北京金福地物业财务部工作手册

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1、房地产E网-房地产物业管理资料库北京金福地物业财务部工作手册二零零八年八月 46质量体系文件目录序号文件编号文 件 名 称文件性质01FD-CW-001备用金管理制度02FD-CW-002代收备用金管理制度03FD-CW-003财务报表作业04FD-CW-004催缴作业05FD-CW-005发票收据管理制度06FD-CW-006资产管理制度07FD-CW-007收款作业流程08FD-CW-008请款及付款管理制度09FD-CW-009工程物品采购制度10FD-CW-010押金申请申退作业流程11FD-CW-011预算作业12FD-CW-012紧急采购作业13FD-CW-013交通费使用标准14

2、FD-CW-014招待费使用标准15FD-CW-015职务代理人作业16FD-CW-016工程物品采购流程17FD-CW-017工程物品验收制度18FD-CW-018请采购流程房地产E网-房地产物业管理资料库质量记录表格目录序号表格编号名 称备 注1FD-H-001备用金申请表2FD-H-002备用金保管收据3FD-H-003备用金报销单4FD-H-004个人备用金报销明细表5FD-H-005备用金报销明细表6FD-H-006代收备用金申请单7FD-H-007代收备用金报销明细表8FD-H-008代收备用金保管收据9FD-H-009资产负债表10FD-H-010损益表11FD-H-011预算对

3、比表12FD-H-012收支表13FD-H-013固定资产明细表14FD-H-014应收账款明细表15FD-H-015应付账款明细表16FD-H-016预收账款明细表17FD-H-017其他应收款明细表18FD-H-018其他应付款明细表19FD-H-019预提费用明细表20FD-H-020待摊费用明细表21FD-H-021低值易耗品明细表22FD-H-022管理费收款明细表23FD-H-023应交税金明细表24FD-H-024管理费催缴明细表25FD-H-025催缴通知单26FD-H-026寄发律师函明细表27FD-H-027提请诉讼申请表28FD-H-028发票、收据申请单29FD-H-0

4、29发票记录本FD-H-030资产登记卡FD-H-031资产转移申请单FD-H-032资产遗失申报单FD-H-033资产报废申报单FD-H-034资产清册FD-H-035资产盘点清册FD-H-036付款通知单FD-H-037收款日报表FD-H-038车位管理费等收款清单FD-H-039物业管理费收款清单FD-H-040其他收入收款清单FD-H-041代收项目收款清单（一）FD-H-042代收项目收款清单（二）FD-H-043押金收款清单FD-H-044费用申请单FD-H-045物料请购单FD-H-046物料采购单FD-H-047物料验收单FD-H-048付款明细表FD-H-049支票付款记录F

5、D-H-050付款日报表FD-H-051工程物品请购单FD-H-052工程物品采购单FD-H-053工程物品验收单FD-H-054厨房用品请购单FD-H-055押金收取申退收据FD-H-056押金收据遗失证明FD-H-057押金退款签收单FD-H-058启动预算表FD-H-059年度预算表FD-H-060紧急采购报告单（一）FD-H-061紧急采购报告单（二）FD-H-062市内交通费报销单FD-H-063招待费预先申请单FD-H-064招待费报销单FD-H-065月度报销单程序文件文件名称编号：FD-CW-001财务部备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一 备

6、用金额度依据每个项目规格经公司物业部与财务部审核后根据标准存放一定金额的备用金。二 备用金保管人 各项目出纳三 备用金使用范围1、 使用上限以10000元为限。2、 使用项目为邮资、日常用品、员工车费（仅限于各项目一般员工）及一般小额杂项。3、 零用金每月补发一次，物业总经理必须于额度内加强控管使用。四 备用金使用程序负责执行人员使用表单说 明时 点备用金设置物业总经理备用金申请表依各驻点现场情况提报总部。驻点成立或设置必要时备用金发放驻点出纳备用金保管收据1). 由出纳人员保管并签署备用金保管收据。2). 保管人员应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。备用金投入时使用申请使用人 备用金

