加油站资金管理

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1、加油站资金管理 中油辽宁抚顺销售分公司财务部目 录 一、加油站资金管理职责分工 二、资金收入流程 三、资金安全设施管理 四、其他一、加油站资金管理职责分工：加油站资金管理人员主要包括：加油员及卡点、非油营销员、核算员（开票员）、加油站经理。具体如下:1、加油员及卡点、非油营销员职责：收取营业现金并识别纸币真伪；及时将现金投入投币柜后登记加油站营业款交接记录（投币）；在为特批固定客户加油时填写加油站固定客户加油凭证；结帐时将所收营业款从投币柜中取出，在结算室清点无误后移交给核算员(或开票员)；将每天接班至上门收款来之前收取的销售款项做二次预缴款，填写加油员上门收款缴交营业款明细表。加油员和卡点营

2、销员分孔投币，可分设加油站营业款交接记录。收款设置在开票员岗位的加油站，开票员的岗位职责参照加油员的岗位职责管理。2、加油站核算员(或开票员)职责：清点并复核加油员上缴的营业款并即刻锁入保险柜中，登记加油站营业款交接记录（交接）；编制、打印交接班相关表单；在资金平台操作资金缴存业务，填写转帐支票存款单，及时缴存营业现金及帐包；登记加油站固定客户明细账并负责对账；负责保管金柜的钥匙或密码。3、加油站经理职责：加油站经理为加油站资金第一责任人。负责监督加油员及卡点、非油营销员交班时营业现金的清点过程，督促加油员、卡点、非油营销员与核算员(或开票员)在加油站营业款交接记录（交接）登记，并监督核算员（

3、或开票员）即刻将清点后的现金放入金柜中；审核销售日报表并签字确认；不定期检查当班加油员及卡点营销员收款兜的现金是否超限额，是否及时投币以及登记加油站营业款交接记录（投币）的情况，并签字；同核算员一起识别上门收款人员身份，并监督上门收款交接过程；对预收帐款进行监督、审核；负责保管金柜的钥匙或密码；随时检查加油站安全设施的设置和使用是否符合管理规定。二、资金收入流程：包括收取营业款、营业款交接、上门收款、财务复核与监督、预收帐款等。1、收取营业款： 加油员及卡点、非油营销员要及时将所收到的现金投入投币柜，以防止因为携带现金过多而发生的被抢、丢失等意外事件。加油员及卡点、非油营销员在将营业现金投入投

4、币柜后，需在加油站营业款交接记录（投币）摘要栏上注明投币、在小写金额处填写所投金额，并在“加油站”栏“交款人”处签字。加油员手中所持找零用现金的限额见附表。 填写加油站营业款交接记录时应注意：（1）、日期必须连续，不得用“”代替同一日期，不得跨日登记，不得在每日结束后用空行间隔或结出每日累计金额。（2）、小写金额只写钱数，不写券别。（3）、投币人写全名，不得只写一个姓，不得用“”代替，要字迹清晰。（4）、加油站经理每天需对投币记录进行复核至少10次，并在“加油站”栏“监督人”处签字。经理不在时，可委托核算员或计量员复核，但必须在加油站日志中登记。（5）、填写加油站营业款交接记录需用碳素笔填写，

5、不得使用油笔、铅笔。记录要求数字清晰，字迹工整，不得随便涂改，如有涂改需用红笔划线后在原数字上方重新填写。加油站营业款交接记录（样表） 2008 年摘要小写金额封包数量加油站银行备注投币交接存款收取支票支票号月日时分交款人 接款人监督人收款车号收款人员31815800李明318501100王雨31932600王雨巍刚31950450王雨3110151500李明31650错误3185032510700王雨32615800李明32710300李明32755850王雨巍刚32810750张明宇2、营业款交接：加油员交接班抄表后，将收款包所存现金清点投入投币柜中并填写加油站营业款交接记录（投币）。加油

6、站营业款交接记录所记录现金合计数同当班所上交的营业现金相符。然后将其在当班期间投入投币柜的销售款取出，到核算室进行清点，清点完毕后填写加油站营业款交接记录(交接)，将款项移交给核算员（或开票员）。在打开投币柜时，需由包括负责保管投币柜外门钥匙和密码的加油站长及核算员（或开票员）、加油员在内的三人同时在场，负责保管钥匙及密码的两人打开投币柜外门，加油员打开柜内门，取出加油款，到核算室进行清点。投币柜的外门的钥匙及密码通常应由加油站经理或核算员负责保管，经理或核算员如有事不在，可委托给他人，但必须在加油站工作日志上记录。交班加油员到核算室清点现金时，加油站经理在场监督，核算员（或开票员）复核。清点

