关于发布《职场租赁工作指引》的通知_附件1

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1、职场租赁工作指引（2014版）XXXX保险股份有限公司工作通知书 合保物物工作通通知2201335号 签发发人：向向 英英关于发布职职场租赁赁工作指指引（220144版）的的通知各分公司：为指导各分分公司职职场管理理工作，提提高职场场管理水水平、工工作效率率和资源源配置效效果，根根据职职场租赁赁工作指指引（220133版实实施效果果以及职职场系统统正式上上线的实实际情况况，特在在职场场租赁工工作指引引（20013版版）的的基础上上进行相相应更新新，现将将职场场租赁工工作指引引（20014版版）发发布实施施，请遵遵照执行行。特此通知 总公司物物控部 20113年112月110日经办： 联联系电话

2、话：职场租赁工工作指引引（20144版）编制 日期期 审核日期 批准 日期期 目 录录第一部分 租赁赁管理661.1 计计划管理理61.1.11计划编编制时间间71.1.22计划编编制要求求71.2 制制度管理理81.2.11制度完完善81.2.22制度宣宣导培训训91.2.33监督、检检查、指指导91.3 过过程管理理91.3.11租赁合合规性检检查91.3.22租赁风风险点检检查1001.3.33租赁数数据质量量检查1101.3.44检查结结果处理理111.4 日日常管理理111.4.11 报表表管理1111.4.22职场动动态跟踪踪111.4.33常规检检查1221.5 沟沟通管理理12

3、1.5.11制度执执行反馈馈121.5.22工作作通知书书反馈馈131.5.33工作作联系函函反馈馈131.5.44工作作整改通通知书反反馈133第二部分 租赁赁实务1142.1 租租赁计划划142.2 需需求审核核142.3 租租赁市场场调查1162.4 合合格职场场选择1172.4.11产权证证明1772.4.22消防合合格证明明172.4.33租赁面面积复核核182.4.44合格职职场租赁赁报价书书192.5 备备选职场场确定1192.6租赁赁合同谈谈判2002.7租赁赁方案确确定2002.8 租租赁合同同审核签签订211第三部分 租赁赁申请2223.1任务务描述2223.2 附附件明细

4、细233.2.11租赁申申请附件件233.2.22租赁报报备附件件24第四部分 价格格调查2254.1 调调查部门门254.2 调调查方案案254.3 调调查要求求254.3.11调查对对象2554.3.22调查方方式2664.3.33价格内内容2774.3.44过程记记录2774.4 分分析上报报274.4.11整理审审核2774.4.22汇总分分析2884.4.33上报存存档288第五部分 资料料管理2295.1 资资料分类类295.1.11 合同同类资料料295.1.22电子类类资料2295.1.33 实物物类资料料305.2 资资料收集集审核3305.2.11 资料料收集3305.2.

5、22 资料料审核3305.3 资资料保管管315.3.11 资料料安全3315.3.22 资料料检查3315.3.33资料使使用3115.4.44保管期期限322第六部分 附则3326.1适用用期限3326.2解释释修订权权3236职场租赁工工作指引引（20144版）为指导各分分公司职职场管理理工作，提提高职场场管理水水平、工工作效率率和资源源配置效效果，特特制定本本指引。本指引包括括租赁管管理、租租赁实务务、租赁赁申请、价价格调查查和资料料管理等等五部分分内容。第一部分 租赁赁管理租赁管理工工作包括括为满足足公司日日常办公公、经营营需求而而合理配配置职场场资源所所进行的的计划、执执行、控控制

6、和反反馈等活活动。职职场管理理岗在整整个职场场管理工工作过程程中起着着重要的的作用，须须参照本本指引完完成相应应工作。1.1 计计划管理理职场管理岗岗负责编编制分公公司职场场租赁工工作计划划，包括括：分分公司年年度租赁赁工作计计划（见见附件11）、单单一职场场租赁执执行计划划（见见附件22）。物物控部会会根据年年度工作作计划和和单一计计划的时时间节点点，对各各职场计计划完成成情况进进行统计计和追踪踪。单单一职场场租赁执执行计划划是职职场系统统中“行事历历”环节中中必备上上传资料料。分公司年年度租赁赁工作计计划。根根据分公公司存量量职场使使用情况况，并结结合职场场租赁合合同、机机构发展展计划、外

7、外部监管管环境等等因素制制定分分公司年年度租赁赁工作计计划，每每年年中中根据实实际情况况进行调调整。单一职场场租赁执执行计划划。根根据分分公司年年度租赁赁工作计计划制制定单单一职场场租赁执执行计划划。执执行计划划包括自自租赁需需求确认认至职场场投入使使用的全全部工作作，同时时规划职职场装修修、监管管检查、证证照办理理等相关关工作。对于总、分分公司共共同参加加的分公公司管理理本部职职场租赁赁工作，分分公司须须根据计计划，在在重要时时间节点点向总公公司物控控部报告告工作进进展。1.1.11计划编编制时间间每年1月11日至115日将将分公公司年度度租赁工工作计划划、77月1日日至155日将年年中进行

