Office办公软件学习资料(零基础)

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1、Office XP办公自动化软件Office XP 主要包括：字处理软件 Word、Excel、PowerPoint 等应用程序。它们具有统一的界面、相似的常用工具栏及大同小异 的操作方法，只是各自的侧重点有所不同。Word是文字处理软件。它集成文字处理、表格处理和图形处理于一 体，汇集了对各种对象的处理工具，使图片、图表、表格、艺术字 等的处理得心应手。Excel是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。它不但能实 现电子表格数据处理，也具有数据库管理、统计图表自动生成等功 能。PowerPoint是创作电子演示文稿的软件。利用它可以方便地制作出 集文字、图形、图像、声音、视频和动画于一体的

2、多媒体演示文稿。一、Word特点1对文档提供了多种查看方法；如：普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、文档结构图、全屏显示、Web页预览、打印预览等。2. 具有专业级的表格处理功能；3. 使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字处理；4. 具有功能很强的数学公式编辑器；5具有多种类型文件的转换功能。二、窗口介绍菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。注：工具栏的显示与隐藏（视图一工具栏一各种工具栏。）三、页面设置：“文件”一“页面设置”。1. 纸张的大小（常用的纸张：A3、8K、B4、A4、16K、B5。）2. 设置页边距：调整正文到纸张边界大2小。四、文档编辑1

3、. 建立文档（Ctrl + N）（1）录入文字，录入时不要排版，每（）1 一段敲一次回车，每段前空两个汉字位置。（2）特殊符号录入：“插入”一“符号”或用动态键盘。（3）显示/隐藏文档中的非打印符号。2保存文档（1）保存（Ctrl + S）（2）另存为3. 打开和关闭文件（打开：Ctrl + O）4. 文档选择基本方法(1) 拖动选择直接拖动是移动Ctrl +拖动复制(2) 选定区(栏)选择选择一行f单击行首的选定栏。选择一段一双击段首的选定栏。选择全文f三击选定栏(Ctrl + A)。(3) 矩形块选择：Alt +拖动。5. 基本编辑操作(1) 插入：单击定位插入点，直接输入文字。(2) 删

4、除：选中-“Dele te”(3) 恢复、撤消：Word能够撤消100步内所做的编辑操作(Ctrl + Z) (Ctrl + Y)。(4) 移动：选中f直接拖动。(5) 复制：选中一Ctrl +拖动。(6) 简捷菜单:选中一单击鼠标右键一选择相应的操作。注：Home/End光标移到一行行首/行尾Ctrl + Home/C trl + End光标移到文件行首/行尾Shift + Home/Sh ift + End选中当前光标位置到行首/行尾Shift + Ctrl + Home/Sh ift Ctrl + End 选中当前光标位置到文件首/文件尾五、字符格式设置：汉字字模、字体、字号的概念1.

5、字体：汉字的体式和风格，常用的字体有(书宋、仿宋、楷体和黑体四种)。字体同时又是区别版面中标题与正文，主要内容与一般内容的表达式。2. 字形：字的形态。例如：长形、扁形、粗笔、细笔等。3字号：字的大小规格。4. 字模：在铅字中字模是铸铅活字的模型，例如：铜模等。在计算机信息处理技术中，字模是字体、字形数字体的数据信息。5. 基线：无论一行字有多大或多小，字的底部总是在一条线上。* t民共和国例如：中华人民八六、字体字号的选用原则1. 书宋：SS笔画横平竖直，粗细适中，布局合理，使人看起来清晰爽目，久读不易疲劳，经试验统计表明，在同样字号，同样阅读条件下，书宋与其他字体 相比，阅读最省视力，所以

