政府机关常用公文写作

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1、12 一、一、机关公文概说机关公文概说 （一）公文的定义（一）公文的定义 公文是党政机关、企事业单位和社会团体在管公文是党政机关、企事业单位和社会团体在管理过程中所形成的具有理过程中所形成的具有法定效力法定效力和和规范体式规范体式的文书，的文书，是是依法行政依法行政和进行和进行公务活动公务活动的重要工具。的重要工具。3（二）机关公文规范化的具体内容（二）机关公文规范化的具体内容 公文处理的规范化公文处理的规范化 文种使用的规范化文种使用的规范化 文面格式的规范化文面格式的规范化 行文规则的规范化行文规则的规范化 公文写作的规范化公文写作的规范化4 （三）公文处理的任务（三）公文处理的任务 发文

2、办理、收文办理、公文管理发文办理、收文办理、公文管理 1、发文办理的程序及要求、发文办理的程序及要求 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发登记、分发 2、收文办理的程序及要求、收文办理的程序及要求 签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办办 3、公文管理的程序及要求、公文管理的程序及要求 归档、清退和销毁归档、清退和销毁5 二、二、文种使用的规范化文种使用的规范化 1 1、法定公文与事务性文书的区别法定公文与事务性文书的区别公文公文 （广义）（广义）6 二、二、文种使用的规范化文种使用的规范化 1 1、法定公文

3、与事务性文书的区别法定公文与事务性文书的区别 事务文书事务文书 公文公文 法定公文法定公文（广义）（广义）7 二、公文二、公文文种使用的规范文种使用的规范 （一）（一）法定公文与事务性文书的区别法定公文与事务性文书的区别 工作计划、工作总结、工作报告、工作计划、工作总结、工作报告、事务文书事务文书 述职报告、调查报告、讲话稿、述职报告、调查报告、讲话稿、演讲稿、倡议书、申请书、表扬信演讲稿、倡议书、申请书、表扬信公文公文 命令（令）、决定、议案、公告、命令（令）、决定、议案、公告、法定公文法定公文 通告、通知、通报、请示、批复、通告、通知、通报、请示、批复、（狭义）（狭义）意见、报告、函、会议

4、纪要意见、报告、函、会议纪要 （广义）（广义）8 （二）（二）公文文种及其使用范围公文文种及其使用范围 命令：国家领导机关强制性、领导性公文。命令：国家领导机关强制性、领导性公文。决定：对重大问题、重要事项作出安排或决策决定：对重大问题、重要事项作出安排或决策 公告：政府机关向国内外发布重大消息公告：政府机关向国内外发布重大消息 通告：政府职能部门向一定的人群发布应当遵守通告：政府职能部门向一定的人群发布应当遵守的事项的事项 请示：向上级领导机关请求指示、批准请示：向上级领导机关请求指示、批准 报告：向上级领导机关汇报工作、反映情况报告：向上级领导机关汇报工作、反映情况 批复：用于答复下级机关

5、请示事项的下行文批复：用于答复下级机关请示事项的下行文9 通知：传达指示、布置工作、周知事项通知：传达指示、布置工作、周知事项 通报：表扬先进、批评错误、传达重要情况或精通报：表扬先进、批评错误、传达重要情况或精神神 函：机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，函：机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时使用向有关主管部门请求批准时使用 会议纪要：传达会议议定事项、要求与会单位共会议纪要：传达会议议定事项、要求与会单位共同遵守和执行。（联席会常用）同遵守和执行。（联席会常用）意见：对重要问题提出见解和处理办法意见：对重要问题提出见解和处理办法 议案：向会议提交的文案，需会议

6、通过议案：向会议提交的文案，需会议通过10 （三）几种常用公文使用上的区别（三）几种常用公文使用上的区别 1 1、公报、公告、通告、公报、公告、通告 公报：党委系统用、向国内外发布重大消息公报：党委系统用、向国内外发布重大消息 公告：政府机关用、向国内外发布重大消息、具公告：政府机关用、向国内外发布重大消息、具有新闻性、已然性、告知性有新闻性、已然性、告知性 通告：政府职能部门用、向一定的人群发布、具通告：政府职能部门用、向一定的人群发布、具有专业性、未然性、执行性有专业性、未然性、执行性 2 2、请示、报告、意见、请示、报告、意见 请示：向上级领导机关请求指示、批准请示：向上级领导机关请求指