8、行调整的的分公公司年度度租赁工工作计划划签字字扫描后后以邮件件方式发发至总公公司物控控部。1.1.22计划编编制要求求。ai确的的、指导导：1.1.2.11新筹机机构新筹机构的的租赁工工作宜采采用正排排时间的的方式编编制计划划，各时时间节点点如下：租赁工作时时效。自自批筹文文件下发发之日起起至租赁赁合同正正式签订订，工作作时间周周期为中中支600天之内内、营销销服务部部30天天之内。需求确认时时间。自自批筹文文件下发发之日起起5个工工作日内内完成需需求确认认。租赁合同生生效时间间。租赁赁合同实实际生效效日期不不得早于于租赁申申请审批批通过日日期；尽尽量争取取租赁免免租期，免免租期开开始时间间必

9、须在在租赁合合同正式式签订之之后。需需合理利利用租赁赁免租期期，在免免租期内内完成职职场租赁赁装修、证证照办理理等工作作。正式租赁计计费时间间。该时时间不得得早于合合同正式式签订日日期。租赁报备时时间。职职场租赁赁合同用用印后115个工工作日内内完成租租赁报备备。1.1.22.2非非新筹机机构非新筹机构构的职场场租赁包包括续租租、换租租、扩租租、缩租租等方式式，其中中后三种种租赁工工作宜采采用倒排排时间的的方式编编制计划划，各时时间节点点要求如如下：租赁合同生生效时间间、正式式租赁计计费开始始时间、租租赁报备备时间等等要求同同上述11.1.2.11新筹机机构。需求确认时时间。自自原职场场租赁合

10、合同到期期日向前前倒推，中中支职场场至少提提前600天时间间，营服服职场至至少提前前40天天时间。须须合理规规划租赁赁申请审审批、合合同用印印、职场场装修、证证照办理理、搬迁迁等各项项工作时时间。租赁重叠期期。须严严格控制制新旧租租赁合同同中重叠叠支付租租赁费用用的时间间，租赁赁重叠期期费用计计入合同同期职场场费用。1.1.22.3特特殊情况况当出现城市市拆迁改改造、出出租方违违约等特特殊情况况时，可可以对以以上时间间节点要要求进行行调整。同同时邮件件上报物物控部备备案，提提供证明明材料，明明确经济济损失和和其他风风险。1.2 制制度管理理职场管理制制度是职职场管理理工作的的依据，通通过完善善

11、、宣导导、培训训、监督督、检查查、指导导等形式式保证职职场管理理制度被被正确地地理解并并执行。1.2.11制度完完善根据总公司司的职场场管理制制度，结结合分公公司的实实际情况况，补充充、完善善分公司司范围内内职场管管理制度度体系。职职场制度度体系包包括：组组织管理理：明确确各参与与部门和和人员的的职责、权权限；动动态跟踪踪管理：建立职职场评价价指标、过过程监控控和改进进措施；内部检检查和沟沟通管理理：明确确内部检检查规定定，建立立分公司司内部各各部门、各各机构的的沟通机机制；考考核管理理：制定定职场管管理考核核办法；资料管管理：建建立职场场资料建建档、人人员异动动工作交交接等工工作指引引。1.

12、2.22制度宣宣导培训训在总公司及及分公司司新的职职场管理理制度颁颁布后，对对分公司司决策层层、操作作层等所所有相关关人员进进行宣导导，重点点是对新新旧管理理制度的的差异和和有效期期。在分支机构构职场管管理相关关人员发发生变动动时，组组织制度度宣导，使使新到岗岗人员尽尽快了解解、熟悉悉公司制制度。职场租赁业业务较多多的分公公司，每每年至少少组织一一次租赁赁工作培培训。培培训内容容可包括括职场管管理制度度、职场场系统操操作、工工作指引引、专业业技术知知识等。1.2.33监督、检检查、指指导对制度执行行过程中中出现的的问题进进行监督督、检查查、指导导。1.3 过过程管理理过程管理包包括：租租赁风险

13、险点检查查、租赁赁合规性性检查、租租赁数据据质量检检查等。1.3.11租赁合合规性检检查工作程序。职职场租赁赁按照“需求确确认”“市场场调查”.“合同同用印”的顺序序实施，客客观选择择备选职职场，不不得人为为改变实实施顺序序，特别别是不得得按照“结论调查申请”的顺序序实施租租赁。人员管理。租租赁决策策人、执执行人、参参与人等等均应符符合公司司职场管管理制度度规定，未未获得授授权人员员不得参参与；有有关人员员对租赁赁过程资资料实行行双人双双部门签签字确认认，并对对其真实实性负责责。外部资料。外外部单位位提供的的资料需需经加盖盖公章、有有权人亲亲笔签名名，并提提供有效效联系方方式。1.3.22租赁

14、风风险点检检查租赁过程中中须关注注各种租租赁风险险点（见见附件33）。对对各风险险点进行行评估和和判断，对对于“不可补补偿性风风险点”实行一一票否决决，对于于“可补偿偿性风险险点”须提供供优势条条件，不不得瞒报报。1.3.33租赁数数据质量量检查租赁数据质质量检查查包括数数据的真真实性、准准确性、完完整性。数据真实性性检查内内容包括括：严禁禁编造、篡篡改租赁赁调查关关键数据据；数据据应来源源于本次次专项调调查活动动；数据据应真实实、有效效，必须须自出租租方处获获取第一一手数据据，不得得使用未未经证实实的二手手数据代代替；职职场调查查工作应应真实、客客观，不不得为了了主观目目的而虚虚构数据据，或

