（222-11）控制程序

《（222-11）控制程序》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（222-11）控制程序（8页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、中国电力工程有限公司CNEEC222-11管理体系标准 程序文件文件控制程序文件控制程序 1. 目的和适用范围为指导公司（含设计院）各部门和项目部文件资料的形成、积累、鉴别、整理和归档工作，确保其使用的文件有效，特制定本程序。本程序适用于公司管理体系覆盖下的所有文件的管控，包括适用的外来文件。2. 职责2.1 综合管理部负责公司内、外部行政管理类及公司重要基础设施类文件的归口管理。2.2 法律事务部负责适用的法律法规文件的归口管理。2.3 经营管理部负责公司管理方针和管理目标、管理手册、程序文件、标准规范以及已入库的档案资料的归口管理。2.4 各职能部门、各业务部负责本部门主控工作产生的文件资

2、料的归口管理。2.5 项目部负责与本项目有关的工程项目文件和项目档案的管理。3. 文件的分类3.1 适用的法律法规及标准规范1) 国家、部门的政策、法令、法规等文件资料。2) 有关的国家、行业、地方标准、企业标准、相关标准及参考标准、指南。 3.2 管理体系文件管理方针和管理目标、管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。3.3 公司行政及业务管理类文件 1) 公司颁发的（包括转发和与其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；2) 公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 3) 公司及内部职能活动形成的工作计划、总结、报告；各部门报送的重要的工作计划、报告、总结、典型

3、材料、统计报表、财务预算、决算等文件；公司汇总的统计报表和统计分析资料；4) 公司领导公务活动形成的重要信件、文件材料、 电邮、传真、电话记录；5) 公司成立、合并、撤销、更改名称、人员编制等文件材料； 6) 公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；公司与外国公司签订的合作性的协议书、备忘录；7) 公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；8) 其它3.4 公司重要基础设施类文件 公司办公楼和生活设施建筑的设计图纸资料、各种管线的配置图及修缮记录，固定资产购置申请、批复等记录。 3.5 外来文件1) 分公司（二级法人）报送的法规性备案文件及重要的科技文件材料。2) 上级机关的文件材料；3

4、) 同级机关和非隶属机关、机构的文件材料： 4) 有关业务机关、机构对本公司工作检查形成的重要文件；5) 其它机构与公司联系、协商工作的重要来往文件；6) 顾客客户提供的资料；7) 顾客投诉。3.6 工程项目类文件凡涉及工程项目的，其中包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试（含性能测试）、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等以不同形式或载体记载的文件资料。3.7 各类记录指公司管理体系运行和工程项目控制过程中所产生的各种记录。4. 文件的载体4.1 纸质（文书、照片等）4.2 光电磁及数字载体在磁

5、记录介质上（各类光盘、磁带、服务器硬盘等）按照一定的计算机存储格式生成的文件。如： 文字处理技术形成的电子文件； 扫描仪等设备获得的图像电子文件； 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件； 由计算机多媒体技术（包含视频和音频）制作的文件； 在公司局域网上进行操作的电子文件； 由计算机形成的其它类型的电子文件。4.3 缩微胶片5. 文件控制 各部门编制的文件在发放（公布）前，应经过相关负责部门和/或公司领导的批准，以保证其文件的充分和适宜。发生变更，还应得到相应部门和人员的批准。5.1 适用的法律法规、标准规范的控制管理适用的法律法规信息的收集、公布、更新以及法律法规文本的购买、借阅、变更、

6、替代等按法律法规获取、评价与使用程序的有关规定执行。档案室负责收集、购买、整理已入库的与工程建设质量、环境和职业健康安全有关的标准、规范、规程及标准图、通用图等，其管控按法律法规获取、评价与使用程序及技术资料管理办法的有关规定执行。5.2 内外部行政文件的控制对内、外部行政文件的审批、编号、发放、传递、保管、归档，按文书档案管理制度执行。5.3 管理体系文件的控制5.3.1 管理体系文件的批准和发布管理方针、目标由总裁提出，经公司领导层和员工代表讨论后总裁批准发布；管理手册由经营管理部负责编写，管理者代表审核，总裁批准后发布；程序文件由公司相关部门编写，相关部门代表会审，管理者代表批准后发布；

