文秘培训(精简版)

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1、Company namePowerPoint Templateo把每一件简单的事做好就是不简单；o把每一件平凡的事做好就是不平凡。培培训内训内容容文秘职责文秘职责（关键词：沟通、协助）（关键词：沟通、协助）第一节、文秘职责第一节、文秘职责文秘职责一、目标与计划一、目标与计划二、协助管理二、协助管理三、日常事务三、日常事务 工作内容：工作内容：协助完成年度分项目标 编制和完成年度、月度、三天准备工作计划等各项计划，报部门负责人审核 计划变更的起草、报告和协助更改 协助计划实施的监督、检查、报告 工作内容：工作内容：文件的收发、报告的报批、存档；中心文件的编写、打印、下发、整理和归档 会议的通知、

2、记录、纪要的编写、收集、整理和归档，并对执行情况进行检查、报告 本部门各项数据的统计与上报 本部门考勤管理 本部门办公用品管理 工作内容：工作内容：协助部门负责人完成本部门的定岗定编 协助部门负责人完成岗位职责的划分与人员考核 协助部门负责人完善制度与流程文秘职责文秘职责（关键词：沟通、协助）（关键词：沟通、协助）第二节、目标与计划第二节、目标与计划目标与计划目标与计划（关键词：明确、协助）（关键词：明确、协助）岗位职责介绍岗位职责介绍（关键词：沟通、协助）（关键词：沟通、协助）制定目标时的注意事项？制定目标时的注意事项？o1、清晰原则，o2、科学合理o3、时间期限o4、落实目标并温习o5、目

3、标视觉化o6、设定详细的计划o7、坚持执行并不断检查目标与计划目标与计划（关键词：沟通、协助）（关键词：沟通、协助）计划工作的任务和内容计划工作的任务和内容目标与计划目标与计划（关键词：沟通、协助）（关键词：沟通、协助）目标与计划目标与计划（关键词：沟通、协助）（关键词：沟通、协助）第三节、会第三节、会 议议 管管 理理会议管理会议管理（关键词：目标、协作、落实）（关键词：目标、协作、落实）会议管理会议管理（关键词：目标、协作、落实）（关键词：目标、协作、落实）定义定义功能功能要求要求 会议是由一些相关的，经选择的人员参加，他们需贡献自己的才智，讨论与他们的兴趣和工作相关的问题，并形成一定的决

4、定。提供信息收集信息解决问题宣传政策培育训练会议管理会议管理（关键词：目标、协作、落实）（关键词：目标、协作、落实）做好会议的记录工作做好会议的记录工作会议记录人员应具备的职业素质：会议记录人员应具备的职业素质：o反应快对问题迅速做出反应o书写速度快o知识面广对专业术语有所反应o记忆力强记住发言者所说的前因后果o组织能力强o倾听能力强o总结能力强会议管理会议管理（关键词：目标、协作、落实）（关键词：目标、协作、落实）会议记录的内容：会议记录的内容：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定

5、调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。如何快速记录会议内容如何快速记录会议内容1、剔除无关紧要的讲话内容2、剔除无关紧要的句子成分（延缓性、修饰性）3、搁置自己可以回忆的内容（理论、故事）4、搁置自己可以查询的内容（政策、数据）5、搁置自己可以推测的内容宁断毋拖、宁疑毋缺、宁缺毋错第四节、公文拟写与处理第四节、公文拟写与处理公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）通用公文通用公文(正式、内部正式、内部)专用公文专用公文按行文（传递）方向按行文（传递）方向上行公文上行公文下行公文下行公文平行公文

6、平行公文按形成、使用领域按形成、使用领域分类分类公文的分类公文的分类公文拟写与处理公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）1正式通用公文：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。2.内部通用公文：企业内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。3专用公文：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。4上行公文：指下级机关向上级领导机关汇报工作、反映情况、请示问题时使用的公文。上行公文有两种：报告和请示。但函有时也用作上行文,如向上级咨询问题或请求答复问题的函。5平行公文：指平级机关

7、或不相隶属机关之间相互商洽工作、在互通情况、协调关系时使用的公文。平行公文有两种：函和议案。函在一般情况下属于平行文，即平级机关往来的函。但作为上级机关答复下级机关的复函或发给下级机关讨论的议案属于下行文。下级机关向上呈送的函属于上行文。6下行公文：下行公文是指上级机关对下级机关制发的，用以发布和传达方针、政策，安排和部署工作等情况使用的公文。国务院办公厅规定的 13 种公文中，下行公文有 9 种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要。公文拟写与处理公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）明确发文主旨明确发文主旨收集有关资料收集有关资料

8、拟出题纲，安排结构拟出题纲，安排结构落笔起草，拟写正文落笔起草，拟写正文反复检查，认真修改反复检查，认真修改公文拟写的基本步骤公文拟写的基本步骤公文拟写与处理公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）步骤一、步骤一、明确发文主旨明确发文主旨1、文件的中心内容是什么？、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善、主要提出目前情况怎样、存在哪些问题等。2、根据文件内容，准备采用什么文种？、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。3、明确文件发送范围和阅读对象。、明确文件发送范围和阅读对象。4、明确发文

