公文处理办法（办公室业务培训）

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1、公文处理办法,吉利集团 任石金,办公室工作三个主要内容,办文 办会 办事,规范办文的重要性,体现机关的权威性 促进办文的规范化 提高公文的公信力,当前教育系统公文处理存在的主要问题,格式不规范 文种混乱 行文程序不严谨,一、公文的种类,党的机关公文共有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关公文共有13种：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,常用公文,基层单位常用的公文有：通知、通报、决定、意见、报告、请示、函,二、公文的行文关系,行文关系即向谁发公文。行文关系按隶属关系确定

2、。,1、隶属关系,隶属关系是一种管辖关系。在同一组织系统中，上级机关、部门对下级机关、部门的逐层领导与业务指导关系称为隶属关系；在同一组织系统的同一层级之间是平级关系（平行关系）；不同组织系统的机关、部门，都是互不隶属的，不存在隶属关系。,2、行文关系,一般应坚持按隶属关系逐级行文，不越级行文。按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三种。,上行文对有隶属关系的上级使用上行文（如报告、请示） 下行文对有隶属关系的下级使用下行文（如命令、通知、批复、决定、通报、条例、规定等） 平行文不相隶属机关之间用平行文（如函）,3、注意事项,（1）联合行文与党政分开行文,（2）逐级行文与越级行文,三、公文的

3、格式,眉首（6要素） 主体（7要素） 版记 （3要素）,（一）眉首部分,1、公文份数序号 2、秘密等级和保密期限 3、紧急程度 4、发文机关标识 5、发文字号 6、签发人,1、公文份数序号,党的机关秘密级以上、行政机关机密级以上公文都要标注份数序号。用阿拉伯数码顶格标于公文版心左上角第一行。编号不应少于2位，10以下数字前加“0”，如“01、02”。,2、秘密等级和保密期限,是公文保密程度的一种标志。用3号黑体标，党的机关标于版心左上角，行政机关标于右上角。秘密等级依次为“绝密”、“机密”、“秘密”。 保密期限是对公文秘级的时效规定，中间用隔开。如“秘密十年”、“机密二十年”。,3、紧急程度,

4、这是对公文送达时限的要求，一般分为“特急”、“急件”。特急件必须立即传递并办理，急件也应马上办理。党的机关公文标于左上角秘密等级下一行，行政机关公文标于右上解秘密等级下一行。 注：公文标注紧急程度的，一般在标题中不应出现“紧急”字样；标题中如果已出现“紧急”字样，则不再标注紧急程度。,4、发文机关标识,即文件的“红头”。由“发文机关全称或规范简称+文件”组成。一般用小标宋字体、红字，字号一般应小于国务院文件，以显示其最高行政机关地位。,注意点一:,联合行文应将主办单位名称排在前面，“文件”二字置于发文机关名称右侧居中。党政机关与同级的其他团体发文，发文机关的排列顺序一般为党、政、军、群。,注意

5、点二：,平行文和下行文，发文机关标识于版心上面三分之一处，即发文机关标识距上页边62mm；上行文必须留出55mm的空白供上级机关批示文件用，即发文机关标识距上页边为117mm。,5、发文字号,简称文号，是公文制发单位按发文顺序编列的公文代号，主要是便于对公文的统计、查询和引用。由“机关代字+年份+发文序号”组成。,注意点：,年份一定要用全称，并用括起来，不能用（），也不能用 。 发文序号是公文的流水号，不能标01、02，只能标1、2、3、4。联合行文标主办单位的发文字号。 发文字号下4mm处印一条与版心同宽的红色反线。党的机关中间断开并加，行政机关为一条实线。,错误,6、签发人,这是上行文的要