7、报销单 个人备用金报销明细表备用金申请人填写备用金报销单及“个人备用金报销明细表”，并附发票。每周一程序文件文件名称编号：FD-CW-001财务部备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制 主管签核物业总经理1). 物业总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。每周一支付备用金项目出纳1). 出纳人员核对凭证及签署权限。2). 支付备用金并要求领款签章。每周一备用金拨补手续项目出纳备用金报销明细表1). 出纳人员根据当月所有支出编制“备用金报销明细表”。2). 由物业总经理依据请款程序申请补发，并由总部物业经理、财务部审核。备用金不足时备用金拨补

8、入帐公司出纳/项目出纳1). 由总部出纳拨发备用金。程序文件文件名称编号：FD-CW-002财务部代收备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一、 前言为配合项目现场申退各项押金及代付款项而设置一定金额的“代收备用金“二、 代收备用金额度设置依据项目实际状况，由物业总经理申报，并财务部主管核准确认后，存放一定金额与现场。 三、 代收备用金保管人项目出纳保管备用金，但物业总经理需承担监督保管责任。 四、 代收备用金使用范围申退各项押金1. 出入证押金2. 车位证押金3. 装修押金4. 其他押金五、 相关规定1、 代付项目如可评估或明确应付项目金额，应采用月结方式申请，

9、以支票或现金支付。2、 代收备用金每月补发一次，物业总经理应于额度内控管使用。程序文件文件名称编号：FD-CW-002财务部代收备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制六、 代收备用金管理程序负责执行人员使用表单说明时点申请物业总经理 财务部主管代收备用金申请单1). 由物业总经理依据现场实际状况提出申请。2). 经总公司总经理及财务部主管审核。设置发放出纳，物业总经理*代收备用金保管收据1).由出纳人员及物业经理签 署代收备用金收据。设置备用金时代收备用金使用出纳*收据*押金收据遗失证明单1).依据“押金收取/申退作业“执行退款。申退当日代收备用金补发手续出纳*代

10、收备用金报销明细表1).出纳人员根据当月所有申 退及付款编制“代收备用 金报销明细表“。2).应依据报销程序申请补 发，并由物业部主管，财 务部主管签核。备用金不足时代收备用金补登入帐公司出纳1).由公司补发出纳补发代收 备用金。程序文件文件名称编号：FD-CW-003财务部财务报表作业版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一、项目1. 月财务报表制作提报每月各项财务分析表至主管及业主委员会/发展商2. 年度财务报表制作提报年度各项财务分析表至会计事务所 二、制作程序负责执行人员使用表单说明报表编制项目会计月报表1.资产负债表2.损益表3.预算对比表4.收支表5.固定资产明细表

11、6.应收物业管理费明细表7.应付账款明细表8.预收账款明细表9.其他应收款明细表10.其他应付款明细表11. 预提费用明细表12.待摊费用明细表13.低值易耗品明细表14.管理费收款明细表15.应交税金明细表月报表：1） 收入项目结至30日/31日2） 支出项目结至30日/31日3） 会计人员依当月收入支出情形，编制报表程序文件文件名称编号：FD-CW-003财务部财务报表作业版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制年度报表：1.资产负债表2.损益表3.现金流量表年度报表：1)所有账目结至12月31日每年1月31日 财报复核公司财务经理同上以备提报会计事项查账月报表1)将各项财报

12、送交公司财务经理复核。2)送公司物业部主管签核。年度财报1)将年度财报送公司财务经理复核2)送公司物业部主管签核。每月6日每月8日每年2月1日业主委员会/发展商审核物业总经理/项目会计同上月报表1)业主要求情形，应将财报提报业主委员会/发展商参阅。年度财报1)原则上须呈报业主委员会/发展商 每月10日公告及存档物业总经理/项目会计1） 物业管理处收支费用表2） 物业管理处管理费收缴情况1) 视业主委员会要求可将财报公布于该管理中心2) 审核之财务报表正本应存公司财务部，副本应存管理中心以便查阅。每月15日程序文件文件名称编号：FD-CW-004财务部催缴作业版本：A修改状态：0签发人：第1页