15、者者使用无无代表性性的数据据以引导导主观性性结论。数据准确性性检查内内容包括括：按现现行职场场管理制制度，准准确测算算面积和和预算标标准；对对各种租租赁风险险点和关关键数据据认真核核实；对对统计数数据结果果进行检检查，防防止出现现逻辑性性错误（如如月租金金大于年年租金等等）、计计算错误误等；使使用客观观标准对对不同职职场信息息进行对对比、分分析、决决策。数据完整性性检查内内容包括括：租赁赁申请的的项目内内容完整整，包括括租赁费费用范围围内的所所有项目目，不得得将范围围外的项项目列入入；对租租赁对象象的描述述、评价价应该完完整，对对于“不可补补偿性风风险点”信息不不得隐瞒瞒、删除除；租赁赁审批的

16、的各种附附件资料料应完整整无遗漏漏；职场场租赁过过程提供供的标准准表格中中的各项项数据须须完整，不不得出现现空格（无无数据内内容填写写“”或或“/”）。1.3.44检查结结果处理理在租赁决策策时，必必须对职职场租赁赁合规性性和租赁赁风险点点做重点点说明，并并将说明明内容列列入租租赁采购购纪要，对对不符合合公司制制度的做做法应责责令参与与人员进进行改正正。1.4 日日常管理理除对职场租租赁项目目进行严严格管理理外，还还应该掌掌握分公公司整体体的职场场资源使使用情况况、机构构职场管管理工作作情况，包包括以下下内容：1.4.11 报表表管理每月对职场场管理工工作结果果进行检检查，编编制职职场管理理台

17、帐（见见附件44）、职职场租赁赁工作进进度月报报表（见见附件55）、以以了解、掌掌握分公公司整体体职场情情况。1.4.22职场动动态跟踪踪跟踪、监测测职场使使用情况况，分析析判断职职场资源源配置，逐逐渐提高高职场使使用效益益。分析析指标可可以使用用“职场人人均建筑筑面积”、“职场超超标面积积”、“职场超超标费用用”“百元元保费职职场费用用率”等，按按季度、月月度进行行横向、纵纵向对比比分析，重重点关注注的对象象包括效效益分析析中排名名靠后和和排名靠靠前的职职场。对对进入“关注”范围的的职场，应应与使用用单位进进行沟通通、提醒醒，并向向分公司司领导层层报告，提提供决策策依据。1.4.33常规检检

18、查常规检查是是对分公公司各机机构的职职场管理理工作的的现场检检查或特特殊问题题抽查，既既包括职职场资料料类检查查也包括括职场使使用效益益的检查查，每半半年至少少检查一一次，并并做出评评价与考考核。检检查结果果应在检检查结束束后一个个月内汇汇总整理理向分公公司领导导报告，同同时向总总公司物物控部进进行报备备。检查查内容、检检查方式式、评价价与考核核办法等等由分公公司自行行确定。1.5 沟沟通管理理职场管理岗岗作为租租赁管理理工作中中联系分分公司与与职场需需求部门门、总公公司物控控部与分分公司的的纽带，必必须做好好日常管管理工作作中的沟沟通、反反馈工作作。本指指引中仅仅做出职职场管理理岗对总总公司

19、物物控部的的反馈要要求，分分公司内内部反馈馈要求由由分公司司自行确确定。1.5.11制度执执行反馈馈分公司制度度执行过过程中出出现的情情况、问问题可及及时总结结并向总总公司进进行反馈馈，做为为调整、更更新制度度的参考考依据。1.5.22工作作通知书书反馈馈总公司物控控部根据据工作需需要以工工作通知知书、邮邮件通知知等方式式下发通通知，要要求分公公司提供供相关职职场租赁赁管理工工作的反反馈信息息，职场场管理岗岗应在接接到通知知后按照照要求的的内容、格格式、时时间等完完成工作作，并将将结果报报主管领领导审核核后按时时上报总总公司物物控部。1.5.33工作作联系函函反馈馈职场管理岗岗须在职职场租赁赁

20、合同正正式签订订完成后后15个个工作日日内向总总公司提提出报备备申请，如如出现特特殊情况况不能在在规定时时间内提提交报备备申请的的，必须须以邮件件方式向向总公司司物控部部做出书书面说明明。总公司物控控部通过过报备申申请对租租赁工作作实行检检查，发发现工作作过程中中出现问问题时将将向分公公司发出出工作作联系函函（见见附件88）。职场管理岗岗在收到到工作作联系函函后，应应认真检检查问题题的原因因，制定定整改措措施并整整改，并并在100个工作作日内向向总公司司物控部部做出书书面回复复。待总总公司物物控部再再次做出出工作作联系函函回复复后，职职场管理理岗将完完整资料料作为附附件添加加至职场场系统报报备

21、申请请中重新新提交。1.5.44工作作整改通通知书反反馈总公司物控控部每年年度对机机构组织织定期或或不定期期的工作作检查，在在检查结结束后，对对于出现现的问题题，下发发工作作整改通通知书。职职场管理理岗应对对工作作整改通通知书内内容制定定整改计计划、整整改措施施，并按按时将整整改结果果上报总总公司物物控部。第二部分 租赁赁实务2.1 租租赁计划划职场租赁工工作须提提前规划划，根据据分公公司年度度租赁工工作计划划和机机构筹建建计划合合理安排排职场租租赁工作作计划，统统筹资源源，分配配工作，在在职场系系统中创创建租赁赁项目后后，编制制单一一职场租租赁执行行计划（见见附件22）。分分公司行行政部根根