7、完毕后，加油员与核算员（或开票员）办理现金移交，并在加油站营业款交接记录签字。摘要栏上注明交接、在小写金额处填写所交接金额，“加油站”栏处“交款人”、“接款人”、“监督人”分别由加油员、核算员（或开票员）、站长签字。核算员（或开票员）将复核无误的现金立即放入核算室大金柜中锁好后，结算室防盗门方可打开，再进行加油员与核算员的各项票据计算填写工作（如加油站经理或核算员有事不在可委托其他人员，但必须保证有两人在场监督复核清点）。交接班清点现金时应注意的事项：（1）、加油员在从营业室投币柜内取款前，需从内侧关闭营业室防盗门，在摄像监控范围内进行。取款期间，不得有闲杂人员在场。（2）、在核算室内清点现金

8、时，需从内侧关闭核算室防盗门，在摄像监控范围内进行。期间人员不得随便出入，外部人员不得进入核算室，清点完毕现金放入金柜后方可打开核算室防盗门。（3）、所清点现金应立即放入金柜中锁好，尽量缩短现金在外滞留时间，减少资金风险。卡点营销员营业款交接按以上规定操作。核算员清点现金后根据加油员交接班记录及交款凭据（现金缴款单、POS机小票、会员卡小票、转账支票等）进行结帐。结帐后，将报表及交款凭据按财会、零售要求装入账包，等待金融护卫收款时上缴公司财务。加油站营业款交接记录（样表） 2008 年摘要小写金额封包数量加油站（体育场）银行备注投币交接存款收取支票支票号月日时分交款人 接款人监督人收款车号收款

9、人员31812008.20 王雨于春英鲁绍清3181072834500.00 王雨于春英鲁绍清3181352681208.00 王雨于春英鲁绍清3、上门收款：银行委托抚顺市金融护卫公司为我公司加油站上门收款，收款需在核算室内办理。在交款前，交款人员（核算员或开票员或委托的其他人员）需先按照银行下发的金融护卫人员卡片对照，无误后将其带入核算室交款。交款时，必须从内关闭防盗门，加油站与银行必须都有两人同时在场，相互监督。加油站长与核算员打开金柜的密码、钥匙需分别保管。交款后，双方在资金平台打印出来的银行上门收款加油站存款交接记录单上签字，同时将帐包交与金融护卫人员，收取财务部返还的帐包。银行上门收

10、款加油站存款交接记录单交款人为核算员（或开票员），监督人为站经理，上门收款人员应有两人签字或盖章，备注处填写交出账包数量，登记收款车牌号。需要注意的问题：（1）、在交款前，必须对金融护卫人员进行核对，尤其是金融护卫替班期间；（2）、交款时必须从内部关闭核算室防盗门；（3）、在输入读卡器确认时，核对输入读卡器的数量与实际交款包数量是否一致，一致后进行确认。（4）、结算室内大金柜的密码、钥匙需站长、核算员分别保管，相互制约。（5）、交款时，交款人员须在摄像监控范围内将营业现金放入规定的收款袋中。营业现金必须明示给银行收款人员看。4、财务复核与监督：公司财务人员每天要对加油站所交的销售报表、交款明细

11、表和发票进行复核。加油站当日缴款净额、销售报表当日销售折后金额与发票开具金额及结余量统计表的金额合计必须一致。如有不符，应及时与加油站核算员联系，查找原因。特殊情况下报公司财务负责人 。财务人员在对销售报表审核无误后，将加油站的交款明细表签字，随帐包一同返回加油站，由核算员装订在加油站凭证中。公司财务人员及县经营部财务人员应每天对加油站上交的报表及现金缴款单进行复核，检查是否及时交款。通过与银行现金结算中心交来的现金缴款单进行抓对，并通过资金平台勾兑，如发现未入帐的款项，应及时与加油站经理及核算员联系，查找原因，以保证销售款及时入帐。5、预存款项 加油站因特殊原因发生的预收帐款、为客户保管会员

