行政管理制度汇编-公文处理管理规定

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1、武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 公文处理管管理规定定（试行版）KY-GLL-G-02-A版 次A/O分发号持有人状 态受控 非非受控 作废密 级秘密 机密 绝密密编制/日期期审核/日期期批准/日期期2008年年8月 日发发布 20008年8月 日试行目 录1 目的22 范围23 定义24 职责25 程序25.1 公公文的种种类25.22 公文文格式35.3 行行文规则则65.4 发发文处理理75.5 收收文处理理85.6 文文件发放放管理95.7 公公文的归归档及管管理96 相关文文

2、件97 记录10公文处理管理规定 版次： A/0 页次： 25/201 目的为使公司的的行政公公文处理理工作进进一步规规范化、科科学化，保证公文处理的准确性和及时性，满足公司的实际需求，特制订本规定。2 范围本规定适用用于公司司公文的的发文、行行文及分分发处理理全过程程的管理理工作。3 定义3.1公文文是指管理过过程中所所形成的的具有法法定效力力的规范范体式的的公务文文书，以以及经营营更新过过程中的的大部分分记录资资料。公公文是传传达贯彻彻公司领领导层的的相关方针针、政策策以及相相关指示示的重要要工具，并并且还是是报告工工作、交流经经验的重重要渠道道。3.2公文文处理是是指公文文的收发发、传阅

3、阅、呈送送、请办办、承办办等一系系列相关关联、衔衔接有序序的工作作。4 职责4.1 总总经理工工作部是是公司公公文的处处理管理理机构，负负责公司司公文的的统一收收发、分分办、传传递、用用印、立立卷、归归档和销销毁工作作，负责指指导公司司各部门门的公文文处理工工作。4.2公司司各职能能部门负负责本部部门主导导发行的的公文处处理，并并安排专专人负责责部门公公文的发发放、传传递、立立卷并定定期归档档到总经经理工作作部。5 程序5.1 公公文的种种类a) 决定定：适用用于对重重大事项项或重大大行动做做出安排排，奖惩惩有关部部门及人人员、变变更或者者撤消下下级机关关不适当当的决定定事项。b) 通知知：适

4、用用于发布布规章制制度，转转发上级级单位公公文，要要求办理理和需要要各部门门周知或或共同执执行的事事项，任任免和聘聘用干部部。c) 通报报：适用用于表彰彰先进，批批评错误误，传达达重要精精神或情情况。d) 报告告：适用用于向上上级单位位汇报工工作，反反映情况况，提出出意见或或建议，答答复上级级单位的的询问。e) 请示示：适用用于向上上级单位位请求指指示、批批准。f) 批复复：适用用于答复复所隶属属单位请请求事项项。g) 函：适用于于不相隶隶属单位位之间、投投资或合合作伙伴伴之间相相互商洽洽工作、询询问和答答复问题题，向其其他业务务主管部部门请求求批准等等。h) 会议议纪要：适用于于记载和和传达

5、会会议情况况和议定定事项。5.2 公公文格式式公文格式由由文头、正文、文尾三部分组成。5.2.11 文头头部分包括文头名名称、发发文字号号等项，若若是密级文文件和紧紧急公文文，则还还应该包包括密级级、保密密期限和和紧急程程度。5.2.11.1 文文头名称称a) 在经经营活动动中以公公司名义义对内、对对外发布布的文件件，使用用“武汉凯凯迪绿色色能源开开发运营营有限公公司”的红色色文头发发文。（格式式见附表表） b) 请请示、报报告以公司名义义向上级级领导报报告、请请示时，使使用上行行红色文文头发文文。（格格式见附附表）c) 以部部门名义义对公司司内部发发布的事事务性文文件及公公司内部部办理例例行

6、公事事与应急急公文等等，使用用普通文文头发文文。（格格式见附附表）d) 传真真公司及各部部门对外外发传真真以“武汉凯凯迪绿色色能源开开发运营营有限公公司传真真”的普通通文头发发文。（格式式见附表表）e) 会议议纪要公司会议纪纪要分为为两类：“会议纪纪要”、“专题会会会议纪纪要”。由公公司总经理或或其授权权委托人人主持召召开的会会议称为为办公会会，并形形成办公公会会议议纪要，发发文名称称为“武汉凯凯迪绿色色能源开开发运营营有限公公司会议议纪要”（格式式见附表表），由由公司总总经理或或其授权权委托人人签发；由公司司总经理理或部门门负责人人主持召召开的专专题工作作会议称称为专题题会，并并形成专专题会