22、据计计划监监督执行行情况，加加强对工工作节点点的检查查，保证证工作时时效。各各工作参参与人员员应了解解所负责责工作的的内容和和时间要要求。2.2 需需求审核核租赁工作正正式开始始之前，须须首先进进行职场场需求审审核。职场需求由由需求单单位提交交，需明明确职场场需求面面积、大大致预算算、拟投投入使用用时间以以及其他他要求的的，并非非对租赁赁方案的的确定。需求单位预预测未来来发展趋趋势和需需求，填填写租租期内各各季度有有效人力力、业绩绩发展规规划（见见附件77）。规规划应应对租赁赁期内各各季度的的月均有有效人力力、月均均标保收收入进行行预估及及承诺，规规划目标标应切实实可行，具具备操作作性，承承诺

23、人对对规划的的内容承承担责任任。总公公司将在在年终考考核时参参考规划划内容与与机构的的实际达达成情况况进行打打分。分公司行政政部在征征求分公公司总经经理、企企划部对对规划划的意意见后，根据需求单单位有效效人力、开开业年限限等情况况测算职职场面积积标准、合合同期预预算。分分公司综综合机构构发展规规划、机机构实际际情况、职职场合同同期预算算等因素素合理确确定拟选选职场类类型，参参照下表表：职场选择类类型说明对应机构类类型1.量价均均衡型职场面积、位位置、档档次、形形象等与与标准类类似正常发展机机构2.量高价价低型职场面积需需求大，对对职场位位置、档档次、形形象等要要求不高高人均保费低低；出勤人力多

24、多而有效效人力相相对较少少；人力发展上上升期； 所所在地区区职场资资源丰富富，可选选择性大大。 3.量低价价高型职场面积需需求小，对对职场位位置、档档次、形形象等要要求较高高人力和业绩绩发展较较稳定； 保保险市场场竞争异异常激烈烈；当地职场资资源匮乏乏，可选选择性小小。4.特殊规规划型职场面积、单单价等与与标准偏偏差较大大，需调调剂入（出出）合同同期职场场预算重点扶持机机构； 弱体机机构。提前换租的的职场，还还应提前前与原职职场出租租方约定定解约工工作，如如：双方方确定退退租时间间，明确确违约责责任，核核实退租租损失等等。在审审核新职职场需求求时必须须计算因因提前换换租而造造成的损损失。需求审

25、核结结果由分分公司行行政部反反馈需求求部门职职场租赁赁需求审审核表（见见附件88），需需明确回回复需求求部门进进行调查查的职场场类型、面面积、租租期和合合同期预预算等，作作为后续续工作指指导意见见。2.3 租租赁市场场调查租赁调查工工作应按按照职职场租赁赁需求审审核表的的结果进进行，调调查人员员不得少少于两人人。调查查方式为为现场调调查，调调查人员员与出租租方或其其代表人人直接沟沟通，不不得通过过电话、网网络等方方式获取取信息，填填报的价价格不得得采取比比较随意意的初次次报价，应应根据报报价以及及可能优优惠的幅幅度大致致估算实实际成交交的价格格；调查查对象不不能仅限限于当地地办公楼楼租赁市市场

26、，还还应包括括当地与与我公司司市场规规模、地地位类似似的两家家以上同同业公司司职场情情况。调查结果应应形成租租赁调查查报告，由由调查人人员签字字确认，对对报告告的真真实性负负责。分分公司行行政部对对报告告审核核，对结结论负责责。调查查信息应应包括详详细地址址、面积积、租赁赁单价、租租赁起止止日期等等信息。如如有可能能，还需需提供调调查职场场不同时时期的历历史租赁赁数据。报告采用文文字或表表格的形形式，由由分公司司自行确确定，在在分公司司范围内内统一格格式。2.4 合合格职场场选择调查人员应应综合考考虑监管管部门及及公司对对职场规规定、职职场需求求审核结结果、建建筑物实实际情况况等因素素，依据据

27、当地监监管部门门颁发的的保险险机构办办公场所所相关规规定和和公司的的职场场租赁风风险点汇汇总表筛筛选出合合格职场场。调查人员此此阶段需需要完成成的工作作包括：审核职职场房屋屋产权证证明、消消防合格格证等重重要证书书的原件件，取得得各类权权属文件件复印件件；确认认职场租租赁面积积、价格格、租期期等关键键信息；现场调调查、评评价职场场地段、交交通、形形象、环环境等适适用性；分析、评评估各职职场存在在的风险险及出现现概率。2.4.11产权证证明必须为当前前有效的的房产产证原原件的复复印件，不不得使用用原有的的复印件件。取得得复印件件时应将将内容与与原件对对比，保保证一致致。调查职场如如无房产产证，应

28、应参照房房屋出租租证明材材料明细细表（见见附件99）对其其他权属属文件进进行查验验，能够够有效证证明职场场无产权权风险。2.4.22消防合合格证明明在正常情况况下，应应取得由由当地保保险监管管部门认认可的消消防合格格证明。如当地保险险监管部部门认可可用二次次装修工工程的“消防验验收、备备案手续续”代替租租赁职场场的消防防证明的的，需要要在公司司租赁审审批申请请中做出出说明，并并必须保保证在装装修工程程竣工后后半个月月内取得得“消防验验收、备备案手续续”，否则则视为不不合格职职场。对于老旧建建筑、当当地政府府监管限限额以下下建筑等等特殊原原因，不不能取得得消防合合格证明明的，应应“由行政政许可申

