时间管理培训课程(PPT 125页)

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1、时 间 管 理张 老 师2014年2月20日关于培训师n 开放的心态n 封闭的环境n 守时的习惯课堂要求n 掌握行之有效的时间管理工具和技巧；n 找出自己的时间管理有哪些需改进的地方；n 总结出适合自身的时间管理方法，n 学会如何有效地分配任务，使自己有时间去承受更重要的任务；n 减少压力，获得更多的个人成就感；n 在工作角色和家庭角色之间，创造一个健康的平衡，提高生活质量。课程收益第一部分：认知篇第二部分：寻道篇第三部分：方法篇第四部分：技巧篇课程内容课程程序第一部分：认知篇1、认识时间1.1、时间是什么？1、认识时间1.1、时间是什么？1、认识时间1.1、时间是什么？1、认识时间1.1、时

2、间是什么？1、认识时间1.2、掀起时间的盖头1.时间的内涵2.时间的微分和积分3.时间的价值4.时间的意识5.时间的判断6.时段主义的误区1、认识时间1.3、钟表时间的终结1.当时间死亡的时候2.幻想”时间对谁都是平等的“3.时间无法用钟表计算1、认识时间1.4、时间是有生命的1.时间的生物性2.时间的归属性3.时间的伸缩性4.时间的生命性小测试1.你对时间估算是否准确？2.你对时间是否注意？3.体力活动是否会使你的内部时钟加注意：为保证测试结果可信，请不要大声计秒或者在心中默念计秒。1、认识时间1.5、时间的特性1.供给毫无弹性2.无法积蓄3.无法取代4.无法失而复得1、认识时间时间管理不是

3、什么？1、认识时间时间管理是：1、认识时间1.6、有碍时间管理的四种观念1.视时间为主宰。2.视时间为敌人。3.视时间为神秘物。4.视时间为奴隶。小测试你是一个工作狂吗?小测试你的工作是否妨碍你的婚姻生活?课程程序第二部分：寻道篇生活在时间大塞车时代小测试如果你的余生只剩下三个月，你会做哪几件事情，和谁一起过？请闭目一分钟思考这个问题请再思考：为什么这么多想做的事没有做？2、探寻时间管理的足迹2.1、时钟和罗盘时钟和罗盘的差距，导致：1.痛苦不堪。2.令人不舒服。3.感觉空虚。4.无所适从。5.失衡状态。2、探寻时间管理的足迹2.2、叫醒电话2、探寻时间管理的足迹2.2、叫醒电话2、探寻时间管

4、理的足迹2.2、叫醒电话2、探寻时间管理的足迹n 有一个详细的备忘录n 照记录做事n 当天完成就划掉，未完转入第二天2.3、时间管理的沿革4、重要型3、效率熊2、计划型1、备忘型工作方式 优点缺点 方式反思2、探寻时间管理的足迹优点n 更重要的事出现时能及时调整n 不会计划过度，不会计划得过于精心n 对要做的事“亦步亦趋”缺点n 没有真正的条理性，穷于应付危机n 遗忘事情，忘记对他人承诺，人际关系受损n“首要事情”也就是摆在眼前的事情。2.3、时间管理的沿革4、重要型3、效率熊2、计划型1、备忘型工作方式 优点缺点 方式反思2、探寻时间管理的足迹n 过度关注每一件事的完成n 需不需该不该做，不

5、清楚n 执行力并未产生多大效果2.3、时间管理的沿革4、重要型3、效率熊2、计划型1、备忘型工作方式 优点缺点 方式反思2、探寻时间管理的足迹n以日历和约会登记表为特征n事先有一套明细的工作计划n安排约会、写下承诺、确定期限n按计划事项办理，有条不紊2.3、时间管理的沿革4、重要型3、效率熊2、计划型1、备忘型工作方式 优点缺点 方式反思2、探寻时间管理的足迹优点n 按照承诺和约定去做n 能更多的实现目标和计划n 事先有计划，效率明显提高缺点n 时间表在人之上n 独立的思考和行动-将人看成是实现目标的手段或者障碍n 有计划无目的，有效率不一定有效益n“首要事情”也就是时间表上的事情。2.3、时