7、会会议纪要要，发文文名称为为“武汉凯凯迪绿色色能源开开发运营营有限公公司专题会会会议纪要要” （格式式见附表表），由由公司总总经理或或其授权委托托人签发发。5.2.11.2 发发文字号号a) 发文文字号由由部门代字字、年号号、顺序序号组成成，年号号应该写写全。b) 公司司部门规规范简称称、公司司文代号号见下表表：名 称简 称公司文代字字武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司凯迪运营凯迪运营字字总经理工作作部总经部 凯迪运营营总经字字人力资源部部人资部凯迪运营人人字财务部财务部凯迪运营财财字经营计划部部经营部凯迪运营经经字采购部采购部凯迪运营采采字燃料管理部部燃料部凯迪运营燃燃字安环质保部部安

8、环质保部部凯迪运营安安环字审计部审计部凯迪运营审审字新材料事业业部新材料事业业部凯迪运营材材字生产技术部部生技部凯迪运营生生技字c) 传真真发文字字号以公司名义义发传真真，发文文代字为为“凯迪运运营传字字”，须由公公司总经经理签发发。以部部门名义义发传真真，如人人力资源源部发传传真发文文代字为为“人资传传字”，须由由部门负负责人签签字。d) 部门门或个人人就某一一个具体体工作内内容、步步骤、程程序进行行协商、布布置及请请示时用用三单制制，即工工作联系系单、任任务通知知单和请请示报告告单。5.2.11.3 密密级、紧紧急程度度a) 密级级公文应应分别注注明“秘密”、“机密”、“绝密”等级，还还应

9、有份份数编号号。b) 紧急急公文应应分别根根据紧急急程度，分分别注明明“急件”、“特急”字样。“急件”要求提提前办，“特急”要求立即办。c) 密级级、紧急急程度写写于文头头右上角角，密级级与紧急急程度同同时使用用时，密密级置上上，紧急程程度置下下，上下下对齐。5.2.22 行文文部分行文部分：包括公公文标题题、主送送单位、正正文、附附件、落落款、日日期等项项。5.2.22.1 公公文标题题一般包括发发文单位位、事由由、文种种三部分分；或只只写事由由、文种种。a) 发文文单位应应写单位位全称或或规范化化简称。联联合发文文，应将将主办单单位排列列在前。b) 公文文标题应应当准确确、简要要地概括括公

10、文的的主要内内容，除除规范文文件外，一一般不使使用标点点符号。c)下发公公司行政政规章制制度的公公文用“颁发”，其他他属公司司产生的的公文用用“印发”，下发上上级、同同级或不不相隶属属公文用用“转发”。转发发公文，要要将事由由写清楚楚，原标标题不必必照抄，但但不能用用原发文文字号代代替。5.2.22.2 主主送单位位a) 上行行公文的的主送单单位一般般只写一一个，而而请示则则只能是是一个；对请示示予以回回复时，主主送单位位也只能能是上行行请示的的那一个个单位。如如需同时时报送其其他单位位，应采采用抄送送的形式式。b) 公司司普发性性的公文文，主送送单位按按惯例排排列，即即“公司各各部门”。c)

11、 保密密性公文文和针对对性公文文，主送送单位由由签发领领导确定定，以“公司相相关各部部门”行文。5.2.22.3 正正文a) 正文文开头应应提出要要点，接接着要通通过叙事事、说理理、表明明目的。正正文的结结尾，要要简单朴朴素。对对上行文文，不要要求答复复的工作作报告，结结束语可可用“以上报报告，请请审查”。要求求上级批批准、批批复的，可可用“以上请请示，请请批复”。要求求上级转转批的，可可用“如无不不妥，请请转批”等语。平平行文的的结尾一一般用“特此函函达、特特此函复复”等语，下下行文的的结尾，一一般用“此复”、“以上各各点，望望认真贯贯彻执行行”等语。b) 正文文中用数数字表示示多层次次结构

12、时时，标识识方法为为：第一级用一一、二、三三、第二级用（一一）、（二二）、（三三）、第三级用11、2、33第四级用（11）、（22）、（33）、c) 公文文正文内内容从左左至右横横写、横横排；用用纸应按按国际标标准为AA4，左左侧装订订。标题题用小22号小标标宋体字字，正文文用3号号仿宋体体字。d) 公文文中各组组成部分分的标示示规则，参参照国国家行政政机关公公文格式式国家家标准执执行。5.2.22.4 附附件公文如有附附件，应应在正文文之后，落落款之前前注明附附件名称称和顺序序，附件件名称、顺顺序要与与正文所所列的名名称、顺顺序一致致。若附附件的名名称已作作为公文文标题的的主要内内容，在在正