13、共2页签发日期编制为维护项目正常运作, 对逾期未缴物业管理费之用户需按下列流程于不同阶段实施不同催缴作业，唯电话及口头催缴在任何阶段都应持续进行。负责执行人员使用表单说明时点亲自拜访电话催款物业总经理/客服人员1). 物业总经理及客户服务人员应主动以电话或登门拜访方式提醒业主催缴物业管理费。逾缴费通知单上之缴费期限制作催缴单物业总经理/会计/客服人员1) 管理费催缴明细表2）催缴通知单1)依据未缴款资料等制作“催缴明细表”。2)依据“催缴明细表”依次制作催缴通知单第一次催缴通知单第二次催缴通知单第三次催缴通知单逾缴费通知单上之缴费期限（如管理有约定，则根据管理合约约定的日期催缴）年收第1月15

14、日 第2月15日第3月15 日程序文件文件名称编号：FD-CW-004财务部催缴作业版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制催缴通知单之寄发客服人员催缴通知单记录表1)由物业总经理统筹寄发2)邮寄应以挂号方式寄出3)物业总经理将处理情形记录于住户催缴明细表，并附于财务报表上。4)（催缴通知单影本），邮寄挂号信证明单，连同本次催缴明细表应一并存档。寄发律师函物业部物业经理/物业总经理1) 寄发律师函明细表2)律师函3)邮寄记录表1)物业总经理应对多次催缴仍不缴纳者，申请寄发律师函2). 编制寄律师函明细表，经物业部物业经理签发。3). 并应提报业主委员会/发展商同意寄发4). 律师

15、函内容由律师出具。5). 邮寄挂号信证明，寄发律师函明细表连同律师函影印本应一并存档。视管理合约之规定催缴期限提请法院诉讼物业部物业经理/物业总经理提请诉讼申请表诉讼函1)物业总经理应就恶意不缴纳者提报业主委员会经业主大会（业主代表大会，发展商）决议同意授权后执行。（首次决议）2)所有诉讼函资料应留底存档。3). 申请法院就债务人财产甲、 冻结财产乙、 拍卖财产，以便清算欠缴管理费满半年者依法院判决程序程序文件文件名称编号：FD-CW-005财务部发票收据管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一、 发票1、 发票使用范围一般有以下各项收入时必须开具发票：物业管理费收入，

16、车位管理费收入，清洁收入（有偿服务部份）及其他必须缴纳税收的各项收入。2、 发票领用1) 项目设置发票管理员，负责领用，保管，使用发票。2) 项目所开具的发票均需向总公司领用，并统一加盖公司发票章，不得私自购买发票使用。3) 如需向总部申请领用发票时，应提前二天以书面形式向总部申请。（见附表）3、 发票填写1） 物业管理处应在收讫业主缴纳的现金，支票或其他收款凭证后向业主开具发票。2） 发票填写时，应做到按号码顺序开具。3） 发票三联一次填写，内容需完全一致。必须填写的内容包括：业主名称及单元号，开具日期，收费项目，金额（大小写金额需保持一致），开票人。收取物业管理费时，开具的发票上应明确是收

17、取物业管理费的日期。4） 发票不得随意涂改，如发现开错现象，应三联同时复写“作废”字样，重新开具正确发票。并在发票封面上填写作废张数。4、 开具红字发票1） 发票核销后，或隔月发现发票开具错误，需重新开具发票时，必须先收回原发票，开具红字发票以抵消开具错误的发票。红字发票的填写项目应与原开具发票所有项目一致。2） 各项目出纳在开具红字发票时必须向项目会计或总部会计申请备案，不得随意开具。程序文件文件名称编号：FD-CW-005财务部发票收据管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制5、 发票的核销1） 项目应备有发票记录，核销本。（见附件）2） 发票记录本上应明确填写发票号

18、，每张发票所开具的内容等项目，每本发票使用结束后应及时上缴公司总部以换取新发票，并请公司总部会计核销，签字确认。二、 收据1、 收据的使用范围税务局统一印制的收据一般使用于各代收代付项目，收取出入证押金外购收据一般用于维修费，复印费等小额收费。注：收据的使用，填写，红字收据的开具，收据的核销均与发票相同。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共3页签发日期编制一、 前言固定资产是物业运作的基础。为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。其项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理，才能更好发挥资产之效能。二、 固定资产的定