9、的具体要求。、明确发文的具体要求。例如：是要求对方了解，还是要求对方答复等。步骤二、收集有关资料，进行调查研究步骤二、收集有关资料，进行调查研究 发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题收集材料。当然，这也要根据具体的情况。例如，通知、公告，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究工作。公文拟写与处理公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）步骤三、拟出提纲，安排结构步骤三、拟出提纲，安排结构提纲是文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。步骤四、落笔起草、拟写正文步骤四、落笔起草、拟写正文结构安排好后

10、，拟写正文。写作中注意两点：1、要观点鲜明，用材得当。用语不能含糊不清，模棱两可。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。2、要语句简练，交代清楚。公文拟写与处理公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）步骤五、反复检查，认真修改步骤五、反复检查，认真修改自古以来，好文章都是要经过反复修改的，写文件也一样，尤其是重要文件，往往要经过几次修改才能通过。公文的检查修改主要从五个方面入手：主题、观点、材料、结构、语言。总之，发文必须明确采取什么

11、方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。公文拟写与处理公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）正式公文主要由三大部分组成（文头、正文、文尾文头、正文、文尾）文头文头正文正文文尾文尾4 4、文件版头、文件版头5 5、发文字号、发文字号 6 6、签发人、签发人7、标 题8、题 注9、主送单位：10、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX11、附件说明：12、发文署名13、成文日期14、盖章15、主题词16、抄送单位17、印发说明（印发单位和时间）18、页码公

12、文格式公文格式公文拟写与处理公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）o开头用语：为（了）、关于、由于等o结尾用语：为要（盼）、特（专）此通知o称谓用语：本人、本公司、你局、贵方、该公司、该项目o承启用语：为（对、因、据）此、鉴于、总之、以上等o经办用语：经、已经、业经、现经、兹经等o征询用语：当否、妥否、是否可行、意见如何等o期请用语：期、盼、拟请、恳请、报请、特请等公文结构用语公文结构用语公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）定义：请示是就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用 的上行公文。使用范围使用范围向上级机关 请求指示向

13、上级机关 请求批准特特 点点请求性单一性隶属性紧迫性请求批复性请求批转性分分 类类请示请示公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）1、向上级机关请求指示（当否，请指示）；2、向上级机关请求批准（请审核批准；妥否，请批复）；3、需请求上级给予明确或具体解释的重大问题；4、工作中遇到疑难，请求上级给予指示，或某项工作遇到困难，请求上级给予支持；5、工作中遇到新情况、新问题，无章可循；6、本单位意见分歧，需上级做出裁决；7、超出本单位工作权限范围的事项；8、本单位特殊情况，无法统一执行上级要求，需要变通处理；9、上级规定必须请示的问题。请示的使用范围：请示的使用范围：

14、公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）缘 由（主旨、行文目的、依据）（理论依据、事实依据。理由要充分，一是必要，二是可能）事 项（分条列项）结 语（公文专用语）以上事项，请明示；特此报请核批；以上请示，请予审核批准；妥否，请批复。请示的写作模式：请示的写作模式：公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）请示行文的注意事项：请示行文的注意事项：1、不与报告混用；2、不相隶属不行请示；3、不越级；4、不要多头请示，请示不能直接送上级主管领导个人；5、坚持“一文一事，一事一文”；6、不同时抄送下级。7、请示的理由要充分；行文语气要谦敬，

15、分寸得当；联合请示的，要搞好会签；事关重大或时间性较强的请示，可以提出几个方案供上级机关选择，便于上级迅速批复；不要事事请示，在自己职权范围内可以解决的问题不要请示。请示行文注意事项：请示行文注意事项：公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）例：例：计划处关于购买办公桌椅的请示办公室：由于本科室新到两名大学生需要购买以下办公用品：1、办公桌二个。2、椅子二把。3、钢笔二只。4、笔记本二本。妥否，请批示。计划处 二O O X 年 XX 月 XX 日 语言表述方面1、我们的请示已送去一个多月，你

16、们为什么迟不予批复？口气骄横。改为：我单位请示已于月日报送你单位，至今尚未得到批复。2、贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。以上区区小事，谅贵校不难解决。过于酸腐，不是现代书面用语。改为：贵单位物力人力都较充足，希望此事大力援助为盼。公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）公文写作错误分析公文写作错误分析过于口语化。改为：此款由你单位自行解决。时间、地点要素模糊，使用不适当的修辞。改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室过于口语化。改为：在全体同志的共同努力下 3、这笔钱怎么解决，你们看着办好了。4、会议时间是午睡以后，地点在宽敞明

17、亮的二楼大会议室5、这项工作经过咱们大家的共同努力公文写作公文写作（关键词：简明、准确、实用）（关键词：简明、准确、实用）第五节、办公软件第五节、办公软件办公软件办公软件办公软件办公软件内容：1、OA办公软件的应用。2、office办公软件的应用。3、打字速度。第六节、日常事务第六节、日常事务事务管理事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）（关键词：整洁、高效、有条理）事务管理事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）（关键词：整洁、高效、有条理）办公环境管理办公环境管理 6常管理常管理事务管理事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）（关键词：整洁、高效、有条理）分类的目的是：改善和增加作业面积；现场