6、素，表示对上行文中的请示事项负责，一般为发文单位的主要负责人，即真正的正职或主持工作的副职。 多个发文机关就要标注多个签发人。 与发文字号平行，标于发文字号右侧。发文字号左空1字，签发人右空1字。“签发人”用3号仿宋，签发人姓名用3号楷体。,(二)主体部分,1、标题 2、主送机关 3、正文 4、附件说明 5、成文日期 6、盖章 7、附注,1、标题,一般由“发文机关+事由+文种”组成。基本格式为“*关于*的*”。 标于红色反线下空2行，用2号小标宋体。,标题撰拟的注意点,标题排列要美观、对称。不能断句。 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 发文机关过多时，可以省略。 公文的发文

7、机关：只能是单位或本单位的办公机构（办公室、厅），内设机构不能对外行文。 避免重复。在批转和转发公文时，防止介词和文种的重叠。,2、主送机关,是公文的主要行文对象。主送机关应标明全称、规范简称或同类型机关的统称。标于标题下空1行，用3号仿宋顶格写，回行时仍用顶格。,注意点：,如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关移至版记中主题词之下、抄送机关之上。 上行文一般主送一个上级机关，不能多头主送。,3、正文,这是公文的核心。位于主送机关下1行，每自然段左空2字。数字、年份不能回行。序号就按一、（一）、1、（1）的顺序排列。,正文编排注意点,联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正

8、文。写不下时，可采取下列办法：一是公文标题中可以不标发文机关，二是将主送机关移至版记，三是适当缩小发文机关标识的字体，四是缩小首页的行距。,4、附件说明,公文如有附件，应在正文之下空1行，左空2字，用3号仿宋标识。附件名称后不加标点。转发公文不必加注附件说明。,5、成文日期,指公文的生效时间，一般以领导人最后批准签发的日期为准。联合行文的，以最后签发领导人的签发日期为准。 行政公文用汉字书写，党的机关用阿拉伯数字书写。 标注于正文下方，右空4字，与正文空白不能过大，一般盖章后印章与正文相距1行字以内，以防止变造公文。,6、盖章,这是公文生效的标志，是发文机关确认公文效力的凭证。盖法分为下套式和

9、中套式。,盖章注意点,联合行文时，成文日期要拉开，左右各空7字，两个印章都骑年压月。三个以上单位联合行文时，要把行文单位名称写上，将印章加盖在单位名称上，以防止出现空白印章。 印章和正文必须在同一页上，不得采取“此页无正文”的方式。可以适当调整行距的办法解决。 半弧式印章用下套式，下弧有字的用中套式。,7、附注,指公文中需要说明的事项。如用于表示公文的阅读传达范围等。 请示和上行文应在成文日期之下空1行、左空2字标注联系人和联系电话，并用（ ）括起来。,（三）版记部分,1、主题词 2、抄送机关 3、印发机关和印发日期,1、主题词,这是体现公文主题特征及其归属类别的名词性词组，主要是方便计算机检

10、索。 一般应参照主管机关发布的主题词表标注。按类别词、类属词、文种的顺序排列。 每份文件主题词控制在10个以内，一般以3-5个词为宜。 “主题词”三字用3号黑体，居左顶格，后用冒号；词目用3号小标宋，词目之间空1字。,2、抄送机关,指除主送机关之后需要执行或知晓公文内容的其他机关，包括上级、下级或不相隶属的单位。 在主题词下1行标识，左空1字，中间用逗号，回行时与冒号后面的抄送机关对齐，最后一个抄送机关标句号。 注意机关的顺序。,列抄送机关的注意点,抄送非抄报。即使抄送给上级机关，也不用“抄报”。 向上级机关的请示，不可同时抄送给同级和下级机关。,错误,3、印发机关和印发日期,印发机关是指导公

11、文的印制主管部门，一般指办公厅（室）或文秘部门。 印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。两者标于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字。 不能写打字人、校对人或印数。,关于版记的作用,版记应置于公文的最后一面、最后一行，标志着公文的结束。 版记各要素之间需加一条反线隔开。 如果附件是放在版记之前的，说明附件是公文的有机组成部分，是有效的；如果放在版记之后，说明附件不是公文的组成部分，在法律上是无效的。,四、公文的印刷格式要求,1、关于纸张,行政机关要求用A4纸，党的机关目前仍用16K纸。我省教育系统全部用A4纸。,2、关于页码,用4号半角阿拉伯数字标识，位于版心边缘之下1行