19、义固定资产于财务上与行政上有不同之定义：财务上：固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。行政上：1.上述帐上资产2.帐上已尽折旧之资产，但事实上仍继续使用之资产。3.金额未达一定标准 (2,000) ，但可供长期使用，虽然于帐务上未列作资产，仍应管理记录。4.业主移交或受赠而来，虽无成本记录，仍需使用保管者。三、 固定资产的分类1. 办公设备：电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、计算器等。2. 办公家具：办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。3. 电器设备：冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、

20、录影机等。4. 通讯设备：电话机组、无线电机组、对讲机等。5. 保安设备：电机棒、手电筒、巡逻钟等。6. 机电设备：仪器设备、机电工具等。7. 其他设备：未列入上述分类之各项设备、器具、工具。四、 资产管理权责的划分财务部：负责资产成本的记录，折旧的摊提，依据税务规定编制资产清单。行政部：负责资产之购置、分类编号、登录造册、使用分配、变动登记、实地盘点、报废拍卖等。为资产之广泛管理者。使用部门：物业总经理应为业主委员会资产负最高的管理责任，须妥善保管使用。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共3页签发日期编制五、 固定资产购置程序作业流

21、程负责执行人员使用报表说明提出需求需求单位请购单请依照“请购作业程序”执行清查资产可否移转使用Y 行政部门资产移转申请单N评估作业后依采购作业办理采购行政部门采购单1.请依照“采购作业程序”执行2.电脑设备应由公司IT人员协助购买验收使用单位或工程主管或采购人员验收单请依照“验收作业程序”登录“资产登记卡”行政部门资产登记卡资产清册提列折旧财务部固定资产清单记录成本、利息于帐上。程序文件文件名称编号：FD-CW-006财务部资产管理制度版本：A修改状态：0签发人：第3页 共3页签发日期编制六、 资产转移由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交行政部门于资产登记卡上做更改记录

22、、移转保管责任。资产如未经核准，不得外借他用。不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。七、 资产遗失由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交行政部门签核，并由行政部门至现场查明原因，对疏失之使用人（保管人）追究其责任，申报单位经部门核准后。由财务部报销资金，并送财务部依税法规定办理。八、 资产报废资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失，不堪使用。应由资产使用人填写“资产报废申报单”，经部门主管核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。对于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。九、 资产之保养作业资产使用人（保管人）应善尽资

23、产保管维护之责任。如有重大损坏，需回报行政部门，提出修缮申请。经行政部门主管同意后进行修缮。十、 资产折旧之提列财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。十一、 资产盘点行政部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。编制“资产盘点清册”，记录数量的变动，对于变动数量，查明原因后会同财务部门依规定办理。程序文件文件名称编号：FD-CW-007财务部收款作业流程版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一. 收款项目1.物业管理费2.车位管理费3.

24、各项租金收入4.各项维修收入5.有偿清洁费收入6.其他业务收入二. 收款流程负责执行人员使用表单说明时点编制付款通知单物业总经理，客户服务人员，出纳管理费分摊表车位维护分摊表其他相关资料付款通知单1）应随时更新各项分摊表，以确保付款通知单的准确性。2）付款通知单应一式二联。3）各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务管理及查对。每上一收款期的25日以前发送付款通知单客户服务人员付款通知单1).应在付款通知单上加盖物业管理处印章。2).将正联邮寄或发送至住户 处。3).副联应妥善保管以便查核，并保存至收到款项为止。每期25日程序文件文件名称编号：FD-CW-007财务部收款作业流程版本：A修改状

25、态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制收取款项并开出发票（收据）出纳发票，收据1).住户缴款方式： * 现金 * 电汇* 支票2).处各项管理费收入以外应包含现场提供的各项服务收入。3).经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。收款时填写收款清单出纳*物业管理费收 款清单*车位管理费收 款清单*其他收款清单*传真，复印服 务收费登记表1).应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。2).传真“现金解款单“至财务部。收款当日现金管控帐务冲销出纳会计公司会计主管收款日报表1).将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。2).填写收款日报表并传真至财务部以便于查核。3).公司会计应每日核查“