12、IC卡或银行POS卡业务必须先报经公司财务负责人同意，方可运作，否则按违规处理。1、预存款需按内控要求建立加油站固定客户加油明细帐：该帐为公司特批未办理IC卡、POS机卡的客户设置。但公司要求尽量控制减少预存款。预存款用户将货款汇入公司帐户，通过在加油站加油冲减其预存货款，每月双方对帐。加油站核算员按客户单位名称建立加油站固定客户加油明细帐。（单位名称为加油站，客户名称为预存款用户单位名称，日期为所发生业务时间，摘要栏写明业务内容，收入金额栏根据公司财务通知的金额登记，发出栏登记业务发生品号、数量、单价、金额，结存栏记载当天结存金额）加油员在为预存款特殊客户加油时，应填写加油站固定客户加油凭证

13、。核算员每天结账时，根据加油站固定客户加油凭证汇总填写加油站固定客户结算凭证，经双方确认无误后签字，加油站经理复核签字。核算员根据固定客户加油凭证分品号登记明细帐。登记明细帐时，核算员先根据财务通知的金额在明细帐收入金额栏注明金额，并在摘要栏登记转帐，分品号栏不登记明细。每日结帐时，核算员根据加油站固定客户加油凭证分品号汇总记明细帐并结出每日余额，每月终了，加油站核算员要与公司财务主管人员对账，以核对余额是否一致。做到日清月结。当所剩余额不足时，核算员要及时与公司财务主管人员沟通以便及时补充收入。明细帐在将记满一页时需留出一行，在摘要栏登记过次页，结存金额栏登记结存金额，同时在下一页的第一行的

14、摘要栏登记承前页，结存金额栏登记上一页最后一行过次页的余额。表单如下：加油站固定客户结算凭证办理日期： 2008 年 1 月 1 日 编号：第一联：存根第二联：财务记帐第三联：加油站记帐第四联：客户留存客户编号：0001客户单位：抚顺石化公司石油三厂客户经办人：王刚联系电话：结算方式：预收帐款人民币（小写）：￥ 5000.00 支票号码：人民币（大写）： 佰 拾 万 伍 仟零 佰 零 拾 零 元零 角 零 分 备注：加油站名称：望花桥加油站加油站经办人：谢妍复核人：巍刚加油站固定客户加油凭证日期： 2008 年 1 月 1 日 编号：第一联：存根第二联：财务记帐第三联：加油站记帐第四联：客户留

15、存客户名称：抚顺石化公司石油三厂车牌号码：53658品名数量（升）单价（元/升）金额（元）结余金额90号汽油20051000结余金额（大写）： 佰 拾 万 伍 仟 零佰 零 拾 零 元 零 角零 分发油员（签名）：王凯客户（签名）：李明加油站固定客户加油明细帐（表样）单位名称：望花桥加油站客户名称：抚顺石化公司石油三厂2008年摘要收入发出结存 金额90号汽油93汽油 金额日期数量单价 金额数量单价 金额1.01转帐.00 1.01发出100055000950001.02发出120056000890001.03发出2000510000790001.04发出80054000750001.30月计

16、500025000750001.31过次页750002.01承前页750002.0120051000740002、代保管会员IC卡、银行POS卡：代保管业务须严格控制，尽量减少，如必须存在，需由公司财务负责人同意。双方单位或个人签订代保管协议（一式三份，客户、加油站、公司财务各留存一份）方可进行。加油站为客户代保管会员IC卡、银行POS卡，必须实行卡、密码分离，同一人不得保管密码及卡，而且只有在结账时才可使用IC卡、POS机卡。具体操作如下： 1、用户加油时，加油员保留零管系统打印的加油凭证，没有零管系统的加油站要填写加油小票（日期、车号等相关内容必须填写齐全），司机本人、加油员签字，签字须填

17、写全名。2.每日结账时，加油员将小票汇总交与核算员，经复核无误后划卡结账，并依据划卡金额开具发票，然后将当日加油小票、发票联同划卡机打小票交与客户。3.与客户交接票据时，客户须在票据交接单上签字以表示对结账金额及卡余额的认可。三、资金安全设施管理：资金安全设施包括监控器、110报警器、投币柜、金柜、营业室、核算室、防盗门、防护栏等。 1、监控器：加油站应安装能监控到营业室投币柜和营业柜台范围及结算室清点现金和与银行上门收款人员交接范围的监控器。 2、110报警器：所有加油站必须安装110报警器，并将按钮安置在隐蔽方便使用的地方。3、投币柜：投币柜须固定安装在营业室监控器可监视范围内，放在明处。