7、示、批准 报告：向上级领导机关汇报工作、反映情况等报告：向上级领导机关汇报工作、反映情况等 意见：对重要问题提出见解和处理办法意见：对重要问题提出见解和处理办法 11 请示与报告的区别：请示与报告的区别：行文目的不同行文目的不同 行文内容不同行文内容不同 行文时间不同行文时间不同 请示的使用范围：请示的使用范围：本单位无权办理的本单位无权办理的 本单位无力办理的本单位无力办理的 本单位不知如何办理的本单位不知如何办理的 12 意见与决定的区别：意见与决定的区别：中共中央关于加强老龄工作的决定中共中央关于加强老龄工作的决定 政策性、原则性、宏观部署政策性、原则性、宏观部署 自治区党委、自治区人民

8、政府关于进一步自治区党委、自治区人民政府关于进一步加强我区老龄工作的意见加强我区老龄工作的意见 贯彻性、实施性、具体对策贯彻性、实施性、具体对策 意见意见上行文、下行文、平行文都能用上行文、下行文、平行文都能用 13 3 3、请示、函（请示性函）、请示、函（请示性函）请示请示上级领导机关上级领导机关 函函不相隶属的有关主管部门不相隶属的有关主管部门 4 4、命令、决定、通知、通报、命令、决定、通知、通报 国家国家 省、市省、市 部门部门 任免令任免令 任免决定任免决定 任免通知任免通知 嘉奖令嘉奖令 表彰决定表彰决定 表彰通报表彰通报14 三、公文三、公文格式及行文规则格式及行文规则 文面格式

9、及各项要素文面格式及各项要素 1516 附：主题词的标注附：主题词的标注 1、按国务院颁布的、按国务院颁布的主题词表主题词表标注标注 2、按类别词、类属词、文种标注、按类别词、类属词、文种标注 3、主题词不宜过多、主题词不宜过多 例：例：国务院关于抓好春耕生产的通知国务院关于抓好春耕生产的通知 主题词：农业主题词：农业 春耕生产春耕生产 通知通知 关于深化科学技术体制改革的决定关于深化科学技术体制改革的决定 主题词：科技主题词：科技 体制体制 改革改革 决定决定 17 （二）行文规则的规范化（基本内容）（二）行文规则的规范化（基本内容）1 1、严格控制行文数量：、严格控制行文数量：（1）行文应

10、确有必要；）行文应确有必要；（2）上级部门向下级政府行文限以）上级部门向下级政府行文限以“函函”的形式；的形式；（3）部门内设机构除办公厅（室）外不）部门内设机构除办公厅（室）外不 得对外正式行文。得对外正式行文。182 2、根据机关之间的工作关系准确行文、根据机关之间的工作关系准确行文 机关之间的工作关系有四种：机关之间的工作关系有四种：领导被领导关系领导被领导关系 指导被指导关系指导被指导关系 平行关系平行关系 不相隶属关系不相隶属关系19 3 3、选择适宜的行文方式、选择适宜的行文方式 行文方式有四种：行文方式有四种：逐级行文逐级行文 多级行文多级行文 越级行文越级行文 直接行文直接行文

11、20 4 4、正确选择主送机关和抄送机关：、正确选择主送机关和抄送机关：（1 1）向下重要行文应抄送直接上级机关；）向下重要行文应抄送直接上级机关；（2 2）请示性公文只写一个主送机关；）请示性公文只写一个主送机关；（3 3）请示性公文不能主送领导者个人；）请示性公文不能主送领导者个人；（4 4）受双重领导的机关应写明主送或抄送）受双重领导的机关应写明主送或抄送 机关。机关。21 5 5、联合行文的注意事项：、联合行文的注意事项：级别相近或相等；级别相近或相等；应明确主办部门；应明确主办部门；应协商一致方能行文。应协商一致方能行文。22分析例文分析例文 ：县教育委员会县教育委员会 关于修建县一

12、中新教学楼的请示报告关于修建县一中新教学楼的请示报告 教字（教字（0909）0808号号 县党委、县人民政府：县党委、县人民政府：我县第一中学原有的教学楼已属危房，为适应教育事业的我县第一中学原有的教学楼已属危房，为适应教育事业的发展，经研究决定，拟在该校新建教学楼一幢，需要资金发展，经研究决定，拟在该校新建教学楼一幢，需要资金万元。现已筹集万元。现已筹集万元，尚缺万元，尚缺万元。请求县政府给予财政万元。请求县政府给予财政划拨解决。划拨解决。特此报告特此报告 县教育委员会县教育委员会 2011.9.82011.9.82022年10月17日23 四、常用公文的写作规范四、常用公文的写作规范 20