26、现金解款单“之准确性。收款当日驻场会计公司会计应收账款明细表1).依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，即登入账簿并冲销相关科目.收款当日程序文件文件名称编号：FD-CW-008财务部请款及付款管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一 请款项目1. 各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等）2. 根据采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）3. 公用事业费用：水费，电费，电话费，煤气费等。三 付款方式1. 合约及非合约厂商按下列程序请款，开立书明抬头，禁止转让，划线的支票支付。2. 公用事业费用以银行自动扣款缴纳。四 请款及付款程序付款申请负责执

27、行人员使用表单说明时点费用申请人费用申请单请购申请单采购单物料验收单工程验收单1)附相关单据（发票，工程材料请购请附付款申请单，请购申请单，采购单，物料验收单，工程验收单）每日付款审核物业总经理1)物业总经理依据合约内容， 请采购流程及实施状况，核实付款内容。每日汇总当月费用项目出纳付款明细表1)项目出纳根据当月所有经物业总经理签核的申请单，编制“付款明细表。每月25日程序文件文件名称编号：FD-CW-008财务部请款及付款管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制总部审核物业经理/物业部主管/财务部付款明细表1)公司总部逐笔审阅费用申请单项目及金额，并签核。次月2日 开立

28、支票总部会计/出纳1)总部出纳根据付款明细表开立支票。2)总部会计，财务经理审核盖章。次月5日领取支票项目出纳1)项目出纳人员至公司总部领取支票。次月6日供应商领款项目出纳支票付款记录 1)项目出纳向供应商发放支票，并由领款人签署“支票付款记录本“。程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0签发人：第1页 共4页签发日期编制采购作业分为二类：1.物料采购2.工程施工采购（包括外判维护合同，购置设备，大型工具）一物料采购（2000）1.先由公司挑选供应商，并经过“供应商评估表”，经评为A级供应商，且同意配合公司付款办法，则签到合同，列入公司执行采购物料的配

29、合供应商。2.每年度必需针对配合供应商重新执行“供应商评估表”以淘汰提供服务品质较差的供应商并加入新厂商。3.一般物料则由采购人员从公司指定“配合供应商”中执行采购作业。4.如采购物料项目特殊，无法由公司“配合供应商”购得，则需视同为“工程采购”，执行工程采购制度。二工程采购作业（2000） （包括各类外判合同，购置设备，大型工具）（一） 采购价格介于2001至5000者，按以下程序执行采购1.拟标：由采购人员及工程部主管拟定采购内容，包括工程方案，施工要求及维护保养，清洁等要求。2.报价采购人员应采用电话或书面形式邀请供应商或承包商报价。3.议价在采购部门收到至少3家（含）以上的供应商报价后

30、，由采购人员进行议价，且将议价结论，填写“工程采购单”并附各项报价，送交主管进行权限签核并核定中标供应商。4.签订合同将“工程采购单”经权限主管签核及核定中标供应商。由采购人员及工程主管进行合约内容商定并进行合约签署程序。程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0签发人：第2页 共4页签发日期编制签发日期编制（二）采购价格介于5001-10000者，按以下程序执行采购1.拟标由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括（视需要）项目名称，地址，改建或新建工程方案，施工范围，维护保养，技术资料，验收标准，免费保修及投标权限要求。2.招标由采购人员将标书向3

31、家（含）以上供应商或承包商发出邀请函。若需要应会同工程部主管至现场说明。3.投标所有标书应用A4信封，胶封且无任何破损，直接寄至采购部门4.揭标及议价由采购人员会同采购部主管共同启封投标书，经议价后裁定中标供应商，并填写“工程采购单”进行签核。5.签订合约 由采购人员，工程主管及核定供应商或承包商商讨合约条款，并送至发展商（业主委员会）确定确认，将合同及相关采购证明文件送至公司进行合约签署程序。（三）采购价格高于10000元者，按以下程序执行采购1.拟标由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括（视需要）项目名称，地址，技术规格，改建或新建工程方案，施工范围，维修保养，技术资料，验收标准，免

