟通。最最后为您您提供的的模板则则是由一一个系列列一日培培训活动动清单改改编的。培培训地点点是英国国某城市市中心的的一个旅旅馆，那那儿的活活动经理理负责确确认活动动是否顺顺利进行行，但是是他并没没有参与与活动或或其内容容的策划划。模板中已包包含了许许多细节节，将大大大提高高您准备备会议与与活动文文件等资资料的效效率。如如果您继继续拓展展自己的的文件，并并发现您您的文件件对我们们所

3、提供供参考资资料是很很好的补补充，我我们会非非常高兴兴收到您您的来信信(watterppresssm)。一、会议提提案表格格表9-1是是一个为为期三天天的会议议提案表表格。它它说明如如果议程程提案将将要提交交给审定定人，而而且包括括了大量量有助于于会议工工作组确确定演讲讲者意图图与需求求的内容容，那么么此表提提出的细细节将是是很有用用处的。表9-1 会议议提案样样表(会议标志志)会议议提案表表格您可以在会会议网站站wwww.xxxx.co.uk/connf 上上填写此此表格。或或者将填填好的表表格于（截截止日期期）前邮邮寄到（会会议地址址）。第一节：联联系方式式我们将就您您提交的的议案，与与在

4、此提提供详细细信息的的人进行行联系。这这些信息息将不会会提交给给审定人人。头 衔姓 名详细工作经经历（请请将可以以作为您您的通信信地址的的地方标标记出来来）o 工作职位o 部 门o 机 构o 地 址市县邮 编国 家电 话传 真电 子 邮邮 件如果您还是是其他机机构的成成员，而而且愿意意我们将将您的资资料标于于您的名名卡及会会议与会会者手册册上，请请提供详详细信息息于下。其他社会关关系第二节：演演讲提议议会议形式o 专题学术研研讨会（990分钟钟，其中中有755分钟的的小组活活动时间间）o 讨论会（445分钟钟，其中中有200分钟的的讨论时时间）o 海报o 专题学术研研讨会海海报o 讨论会海报报

5、提议会议/海报标标题标 题 副标题 演讲者请列出所有有提议议议程的演演讲者。所所有演讲讲者/主主持人必必须作为为付费代代表出席席此会议议，并填填写一张张独立的的登记表表。姓名社会关系（某某机构或或组织）合著者（不不出席会会议）请列出此次次会议的的合著者者的姓名名全称以以及社会会关系（某某机构或或组织）。合合著者不不要求出出席会议议，但会会议与会会者手册册中会提提到他们们。姓名社会关系（某某机构或或组织）会议内容描描述请为会议与与会者手手册提供供议程描描述（以以第三人人称）。不不要超过过1500字。对于专题学学术研讨讨会及讨讨论会：请描述会议议代表在在此次会会议中将将如何主主动地参参与互动动（最

6、多多50字字）。会议中代表表们将请描述代表表们将从从会议中中得到的的三点益益处。在会议结束束之后，代代表们将将：1. 2. 3. 目标听众会议与会者者手册中中将会提提供一些些资料，用用以帮助助与会者者选择他他们最为为感兴趣趣的会议议. 除除非您进进行了特特殊声明明，否则则所有的的同行都都会对此此会议议议程有兴兴趣。请请指出哪哪个会议议适合最最资深人人士，或或是适合合特殊专专业学科科人士。此次会议对对于(请请在下列列人群中中选择一一种)具具有特别别意义：o 资深同行；o 相对而言，刚刚接触到到本会议议主题的的人士；o 有兴趣对此此会议主主题进行行研究的的代表。提纲请指出最适适合此次次会议的的提纲

7、：提纲1 提纲22 提纲33 提纲44关键词您可以从会会议网站站wwww.xxxx.co.uk/connf上浏浏览到关关键词列列表，请请选出五五个适合合此次会会议的关关键词填填写于下下。1. 2. 3. 4. 5. 您可以为此此次会议议另选一一个您认认为合适适的关键键词（例例如一个个项目名名称）： 演讲者与合合著者个个人履历历请以第三人人称提供供简历（不不超过550字）第三节：策策划信息息需要的设备备专题学术研研讨会及及讨论会会一间标准的的会议室室应配备备以下设设备：最最多可容容纳300人的座座位，白白板或是是挂图，高高射投影影仪以及及大屏幕幕。请选出其他他的必需需品：o 不需要其他他必需品品