13、文则则不必再再作标注注。附件件内容应当当在用印印页之后后另起一一页,并并尽可能能与正文文装订在在一起。如附件件篇幅较较长，制制作复杂杂，可分分别装订订，并在在附件首首页的左左上角注注明发文文字号。5.2.22.5 落落款a) 落款款应在正正文之后后偏右的的位置。当当页有足足够页面面的落款款应随当当页。页页面不够够顺转下下页空白白的，应应落在空空页的适适当位置置，并在在落款之之前的空空白的地地方用括括号注明明“此页无无正文”字样。b) 落款款用发文文单位的的全称，不不得用简简称。联联合行文文，落款款主办单单位列在在首，其其它依序序排列。c) 凡以以红头印印发的公公文，必必须落款款。5.2.22.

14、6 印章公司级公文文一律加加盖印章章下发。会会议纪要要由公司司领导审审批后，以以红头形形式下发发，不需需加盖印印章。以以部门名名义发文文、发传真等等由分管管领导签签发。5.2.22.7 文文件日期期文件日期要要用汉字字，不能能略写。会会议纪要要不落款款，也不不署成文文日期。5.2.33 文尾尾部分文尾部分，包包括主题题词、抄抄送单位位、印发发单位、印印发日期期等项。5.2.33.1 文文尾部分分应置于于行文部部分结束束之页面面的末端端，页面面不够就就转下页页，置空空白页的的末端。5.2.33.2 文文尾部分分各项按按主题词词（下划划一长横横线）、抄抄送单位位（下划划一长横横线）、印印发单位位和

15、印发发日期（下下划一长长横线）为序排列。5.2.33.3 主主题词一一般不超超过三个个，统一一由总经经部根据据国家有有关规定定编写。5.2.33.4 抄抄送单位位：对须须周知或或需协助助办理的的非主办办部门，用用“抄送”署以抄抄送单位位规范化化的简称称。 5.2.33.5 印印发单位位和印发发日期同同行。左左侧顶格格署“武汉凯凯迪绿色色能源开开发运营营有限公公司”，右侧侧顶格署署“x年xx月x日日”，印发发日期以以打印日日期为准准。5.3 行行文规则则a) 行文文应当确确有必要要，注重重效用，尽尽量少发发公文。b) 各部部门依据据部门职职权可以以相互行行文和向向上级分分管领导导行文，除除以部门

16、门文、传传真的形形式商洽洽工作、询询问和答答复问题题外，一一般不得得对外用用红头文文件。c）“请示示”应当一一文一事事，一般般只有一一个主送送人（或或部门），需需要同时时送其他他人（或或单位）的的应当用用抄送形形式。d）“报告告”不得夹夹带请示示事项。e） 公司司内部如如进行简简单、迅迅速的工工作联系系和行政政指令可可以通过过“请示报报告单、工工作联系系单、任任务通知知单”。5.4 发发文处理理公文管理主主要流程程见公公文管理理流程图图5.4.11 公司司的发文文分为对对内发文文和对外外发文。对对内发文文的对象象为公司司各部门门和下属属各生物物质电厂厂，对外外发文的的对象包包括凯迪迪系列公公司

17、、客客户、合合作伙伴伴等。5.4.22 发文文处理一一般包括括拟稿、会会签、审审核、签签发、印印发等程程序。5.4.22.1 拟拟稿公司发文由由发文部部门按照照“公司行行文格式式”要求草草拟好送送审稿，经经部门负负责人签签字后，由由总经理理工作部部统一编编号、填填写送审审会签单单。部门发文由由发文部部门按照照公司“部门文文格式”要求草草拟好文文稿，并并由各部部门文员员统一登登记、编编号，送送部门负负责人审审核后，经经分管副副总签发发。发文部门草草拟公文文时应做做到：a) 公文内容不不得与国国家法律律、法规规、政策策和公司司的制度度、规定定相抵触触。b) 情况确实，观观点明确确，条理理清楚，文文