32、费保修，投标期限及培训要求，拟定后送公司审阅。2.招标由采购人员将标书向3家（含）以上供应商或承包商发出邀请函。若需要应会同工程部主管至现场说明。3.投标所有标书应用A4信封，胶封且无任何破损，直接寄至采购部门。4.议标由采购人员及采购主管共同启封标签，若需要可同工程主管召集投标供应商或承包商召开投标说明会，并裁定2家作为中标供应商。5.揭标由采购人员与中标供应商进行洽谈及标价，在裁定中标供应商后填写“工程采购单”进行签核。6.签订合同由采购人员，工程部主管与中标供应商商讨具体合约条款送发展商（业主委员会）代表确认，由采购人员附投标说明等相关文件及发展商确认证明送交公司，进行合约签署程序。程序

33、文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：A修改状态：0签发人：第3页 共4页签发日期编制签发日期编制（四）若该外判工程为发展商（业主委员会）指定承包商，而无法按上述规定执行时，需注意如下事项：1.需有发展商（业主委员会）书面通知或指示。2.若由于种种原因无法获得发展商（业主委员会）书面证明，可以以会议纪要形式，但需发展商（业主委员会）签收确认。3.发展商（业主委员会）的正式签字或签收的证明或会议纪要原件与合同正本一同送公司审核，批准及签署。4.对发展商（大业主）一般工作人员推荐的承包商，将视作一般的投标单位处理，若价格及其他条件相同，可优先考虑。 三其他类合同（一）基本

34、参照工程类合同的签署程序。（二）所参与的人员，除了公司负责人员，采购部及总部工程主管之外，还包括负责该合同所涉事宜的专职人员。（三） 书内容则根据外判项目的类别而定。例如，日常清洁标书内容包括：合约期限，合约范围，清洁工作基本要求，清洁用具，清洁费收取方式，对清洁人员之要求，合约转包及修改的要求，赔偿，合约中止及工作细则等。四采购单核准金额核准金额 工程部主管 采购人员 采购主管 财务 发展商（业主）0-2000 会 审 核2000以上 会 审 审 核 视管理合约规定02000 会 审 审 核 2001以上 会 审 审 审 核程序文件文件名称编号：FD-CW-009财务部工程物品采购制度版本：

35、A修改状态：0签发人：第4页 共4页签发日期编制签发日期编制五、采购流程签订合同特殊规定项目开发商业主委员会财务部进行采购程序：分为1 一般物料采购2 工程采购工程部主管采购人员20002000采购主管开发商业主委员会程序文件文件名称编号：FD-CW-010财务部押金收取申退作业流程版本：A修改状态：0签发人：第1页 共3页签发日期编制一、押金项目1) 出入证押金2) 装修押金3) 车位证押金4) 其他项目押金二 押金收款规定1. 出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。2. 出纳应开立“高力公司印制之收据”并加盖“公司发票章”。第一联保留于收据本上由管理中心归档留存，以便于申退押金时核对

36、。 第二联交由申请人保管，作为申退押金的收据第三联交会计用于做帐。三 押金退款规定1. 申退人应凭收据第二联收据，连同身份证复印件至管理处出纳处办理申退。2. 如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予接受申退。3. 上述第二项规定，如有特殊状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据遗失证明”并附身份证复印件。4. 出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。5. 出纳将押金退还，并同时请申请人签收。6. 出纳应将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据上。 程序文件文件名称编号：FD-CW-010财务部押金收取申退作业流程版本：A修改状态：0签发人

37、：第2页 共3页签发日期编制四 押金收款流程 负责执行人员使用表单说明时点申请证件申请人保安人员客户人员1)由保安或客户服务人员确认申请人的需求后，带至出纳处办理申请作业。收取押金出纳，物业总经理*收据1).开立收据并填写相关资 料。2).加盖“公司财务”章。3).出纳应于“收款人”签名 现金管控出纳会计公司会计*收款款日报表*押金收款清单1).应将收款金额全数填入银 行。2).填写“收款日报表”并传真 至财务部，以便查核。收款当日帐务处理会计公司会计*押金收款清单1).根据出纳提供报表明细， 经查核明细，经查核无 误，即登入账簿。程序文件文件名称编号：FD-CW-010财务部押金收取申退作业