18、投币柜的密码与外门钥匙须由站长与核算员两人分别保管，内门钥匙由当班加油员保管。取款时，负责保管密码、外门钥匙的人员打开外门，加油员打开内门。投币柜密码需三个月更换一次，并在密码更换记录上登记。 4、金柜：金柜应固定在核算室监控器监控范围内，放在暗处。金柜主要用于存放上一班结帐后等待银行上门收款的现金和支票等有关收入款项。除此之外不得放其他有关物品。金柜的密码和钥匙也必须有站长和核算员两人分别保管。金柜密码需三个月更换一次，并在密码更换记录上登记。5、营业室：加油站的营业室必需安装防盗门，防盗窗护栏。6、核算室：加油站需安装防盗门、防盗窗，用于加油员、核算员结帐、与银行交接清点现金的封闭房间。四

19、、其它：包括POS机、会员卡现金捆扎、封包及现金缴款单的填写、转账支票、凭证装订等。1、POS机：Pos机是公司为减少加油站资金风险，扩大市场占有率，并给予客户1%的优惠政策，通过在加油站设立pos机刷银行卡所实行的非现金的转账结算业务。刷卡前加油站员工首先应确认客户所使用的银行卡的种类，因为如果客户使用的是牡丹中油联名卡，根据当日挂牌的零售价格，会给予1%的折扣，折扣在刷卡时自动完成。在刷卡时，必须将实际加油品号及当日销售单价等按要求输入到POS机里。 在刷卡的过程中要认真核对POS机中显示的卡号与顾客所持IC卡的卡号是否一致。如卡片为“止付卡”或“违冒卡”，操作人员应立即停止操做，请顾客改

20、用其他缴款方式，并有权扣卡，同时要立即通知相关银行卡部和加油站经理。在刷卡结束后，加油员需对打印的pos机小票上的打印信息进行核对。如核对无误，请客户在pos机小票的银行存根联、商户存根联签字（全名），并核对与客户银行卡上的签名是否一致，相符后，持卡人存根联返给客户作为开具发票的依据。如果打印小票上的信息有误，加油员需及时反馈市公司及工行客服，查明原因。对于单笔刷卡金额超过500元的业务，加油员需在pos机大额登记簿上登记卡号、金额后，请客户在登记簿上签字。不允许员工利用个人工资银联卡替客户刷卡。客户刷卡加油后，在POS机受理小票留存联上确认签字，同时，加油员、收银（开票）员两人均在小票上签字

21、。如上级公司或加油站经理接到加油站员工利用银行卡套取价格折扣的举报，要对频繁出现的卡号进一步详查核对。pos机的维护:加油站员工在对pos机进行使用和简单维护时，必须严格遵守有关操作流程，如因违反流程发生事故或造成机器损坏的，相关责任人应承担相关责任。（注：在打雷下雨或停电时，必须拔下pos机的所有插头，县经营部尤其需要注意） ,加油站经理为POS机维护的负责人。2、现金捆扎、封包及现金缴款单的填写：加油站所收现金在清点时，必须按照券别进行分类捆扎。然后放入透明的塑料袋内系好。从资金平台打印现金存款单四份，加油站留存一份，上缴公司财务一份，交与银行两份。3、转账支票：加油站收到转账支票后需填写

22、三联进帐单，前两联送交公司财务，第三联加油站留存。进帐单填写要求：一、付款单位名称要根据所收支票的单位全称填写，不得简写；二、填写字迹清晰，不能出格；三、所盖的收款单位章要清楚，不能模糊不清；四、金额大写要顶格，字迹要清晰可辨，不能连笔，不可更改。4、加油站凭证装订：核算员记载商品保管帐的销售原始票据的装订次序：当日缴款明细表；当日缴款单（现金缴款单（加油站留存联）、存支票进帐单（加油站留存联）、客户暂存款凭单）；加油员交班表；销售日报；加油站进油日报表；加油站油品计量单（每天早上的投尺实测罐存数）复核人由站长签字；加油站内部调拨单；增值税、普通发票加油站存根联；盘点表、加油站购销数量核对表；季末存货盘盈、盘亏处理审批表。票据以每日为单位装订，厚度为3.2厘米（以凭证装订线为准）；凭证封皮上的内容包括：XX年XX月XX日；本月第XX册；从XX月XX日至XX月XX日；部门负责人：该站经理印章；装订人：装订人印章等，封皮折叠处加盖该站业务专用章。凭证需按月进行装订，每月可以是一册，也可以是多册，但不得跨月装订凭证。封皮上的项目要填写齐全，册数要连续记载。 核算员填写销售报表、登记有关帐本时要求字迹必须清晰工整，不得随便涂改，如有错误需用红笔注销后重新填写。