18、无杂物，行道通畅，提高工作效率；减少磕碰的机会，保障安全，提高质量；消除管理上的混放、混料等差错事故；有利于减少库存量，节约资金；改变作风，提高工作情绪。就是将物品分为就是将物品分为2类：一类是有用的，一类是无用的。有用的留下，无用的类：一类是有用的，一类是无用的。有用的留下，无用的处理掉。处理掉。常分类：常分类：就是把不再用的东西清理掉，把分类好的物品摆放整齐。为了减少整理的次数，所就是把不再用的东西清理掉，把分类好的物品摆放整齐。为了减少整理的次数，所有物品摆放好后贴上标签，划定摆放区域。这就是常说的物品有物品摆放好后贴上标签，划定摆放区域。这就是常说的物品“有名有家有名有家”。整理活动的

19、要点是：物品摆放要有固定的地点和区域，消除因混放而造成的差错；物品摆放地点要科学合理；摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。常整理：常整理：事务管理事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）（关键词：整洁、高效、有条理）常清洁：常清洁：就是对常分类、常整理、常清洁的成果进行维护。做到不用分类的分类，不用整理就是对常分类、常整理、常清洁的成果进行维护。做到不用分类的分类，不用整理的整理，不用清洁的清洁。的整理，不用清洁的清洁。常维护就是连续地、反复不断地坚持常分类、常整理和常清洁活动，并对以上三常的实施效果进行检查评估，以保障以上三常的有效运行。常维护：常维护：就是把物品整理后会空出一些空

20、间，要做清洁工作，以保证所有地方干净、卫生。就是把物品整理后会空出一些空间，要做清洁工作，以保证所有地方干净、卫生。清洁活动的要点是：天天清洁，不留死角检查清洁过后是不是干净，物品摆放是否到位，设施、设备是否正常运转维修设施、设备出现的问题事务管理事务管理（关键词：）（关键词：）常规范：常规范：通过经常不断的教育，加强员工的自律性，使全员养成良好的通过经常不断的教育，加强员工的自律性，使全员养成良好的“六常六常”习惯习惯经常探讨，将工作做好常教育：常教育：建立起规范化和制度化的标准，确保人人有责，提高整体素质，这一项是该方法成建立起规范化和制度化的标准，确保人人有责，提高整体素质，这一项是该方

21、法成败的关键。败的关键。确切而言，常规范就是规范大家的操作标准和行为习惯事务管理事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）（关键词：整洁、高效、有条理）办公室办公室6 6常管理操作步骤：常管理操作步骤：将办公室的物品分为三类：抛掉不用的物品，留下可环保回收的物品固定位置存放，及使用中的物品将物品分别贴上标签，固定合适的位置，做到有名有家公司大扫除，清洁隐藏的角落，及清洁技巧规定明确清洁卫生制度及落实负责人公司内部按照集中存放方法，颜色管理办法，私人物品管理等方法实施六常研究工作计划及成效，实行办公室下班前一分钟六常规定档案管理档案管理（关键词：规范、完整、便于使用）（关键词：规范、完整、便于使用）

22、档案管理档案管理档案管理档案管理（关键词：规范、完整、便于使用）（关键词：规范、完整、便于使用）在工作时常常会遇到的情况？*必要的资料忘记收到什么地方去了，不能立即调出来*文件柜内装满了旧资料，处理不了*相同的资料在同一文件柜内分好几处存放*由于主管资料的人缺席，他主管的文件不知收到哪里，以致影响了工作的进展*在进行业务交接时，不能顺利地进行工作交接档案管理档案管理（关键词：规范、完整、便于使用）（关键词：规范、完整、便于使用）档案管理档案管理对象对象2 2、公司的技术、标准文件、公司的技术、标准文件1 1、公司的证照、印信、合同等相关文件、公司的证照、印信、合同等相关文件4 4、人力资源管理

23、相关文件、人力资源管理相关文件6 6、其他需要留存的文件、其他需要留存的文件3 3、公司的制度、流程、公司的制度、流程5 5、部门内部的管理文件、部门内部的管理文件档案管理档案管理（关键词：规范、完整、便于使用）（关键词：规范、完整、便于使用）1、制定档案利用权限2、建立档案存、取记录收集收集整理整理存档存档利用利用档案管理程序档案管理程序1、分类2、分件3、排序4、装订1、建立总、分目录2、妥善存放，随时更新1、文件形成后及时收集2、保证收集档案的完整性档案管理档案管理（关键词：规范、完整、便于使用）（关键词：规范、完整、便于使用）档案的分件：档案的分件：一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。特殊情况：正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件；式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件;正文与文件处理单，为一件；正文与发文稿纸，为一件；装订顺序：装订顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文版本在前，其它文种版本在后；发文稿纸在前，正文在后；文件处理单在前，正文在后档案的分类：档案的分类：先按照类别分后按照时间分课程结束，谢谢！课程结束，谢谢！演讲完毕，谢谢观看！