18、字精炼炼，书写写工整，标标点准确确，篇幅幅力求简简短。c) 人名、地名名、数字字、引文文准确。日日期应写写具体的的年月日日。若引引用公文文应先引引标题，后后引发文文字号，并并加括号号。使用用简称时时，一般般先用全全称，并并注明英英文缩写写。d) 必须使用国国家法定定计量单单位。e) 公文中的数数字，除除成文时时间、部部门结构构层次序序数和词词、词组组、惯用用语、缩缩略语等等必须使使用汉字字外，应应当使用用阿拉伯伯数字。5.4.22.2会签签公司发文会会签由总总经理工工作部组组织并填填写公文文送审会签签单，部部门发文文会签由由主办部部门组织织。发文文凡涉及及多个部部门的应应由相应应部门负负责人会

19、会签。5.4.22.3核稿稿公司发文在在送领导导签发之之前，必必须经总总经理工工作部核核稿。对对不符合合行文要要求的文文稿应及及时退回回修改及及重办。核核稿时应应在原稿稿上保留留修改笔笔迹，以以备存档档备查。核稿的重点点是：a) 是否需要行行文；b) 有关部门是是否已经经协商、会会签；c) 提出的要求求、办法法和措施施是否明明确具体体、切实实可行；d) 公文内容、文文字表述述、文种种使用、公公文格式式等是否否符合本本办法的的有关规规定；5.4.22.4 签签发a) 公司司对外发发文由总总经理工工作部部部长审核核后，送送公司总总经理或或其授权权委托人人签发。b) 部门门发文由由分管副副总签发发。

20、5.4.22.5 印印发经公司总经经理签发发后的公公司级公公文由总总经理工工作部负负责印发发。文稿稿印刷前前，拟稿稿人应对对稿样进进行校对对并签字字，总经经理工作作部应对对审批、签签发手续续及附件件材料等等进行复复核，印印刷完毕毕后文件件由总经经理工作作部负责责发送。经分管副总总签发后后的部门门公文由由发文部部门自行行负责印印发，存存档。5.5 收收文处理理5.5.11 收文文处理指指对收到到的公文文的办理理过程，一一般包括括签收、审审核、登登记、批批办、承承办、催催办、回回复、传传阅等程程序。a) 签收收、审核核、登记记。公文文统一由由总经理理工作部部负责签签收、分分类、审审核、登登记。其其

21、他各部部门收到到的公文文若需公公司总经经理批阅阅的必须须统一转转至总经经理工作作部签收收，各部部门不得得自行呈呈报。b) 批办办。公司司总经理理或其授授权委托托人在批批示公文文时，应应明确批批示主办办部门和和协办部部门。对对具体请请示、报报告的批批复应签签署明确确意见。需需公司其其他领导导阅知的的，可进进一步批批转至其其他领导导。c) 承办办。主办办部门收收到交办办的公文文后应及及时处理理，不得得延误、推推诿。紧紧急公文文应当按按时限要要求及时时办理，确确有困难难的，应应当及时时予以说说明。协协办部门门应积极极协助、配配合主办办部门完完成公文文办理任任务。d) 催办办。总经经理工作作部负责责对

22、公文文进行催催办，并并及时向向公司领领导反馈馈催办结结果。公公司催办办原则为为：紧急急公文跟跟踪催办办，重要要公文重重点催办办，一般般公文定定期催办办。具体体参见行行政事务务管理规规定。e) 回复复。主办办部门完完成办文文后应及及时将办办文结果果回复总总经理工工作部。f) 传阅阅。凡属属公司领领导阅示示的公文文，由总总经理工工作部组组织传阅阅，有关关部门均均不得积积压，也也不得自自行横传传。5.5.22 对收收到的传传真公文文，按照照以上收收文程序序办理。公文传真文文件除会会议通知知等一般般告知、周周知性文文件外，应应向发文文单位索索取正式式件，以以便存档档备查。5.5.33 收到的的属于密密

23、级文件件范围的的公文处处理，执执行密密级文件件管理规规定。5.6 文文件发放放管理5.6.11 文件件签批后后，公司司级文件件由总经理理工作部部负责发发放，保证文文件信息息的内部部传递。部门文文件由各各部门自自行发放放。5.6.22 各部部门指定定专人负负责管理理文件，在收到到文件后后及时将将文件送送达部门门负责人人，部门负责文文件的公公布、传传阅，保证文文件的及及时传达达。5.7 公公文的归归档及管管理5.7.11 公司司文件在在结办后后3天内内，交总总经理工工作部归归存。 5.7.2 公司司个人不不得保存存公司公公文，凡凡参加会会议带回回的文件件，应及及时交总总经理工工作部登登记保管管，调