29、申请人（即即我司）出出具已经经加强新新营业场场所消防防安全措措施、确确保消防防安全的的书面承承诺”。书面承承诺的方方式需要要事先征征得当地地保险监监管部门门认可，而而不是对对总公司司的承诺诺和保证证。如当当地保险险监管部部门对书书面承诺诺不予认认可，则则视为不不合格职职场。2.4.33租赁面面积复核核租赁调查中中应注意意区别“建筑面面积”、“使用面面积”、“实用面面积”、“净面积积”等概念念的不同同含义，公公司内部部管理统统一使用用“建筑面面积”作为唯唯一面积积单位。调调查人员员必须现现场测量量、计算算、核实实租赁区区域建筑筑面积。未未经面积积复核所所了解的的职场总总价信息息均属无无效信息息。

30、严禁禁采取目目测、估估算、与与出租方方协商等等方式确确定租赁赁区域面面积；出出租方同同意在出出租区域域之外另另外赠送送的区域域，也必必须进行行面积复复核，租租赁区域域建筑面面积应包包括赠送送面积；面积复复核的结结果仅用用于公司司内部管管理使用用，允许许复核结结果与合合同约定定面积不不同，但但复核结结果不得得低于合合同约定定面积。同同时，经经复核职职场实际际使用率率（使用用面积/建筑面面积）低低于655%的，视视为不合合格职场场。调查人员应应根据现现场测量量数据绘绘制租租赁区域域平面图图，并并据此详详细记录录建筑面面积复核核过程，形形成建建筑面积积复核计计算书，由由实际复复核人员员签字确确认，要

31、要求结果果准确，能能够清楚楚表明面面积计算算公式和和过程。赠赠送面积积需如实实写入合合同或者者补充协协议中，并并在租租赁区域域平面图图和建建筑面积积复核计计算书中中完整体体现。2.4.44合格职职场租赁赁报价书书所有合格职职场，应应取得由由出租方方有权人人签字确确认的租租赁报价价书（见见附件110），书书面确认认租赁价价格信息息。租租赁报价价书资资料应真真实、有有效，具具有有效效的联系系方式，严严禁我方方代签名名。调查人员应应与出租租方有权权人充分分沟通，落落实该职职场租赁赁的各种种费用种种类和明明细，包包括职场场租金、物物业管理理费、暖暖气费、空空调使用用费、租租赁税费费（房产产税、营营业税

32、、土土地增值值税、个个人所得得税等）。凡需付费的项目和服务，均需在租赁报价阶段核实清楚，避免漏项或者不完整，杜绝先使用后定价。租赁合同签订后如发生漏项或者未核清的收费项目，属于出租方原因的由出租方承担，属于调查人员原因的由分公司自行承担。出租方因故不能提供报价书的，调查人员可根据现场调查结果自行填写，并说明出租方不能签字或者用印的原因，并由两名以上参与调查的人员签字确认。各项费用必必须有明明确的计计算依据据，如物物业管理理费应有有物业业管理协协议或或政府部部门核准准的物业业管理费费收费标标准文件件。对于于由我方方承担的的取暖费费、租赁赁税费等等政府统统一性收收费，应应有政府府相关文文件作为为依

33、据。特特殊情况况下发生生必须发发生中介介费的，需需事先将将相关资资料以邮邮件形式式发物控控部审核核，物控控部同意意后方可可列入职职场费用用。2.5 备备选职场场确定分公司根据据调查结结果进行行综合分分析，确确定不少少于三个个备选职职场（分分公司管管理本部部不少于于五个备备选职场场)，备备选职场场应有可可比性。调调查人员员需填写写备选选职场情情况分析析表（见见附件111）中中的全部部信息，如如无实际际数据，可可填写“无”或“/”，不允允许出现现空格。调调查人员员应对分分析表内内容真实实性、准准确性签签字确认认。职场场需求单单位负责责人对备备选职场场是否满满足使用用要求给给出书面面意见，但但不允许

34、许直接确确定租赁赁意向。2.6租赁赁合同谈谈判备选职场确确定后，分分公司应应指派专专人分别别与各备备选职场场出租方方进行谈谈判，参参加谈判判的人员员不得少少于两人人，其中中一人应应做好谈谈判记录录，形成成谈判纪纪要。谈谈判中应应就租赁赁费用、免免租期等等内容与与对方进进行协商商，还要要尽量争争取免费费的停车车位、户户外广告告位等项项目，并并就租金金支付方方式、房房屋维修修责任、违违约责任任等内容容与对方方达成一一致意见见。市场报价与与最终成成交价可可能差异异巨大，因因此应与与各备选选职场出出租方均均进行深深入谈判判，为公公司争取取最大利利益。2.7租赁赁方案确确定分公司应组组织相关关部门比比较