38、流程版本：A修改状态：0签发人：第2页 共3页签发日期编制五 押金退款流程 负责执行人员使用表单说明时点退证申请人*身份证*第二联1)由申退人携带身份证及相关收据至物业管理处办理。退回押金出纳，物业总经理*收据第一联*押金收据遗失证明1).核对相关单据及身份证原 件。2).申退人遗失申退收据时， 应签署“押金收据”遗失 证明单“并检附身份证复 印件。3).由“代收备用金“项下执 行退款。现金管控出纳会计公司会计*付款日报表*押金收款清单1).于“押金收款清单“注销。2).填写“付款日报表”并传真 至财务部，以便查核。帐务冲销会计公司会计*押金收据余额清单1).依据出纳提供报表，经查 核并冲销相

39、关科目。归档*押金收取/申退收据第一，二联。*押金遗失证明单1). 将相关文件装订一起。程序文件文件名称编号：FD-CW-011财务预算作业版本：A修改状态：0签发人：第1页 共3页签发日期编制一. 目的1.维持业主委员会财务收支及资金管理。2.严格掌握各项支出适度，并依其必要性规划各项工程实施顺序。二项目1. 开盘预算作业（物业管理费启动预算，物业管理费收支预算）2.年度预算作业。三. 开盘预算作业程序负责执行人员使用表单说明时点 提列预算物业总经理预算科目表物业管理启动预算物业管理收支预算1）依项目实际维修项目提列预算2）依项目实际人员要求提列预算3）考虑项目财务状况提列必要建议。提报管理

40、合约之前1个月公司FDD部审核物业经理/部门主管 1)需送FDD部门主管及物业经理审核其支出之必要性及金额，预算基础之合理性，及建议之可行性。提报管理合约之前3周程序文件文件名称编号：FD-CW-011财务部预算作业版本：A修改状态：0签发人：第2页 共3页签发日期编制公司财务部，人事行政部财务主管行政主管1)预算需送财务部审核其费用之合理性及预算科目之准确性2)需送人事行政部审核其人事费用之合理性。提报管理合约之前2周业主委员会，发展商审核业主委员会/发展商/物业总经理1)物业总经理将公司审核完毕的预算及建议报告提送发展商或业主委员会2)业主委员会或发展商审核并确认预算提报管理合约之前1周编

41、册存档物业总经理/会计1)将经业主委员会或发展商审核确认的预算编制成册，妥善保管2)及时送公司总部FDD部，财务部，行政人事部执行控管。收楼预算差异核对物业总经理/会计每月收支预算表1)每月由会计编制预算差异分析表，并由物业总经理填列差异原因次月5日程序文件文件名称编号：FD-CW-011财务部预算作业版本：A修改状态：0签发人：第3页 共3页签发日期编制五 年度预算作业程序负责执行人员使用表单说明时点公司FDD部审核物业总经理1). 预算需送FDD物业经理及部门主管审核其支出之必要性及金额，预算基础之合理性，及建议之可行性。每年11月16日至20日公司财务部，人事行政部财务主管行政主管1).

42、 预算需送财务部审核其费用之合理性及预算科目之准确性2). 需送人事行政部审核其人事费用之合理性。每年11月21日至30日业主委员会，发展商审核业主委员会/发展商/物业总经理1). 物业总经理将公司审核完毕的预算及建议报告提送发展商或业主委员会2). 业主委员会或发展商审核并确认预算每年12月1日至15日编册存档物业总经理/会计1). 将经业主委员会或发展商审核确认的预算编制成册，妥善保管2). 及时送公司总部FDD部，财务部，行政人事部执行控管。每年12月16日至31日预算差异核对物业总经理/会计每月收支预算表1). 每月由会计编制预算差异分析表，并由物业总经理填列差异原因次月5日程序文件文