6、一般书刊的正文都用书宋体。另外印刷性好， 一般书籍正文都用5号字书宋。2. 楷体：K笔画接近于手写体，直接由古代书法发展而来，字体端正匀称。一般用于：(1)小学课本及幼教读物，选4号楷体。(2) 中小号标题、作者署名等，但用楷体作标题时，至少要比正文大一个字号。(3) 报刊中的短文正文。3仿 宋：F是古代印刷体，笔画粗细一致。一般用于：作中、小号标题。报刊中的短文正文。小4号、4号、3号字的文件。(4) 古典文献和仿古版面。4黑 体：H横竖笔画粗细相同，平直粗黑。般用于：(1)各级大、小标题字，封面字。(2 )正文中要突出的部分。5. 小标宋：XBS笔画横细竖粗，刚劲有力，笔锋突出，是华光系统

7、基本字模中理想的 排大、小标题字、封面字的字体。6报 宋: BS字形方正、笔画比书宋细，比仿宋粗，排报纸版心字，用小五号或六号 报宋。7段落格式：完成段落内部、段落之间的格式处理。(1) 段落标记符(2) 调整段落中的行距、段落之间的间距：“格式”一“段落”。(3) 首字下沉：“格式”一“首字下沉”。(4) 缩进(用标尺)：首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进(“Alt” +拖动：微移)。8. 页码设置(1) 插入：“插入”一“页码”。(2) 删除：任选某一页页码删除，全部的页码都删除。9. 页眉和页脚：“视图”一“页眉和页脚”。创建不同的页眉和页角(1) 必须先在需要使用不同页眉页脚的文档处插入一

8、个分节符。(2) 在页眉工具栏上“同前”按钮，断开和前一节的连结。(3) 然后才能为该节创建新的页眉和页角。首页：开始页设置10. 拼写检查：“工具”一“拼写和语法”(F7)。11. 脚注和尾注：“插入”一“引用”一“脚注和尾注” (Ctrl+Alt + F/Ctrl+Alt + D)。12. 字符加圈：“格式”一“中文版式”一“带圈字符”。七、表格编辑五、表格编辑1. 显示“表格与边框”工具栏。2. 单击“插入表格”工具栏，插入任意行列表格。强迫表格折分：Ct rl+Shif t+En ter强迫表格折页：Ct rl+En ter3. 增加行：将光标移到表格最后右侧回车符处回车即可。4. 增

9、加列：用拆分单元格或用铅笔画竖线即可。5. 调整行高与列宽：鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。6. 单元格的拆分、合并：“表格和边框”工具栏一“合并” “拆分” 按钮或用快捷方式。7. 单元格内容的调整。8. 更改单元格间距一“选项” 一允许调整单元格间距一输入数值9. 绘制斜线表头：“表格”一“绘制斜线表头”或用铅笔画。10. 连续排表题：选择表题彳表格表题行重复。11. 将表格转化成文本、或将文本转化成表格。将表格转化成无格式文本：复制一编辑一选择性粘贴一形式六、分栏与图文混排1分栏：选定要分栏的内容一“格式”一“分栏”2. 图文处理：单击定位插入点一 “插入”一“图片” 一选择所

10、需的图片。3. 文本框：“插入”一“文本框”。文本框的链接和断开：4. 艺术字体：常用工具栏一 “绘图”按钮一“插入艺术字”。5.数学公式：“插入”一“对象” 一选择“Microsoft公式3.0”选项。例:竺-f7 xdx x 3 y 38 iii注：Ctrl + （ f微移Shif强制画正方形、正圆Ct rl以当前点为中心横、竖冋时扩大Shif + Ctrl以当前点为中心横、竖冋时扩大并强制画正方形、正圆附加内容1水 印:在文档的背景设置一些隐约的文字或图案。(1) “视图”一“页眉和页脚”一“显示/隐藏文档文字”(2) 插入图片或艺术字。(3) 利用“图象控制”改变图形的颜色，环绕方式设

11、置为“无环绕”(4) 关闭“页眉和页脚”工具栏，在文档的每页将看到水印。2.邮件合并：“工具”一“信函与邮件”一“邮件合并向导”资料1:学号姓名高数英语物理政治家长姓名家庭住址邮编01001001理想80859177理由北京100100101001002李黎明82798770李建设西安71041001001003解晓文57906580解大明天水74110001001004闫岩92839093闫立军太原03005601001005张樟76588190张国庆石河子83210001001006李亚菲86937565李成功成都610101资料2：成绩通知单家长：您好！现将同学本学期学习成绩报告如下，希