35、租赁赁方案，做做到整体体可用、规规划可行行、费用用可调、风风险可控控，并形形成采采购纪要要（见见附件112），采采购纪要要需说明明各备选选职场所所做出的的优缺点点、选择择过程、选选择依据据等，相相关人员员签字确确认，最最终确定定租赁方方案。2.8 租租赁合同同审核签签订根据分公司司确定的的租赁方方案与出出租方商商洽合同同内容。租租赁合同同应尽量量使用我我司合同同范本（见见附件113。注注意合同同中约定定的“租金内内包含其其他费用用”与“出租方方代收代代缴其他他费用”的差异异，前者者是包含含变动风风险的固固定总价价，各项项费用全全部包含含在房屋屋租赁发发票中，正正常履行行合同时时无需调调整；后后

36、者是不不包含变变动风险险的预估估总价，根根据实际际情况不不同，总总价可能能有所变变动，如如有变动动，须提提供文件件或证明明。租赁合同约约定起租租日期不不得早于于公司批批筹文件件下发日日期，合合同中不不得有“租赁期期满装修修恢复原原状”条款。如如有免费费职场的的情况，需需在租赁赁合同中中进行约约定。租租赁区域域平面图图等做做为合同同附件，不不得使用用房产证证中的平平面图代代替。如如租赁区区域不足足整层的的，可在在该楼层层平面图图基础上上对所租租赁的范范围明确确标注。合同文本正式用印前，须经总公司法律合规部审核或者审批，在租赁申请中提交的拟签订的合同文本为未经修改的范本或者经过法律合规部审核修改并

37、且批注有修订意见的版本。经审批通过的租赁合同附件是合同内容的一部分，与正文一并用印、保存，不得随意删减。正式合同文本中不允许出现空白项目，包括合同签订日期、签名栏、用印栏等。合同中各方签字人员均应为该方有效授权人员。除租赁合同同外，如如果所租租赁职场场发生物物业管理理、中央央空调等等其他服服务的，必必须签订订服务协协议，就就所提供供的服务务内容、标标准和双双方权利利义务等等进行约约定。杜杜绝在租租赁合同同中约定定费用但但不约定定服务内内容的行行为。严严禁在租租赁合同同之外就就本次租租赁及相相关事项项私自签签订其他他协议或或达成其其他口头头约定。租赁合同文文本和相相关服务务协议确确定后提提交租赁

38、赁申请，执执行审批批流程。第三部分 租赁赁申请无论是总公公司审批批权限还还是分公公司审批批权限的的项目，均均须在审审批通过过后由分分公司按按审批意意见签订订合同和和执行。所所有的租租赁项目目均需在在租赁合合同签订订后向总总公司报报备。租租赁申请请和租赁赁报备均均在职场场系统中中完成，合合同用印印通过OOA系统统进行申申请。为方便租赁赁报备时时对签报报附件资资料的审审核，以以及电子子类资料料的有效效，租赁赁申请签签报的“密级”为“无”。3.1任务务描述任务标题和和任务描描述的内内容应该该完整、准准确，要要素包括括机构名名称、拟拟租职场场概况、租租赁标准准、预算算结余情情况、合合同基本本信息、特特

39、殊情况况说明等等。任务标题标标准模板板为“关于分公司司中支支营销销服务部部续租（换换租、扩扩租、缩缩租、提提前退租租）的（报报备）申申请”任务描述可可参照以以下标准准模板进进行：1、分分公司中支支营销销服务部部现申请请续租（换换租、扩扩租、缩缩租），租租赁地址址为市路号大厦厦层，合合同面积积平米米，租赁赁期限为为个月，房房屋产权权证明和和消防证证明齐全全。2、合同期期职场租租赁费用用为元，其其中包括括：租金金为元、物物业费元、暖暖气费元、空空调费元,税金元，申申请空调调购置费费元。预预计发生生装修费费元。该该职场面面积标准准为平方米米（超标标面积为为 平平米，超超标比例例%），合合同期租租赁预

40、算算为元（超超标金额额为 元，超超标比例例%），分分公司本本年度合合同期职职场预算算累计节节余（透透支）元。3、租赁合合同为公公司标准准版本，未未作修改改（在公公司标准准版本基基础上做做了修改改，法律律合规部部修改意意见见拟拟签订合合同的修修订批注注）/（租租赁合同同为出租租方提供供范本）。4、（本次次租赁需需要特别别说明的的是：）现提交租赁赁申请（现现提交租租赁报备备）妥否否？请批批示。3.2 附附件明细细3.2.11租赁申申请附件件职场不同的的租赁类类型，租租赁申请请要求提提供完整整的附件件：序号附件分类附件明细职职场调整整类型新筹机构正常租赁提前退租1机构发展类类总公司下发发的批筹筹文件

41、2租期内各季季度有效效人力、业业绩发展展规划3职场租赁需需求审核核表4职场费用类类租赁市场调调查报告告5租赁报价书书6备选职场分分析表7租赁采购纪纪要8租赁面积复复核书9暖气费和其其他与租租赁相关关的收费费项目政政府文件件10职场权益类类拟签订的租租赁合同同（带修修订批注注）11拟签订的物物业合同同（带修修订批注注）12产权证明资资料13退租资料类类退租情况统统计表（见见附件114）14拟签订的退退租协议议（带修修订批注注）15原租赁合同同3.2.22租赁报报备附件件报备申请的的附件包包含：合合同用印印OA申申请签报报、用印印租赁合合同扫描描件、用用印物业业合同（协协议）扫扫描件。第四部分 价