13、22年10月17日24 （一）公文写作者应具备的特别素质一）公文写作者应具备的特别素质 要有对上级精神和领导意图的理解能力要有对上级精神和领导意图的理解能力 要有丰富的工作经验和对全局工作的把握能力要有丰富的工作经验和对全局工作的把握能力 要有对本单位职权范围的准确了解要有对本单位职权范围的准确了解 要有一定的文字功底要有一定的文字功底25（二）常用公文的基本结构及写作规律（二）常用公文的基本结构及写作规律 基本结构格式：基本结构格式：大三段（框架）：标题、正文、落款大三段（框架）：标题、正文、落款 小三段（正文）：前言、主体、结语小三段（正文）：前言、主体、结语 26 几类公文的正文结构：几

14、类公文的正文结构：1、请示、请示 请示缘由请示缘由 请求事项请求事项 请示用语请示用语 真实、服人真实、服人具体、客观具体、客观谦恭、得体谦恭、得体2、批复、批复批复决定批复决定批复根据批复根据批复要求批复要求引述来文引述来文明确肯定明确肯定针对性强针对性强27 3、报告、报告 （1）工作汇报）工作汇报 基本情况基本情况 主要成绩主要成绩 不足之处不足之处 简要概括简要概括 分类归纳分类归纳努力方向努力方向（2）事件报告）事件报告事件概况事件概况原因责任原因责任处理意见处理意见概括叙述概括叙述明白确定明白确定切实可行切实可行28 （3）调查报告）调查报告 基本情况基本情况 典型经验典型经验 意

15、见建议意见建议 简要概括简要概括 分类归纳分类归纳努力方向努力方向（从数据中出观点、从数据中出观点、从事例中出观点从事例中出观点、从现象中出观点）从现象中出观点）294、通知、通知 （1）批转（转发）性通知）批转（转发）性通知 批转依据批转依据 内容引述内容引述 批转要求批转要求 （2）指示性通知）指示性通知 目的意义目的意义简单、明了简单、明了 工作指示工作指示具体、明确具体、明确 执行要求执行要求严肃、果断严肃、果断30 （3）会议通知）会议通知 通知事项通知事项 会议主题会议主题 参会要求参会要求31 5、会议纪要、会议纪要 会议概况会议概况 会议精神会议精神 会议要求会议要求 目的主题

16、、目的主题、主办主持、主办主持、时间地点、时间地点、人员层次人员层次研讨的问题、研讨的问题、决议或决定决议或决定 执行的要求、执行的要求、落实的事项落实的事项会议纪要的专用词语：会议纪要的专用词语：“会议要求会议要求”、“会议强调会议强调”、“与会与会 者认为者认为”、“大家一致表示大家一致表示”等等32 6、通报（决定）、通报（决定）主要事实主要事实意义评价意义评价表彰决定表彰决定叙事部分叙事部分议论部分议论部分说明部分说明部分（简略、概括）（简略、概括）（精确、恰当）（精确、恰当）（具体、明确）（具体、明确）33 7、工作总结、工作总结 基本情况基本情况 成绩收获成绩收获 努力方向努力方向

17、 全面综合全面综合 提炼观点提炼观点目标明确目标明确8、工作计划、工作计划指导思想指导思想目的要求目的要求任务指标任务指标步骤措施步骤措施简明扼要简明扼要明白确定明白确定具体可行具体可行34（二）主题内容的规范（二）主题内容的规范 1 1、公文标题概括要准确、公文标题概括要准确 公文标题拟制要求：公文标题拟制要求：（1 1）要能准确概括全文内容）要能准确概括全文内容 （2 2）要有）要有“机关机关”、“事由事由”、“文种文种”三项三项要素要素 （3 3）除法规、规章名称外，一般不加标点符号）除法规、规章名称外，一般不加标点符号35关于（关于（）的请示）的请示 国务院：国务院：考虑到对读者特别是