8、o 用手提电脑脑（微软软视窗220000的平台台及办公公软件）投投影o 电视机以及及VHSS录像机机o 35毫米的的幻灯片片投影仪仪以及大大屏幕o 计算机实验验室（最最多200台）o 因特网接口口（数量量有限，如如非必须须，请勿勿申请）o 其他 粘贴海报如果您将提提供一个个海报，或或是演讲讲，或是是希望提提议专题题讨论会会和讨论论会议，请请填写这这部分。要要展示海海报，您您需要作作为代表表参加会会议。可可以在一一个海报报白板上上（可以以装得下下一张AA0大小小的肖像像海报），用用维可尼尼尼龙钩钩张挂海海报。这这是所有有海报展展示的标标准。请选出另外外的必需需品：o 不需要其他他必需品品o 桌子

9、o 单人椅o 两把椅子o 单孔的2440伏插插座o 另外的展示示空间（为为另一张张A0海海报准备备的）二、会议登登记表格格表9-2举举例说明明的是您您也许会会在三天天住宿式式会议中中使用到到的登记记表格的的内容，包包括一个个社交节节目，此此表还提提到各种种其他要要素，例例如与会会者对饮饮食的特特殊需要要或是其其他特殊殊需要等等等。会议登记表表格表9-2 会议议登记样样表请将填好的的表格送送到：（会会议办公公地点）联系方式会员卡号（如如果适用用） 头 衔姓 名工作情况（请请将可以以作为您您的通信信地址的的地方标标记出来来）o 工作职位o 部 门o 机 构o 地 址市县邮 编国 家电 话传 真电

10、子 邮邮 件如果您还是是其他机机构的成成员，而而且原意意我们将将您的资资料标于于您的名名卡上，请请提供于于下。其他社会关关系登记细节登记的截止止日期是是（截止止日期）。如如果您要要在截止止日期后后登记，将将要交纳纳20英英镑的滞滞纳金。如如果您要要在截止止日期之之后更改改登记的的内容，将将要缴纳纳20英镑镑手续费费，而且且，即使使您在截截止日期期后取消消登记也也不予退退还。“提前到达达”折扣适适用于在在此日期期前到达达的代表表（提前前到达截截至日期期）。所有工作人人员、会会员及准准会员都都可享受受会员折折扣。请填写下列列所有表表格所有的房间间都是套套房早到的会员员早到的非会会员会员非会员三天含

11、住宿宿*含联谊活动动及正餐餐三天不含住住宿*含联谊活动动及正餐餐一天住宿周三含周三的午午餐、正正餐、和和联谊活活动及周周四的早早餐周四（周三三到）含周三的联联谊活动动和正餐餐及周四四的早餐餐和午餐餐周四（周五五离开）含周四的午午餐和正正餐及周周五的早早餐和午午餐周五*含周四正餐餐及周五五的早餐餐和午餐餐一天不含住住宿含午餐，不不含联谊谊活动及及正餐。周三周四周五额外的住宿宿费为XXX英镑镑每夜含早餐，不不含晚餐餐。周二周五*如果您希希望我们们提供一一份盒饭饭作为周周五的午午餐，请请在方框框中划勾勾 。如果您希望望和与会会其他代代表同住住一间房房，请写写出您的的要求：附加内容联谊活动请选出您喜喜

12、欢的联联谊活动动（周三三晚上）：音乐会 神秘搜搜寻之旅旅 敞棚大大巴游 文化酒酒吧游 萨尔萨萨舞特殊需要我们将尽量量满足所所有代表表对饮食食、灵活活性、感感官以及及其他的的需求，人人人机会会平等，会会议应当当是令人人愉快并并富于创创造性的的。登记时请告告知我们们您的特特殊需求求 (请填填写在专专门的表表格中或或另行标标注)，以便便我们在在您抵达达前做适适当的安安排。饮食需要非素食者者 素食者者 完全素素食者 小麦过过敏 坚果过过敏糖尿病患患者其他（请请写出） 其他需要请选出您在在下列哪哪方面还还有需要要并请提提供意见见：没有 灵活性性 舒适度度 其他建 议 我们有专人人负责解解决您的的特殊需需