42、格格调查为准确了解解各地区区职场租租赁价格格，利于于职场管管理工作作安排和和计划，总总公司物物控部每每年组织织定期或或者不定定期的价价格调查查。4.1 调调查部门门分公司行政政部为调调查负责责部门，行行政部负负责人为为调查责责任人，职职场管理理岗和相相关人员员执行，现现场调查查人员不不得少于于2人。4.2 调调查方案案分公司行政政部负责责组织营营销、企企划、财财务等相相关部门门和人员员，根据据下一年年度职场场调整计计划、机机构开设设计划、租租赁价格格水平变变动等因因素确定定调查范范围，制制定分公公司调查查方案，并并报分公公司负责责人批准准。调查方案包包括人员员分工、调调查内容容、工作作时限等等

43、要求。分公司行政政部根据据调查方方案召开开调查宣宣导会，使使所有调调查人员员都充分分理解调调查方案案，并根根据实际际情况给给予的支支持和指指导，确确保能够够在规定定时限高高质量地地完成。4.3 调调查要求求4.3.11调查对对象调查对象包包括调查查地区内内满足当当地监管管部门要要求，同同时符合合公司职职场定位位要求的的3处以以上职场场价格信信息，以以及当地地与我公公司市场场规模、地地位类似似的2家家同业保保险公司司的租赁赁价格信信息。门门面、商商铺和同同业公司司自有物物业不纳纳入调查查范围。调查对象应应符合公公司职场场定位的的要求如如下： 机构类型职场定位1.分公司司管理本本部当地甲级中中档类

44、写写字楼或或中高档档办公楼楼2.分公司司个险管管理本部部同市区营销销服务部部3.中心支支公司当地乙级写写字楼、中中档办公公楼或位位置形象象较好的的具有一一定影响响力的建建筑物4.市区营营销服务务部当地乙级中中低档写写字楼、中中档办公公楼或位位置形象象一般但但能满足足正常使使用要求求的建筑筑物5.郊县营营销服务务部 （支公司）能够满足使使用要求求，尽量量临街、临临路，但但不一定定为繁华华位置部分地区各各县域租租赁价格格水平波波动较大大，因极极高或极极低价格格数据不不具备代代表性，所所以尽量量扩大现现场调查查的县城城数量，至至少应保保证对已已开设机机构和拟拟开设机机构的县县城全部部进行调调查。4.

45、3.22调查方方式调查方式为为现场调调查，调调查人员员与出租租方直接接沟通，不不得通过过电话、网网络等方方式调查查，不得得采用比比较随意意的初次次报价，应应根据报报价以及及可能优优惠的幅幅度大致致估算实实际成交交的价格格。4.3.33价格内内容租赁价格包包括职场租租金、物物业管理理费、暖暖气费、空空调使用用费、租租赁税费费（房产产税、营营业税、土土地增值值税、个个人所得得税等）的全部价格信息。租赁单价为包括上述全部费用的单价。4.3.44过程记记录调查过程需需填写职职场调查查工作记记录表（见见附件115），调调查人员员对内容容进行初初审，避避免出现现笔误等等显性错错误。当完成一个个地区（城城市

46、）的的现场调调查工作作后，将将调查结结果汇总总填写*地区区（城市市）样本本数据统统计表（见见附件116）和和*地区（城城市）同同业保险险公司职职场统计计表（见见附件117）。4.4 分分析上报报4.4.11整理审审核分公司职场场管理岗岗负责整整理审核核全部调调查资料料。首先先对调查查数据进进行检查查，包括括：笔误误、逻辑辑错误、理理解错误误、无合合理原因因的重大大数据突突变、工工作记录录表与统统计表内内容是否否一致等等常见问问题。对对审核发发现的错错误及时时与现场场调查人人员核实实，或者者直接与与被调查查人核实实，对于于重大错错误或发发现错误误数据较较多的地地区须要要求重新新调查。4.4.22

47、汇总分分析分公司行政政部根据据已经整整理审核核的调查查数据汇汇总结果果，对于于数据变变动异常常的地区区分析原原因，无无合理原原因的明明显异常常数据应应剔除，重重新补充充合格数数据。征征求营销销、企划划、财务务等相关关部门意意见，确确定调查查地区是是否全面面、数据据是否真真实有效效、各地地区租赁赁单价平平均水平平是否准准确以及及预测租租金变动动幅度等等是否合合理等。4.4.33上报存存档分公司将调调查分析析结果填填入分分公司租租赁价格格调查汇汇总表（见见附件118），汇汇总表以以地区（城城市）为为单位，每每个地区区（城市市）包括括中支、市市区营销销服务部部、郊县县营销服服务部三三种类型型的数据据

48、。郊县县营销服服务部单单价标准准应为该该地区（城城市）所所有合格格数据的的均值。未未调查的的机构类类型单价价标准填填写为零零。调查结果经经分公司司行政负负责人、职职场管理理岗签字字，报分分公司总总经理签签字审批批后，以以邮件方方式上报报总公司司物控部部。调查表格由由分公司司归档留留存。第五部分 资料料管理职场资料是是指自职职场使用用单位批批准筹建建、租赁赁选址开开始直至至使用单单位正式式撤销、职职场退租租结束整整个过程程中形成成的，以以文字、数数据、图图表、图图像、图图纸、声声像等形形式存在在的所有有信息载载体，涵涵盖职场场租赁、装装修、使使用、维维护、评评价等各各个环节节。分公司行政政部负责