18、青少年读者的某些消极影响，考虑到考虑到对读者特别是青少年读者的某些消极影响，考虑到对纸张资源和印刷能力的使用分别轻重缓急，有些图书的品种对纸张资源和印刷能力的使用分别轻重缓急，有些图书的品种和印数都应当加以必要的控制。对此，文化部和国家出版局作和印数都应当加以必要的控制。对此，文化部和国家出版局作了一系列规定。但有些出版社片面追求利润了一系列规定。但有些出版社片面追求利润,不按有关规定执不按有关规定执行行,使该控制的图书得不到有效控制。此外使该控制的图书得不到有效控制。此外,有些非出版单位为有些非出版单位为了赚钱也滥编滥印图书了赚钱也滥编滥印图书,并且长期得不到制止。为了贯彻党的并且长期得不到

19、制止。为了贯彻党的出版方针出版方针,加强出版管理加强出版管理,除继续加强行政措施之外除继续加强行政措施之外,我们考虑我们考虑辅之以经济制裁的办法。经与财政部和国家工商行政管理局商辅之以经济制裁的办法。经与财政部和国家工商行政管理局商量量,拟作如下规定：拟作如下规定：.36 例：例：（1）关于扶贫救灾工作的请示报告）关于扶贫救灾工作的请示报告 （2）省人民政府年重点抓好省人民政府年重点抓好件实事件实事 （3）关于开展）关于开展“教学质量年教学质量年”活动，全面活动，全面推动党校工作的通知推动党校工作的通知 37 （4 4）转发转发关于印发胡锦涛同志和张关于印发胡锦涛同志和张全景同志在全国机关党的

20、建设工作座谈会上全景同志在全国机关党的建设工作座谈会上的讲话的通知的讲话的通知的通知的通知 （5 5）关于转发关于转发关于印发关于印发张全景同张全景同志关于信息工作的谈话要点志关于信息工作的谈话要点和和全国省区全国省区市党委组织部信息督查工作座谈会纪要市党委组织部信息督查工作座谈会纪要的的通知通知的通知的通知 38 2、主要内容表述要严密主要内容表述要严密 例：根据以下材料及要求撰写公文例：根据以下材料及要求撰写公文 近来，某校教学区不断有外来机动车辆驰入，近来，某校教学区不断有外来机动车辆驰入，学校因工作需要也有车辆驰入教学区。驰入教学区的学校因工作需要也有车辆驰入教学区。驰入教学区的车辆，

21、有的超速行驰，有的乱鸣喇叭，还有的乱停乱车辆，有的超速行驰，有的乱鸣喇叭，还有的乱停乱放，打破了教学区的宁静，干扰、防碍了正常的教学放，打破了教学区的宁静，干扰、防碍了正常的教学秩序。为解决这一问题，请以该校的名义撰写一份通秩序。为解决这一问题，请以该校的名义撰写一份通告，标题及事项自拟。告，标题及事项自拟。关于严禁机动车驶入教学区的通告关于严禁机动车驶入教学区的通告禁止禁止 限制限制 加强管理加强管理39 3、主要事实概括要集中主要事实概括要集中 （一文一事、片言居要）（一文一事、片言居要）4、观点结论提炼要有思想性观点结论提炼要有思想性 从数据中出观点从数据中出观点 从事例中出观点从事例中

22、出观点 从现象中出观点从现象中出观点40l “2000年全国年全国60岁以上人口为岁以上人口为1.3亿，占全国总人口的亿，占全国总人口的10.3%”；l “2000年广西为年广西为480万，占全区万，占全区总人口的总人口的10.69%”。l 41（三）语言风格的规范（三）语言风格的规范 公文的语体特征（语言要求）：公文的语体特征（语言要求）：庄重、准确、庄重、准确、简明、平实简明、平实42 一个将写入国史的逗号一个将写入国史的逗号 “国家为了公共利益需要，可以依照法律国家为了公共利益需要，可以依照法律规定对土地实行征收或者征用，并给予补偿。规定对土地实行征收或者征用，并给予补偿。”“国家为了公