13、要。如如果您想想我们与与您联系系，请在在方框中中划勾。付款信息在您确认登登记之前前，我们们需要您您为所有有选择的的项目付付费。您您可以采采取支票票、特许许订购单单、信用用卡或借借记卡付付款方式式。如使使用信用用卡（例例如：万万事达信信用卡、维维萨信用用卡或JJCB信信用卡），付付费需另另行缴纳纳2.55英镑的的手续费费。 我我以支票票或邮政政汇票（直直接付到到会议办办公室），支支付全款款英镑。 我我以特许许订购单单，支付付英镑。 我我以信用用卡或借借记卡，支支付全款款英镑。万事达卡卡 维萨卡卡 瑞士卡卡 单卡 JCBB信用卡卡我的信用卡卡号为：到期日： / 版号（仅限限于瑞士士卡）：签字：资料

14、保护声声明为了便于会会议的管管理，您您在这张张表格里里提供所所有的资资料都将将以书面面文件或或电子文文件形式式记录下下来。与与会人员员的名字字、社会会关系及及电子邮邮件将会会在会议议代表目目录上公公布，除除了您指指出需要要保密的的部分。对于创办者者，在提提案表格格里填写写的名字字、社会会关系和和简历将将会公布布于会议议与会者者手册及及网站中中。我看清并明明白上述述声明：签字 日期 如果果您不想想成为会会议代表表，请在在方框中中划勾。 如果果您想在在会议中中发言，请请在方框框中划勾勾。请将填写好好的表格格送至：（会议议办地址址）欢迎就附加加内容致致电02207xxxxxxxxxx，电子子邮件：c

15、oongffereenceexxxx.cco.uuk 或或登陆网网站：wwww.xxxx.co.uk/connf。三、参展登登记表表9-3是是以一个个大型膳膳宿型、并并包含商商业展览览的会议议为例的的参展登登记样表表。表9-3 参展展登记样样表参展套餐商业展位包括：2平平方米的的展位，1张桌子，2把椅子，一个13安培的插座。为两个人提提供周三三至周五五的茶水水、咖啡啡和午餐餐。费用用：5000英镑镑。商业展位代表文文件包内内容*包括：2平平方米的的展位，1张桌子，2把椅子，一个13安培的插座。为两个人提提供周三三至周五五的茶水水、咖啡啡和午餐餐。所有代表文文件包中中添加一一份宣传传单（最最大尺

16、寸寸A4）。费费用：7700英英镑。商业展位和和会议与与会者手手册中的的广告包括：2平平方米的的展位，1张桌子，2把椅子，一个13安培的插座。为两个人提提供周三三至周五五的茶水水、咖啡啡和午餐餐。另加会议与与会者手手册中的的广告（请请选择尺尺寸）A4纸（1180mmm2555mm） 5755英镑半张A44纸（1125mmm1800mm） 5500英镑四分之一一A4纸纸(1225mmm85mmm) 5255英镑代表文件袋袋中内容容*每位代表文文件袋中中的宣传传单（最最大尺寸寸A4）费用：3000英镑镑会议与会者者手册中中的广告告A4纸（1180mmm2555mm） 1000英镑半张A44纸（11

17、25mmm1800mm） 600英镑1/4张张A4纸纸（122585） 300英镑*请将所有有宣传单单于（截截止日期期）前送送到会议议办公室室。所有有广告插插图必须须是待印印制的形形式（例例如胶片片或高质质量的激激光打印印稿），或或是以灰灰度粉末末静电喷喷涂格式式或标签签图像文文件格式式（至少少每英寸寸3000点）存存于光盘盘（计算算机兼容容的）。收收取副本本的截止止期限是是（截止止期限）。您您需要交交纳一定定费用用用于排版版，请与与会议办办公室联联络，讨讨论其细细节。联络方式姓名组织地址电话传真电子邮件与会者的姓姓名（用用于名卡卡）12如果您希望望会议与与会者手手册中包包含您的的组织资资讯，