49、责人、职职场管理理岗为职职场资料料管理的的直接责责任人。5.1 资资料分类类重要的职场场信息资资料必须须建档保保管，特特别是各各种签字字、用印印的书面面资料原原件，不不仅应以以电子文文件的形形式在进进行保管管，还需需对实物物资料建建档保存存。5.1.11 合同同类资料料正式用印的的合同、协协议原件件，在移移交给办办公室档档案管理理部门之之前，由由职场管管理人员员负责建建档保管管，移交交后保存存电子资资料。5.1.22电子类类资料制度资料，包包括总分分公司颁颁布的各各种职场场管理制制度性文文件，以以及与职职场管理理工作有有关的相相关制度度，统一一按.ppdf格格式保存存。申请资料，包包括租赁赁、

50、装修修的审批批签报，统统一按.mhtt格式保保存。成果资料，包包括职场场管理工工作中的的各种报报告、报报表、台台帐、表表格、图图纸等文文件的电电子版，统统一按照照.pddf或.et格格式保存存，建筑筑工程设设计图纸纸按照.dwgg格式保保存。参考资料，包包括监管管部门及及政府颁颁发的职职场相关关文件；职场管管理工作作中各种种统计资资料、调调查资料料、分析析报告等等电子版版。其他资料，除除上述资资料外，各各种与职职场管理理工作有有关的多多媒体资资料。5.1.33 实物物类资料料租赁申请附附件中有有签字、用用印的书书面资料料原件；在申请请附件资资料中未未包含的的辅助类类、基础础类、参参考类资资料原

51、件件；以实实物形式式收集到到的参考考资料、其其他资料料。其中分公司司管理本本部以及及本部直直辖营销销服务部部的资料料由分公公司保管管，中支支以及中中支所属属营销服服务部资资料由中中支保管管。新筹中支的的职场资资料，筹筹建期由由分公司司职场管管理岗保保管，在在中支开开业一个个月时，将将完整资资料移交交中支保保管。5.2 资资料收集集审核5.2.11 资料料收集职场资料须须及时收收集，避避免时间间较长造造成关键键资料流流失，确确保资料料的完整整性。严严禁平时时不收集集而在工工作检查查前突击击收集资资料。5.2.22 资料料审核资料保管前前须对其其内容进进行审核核，包括括真实性性、有效效性、完完整性

52、审审核。严严禁将无无效资料料及存在在明显瑕瑕疵的资资料作为为正式资资料保管管；严禁禁关键资资料内容容不全、缺缺失、丢丢失。资料审核时时还应注注意：实实物类书书面资料料要字迹迹清楚，图图面整洁洁，不得得使用易易褪色的的材料书书写、绘绘制；电电子类资资料格式式与要求求的格式式一致，资资料未被被破坏，可可以有效效阅读、使使用。5.3 资资料保管管5.3.11 资料料安全职场资料是是公司重重要的文文件，分分公司应应提高安安全意识识，确保保信息资资料的安安全，防防止职场场资料缺缺失、损损毁、失失效、泄泄密等情情况发生生。5.3.22 资料料检查分公司组织织对所辖辖中支的的职场资资料进行行定期及及不定期期

53、的检查查，对职职场资料料的真实实性、完完整性、有有效性、安安全性进进行检查查评价，如如发现问问题进行行整改。5.3.33资料使使用职场信息资资料主要要用于以以下情况况：工作交接。职职场管理理人员变变动，新新到岗人人员需通通过查阅阅职场资资料对工工作制度度、内容容、过程程、历史史情况等等详细了了解。工作检查。对对以往工工作内容容及过程程进行检检查、稽稽核、审审计，需需要通过过查阅职职场资料料了解情情况。调查核实。对对于职场场管理过过程中出出现的各各种问题题，通过过查阅职职场资料料进行调调查核实实。分公司行政政部须合合理规定定资料使使用人员员、权限限、范围围，既保保证信息息的有效效使用又又要保证证

54、资料的的安全。5.4.44保管期期限各种职场信信息资料料的保管管期分为为：永久久、定期期两种。电电子文件件形式资资料永久久保存；各种签签字、用用印类资资料原件件永久保保存；其其余资料料应一般般分为110年、55年。职场资料必必须按有有关规定定实行集集中统一一管理，任任何个人人不得据据为己有有或拒绝绝归档。对于超过保管期限的职场资料必须进行鉴定，对失去保管价值的资料，经过审批、登记造册后方可销毁。第六部分 附则6.1适用用期限本指引自220144年1月月1日起起执行，职职场租赁赁工作指指引（220133版(合保物物工作通通知2201335号号)同时时废止。6.2解释释修订权权本指引由总总公司物物控部负负责解释释和修订订。附件：1、 分公司年年度租赁赁工作计计划2、 单一职场场租赁执执行计划划3、 职场租赁赁风险点点汇总4、 职场管理理台帐5、 职场租赁赁工作进进度月报报表6、 职场工作作联系函函7、 租期内人人力以及及业绩发发展规划划8、 租赁需求求审核表表9、 房屋出租租证明材材料明细细10、 租赁报价价书11、 备选职场场分析表表12、 租赁采购购纪要13、 职场租赁赁合同范范本14、 职场退租租统计表表15、 职场调查查记录表表16、 样本数据据统计表表17、 同业数据据统计表表18、 租赁价格格调查汇汇总表