公文处理办法及要求课件

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1、1,公文处理办法及要求,2,一、公文处理的定义、作用及要求 二、公文的种类和格式 三、行文规则和行文关系 四、发文办理 五、收文处理与公文日常管理 六、保密管理,主要内容,3,（一）什么是公文？ 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（揭示了公文的性质、特征和作用） （二）什么是公文处理？ 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,一、公文处理的定义、作用及要求,4,（三）公文处理工作的作用有那些？ 政务工作载体，组织规范机关日常工作基本手段； 传达贯彻党和国家的方针、政策； 发

2、布行政法规和规章； 施行行政措施，指导、布置工作； 请示答复问题、报告情况、交流经验、商洽工作。,5,（四）公文处理的依据是什么？ 国家行政机关公文处理办法(国发200023号)，2001年1月1日起实施。 北京市人民政府办公厅关于印发北京市国家行政机关实施国家行政机关公文格式印制标准（试行）的通知（京政办发2000126号）,6,（五）公文处理部门 办公厅（室）作为综合性部门，至少承担四个方面任务：一是为领导提供情况；二是在领导决策以后协助贯彻实施；三是对领导决策前后出现的一些矛盾进行协调；四是处理机关的一些日常工作。,7,（六）公文处理工作应遵循的基本原则 1、实事求是的原则 公文调研要“

3、求真” 公文起草要“求实” 公文校核要“求精” 公文审签要“求严”,8,2、严格遵守公文处理规定的原则 （1）、关于公文处理的科学化 （2）、关于公文处理的制度化 （3）、关于公文处理的规范化,9,（七）公文处理的总体要求及人员素质要求是什么？ 1、准确 2、及时 3、安全 4、保密,10,职业道德素质 1、具有认真负责、顾全大局的精神（责任意识、全局观念）。 2、具有实事求是，坚持真理的品格 3、具有埋头苦干、无私奉献的情操 业务能力素质 1、领悟机关工作意图的能力 2、创造性思维的能力 3、文字表达能力 4、快速运转能力。,工作人员应具备的基本素质,11,二、公文的种类和格式,（一）公文种

4、类 国家行政机关公文处理办法 公文种类（ 13个）： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要。,12,适用于依照有关法律、法规发布行政（法规和）规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 特点：强制性、权威性、严肃性。是下行文。 根据有关法律规定，国家主席、人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大会及其常委会、地方各级人民政府及其法定机关或人员、军事领导机关及军政首长具有发布命令的职权。其他单位和个人不能发布命令。,1、命令（令）,13,适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变

5、更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 是权威性较强的文种。是下行文。 使用范围较广，除行政机关外，企事业单位乃至人民团体都可使用。 使用时避免小题大做。为了强调某件事的重要性而动辄使用“决定”行文，把一般事项或行动升格为重要事项或行动，就失去了公文的严肃性。一般的表扬先进、批评错误，用“通报”。,2、决定,14,适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 属发布性公文。,3、公告,15,适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。如水利部关于公布长江干堤加固工程责任人名单的通告、公安交通部门发布的交通管制等通告。 属公布性公文。使用较为宽泛。,4、通告,16,从发布的事项看，“公告”的事项更为重大

6、。 从发文的机关看，“公告”一般由高级机关发布，而“通告”各级机关甚至企事业单位都可以发布。 从受文对象看，“公告”的受文对象不仅有国内的，也有国外的，“通告”则主要是对国内的。,公告和通告的区别,17,5、通知,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章（规范性文件）；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。 通知的类型和写作。用于告知受文单位的通知，一般写明发布规章的名称，提出执行要求，也可以简要阐述发布的目的、意义，提出贯彻执行的具体意见。 转发性通知。正文比较简短，常用现将XX转发给你们，望遵照执行。它的特点是一个转字，一般不加批语。有

7、时可以根据本系统、本单位的实际情况，提出一些补充要求，但不对转发件加批语。,18,指示性通知（政策性通知、规定性通知）。正文由依据、主体、结尾三部分组成。通知的依据：用简括的语言说明为什么发此通知，然后用过渡句“现通知如下”转入主体部分。 通知的主体，即通知的具体事项。把要通知的事项一一列出，使人一目了然。 通知的结尾：一般写执行要求，或者提出希望。 事务性通知。正文往往采用篇段合一的形式，只要把通知的事项说清楚即可。,19,会议通知。正文一般包括两部分：召开会议的中心议题（目的、意义），有关事项（会议时间、地点、与会人员、日程安排、携材料以及交通、生活等项内容写全）。 属下行文。主送单位是下