23、共利益需要，可以依照法律国家为了公共利益需要，可以依照法律规定对土地实行征收或者征用并给予补偿。规定对土地实行征收或者征用并给予补偿。”43 例文：例文：“年月日下午两点多钟，我年月日下午两点多钟，我们厂设备科的王们厂设备科的王和张和张两位师傅，偷着两位师傅，偷着把三吨铲车开出大门，打算干点私活。车子开把三吨铲车开出大门，打算干点私活。车子开到到路口，路口，看见前面有一辆卡车卸货档道看见前面有一辆卡车卸货档道，王王心里一慌，打轮过猛，一下子就把心里一慌，打轮过猛，一下子就把站在车上的张站在车上的张甩下车去，甩下车去，张张当时就当时就昏了过去，昏了过去，马上送到医院抢救，到现在还没马上送到医院抢

24、救，到现在还没有脱离危险。有脱离危险。”44 1、注意语言的庄重性、注意语言的庄重性 不用方言土语、不用口语俗语不用方言土语、不用口语俗语 语调坚定、格调严肃语调坚定、格调严肃 恰当使用文言词语和文言句式恰当使用文言词语和文言句式 将、为盼、为荷、为要；拨冗出席将、为盼、为荷、为要；拨冗出席 凡凡者、逾期者、逾期者者 45 2、注意语言的准确性注意语言的准确性 选用含义明确、范围确定的词语选用含义明确、范围确定的词语 合法收入、劳动收入合法收入、劳动收入 上级、上一级上级、上一级 遵照执行、参照执行遵照执行、参照执行 选用界限清楚、不生歧义的词语选用界限清楚、不生歧义的词语 5 5月月1010

25、日前来报到日前来报到 A A先生和先生和B B先生的法律顾问来到这里先生的法律顾问来到这里 46 选用褒贬得当、符合实际的词语选用褒贬得当、符合实际的词语精心选用同义词。精心选用同义词。准确使用模糊语言准确使用模糊语言外延不确定外延不确定、内涵有特指的语言、内涵有特指的语言 原则上、基本上、相当数量、种种原因、原则上、基本上、相当数量、种种原因、恰当的时候等恰当的时候等 顽强、顽固；成果、后果；勤奋、勤快、顽强、顽固；成果、后果；勤奋、勤快、勤勉、勤恳勤勉、勤恳 47 3、注意语言的简明性注意语言的简明性 删繁就简，使用短句删繁就简，使用短句 不用空话、套话、废话不用空话、套话、废话 使用概括

26、性的语言使用概括性的语言 正确使用简称及缩略语正确使用简称及缩略语 48 4 4、注意语言的平实性注意语言的平实性 使用自然、通俗的语言使用自然、通俗的语言 不要打破语言习惯不要打破语言习惯 注意语言的不同风格，上下行文语注意语言的不同风格，上下行文语言得体言得体 “有真意、去粉饰、少做作、勿有真意、去粉饰、少做作、勿买弄买弄”（鲁迅）（鲁迅）49 笔下有财产万千笔下有财产万千 笔下有人命关天笔下有人命关天 笔下有是非曲直笔下有是非曲直 笔下有毁誉忠奸笔下有毁誉忠奸 5051例文：例文：金州市全民义务植造经济林木工作计划金州市全民义务植造经济林木工作计划 一、指导思想一、指导思想 根据全国人大

27、通过的根据全国人大通过的关于开展全民义务植树活动的决议关于开展全民义务植树活动的决议，市政府决定今春，市政府决定今春开展一次大规模的义务植造经济林木的活动。为此，特制定如下计划。开展一次大规模的义务植造经济林木的活动。为此，特制定如下计划。二、任务与要求二、任务与要求 （一）我市今春计划植造经济林木（一）我市今春计划植造经济林木500万株。要求每人平均完成万株。要求每人平均完成13株。栽下后株。栽下后要保证成活。要保证成活。（二）以市政府为领导，以各城区为单位，将任务具体落实到人。（二）以市政府为领导，以各城区为单位，将任务具体落实到人。（三）各机关、团体的领导要带头，并指定专人负责此项工作。（三）各机关、团体的领导要带头，并指定专人负责此项工作。三、措施和步骤三、措施和步骤 （一）于（一）于2月下旬召开一次工作会议月下旬召开一次工作会议 （二）抽调（二）抽调20名干部到植造经济林木工作第一线具体指导工作。名单附后。名干部到植造经济林木工作第一线具体指导工作。名单附后。（三）加强对该项工作的领导，认真解决工作中存在的问题。（三）加强对该项工作的领导，认真解决工作中存在的问题。金州市人民政府金州市人民政府 二二00二年一月五日二年一月五日