43、件名称编号：FD-CW-012财务部紧急采购作业版本：A修改状态：0签发人：第1页 共3页签发日期编制一适用条件二厂商之选用三相关规定说明四付款方式五流程六相关表单一适用条件1. 适用于突发状况，并严重影响正常运作之特殊情形。2. 在执行此办法前，物业总经理必需取得物业部门主管及采购部门主管口头核准，立可执行。二厂商之选用1. 原则皆应采用公司配合之厂商为主。2. 如无法使用公司配合厂商，驻厂经理应提出相关说明。三相关规定及说明1. 物业总经理应于第2个工作日内，提报紧急采购报告。2. 紧急采购报告单-代替原“请购单”紧急采购报告单 -代替原“验收单”3. 不论金额多少，皆应呈报“物业部、采购

44、部、财务部”部门主管签核。4 .应由采购部门统一执行，紧急采购报告单之编号。编号方式：前2位为年份“05”；后3位为流水号“001-”例如第一张 紧急采购编号05001 第二张 紧急采购编号05002程序文件文件名称编号：FD-CW-012财务部紧急采购作业版本：A修改状态：0签发人：第2页 共3页签发日期编制5. 采购无需填补一般之采购。6. 所有紧急采购报告单，应由物业部指派之专人，执行跑单，避免文件遗失，及时效监管。四. 付款方式1. 原则应并归属于一般“请款作业”执行月结付款。2. 如厂商非公司配合厂商，无法执行月结，则将紧急付款，应由物业总经理即时提出付款申请单，及注明紧急付款日期。

45、并检附相关文件（紧急采购报告单、，发票凭证）执行请款程序。3. 财务部应于接到紧急采购之付款申报单后3个工作日内执行付款。4. 如检附相关文件不合规定，则财务部应即时将申请单退回物业部。而因退件延误支付的产生之损失、滞纳金等，公司不予负担，由相关人员自行负责。五流程 负责执行人员 执行表单 说明 时点 紧急事件项目由物业总经理自行判断紧急事件之严重性发生当日口头核准物业部主管采购部主管由物业总经理口头呈报主管并取得口头核准后方可执行“紧急事件采购”发生当日 提报“紧急采购报告单”物业总经理紧急采购报告单、填具报告单并说明1.取得核准人对象2.选用厂商理由3.执行验收情况4.处理方式2个工作日程

46、序文件文件名称编号：FD-CW-012财务部紧急采购作业版本：A修改状态：0签发人：第3页 共3页签发日期编制物业部签核相关主管紧急采购报告单、1.确认是否事先取得口头核准2.审核相关说明是否合理3.如提报理由有异常事项, 应要求补增说明或即时退件至物业总经理提报当日采购部签核相关主管紧急采购报告单、1.确认是否事先取得口核准2.编写紧急采购报告单编号3.审核购买、验收之金额、项目是否合理，如有异本项应于要求说明或即刻将文件退回物业部.提报当日财务部签核相关主管记录付款日期、金额提报当日提出请款物业总经理付款申请单1.执行一般请款作业2.执行紧急请购每月25日即时提出付款财务部付款申请单紧急采

47、购报告单、1.审查是否检附完整之相关文件2.一般付款作业3.紧急付款月结收单3日内程序文件文件名称编号：FD-CW-013财务部交通费用使用标准版本：A修改状态：0签发人：第1页 共2页签发日期编制一 目的1. 为规范各全管项目的正常运行。2. 为增加各全管项目附加价值或其他利益。二 适用范围全管项目全体员工。三 交通费使用内容1.除特殊原因，如运输大件物品、夜巡，财务人员现金解款，管理处员工于工作期间外出办事不可使用出租车，但可使用公交及地铁等交通工具。2.除以上特殊情况，如有突发事件且距离为3公里以上，可乘坐出租车，但需详细写明四 . 适当之控管物业部主管及物业总经理，应于预算额度内对交通费严加控管。五 报销方式a) 全管项目各级主管（保安，工程，客户服务主管及以上等级）采用一个月报销一次。（报销流程见第六点）b) 全管项目除以上所提之其他员工发生的车费可在备用金内报销。（报销流程见第六点）程序文件文件名称编号：FD-CW-013财务部交通费用使用标准版本：A修改状态：0签发人：第2页 共2页签发日期编制 六. 运作程序1. 全管项目一般员工负责执行人员使用表单说明