12、望您督促同学利用假期复习，温习功课，迎 接新学期的到来。高数：英语：物理：政治：此致敬礼XX大学信息工程学院2005年11月4日3. 公章（利用绘图工具）4. 制表位设定（几行文本按列对齐或制作不带表格线的简易表格）“格式”一“制表位”5. （1）可读保护：（只能看内容不能修改）“工具”一“保护文档”一选择“窗体” 一输入密码一 “确定”一再输入密码一“确定” 解除普通密码：“工具” 一解除密码保护一输入密码一确定（2）绝密保护：（不能看内容也不能修改）“工具”一选项一安全性Excel部分一、基本概念1. 工作薄：一个Excel文件就是一个工作薄，扩展名为.xls，可以包括若干个工作表。2.

13、工作表：由若干行和列组成，对应一个二维表格，最大行65536行最大列255列。3单元格：行列交叉的小格子，相当于表格中的一格。4. 数据类型：Excel中常用的数据类型为字符型（或文本型）、数值型。5. 字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有大小、多少等数值含义。6. 数值型数据：由0-9、小数点、正负号等字符组成，有大小、多少等数值含义的数据。二、工作表的编辑1. 单元格的编辑（1）数据的录入、类型的定义（注意：纯数字字符录入）。输入文本：如电话、邮政编码等作这字符串处理，在数字前加一个单引号输入数值：数据如果位数过长容纳不下时，会自动进行格式转换。数值型数据：右对 齐。输入日期：2002

14、-4-1或2002/4/1当前日期输入：“Ctrl+； ”输入时间：a上午；p下午：9： 05 P,时间后空一格，21： 05： 00当前时间输入：“Ctrl+Shift+:”(2) 数据的修改、删除、复制、移动、自动填充(完成学生名单、成绩单录入)。自动填充：不连续单元格填充：先选定要填充的单元格，编辑格“Ct rl+En ter”(3) 单元格格式的设置(给学生名单、成绩单添加标题与制表日期)。(4) 自定义序列：“工具”一“选项”一“自定义序列”一“录入新序列” 一添加即可。(5) 数据有效性：数据有效性(6) 相对引用：就是直接使用单元格地址，如：Al、B2、D2,绝对引用：是在行号和

15、列号前加$符号。如：$A$1 绝对引用不会随公式变化。混合引用：既有绝对引用又有相对引用，如$A4, B$5公式的相对引用部分随位置变化, 而绝对引用部分将保持不变。2. 单元格的选择三、基本功能1. 数据处理(1)数据计算(完成学生成绩、派车单计算)Sum:求和Average:求平均Rand:得到一个（0, 1）区间的随机数In t:取整Rank:排序（名次）And :所有条件是都正确IF:条件格式（=if（b160,”不及格”，及格”）（2）条件格式：选择区域一“格式”一“条件格式”（在学生成绩表中标出高分为红色）。（3）排序：选择内容一 “数据”一“排序”（完成学生成绩单、派车单）。（4）数据筛选：选择内容一 “数据”一“筛选”（5）分类汇总（派车单）A、选择所有数据，按分类项进行排序。B、“数据”一“分类汇总”。（6）图表（学生成绩单）2. 页面设置：“文件”一“页面设置”或在打印预览设置（派车单）。3窗口拆分与冻结窗格四、表格排版1.纸张大小设置；2完成表格中各项计算内容；3. 加表格线，设置合适的行高；4. 打印预览，查看初步排版效果，并在其中单击“页边距”按钮，对各行宽度及上下、 左右边距进行调整；5. 单击“设置”用表标题作页眉，用页码作页脚，使每页都有表标题和页码；6. 斜线设置。