6、间管理的沿革工作方式 优点缺点 方式反思4、重要型3、效率熊2、计划型1、备忘型2、探寻时间管理的足迹n 人生目标和价值取向并不明确n 有计划但盲目，甚至是浪费2.3、时间管理的沿革工作方式 优点缺点 方式反思4、重要型3、效率熊2、计划型1、备忘型2、探寻时间管理的足迹n明确自我价值观和优先考虑的重点n制订了长中短期个人人生目标n按价值和人生目标决定某事做与否n将自己一天的活动进行优先安排n以计划手册和时间管理手册为特征2.3、时间管理的沿革4、重要型3、效率型2、计划型1、备忘型工作方式 优点缺点 方式反思2、探寻时间管理的足迹优点n 将价值观转化为目标和行动n 利用长期、中期、短期目标的

7、作用n 对日常计划优先排序，提高个人效率n 使生活秩序/条理n 对结果承担责任n 加强管理时间和自我的技能缺点2.3、时间管理的沿革工作方式 优点缺点 方式反思4、重要型3、效率型2、计划型1、备忘型2、探寻时间管理的足迹优点缺点n 价值观不一定符合“真北”原则n 日常计划很少超出优先处理紧急和危机管理的范围n 把时间表置于人之前，把人看成事我n 可能导致计划过度、内疚、角色失衡n”首要事情“是依据紧迫程度和价值观来决定的2.3、时间管理的沿革工作方式 优点缺点 方式反思4、重要型3、效率型2、计划型1、备忘型2、探寻时间管理的足迹n 人生目标和价值取向并不明确n 有计划但盲目，甚至是浪费2.

8、3、时间管理的沿革工作方式 优点缺点 方式反思4、重要型3、效率型2、计划型1、备忘型2、探寻时间管理的足迹需要一场革命，而不是演变n 既追求公众利益，又追求个人价值n 认真工作，幸福生活n 服务社会，享受人生2.3、时间管理的沿革4、重要型3、效率型2、计划型1、备忘型工作方式 基本观念 最高境界2、探寻时间管理的足迹n 将“真北”原则贯彻生活之中n 实现身体、心智、精神和社会的平衡与协调n 人在时间之上n 提倡将工作与生活有机结合，n 倡导努力实现个人生活的平衡2.3、时间管理的沿革工作方式 基本观念 最高境界4、重要型3、效率型2、计划型1、备忘型2、探寻时间管理的足迹n 满足对效益与舒

9、适兼得的要求n 创造个人工作和生活的和谐n 做到尽善尽美，需要一定的技巧2.3、时间管理的沿革工作方式 基本观念 最高境界4、重要型3、效率型2、计划型1、备忘型2、探寻时间管理的足迹2.3、时间管理的沿革2、探寻时间管理的足迹2.3、时间管理的沿革2、探寻时间管理的足迹小测试你是否“嗜急成瘾”小资料成瘾历程1.引起可预见、可靠的兴奋。2.成为主要关注的焦点并吸引注意力。3.暂时消除痛苦和其它消极感觉。4.带来一种对自我价值、权力、控制、安全、亲密关系和成就的虚假感觉。5.使本来要进行补救，结果反而使问题恶化，感觉更糟6.使功能恶化，造成关系丧失。3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、

10、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”Do it now立即做急第一优先3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”Do it later稍後做重第二优先3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分

11、清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”授權Delegate輕第三优先3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”不做Do not do it緩第四优先3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则从容人无用人压力人无聊人3.1、分清”轻重缓急”3、时间管理的原则3.1、分清”

12、轻重缓急”让梦想照进现实3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则3.2、要事第一的程序特写视野(每日前瞻)紧迫感觉到的需要任务和活动下一步视野广角(构想和使命)长期重要性基本需要方向全景正常视野(一周前瞻)联系:具长期重要性的紧迫事务感觉到的基本需要有方向的任务和活动全景背景下的下一步3、时间管理的原则3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则Step1：联想自己的构想和使命n 列出三到四项你认为是你生活中重要的事务。n 考虑你认可的长期目标。n 想想自己生活中最重要的人际关系。n 思量你想估和的贡献。n 回想你希望拥有的感觉-平和、自信、快乐、奉献精神和生活的意义n 如果只剩下六个月的生命，你