7、作业文件由各部门根据工作需要提出，并由提出部门负责编写；涉及多部门的，经营管理部组织编写。管理类文件由分管部门领导审核，技术类文件由总工程师审核，经总裁/管理者代表批准后实施。5.3.2 管理体系文件的更改、发放、换版、作废及销毁管理体系文件更改由原编制部门负责，更改审批程序按5.3.1款执行，更改情况形成修改记录（见附录A）。管理体系文件的标识按管理手册规定执行,管理体系文件统一由经营管理部发放，并填写管理体系文件发放登记表（见附录B）。换版时，经营管理部收回原版文件，加盖“作废”章；收回的管理体系文件由经营管理部报管理者代表批准后统一销毁。 5.4 工程项目类文件控制工程项目文件的控制按照

8、基本建设项目档案资料管理暂行规定和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范的要求执行。工程项目文件和工程项目档案的管控要与工程项目建设进程同步进行，项目档案的移交要与工程实体的交付同步进行。项目部档案资料向业主移交按主合同及其附件的规定执行；项目部档案资料向公司档案室归档按公司工程项目档案管理制度的规定执行。实行总承包的，应以合同的方式明确并在产品实现过程中督促各供方在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理和保管工作，并在分包工程完工时交我公司汇总、鉴别、整理，以便竣工时向顾客（业主）移交完整、准确、系统、规范的项目档案资料。5.5 各类记录的控制记录是一种特殊形式的文件，对

9、其控制按记录控制程序有关规定执行。6 电子文档的控制要点a) 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。b) 电子文件的整理、归档，应按公司电子档案管理制度的有关规定执行。7 计算机专用软件的管理a) 软件的购置使用部门需要工程设计、管理专用软件时，由经办人在公司局域网固定资产及无形资产（软件）管理信息平台上进行审批，完成购置申请。b) 软件的验收与登记专用软件完成上述审批手续后，可拆包安装

10、专用软件，经试用无误，即行验收。经办人到信息中心办理归档登记手续，填写受控专用软件归档登记表（见附录C）。c) 软件升级或换版专用软件需要升级或换版时，使用部门仍应按上述规定执行，经批准后方可升级或换版，并在受控专用软件归档登记表的级别/版号栏处予以记录。d) 软件的保管、替代、失效已购专用软件的，原始安装盘应保存在信息中心。需要光盘运行的，使用拷贝件，使用部门应妥善合理使用保管，并填写受控专用软件借用登记表（见附录D）。对被替代、过时失效或部件受损、无法修复使用的专用软件，由使用部门提出报废申请，按公司固定资产管理办法的规定执行。批准并办理报废后，该软件应从受控专用软件归档登记表中删除。e)

11、 公司的专用软件不得擅自复制、外借、外传。8 相关文件管理手册、法律法规获取、评价与使用程序、记录控制程序、工程项目档案管理制度、文书档案管理制度、电子档案管理制度、固定资产管理办法、技术资料管理办法以及基本建设项目档案资料管理暂行规定和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范。9 相关记录管理体系文件发放登记记录由经营管理部保存至本表失效。修改记录由经营管理部保存至文件失效。受控专用软件归档登记表由信息中心长期保存。受控专用软件借用登记表由信息中心长期保存。10 附加说明本程序文件由公司管理体系领导小组和文件编写小组共同提出；本程序文件由经营管理部起草并负责解释；本程序文件发布实施时间2011年6月15日。附录A 修改记录WJ-01 编号：文件编号修改日期修改码修改依据修改章节/页次修改内容：修改人： 审批人(管代)： 日期： 年 月 日附录B管理体系文件发放登记表WJ-02编号：序号文 件 名 称姓 名发放号领用人（签字）领用日期发放经办人： 附录C受控专用软件归档登记表WJ03编号：序号资产编号软件名称级别/版号出 版 单 位购进价格归档人签字日期附录D受控专用软件借用登记表WJ04 编号：序号资产编号软 件 名 称级别/版号借用人签字日期 页次 7/8