8、级机关。写通知应注意的事项：一是不要超越权限印发通知。对于没有隶属关系的有关机关，如果有商洽的事项，只能用函。平行或不相隶属的机关需要了解的，可用“抄送”形式，二是对上级机关绝对不能使用“通知”。,20,通知与通告的区别,从受文对象看，“通知”的对象一般是机关，“通告”的对象是社会公众。 从行文要求看，“通知”除需周知外，有些还需要办理或执行，“通告”则主要是要求遵守或周知。 从公文的意义上看，“通告”的事项具有普遍意义，而“通知”的事项只局限于受文机关的知照或执行。,21,6、通报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 是下行文，各级行政机关都可以使用。,22,通报与决定、通知的

9、选用问题,表彰先进时：“决定”奖励的事项事迹应是比较突出的，具有较大影响的，而“通报”所表扬的则属于一般性的典型。 批评错误时：需要使用“决定”惩戒有关单位和人员的，其错误和过失 都是比较严重的，具有一定的普遍意义和教育作用，而用“通报”批评错误，其错误或事故虽然也有一定的影响，但是有限的。 周知事项时：使用“通知”，是上级机关告知下级机关和人员，是不可 不知的，带有一定的指令性，周知的事项是具体的；使用“通报”，对重要精神或情况，重在传达，一般不具有指令性。,23,7、报告,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 属上行文。是所有相对下级机关都可以使用的文种。 主送机关是有

10、隶属关系的直接上级，一般不允许越级上报，在紧急情况下越级上报时，事后也要向直接上级报告。,24,写报告应注意的事项：情况要确实，语言简明，直陈其事，突出重点，篇幅短小。报告中不要夹带着需要上级机关批示的事项，经常有的人写文，题目是关于XX的报告，文中又夹带着请示事项，在文的结尾处还经常写上，此报告妥否，请批示，这些都是错误的。报告的结束语，一般应是特此报告。,25,“报告”的主要目的是供上级机关了解情况，是不需要批复的。如果在报告中夹带请示事项，就会给受文的上级机关在公文处上造成困难，而且还会造成由于请示事项得不到答复而延误公务。重新报送既延误时间，也容易误事。,26,适用于向上级机关请求指示

11、、批准。 属上行文。是所有相对下级机关都可以使用的文种。 主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不得越级请示，在紧急情况下越级请示时，事后也要报告被越级的上级机关。 请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，由主送机关负责答复其请示问题；如需同时送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送主送机关的下级机关。,8、请示,27,受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文的内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关； 除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理，不应直接送领导者个人，除领导人直接交办的事项一般不得以直接报送（或抄送）领导同志个人。 写请示最常见一种错误

12、是请示报告不分，本意是请示但标题中却使用请示报告字样，还有把要请示的事项写成关于XX申请，申请在公文管理规定中没有这个文种，所以是不能够使用的。,28,29,请示的写作：正文通常包括请示的理由、请示的事项和要求三个组成部分。（1）请示的理由，首先要写出合理、充足的理由，作为请示的原因和依据。（2）请示事项，这是主体，要写清楚、写具体要请示的内容，使人一目了然；不能含混不清。（3）请示的要求，也就是结束语，请示的结束应通常是妥否，请批示。,30,行文目的不同。“请示”一般要求上级机关给以直接的答复，即批复；“报告”主要是下情上呈，不要求批复。 行文时间不同。 “请示”必须在事前行文，待上级批复后

13、，才能按上级的要求进行工作或处理有关问题，不允许“先斩后奏”；“报告”则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事后均可。 行文内容不同。 “请示”主要写需要上级机关指示、批准的事项；“报告”则主要着眼于汇报工作、反映情况、回复询问。,报告与请示的关系,31,适用于答复下级机关请示事项。 是下行文。 是针对“请示”的，即先有“请示”（或“意见”）后有“批复”，因此也是一事一文。,9、批复,32,适用于对重要问题提出见解和处理办法。 可用于上行文、下行文和平行文。是使用最为灵活的文种。 作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复；作为下行文，文

14、中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。（使用与行文方向一致的格式）,10、意见,33,适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 属平行文。 “函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有法定效力。（根据实际需要选用，不要为了表示尊重或显示重要而不用“函”）,11、函,34,适用于记载、传达会议情况和议定事项。如水务局领导班子会议纪要、水务局党组会议纪要、局长专题会议纪要等。 属综合性文种，既可上报，又可下发，也可平行使用。,12、会议纪要,35,（二）公文格式 公文一般由秘密等级和保