12、，左右各放一条4号一字线，单页码右空1字，双页码左空1字。 例：10,3、关于印刷和装订,一般要求双页印刷，左侧装订。 或骑马订。,4、关于字体,正文用3号仿宋，一般每面排22行，每行28字。 标题一般用2号小标宋。,5、公文中的数字,除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语（二万五千里长征）、缩略语（三个代表、四项基本原则）等作为语素的数字必须用汉字外，其他都应当使用阿拉伯数字。 在同一公文中数字的使用应前后一致。,举例：经典的错误文件,用公文知识识别非正规文件的实例,中国宋庆龄基金会文件,五、公文的写作,写作的总体要求：信、达、雅,信真实。公文的内容必须真实。 达确切地表达想要表达地意思

13、。 雅合乎规范，讲究文采，庄重大方。,（一）选择文种，区分文种,1、请示与报告。,报告是“阅件”，请示是“办件”。 报告可以事前、事中、事后，请示必须事前，不能先斩后奏； 请示必须一文一事，不得同时请示两个以上问题；请示不要多头请示，不能抄送下级机关；联合请示必须事先协调，统一意见。 报告中不得夹带请示事项。请示必须批复，报告不用批复。,2、函,函是正式公文的一种，同样具有法定效力。平行机关和不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项均应使用函或复函。,3、意见与通知,意见具有指导性和建议性，通知具有指挥性和知照性。 作为下行文时，意见通常用于对工作的指导，具有一定的灵活

14、性，不便要明确地陈述所提意见，还要就意见的正确性、合理性、可行性作出说明；通知则更具强制性、指令性，写法上比较原则。,（二）突出主旨，精选材料，序化结构，规范语言,主旨公文的灵魂 材料公文的血肉 结构公文的骨架 语言公文的面貌,主旨,指公文的中心思想或基本观点，是制发公文的主要目的和意图。主旨要明确、直接，不能隐晦曲折。主旨还要求正确、集中、鲜明、新颖。,材料,要围绕主旨选材料，材料为表现主旨服务；要选择真实、正确的材料；要选择典型、新颖的材料，言简意赅。,结构,一般由开头、主体、结尾三部分组成，按照提出问题、分析问题、解决问题的思路来谋篇布局。结构要清晰、严密，层次有序。,语言,公文语言属于

15、应用语体，要体现公文的庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范的特点，又要符合现代汉语语法、修辞、逻辑等规范。 不同的主旨要用不同的语言和写法。,公文的专用词语,开头用语表示行文的目的、依据、范围、时间等，如“根据、依照、为了”。 称谓用语如我、本、贵、你、该。 经办用语表示工作过程的时态等，如经、业经、已经。 引叙用语如悉、惊悉、查、奉等。 期请用语如请、恳请、敬请等。 表态用语如同意、不同意、可行、宜。 征询用语如妥否、是否可行、当否。 期复用语请批示、请指示、请审批等。 承转用语如为此、据此、综上所述、有鉴于此。 结尾用语如为盼、为要、特此通知（函达、函复）等。,（三）改善文风，与时俱进,1、合规、合法、合情、合理,合规符合公文规范 合法合情合理政策性文件、涉及权利义务变更的事项首先要合法；其次要合情合理。,2、努力克服文件多、文字长、内容空的现象，减少文山会海,3、适应电子政务需要，推进公文处理自动化进程,总结：公文写作的三种境界,昨夜西风凋碧村，独上高楼，望尽天涯路。（在起步过程中饱尝艰辛和劳苦） 衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。（虽饱经挫折，仍不放弃理想和追求） 众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在灯火阑珊处。（进入理想状态的喜悦和欢乐。）,谢谢大家！,