18、请请提供不不超过1150字字的文件件说明：付费及发票票请预先支付付所有款款项，可可以使用用支票、特特许订购购单、信信用卡或或借记卡卡支付。如如使用信信用卡（例例如：万万事达信信用卡、维维萨信用用卡或JJCB信信用卡）付付费需另另行缴纳纳2.55英镑的的手续费费。 我我以支票票或邮政政汇票（直直接付到到会议办办），支支付全款款英镑。 我我以特许许订购单单，支付付英镑。 我我以信用用卡或借借记卡，支支付全款款英镑（另另付2.50英英镑手续续费）。万事达卡卡 维萨卡卡 瑞士卡卡 单卡 JCBB信用卡卡我的信用卡卡号为：期满： / 版号（仅限限于瑞士士卡）：签字： 如果您您选择展展位预订订已经成成为合

19、约约的一部部分，请请在此方方框中划划勾（详详情将以以单独的的合约信信件确认认）。请将您填好好的表格格送至：（会议议办公室室地址）资料保密声声明为了便于年年会管理理，您在在此登记记表中提提供的资资料都将将以书面面文件形形式或以以电子文文件形式式记录下下来。我看清并明明白上述述声明：签字 日期 结束语如果您还有有什么需需要（例例如额外外的桌椅椅），不不过可能能需要另另外付费费。欢迎迎垂询。没有任何展展位预订订不包括括住宿问问题。您您可以以以XX英英镑每人人每晚的的价格预预订房间间（包含含床和早早餐）。非预订的会会议代表表如出席席会议需需另外付付费。欢欢迎垂询询。请原原谅我们们不能提提供一份份完整的

20、的会议代代表目录录。请在（截止止日期）前前预约。如如果在（最最后取消消预约日日起）之之后取消消预约，预预付款不不予退还还。四、邀请会会议的主主要发言言人表9-4是是用来邀邀请大型型国际会会议的主主要发言言人时会会使用的的信件实实例。如如果是较较小型的的会议可可以按比比例适当当将此信信件缩减减。表9-4 邀请请会议的的主要发发言人的的信样地址日期尊敬的（姓姓名）：会议的标题题及日期期许多年来我我们经常常在一些些大大小小小的公公开场合合中看到到您熟悉悉的身影影，听到到您有感感染力的的演讲。特特此诚挚挚地邀请请您为我我们在（时时间）（地地点）题题为（主主题）的的会议做做主要发发言人。我们会议的的主题

21、是是（主题题），我我们非常常希望您您能在此此广阔的的领域中中挑选出出自己感感兴趣的的题目。我我想您可可能喜欢欢主题中中关于（及及与其专专长的领领域的题题目）的的话题，或或许您也也会对其其他题目目感兴趣趣。您能在会议议网站（网网址）上上查阅到到关于会会议暂定定的内容容。如果您能来来做此次次会议的的主要发发言人，我我们会为为您提供供更自由由的空间间，包括括住所，以以及您的的报酬（费费用），并并报销您您的旅行行费用。如果您的时时间有限限，我们们很希望望您的演演讲在（在在会议里里指明确确切的时时间和日日子）内内完成，当当然这是是非常灵灵活的。如如果您能能够参与与整个会会议，我我们会很很高兴，而而且我保

22、保证您将将很喜欢欢这次会会议，并并将从中中获益；但是如如果您只只能在您您自己发发言的日日子出席席，我们们也会完完全理解解。其他发言人人到会的的确切日日期是（尽尽可能的的写出其其他发言言者的名名字，令令其了解解到会议议将谈及及的其他他议题）。我们希望能能在最近近几天里里就将会会议的具具体安排排公之于于众，因因此我们们将在五五个工作作日中静静候您对对此事的的回音。如如果您能能够接受受邀请，组组委会就就会立刻刻派人与与您联系系。我非非常希望望您能够够与我们们一起工工作并听听您的精精彩演讲讲。此致敬礼（姓名）（签名）（组织）五、给预期期作者的的信表9-5可可用作会会前与那那些希望望其在会会议中的的发言