13、想如何度过这一周。3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则Step1：联想自己的构想和使命n 对于原则、价值观和最终目标的清晰构想，对于我的生活方式会产生怎么的影响？n 如果清楚了什么对于自己最重要，那我对现在的生活感觉如何？n 阐述生活目标的书面宣言对我有价值吗？它会影响我怎样度此生的生活方式吗？n 每周回顾这类宣言对于我准备在下周做的事情将产生何种影响？3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则Step2：确认自己的角色n 我选择的角色是否共同做出贡献以实现我的使命？n 是否发现一个或者两个角色占用了我的大部分精力，其它角色却没有得到和本来想给予的时间和关注？n 有多少我的“要事”位于这些没

14、有过得到我的大部分时间和关注的角色之中？n 以周为单位考虑角色并保持各项活动之间的适当平衡对于我的生活是否圆满会产生怎样的影响？3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则3.2、要事第一的程序Step3：为每个角色选择第二象限目标n 如果我在下一周达到了这些目标，那会怎么样？n 我会对自己的生活质量有何感觉？n 如果我只完成了一部分，又会怎么样？n 那会在我的生活中产生正面效果吗？n 如果我每周都这样，又会如何？n 那样，我会比现在更有效吗？3、时间管理的原则Step4：为本周建立一个决策平台大石头小沙子水3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则Step4：为本周建立一个决策平台IIIIIIII

15、IIIIIIIIIIIIIIVI3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则Step5：在抉择时刻贯彻诚信原则开始一天的工作n对一天的工作进行心灵演练n区分优先顺序n应用某种形式的T型计划3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则Step5：在抉择时刻贯彻诚信原则抉择时刻n有意识地询问n无借口的倾听n勇于行动3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则Step6：评估n 我实现了什么目标？n 我遇到了什么挑战？n 我做了什么决定？n 做决定时我是否遵循了要事第一的原则？3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则第二象限日程安排程序，不是工具，而是一种思考方式。3.2、要事第一的程序3、时间管理的原则第三部

16、分：方法篇 你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”-设立完成期限.4.1、帕金森法则(Parkinsons Law)4、时间管理的自然法则 在任何大系统中，约80%的结果是由该系统中约20%的变量产生的。80%20%4.2、帕累托法则(Pareto Principle）4、时间管理的自然法则 一天中有特定的几个时间是我们的身体和生理均处于最佳状态的时候-有效地利用你的生物钟.4.3、内在能量水平(Internal Energy Levels)4、时间管理的自然法则能力曲线时间能力 人最集中注意力的时间是30分钟，30分钟后需要一个智力停顿,然后注意力又重新恢复到最佳状态.-注

17、意力需要及时恢复4.4、注意力之谜(Concentration Enigmas)4、时间管理的自然法则注意力 20 40 60 时间学习教学 因持续干扰中断工作引起能力的降低,因为越来越长的助跑时间越来越弱的注意力,能力损失 相当28%的时间.4.5、锯齿效应（sawtooth effect）4、时间管理的自然法则时间能力干扰干扰干扰小测试 请列出你认为导致时间浪费的各种因素。请将上述因素分类，哪些是由他人引起哪 些是由自我引起的？5、应对时间管理的误区1.工作无计划2.习惯性拖延3.埋入事务堆4.决策失误症5.不拒绝请托6.会议多且长7.电话费时力8.不速之客频9.文件满桌摆5、应对时间管理

18、的误区5.1、工作无计划工作无计划的原因：因过份强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考 不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心 不知如何做计划搭建目标金字塔价值观:是我们想和做的基本原则.5、应对时间管理的误区2、时间管理的原则n 做事有效率n 追求卓越n 专业能力强n 乐观进取n 服务他人n 节俭n 身体健康n 慷慨n 诚实n 虚心请教n 主持正义n 整齐清洁n 追求真实n 领导地位n 经济基础稳固n 忠实n 自食其力n 爱家n 笃信宗教n 操守n 创意n 团队精神n 知识丰富n 自我期许价值观举例:搭建目标金字塔目标:是我们的需求和