15、密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关和印发日期等部分组成。,36,1、涉密文件应标明密级及保密期限。密级文件等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。标识秘密等级顶格版心右上角第一行，两字之间空1字，字号为3号黑体，如需要标识保密期限，还是顶格版心右上角第一行，密级与期限用号隔开。秘密文件要按保密法进行登记、管理。,37,38,上报公文版式,39,公文末页版式,40,41,公文末页版式,42,2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”（要求24小时内必须办理）、“

16、特急”（3个工作日）、“加急”（5个工作日）、“平急”（7个工作日）。 紧急程度同样标注在版心右上角第一行，两字之间空1 字。如果又要标密级、又要标紧急程度，密级标在第一行，紧急程度标注第二行。,43,3、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，主办机关排在前列。签发人：两个单位的签发都要打上，主办机关签人在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。 4、发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标注主办机关发文字号。居中排布，年份、序号用阿拉伯数字标识。年份标全称。如2006，用六角括号括入，顺序号不虚位，1号文就

17、是1号，不能加001号，不加“第”字。字号为3号仿宋体。,44,45,5、上行文应当注明签发人姓名，须由主要负责人或主持工作的负责人签发（平行文、下行文无此要求）。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。拟请上级机关批转的文件，要同时报送代拟写的批复稿，并按附件标注办法附“代拟稿”。发文字号排左侧，签发人排右侧。发文字号居左空1字打发文字号，签发人居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后的签发人姓名用3号楷体字。,46,47,48,49,6、标题是由发文机关、公文内容、公文文种组成。写标题时要准确简要的概括公文的主要内容并标识公文文种，标题除法规、规章加书名号外，一般

18、不加标点符号。标题所在的位置：在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行，也可分多行居中排列，回行时词意要完整，排列对称，间距恰当。,50,51,52,7、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。位置:标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋字体。主送机关后标全角冒号。 8、公文正文:主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文要求用3号仿宋体字，每页22行，每行28字。 9、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。,53,附件位置：在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体标识“附件”， 后标全角冒号和名称。如附件很多，使用阿拉伯数码有序标识。 例

19、如：附件：1.，附件名称后不加标点符号。附件应和正文装订一起，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的要标识序号，附件序号和名称前后标识应一致。如附件和正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号在其后标识附件。例如：京水2004号文附件。,54,55,56,10、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合发文，需要加盖2个印章时，将日期拉开，左右各空7个字，主办机关在前，2个印章均匀压在成文日期上，并保证印章端正、排列整齐；2个印章之间不相互交叉，印章之间相距不超过3毫米。联合

20、发文需要加盖3个以上印章的，应当将各发文机关名称（规范简称）排在成文日期和正文之间每排最多三个印章，两端不得超出版心；最后一排如排1个或者2个印章，均居中排布，印章之间互不相交叉，在最后一排印章这下右空2个字标识成文日期。,57,11、成文日期：成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”，成文时间：不论是联合行文、会签文件或是多个负责人签发的公文，都以最后签发人或会签人签发的日期为成文日期。电报以发出日期为准。 12、公文应当标注主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1 个字。,58,13、公文抄送：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公

21、文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送位置，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关用顿号或者逗号隔开，回行时与冒号后的机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。 14、公文用纸采用国际标准A4型（210mm297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。,59,15、印发机关和印发时间，位于抄送机关之下（无抄送机关的在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体。印发机关左空1 字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。印数：版心右下端，右空2个字，使用小4号仿宋体字。页码：用4号半角白体 阿拉伯数码标识。数码各放一条

22、4号一字线。,60,行文规则是指，在行政管理体制基础上制定的、行政机关之间制发公文必须共同遵守和执行的制度和规定。 行文规则，简单地说，就是由谁行文，向谁行文，怎么行文。,三、行文规则和行文关系,61, 根据行文关系判断行文方向。 上行：即下级机关向上级机关行文（请示、报告、意见）。 下行：即上级机关向下级机关行文（命令、决定、通知、通报、批复、意见）。 平行：即在同一组织系统中同级机关之间行文（双方关系要对等）或在非同一组织系统中不相隶属机关之间行文（意见、函）。,62,行文应确有必要，注重实效。文件要简明扼要，避免空话、套话。注重文件对工作的针对性、指导性和可操作性，不发只做泛泛的号召、无

23、实际内容和要求的公文。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”,63,发文办理指以本机关名义制发的公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 （一）拟办公文 1、在草拟公文时应做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。,四、发文办理,64,2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3、公文文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。 4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据