23、能能被结集集出版的的发言人人联系的的样信，或或者可以以在发放放会议资资料时交交给他们们。表9-5 给预预期作者者的信样样地址日期尊敬的（与与会者姓姓名）：我们计划就就会议话话题出版版一本合合集，即即会议议标题。本本卷将不不包括会会议过程程，我们们希望编编者能围围绕会议议主旨分分章节编编写，而而不仅仅仅是会议议文件与与讨论结结果的集集合。届届时，我我们将邀邀请英国国国内及及国际范范围内的的博学而而有经验验的专家家投稿，虽虽然有些些人并不不一定能能够到会会。我们的会议议主办者者已经为为这一收收藏集提提供了一一些章节节，我们们也热切切地希望望更多的的会议代代表能围围绕会议议主旨为为我们提提供更多多的

24、章节节。我们们预计此此书分为为1620章章，每章章约3000050000字左左右。我我们将会会在会议议结束的的一个月月后联络络作家索索取各章章的大纲纲，而投投稿的最最后期限限初步定定在六周周以后。如果您对此此感兴趣趣，请联联系我们们，填写写下表并并将此表表交到会会议办，或或在会后后以信件件或电子子邮件的的形式寄寄给我们们。我也非常希希望能得得到同僚僚们（最最好是有有过编写写和编辑辑经验的的）的意意见并能能共同完完成此书书，我们们会支付付一定报报酬。姓名电子邮件详细地址电话 传传真是否有意于于加入编编写？是是/否预计章节的的题目如果您原意意的话请请附带列列出版过过的文章章目录六、会议调调研引导导

25、方向表9-6是是用来针针对会议议说明及及研讨会会的提议议进行调调研并回回馈意见见的表格格。表9-6 会议议调研引引导方向向样表非常感谢您您对会议议的提议议内容进进行评论论。我们考虑到到您对会会议提议议的回应应，请您您填写此此表，请请考虑与与提议的的会议主主题相关关的专业业范围。请按下列标标准对提提议的会会议主题题进行评评价，并并给出您您的建议议：非常比较一般一点也不专题学术研研讨会及及讨论会会的内容容是否能能吸引会会议代表表，是否否值得讨讨论？意见：您觉得拟定定的会议议内容是是否比较较新颖，是是否贴近近当今社社会的思思想？意见：您觉得拟定定的会议议主题是是否陈旧旧或过于于暴露弊弊端？意见：拟定

26、的方法法论是否否对于所所有与会会者在至至少半个个会议中中都适用用？意见：七、拒绝信信表9-7的的拒绝信信格式可可用于拒拒绝那些些虽为会会议内容容提供意意见却未未被采纳纳的人。表9-7 拒绝绝信地址日期尊敬的（被被拒绝的的作者）：非常感谢您您为我们们今年的的会议投投递的稿稿件（标标题）。我非非常遗憾憾地通知知您，您您的提议议未被我我们此次次会议所所采纳。因因为我们们收到很很多为此此会议提提供的高高质量的的提议，以以至一些些不能被被采纳。每每份提议议都被我我们以封封闭的形形式交送送给三名名评论家家，他们们会按以以下四条条规则进进行评估估：*专题学术术研讨会会及讨论论会的内内容是否否能吸引引会议代代

27、表，是是否值得得讨论？*会议内容容是否比比较新颖颖，是否否贴近社社会现实实？*会议主题题是否陈陈旧或是是否过于于暴露弊弊端？*这种方法法是否对对所有与与会者在在至少半半数会议议中都适适用？之后我们进进行了综综合评估估，并选选择出覆覆盖面最最广的主主题。每每位同仁仁都提供供了很多多的提议议，但我我们最多多也只能能接受一一条。另另外，我我们邀请请了为会会议提供供建议的的同行开开了一次次座谈会会，帮助助我们挑挑选出一一个最适适合此次次会议的的方案，但但我们不不可能再再一次为为每位同同僚提供供均等的的机会成成为会议议的发言言人。我相信您听听到此消消息一定定会很失失望。我我可以向向您保证证我们的的选择流