19、愿望.-我们想得到什么。5、应对时间管理的误区搭建目标金字塔远期目标年目标季目标月目标周目标日目标5、应对时间管理的误区搭建目标金字塔确定目标的SMART原则：具体的（Specific）；可量化的（Measurable）;可达到的（Attainable）;相关的（Relevant）;基于时间的（Time-base）.5、应对时间管理的误区搭建目标金字塔5、应对时间管理的误区5.2、习惯性拖延小测试：看看你的“拖延商数”5、应对时间管理的误区习惯性拖延的应对：1.各个击破法2.平衡表法 3.思维方式改变法；4.避免过分追求尽善尽美法。分门别类解决5、应对时间管理的误区5.3、埋入事务堆小测试：看

20、看你是否具有“事必躬亲”的倾向 5、应对时间管理的误区管理者工作性质分类：1.管理者必须躬亲履行的工作；2.管理者必须躬亲履行，但可借重部属帮忙的工作；3.管理者可以履行，但部属若有机会也可代行的工作；4.必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助的工作；5.必须由部属履行的工作。授权模式美国钢铁大王：安德鲁.卡内基(Andrew Carnegie 1835年-1919年)5、应对时间管理的误区授权模式 这里躺着的的人，知道如何选用比自己能力更的人来为他工作。再年轻也能委派!5、应对时间管理的误区授权模式5、应对时间管理的误区授权模式5、应对时间管理的误区授权模式 行动前等候 先请示再行动 先

21、建议再行动 先行动再立即汇报 先行动再例行汇报 行动后定期汇报支持性行为任务行为关系行为高任务高关系S2高任务低关系S1低任务低关系S4高关系低任务S3指示性行为有能力有意愿并自信R4高无能力无意愿或无自信R1低无能力有意愿或自信有能力无意愿或无自信R2R3中参与式推销式授权式告知式授权模式5、应对时间管理的误区将关系行为作为一种奖励推销式告知式C任务行为关系行为第一步：AB减少工作行为第二步：BC增加关系行为授权模式5、应对时间管理的误区参与式授权式C任务行为关系行为第一步：AB减少工作行为第二步：BC减少关系行为将关系行为作为一种奖励授权模式5、应对时间管理的误区5、应对时间管理的误区5.

22、4、决策失误症领导成为“时间瓶颈“的原因：沟通技巧不佳 令部属等候 干扰部属的工作 过份挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员对信息紧迫性的任意提高 5、应对时间管理的误区领导成为“时间瓶颈“的应对：对付“听而不闻”的领导对付见异思迁的领导对付以你为听众的领导 因人应对5、应对时间管理的误区5.5、不拒绝请托不好意思拒绝请托，可能是基于以下原因：接受请托比拒绝请托更为容易 不了解拒绝他人请托的积极性 担心拒绝请托后将触怒请托者，从而导致报复 想做一位广受爱戴的好人 不知如何拒绝他人的请托5、应对时间管理的误区“不拒绝请托“的应对：拒绝是一种“量力”的表现拒绝是保障自己行事优先次序的有效手段拒绝请托

23、是负责任的表现，无关自私 明确“拒绝的重要性”6、向时间要时间v并列运筹法v交叉轮作法v定期盘点法v遇事三问法v集束思维法v最适点法v一箭双雕法v按质用能法v欲得必失法7、利用未来时间1、看透未来时间把握未来时间打破工作瓶颈消除介入的工作做好工作间的联系7、利用未来时间2、开发未来时间最大限度地发挥时间不要关注无谓的事件利用片段时间的价值善用单项重点决定术应用时间集中的技术利用时间分散化效果7、利用未来时间3、抓住未来时间撕开潮流的面纱控制未来的力量先向之明的内涵先向之明提高术提高预见的能力“前兆信息“感受度描绘未来的时间第三部分：技巧篇8、利用未来时间1、驾驭每一天的分分秒秒2、哈佛经理时间管理通则结束语结束语