24、离离公司的的员工应应将文件件和记录录本清理理移交。5.7.33 任何何个人不不准擅自自销毁文文件，或或以废纸纸出售。不不需立卷卷的文件件材料逐逐件登记记报公司司领导批批准销毁毁。5.7.44 销毁毁秘密级级以上文文件要进进行登记记，有专专人监督督，保证证不丢失失、不遗遗漏。5.7.55 每年年年初总总经理工工作部将将上年度度公文立立卷完毕毕后移交交档案室室归档。5.8 公公文处理理流程图图6 相关文文件a) 行政事务务管理规规定b) 密级文件件管理规规定7 记录7.1 公公司上行行公文格格式（KKY-GGL-GG-022-A-01）7.2 公公司公文文格式（KKY-GGL-GG-022-A-0

25、2）7.3 公公司会议议纪要格格式（KKY-GGL-GG-022-A-03）7.4 公公司专题题会议纪纪要格式式（KYY-GLL-G-02-A-004）7.5 公公司便函函格式（KKY-GGL-GG-022-A-05）7.6 公公司传真真格式（KKY-GGL-GG-022-A-06）7.7 公公司收文文处理单单格式（KKY-GGL-GG-022-A-07）7.8 公公司发文文送审会会签单格格式（KKY-GGL-GG-022-A-08）7.9 公公司发文文登记表表格式（KKY-GGL-GG-022-A-09）武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司文文件凯迪xx字字【 】 号 标题（22号小标标

26、宋体字字）正文（3号号仿宋体体），1.55倍行距距。(公司上行行公文格格式凯迪控控股)主题词：黑黑体 小小三抄报：抄送：武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司 年 月 日印印发 武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司文文件凯迪xx字字【 】 号标题（2号号小标宋宋体字）正文（三号号仿宋字，间距距30磅）(公司公文文格式) 年月日主题词：黑黑体 小小三抄报: 抄送: 武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司 年 月 日日印发武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司会会议纪要要 年年第【 】号号 会议时间：会议地点： 参加人员： 会议名称： 主送： 抄送： 武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限

27、公司 年年 月月 日日印发武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司专专题会会会议纪要要 年第【 】号号 会议时间：会议地点：参加人员： 会议名称： 主送： 抄送： 武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司 年年 月月 日日印发 武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司 Wuhann Kaaidii grreenn ennerggy ddeveeloppmennt & opperaatioon CCO.LLTD 主送（报）： 文件编号： 抄送（报）： 行文部门： 拟 稿 人人： 主 题 词词： 审 核 人人: 行文日期： 签 发 人人： 秘密 机密 绝密 平急 加急 特急正文（宋体体小四号号字，

28、11.5倍倍行距）（部门文格格式）武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司 传 真真 Wuhann Kaaidii grreenn ennerggy ddeveeloppmennt & opperaatioon CCO.LLTD Faax收件单位 (COO): 发件部门门(DEEP):收 件 人人 (TTO): 发件人（FM）:电 话(TTEL):签 发 (APPPR): 传 真(FFAX): 日 期 (DATTE):抄 送(CCC): 电 话 (TELL):页数（TOOTALL PAAGESS）:传 真 (FAXX): 紧急URRGENNT 请审阅阅REVVIEWW 请批注注COMMMENN

29、T 请答复复 REEPLYY 请传阅阅 REECYCCLE武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司收收文处理理单收 文 号号流水号收文日期来文单位密级来文文号紧急程度文 件标 题拟 办意 见领导批示承办部门处理结果阅 文签 名武汉凯迪绿绿色能源源开发运运营有限限公司（发文送审会签单） 编号： 字字【2000 】 号号 印印数： 份标题：密级：保密期限：主送：抄送：拟稿人：拟稿部门审审核意见见：总经理工作作部意见见：会签部门意意见：领导批示：主题词：校 对：印 制： 年 月 日日发出拟稿签发请请勿使用用红笔、铅铅笔、圆圆珠笔发文登记表表部 门表格编号记录编号文件名称及及编号页 次文件管理员员发文对象签收人发放日期数 量备注公文处理流流程图：总经理总经部部长长公司文印中中心公司总经部部分管领导各部门文员员外单位开始起草文件是是否需要会签签发起草文件部门文件编号签发审定文件编号否文件会签是否总经部留存是下发文件部门存档 打印/复印文件下发文件接收审查是否是否需要催办执行存档、整理汇总反馈结束开始批示接收文件处理发送文件是是否需要催办转发、传阅执行接收审查汇总反馈存档、整理结束本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印