28、流程是在在公证严严格的条条件下进进行的。不不过，我我们还是是非常希希望您能能参加我我们此次次会议并并为以后后的会议议提供建建议。我热切希望望能在即即将开幕幕的会议议上见到到您。此致敬礼（主席，会会议策划划委员会会）八、体检明明细表您希望让会会议主办办者了解解到代表表们的特特殊需要要，在会会议文件件（也可可以是会会议与会会者手册册）中加加入一份份保密的的体检表表是非常常有用的的。表99-8是一个个样本。表9-8 体检检明细样样表保密体检表表此表可有选选择地完完成。如果您希望望提供给给我们紧紧急情况况所需的的药品和和联系人人信息，请请填写下下表并交交到会议议办。全名：紧急情况的的联系方方式请提供紧

29、急急情况的的联系人人的详细细情况：联系人姓名名：关 系系：白天电话：夜间电话：病史您是否正在在服药治治疗？是 否如果是，请请提供详详情。您是否知道道自己对对哪些药药物及食食物过敏敏？是 否如果是，请请提供详详情。）您是否还有有需要我我们知道道的药物物信息？是 否如果是，请请提供详详情。医生详情请提供关于于您的医医生的详详细情况况：医生姓名：电 话：上述信息请请如实、详详尽填写写：签名： 日期： / / 九、会议评评估表表9-9是是用于大大型会议议的一种种反馈表表格，可可用于搜搜集会议议代表的的自身看看法及各各种其他他方面的的会议经经验。表9-9 会议议评估样样表会议评估表表请填写此表表提供您您

30、对此次次会议的的反馈意意见，这这将有助助于我们们做以后后的会议议计划。1请对和和您专业业有关的的报告进进行质量量评估相关性报告极不相关极相关极差极好01230123全体公开讨讨论主要报告（报报告人）全体讨论表表决如有其他意意见，请请写出：2请对您您所参加加的会议议进行简简短地评评论场次会议主旨概概要简短评论会议是否达达到您的的期望是不是如有其他意意见，请请写出：3请对会会议以下下几个方方面进行行评估网站上的会会议信息息 差 一般 好 很好管理： 会前 会时会议与会者者手册：实用性性 内容 联谊活动： 会议场地： 服务务 住所 饮食 会议正餐： 场所所 服务 饮食 全部价值的的价格体体现 评论（

31、将上上述内容容详尽地地说明于于下）：我们设计了了下列问问题了解解您对其其他相似似会议的的更多期期望。4近年您您还参加加了其他他什么会会议，与与此次会会议相比比如何？5您更喜喜欢在什什么地方方举行住住宿式会会议？会议组织织者安排排住宿和和餐饮的的大学会会所代表自行行解决住住宿和餐餐饮的大大学会所所会议组织织者安排排食宿的的专用会会议中心心代表自行行解决食食宿的专专用会议议中心6您是否否喜欢有有组织的的联谊活活动？是。您喜喜欢哪种种联谊活活动？否。7您希望望会议赠赠品中加加入哪些些项（如如会议包包、笔、笔笔记本）？8如果您您是会议议的主办办人，您您会给其其他与会会人员提提供哪些些设备（如如挂图、标

32、标记板）？9最后请请填写以以下两条条：a）首先，此此会议提提高了我我的经验验b）对于我我本人，参参加此会会议最有有益的是是我们希望可可以依据据您的回回馈办好好每次会会议。如如果可以以，请留留下您的的姓名、机机构和电电子邮件件。姓 名 机 构 电子邮件 感谢您填写写此表。您您的建议议将会帮帮助我们们做好以以后会议议的计划划。十、与会证证明如果您因代代表们的的持续职职业发展展记录或或表现评评论会议议，或为为了在会会后向他他们的雇雇主索取取会议费费用，提提供一张张与会证证书是非非常有用用的。如如表9-10所所示。表9-100 与与会证明明与 会 证 明（如须盖章章，请持持此证到到会议接接待处）兹证明