24、实际需要确定紧急程度。,65,5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。 6、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 7、应当使用国家法定计量单位。,66,8、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 9、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,67,（二）公文审核 1、公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行

25、文方式是否妥当，是否符合行文规则，行文的格式是否正确等。 审核公文要把好“三关” （1）、把好文字关。公文在文字上要求明确、简洁、通顺和准确无误。篇幅过长要压缩，一切空话、套话要删节，对文字表达不准确的词语要修改。 （2）、把好政策法规关。这一关主要是审核公文的内容是否符合党和国家的方针政策，是否符合有关法律法规。对不符合党和国家方针政策的文件，不应呈批和发出；对违反现行法律法规的文件，要认真进行修改，否则发下去就会引起混乱。,68,（3）、把好体例格式关。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度，发文机关标识、文号、签发人、标题等等组成。对文件格式的审核把关要将上述内容都审核一遍，切不可认为这

26、些不重要就一带而过。上行文要由主要负责人或主持工作的负责人签发，文号居左，注签发人、会签人，留天头。平行文、下行文则无此要求。,69,2、办公室审核后，送单位主要负责人签发，这里的主要负责人指的是单位的一把手，如果主要负责人外出，由主持工作的负责人签发。主要是指上报的请示文件，下发的公文可由主管负责人签发。 3、办公室审核完毕，领导签发后送文印室印制，然后交由办公室用印。公文印刷标准：印刷字面清晰，墨色纯正、浓淡适度均匀，套印准确、上下一致，白边保留符合规定，无脏、无皱、无破、无白页。,70,（三）、收文办理 （1）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等

27、程序。 （2）文秘部门对收到的公文应当及时登记、审核。审核的重点：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；使用公文文种、公文格式是否规范。 （3）经审核对符合要求的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见报负责人批示、阅知，或转请有关部门办理、阅知。需要两个以上部门办理的公文，应当明确主办部门，紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经本机关办公室负责人批准后，退回呈报单位并说明理由。,71,（4）承办部门收到交办的公文，应当及时处理，紧急公文按照要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。 （5）报

28、负责人批示的公文，负责人应当及时批示，负责人审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 （6）负责人批示或转请有关部门提出办理意见的公文，批示或者办理后，不得随意横传，应当及时退回文秘部门，由文秘部门按规定程序处理。,72,（四）公文归档 （1）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理归档，个人不得保存应当归档的公文。 （2）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 （3）联合

29、办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件。 （4）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不能使用圆珠笔、铅笔。,73,（一）收文处理基本要求 细致、高效、规范、安全 需要特别注意： 一是领导同志交办的批示件。 二是有明确办理时限的文件，特别是紧急公文。 三是密级较高的公文。 四是上级单位的办理件。 五是涉及多个单位职责，而职责又划分不清或职责交叉的文件。,五、收文处理及公文日常管理,74,（二）公文日常管理注意事项 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关的证明章。 公文被撤销，视

30、为自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。,75,（一）保密管理的依据 中华人民共和国保守国家秘密法 水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定,六、保密管理,76,故意或者过失泄露国家秘密，依照刑法第三百九十八条规定，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役；情节特别严重的，处三年以上七年以下有期徒刑。 为境外的机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密或者情报的，处五年以上十年以下有期徒刑；情节特别严重的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑；情节较轻的，处五年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。 非法获取军事秘密的，处五年以下有期徒刑；情节严重的，处五年以上十年以下有

31、期徒刑；情节特别严重的，处十年以上有期徒刑。 为境外的机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供军事秘密的，处十年以上有期徒刑、无期徒刑或者死刑。 泄露国家秘密，不够刑事处罚的，可以酌情给预行政处分。,（二）法律责任,77,（三）如何保密？ 一般情况下，要做到“十不” ：,1、不该说的机密绝对不说,78,2、不该问的机密绝对不问 3、不该看的机密绝对不看 4、不该记录的机密绝对不记 5、不在非保密本上记录机密,79,6、不在私人通信中涉及机密 7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密,公共场所打电话涉密事项随便说,80,8、不在不利于保密的地方存放机密文件资料,涉密资料到处放,81,涉密资料到处丢,82,9、不携带机密材料游览、参观探亲、访友和出入公共场所,10、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项,83,涉密系统与互联网：涉密信息系统不得直接或间接与互联网相连接，涉密计算机应与非涉密计算机严格区分，专人负责，专机专用。“涉密的不上网，上网的不涉密。”,（五）涉密信息系统保密要求,84,谢 谢！,