33、（姓名）来自（机构）参加了（带日期的的会议名名称）签字（会议议组织名名称）日期 会会议组织织盖章或或签字十一、活动动管理人人员检查查样表表9-111是由单单日培训训会议改改编的，其其中有专专业的会会议管理理人员组组织会议议的各项项细节，此此类会议议多在市市中心旅旅店举行行，并可可以观察察到被邀邀请的代代表、主主办人或或服务人人员，并并全天提提供服务务。表9-111 会会议管理理人员检检查样表表项说明备注1如果代表将将自己的的行李提提前送到到了会议议地点，装装箱并确确保于早早上8:30前前送到接接待处。2使用箭头标标示，确确保可以以很轻易易地从接接待处或或从入口口处找到到会议室室。3使用“预留留

34、座位”将会议议室入口口处的两两三把椅椅子留下下，方便便迟到者者坐在入入口处。4会见酒店餐餐饮经理理，检查查关于会会议的特特别细节节，甚至至是如何何与他（她她）沟通通。5检查关于会会议预订订的房间间安排是是否妥当当。6检查是否有有备用的的椅子，提提供给工工作组或或个人与与会者。7检查每间房房间是否否够暖和和、够通通风，找找到调节节器并清清楚如何何调节。8检查每间房房间的设设备是否否齐全，是是否能正正常工作作，包括括：投影影仪、屏屏幕、数数据投影仪、挂挂图和记记号笔。并并记下如如果机器器出现故故障时的的联系维维修电话话。9代表的桌子子，包括括：水或或饮料、玻玻璃杯、便便签纸和和钢笔或或铅笔，以以及

35、名卡卡。10找到最方便便的洗手手间，为为那些伤伤残代表表提供方方便。11找到公用电电话的位位置。12消防演习及及逃生建议主席席或主办办人举行行一次消消防演习习。检查消防防逃生系系统，标标出每个个会议室室的紧急急逃生路路线。项说明备注13午饭正确地做做出午餐餐安排，确确定午餐餐地点。提醒负责责饮食的的人员为为素食者者准备素素食。检查食物物是否按按照与会会者的特特殊要求求提供。（对对照会议议管理文文件中的的记录）14联络主席、主主办人及及发言人人迎接并邀邀请他们们共进午午餐。检查是否否他们所所有人都都能被安安排进午午餐。告知一些些他们需需要知道道的信息息。把主席介介绍给主主办人和和发言人人。在午餐

36、会会上留给给主持人人五分钟钟，让她她（他）可可以很完完美地利利用这个个时间。15登记的办公公桌以字母顺顺序排列列姓名。将资料放放到代表表的桌子子上。代表到达达的时候候，签署署登记表表格。告知哪里里可以得得到咖啡啡或茶，哪哪里可以以存放外外套。告知最方方便的洗洗手间在在哪儿。确保永远远都可以以得到咖咖啡或茶茶。在引导代代表进入入会议室室之后，先先介绍主主席和主主办人，让让后提醒醒他们注注意保管管自己的的贵重物物品，如如信用卡卡、记事事本、手手机等。同同样也要要在他们们离开旅旅馆之前前提醒他他们不要要遗忘任任何东西西在房间间里。代表到齐齐后，告告诉负责责饮食的的工作人人员享用用午餐的的确切人人数。16贯穿始终整洁的接接待处。选出存在在的问题题、紧急急事件、代代表的信信息及主主办人需需要的影影印件等等等。为将要发发言的人人提供饮饮料和休休息处，直直到他们们发言为为止。供应的茶茶点必须须是充足足准时。午餐前的的讲话是是必要的的。在引导代代表走到到餐厅之之后，不不要忘记记告诉他他们洗手手间和公公用电话话的位置置。检查会议议室是否否锁好。项说明备注17会议结束后后回收胸牌牌。收集调研研表格，并并交回组组织。检查租用用的设备备，并收收集整理理。取下会议议标示牌牌。