中小型公司行政管理制度

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1、 公司管理制度编制： 核准： 本制度自核准之日起开始执行 目 录第一篇 员工守则3第二篇 员工行为、礼仪规范4第三篇 人力资源管理制度6第三篇 人力资源管理制度6第一章 制定依据及适用范围6第二章 人员招聘、入职、离职管理7第三章 薪酬与福利管理制度10第四章 培训、考核、发展11第六章 劳动合同管理办法15第四篇 办公室管理制度17第二章 办公用品管理制度18第三章 印章管理制度21第四章 资质证照管理制度25第五章 合同管理制度28第六章 公文、文书的管理制度31第七章 档案管理34第八章 图书管理制度36第九章 会议管理制度38第十章 招待、会饭制度39第十一章 卫生管理制度43第十三章

2、 保密管理制度44第一篇 员工守则 一、自觉遵守公司各项规章制度、认真履行岗位职责； 二、尽忠职守，服从上级，自觉维护公司利益； 三、诚实信用，竭诚服务。强化信誉意识和服务意识，不断提高工作质量； 四、自觉遵守公司的保密制度，不泄露公司商业机密； 五、不利用自己的职位和工作之便谋取私利； 六、严格遵守公司的考勤制度，不无故迟到、早退、缺勤； 七、对上级交办的事项应力求做到及时准确，不草率敷衍或任意搁置不办； 八、正确使用公司的物品和设备，桌面物品摆放整齐有序；九、工作期间不怠慢拖延，严禁看视频、玩游戏浏览与工作无关的网页；十、注重仪表，讲究卫生，创造和维护文明的工作环境；第二篇 员工行为、礼仪

3、规范一、仪容仪表 1、头发：经常清洗、保持清洁。男员工头发不可盖耳，前不遮面、后不压衣领，不留怪异发型，不着奇装异服，不得蓄须、染发、穿耳； 2、指甲：经常修剪、不宜过长，女员工若涂指甲油最好使用淡色； 3、胡子：不能太长，应经常剃刮； 4、口腔：保持清洁，上班前不宜喝酒或食用异味食品； 5、装扮：女员工宜保持清雅淡妆，不能浓妆艳抹；6、员工在上班期间着装应整洁、大方，不宜追求过多修饰。佩戴工作牌上岗，不得穿背心、短裤、拖鞋等上班；7、有违以上者每次罚款50元；二、 言谈举止 1、员工上班期间，语言要清晰、礼貌，举止要端庄、文明、大方；2、工作场所切勿吸烟、应讲普通话，且不大声喧哗；3、在通道

4、、走廊遇到客户或上司请礼让，不要抢行；4、员工在办公区工作期间，应将手机的铃声置于低音量状态；5、公司召开各种会议或员工在与公司领导商讨工作等期间，员工应将手机置于静音状态；6、按要求做好整理工作，保持办工区域整洁有序；三、接待礼仪1、接待来宾，应主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待； 2、贵宾来访，按公司领导通知的方式招待，行政部人员安排陪同人员，外来协助作项目的人员，由相关部门负责接待； 3、接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水；4、接待流程：接待来访人员询问来意，需要找的人通知被访者引领会见奉上茶水送客整理客人走后清洁。 四、电话礼仪 1、接、打电话要做

5、到语言文明、耐心解答。接听外来电话尽量使用标准普通话，接听时应使用“您好，某某公司”等语句。接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录；2、当打入电话要找的人不在时，要礼貌地询问对方的电话、姓名以及对方是否要留言并加以记录，告知当事人； 3、要转叫他人听电话时应说：“请稍等，我现在帮您转接”；4、接听电话需做到彬彬有礼、不卑不亢，塑造良好的公司形象。 第三篇 人力资源管理制度第一章 制定依据及适用范围 根据公司发展要求，为实现公司的经营管理目标，规范员工行为，提高工作效率和员工的责任感、归属感，特制定本制度。第一条 适用范围 一、本制

6、度所有员工。 二、本公司员工的管理，除遵照国家和地方有关法令外，都应依据本制度办理。 第二章 人员招聘、入职、离职管理第二条 人员招聘一、为保证公司的不断发展，招聘、人员储备，对员工的招聘与岗位配置做以下规定：1、公司面向社会广泛招聘，同时鼓励在职员工把德才兼备或有专业特长的人员推荐给公司；2、任人唯贤、唯才是举、德才兼备，力求做到人尽其才，注重培养工作表现好、能力强、有管理才能的在职员工，并尽可能将其提拔到重要的负责岗位，不让人才埋没和流失；3、职位空缺和出现新职位时，优先聘用在职员工，不足时再向外招聘；4、员工每季度做绩效考评，将作为员工职务与工资晋升的主要依据；5、由各部门之间彼此协调，

7、根据公司发展需要编制人员，做到定岗定员。二、招聘程序公司各部门因工作需要增加人员时，应在系统进行申请，经批准后，人事部统一纳入招聘计划并办理招聘事宜；3、招聘时间及人员的安排：3.1 经理以下工作岗位应聘人员经过人事部初试，通过初审后，经部门经理复试，最后由总经理确定录用人员；经理级以上岗位由总经理亲自筛选考核，确定录用人选；3.2 员工的甄选，以学识、能力、品德、体格及适合工作所需要条件为准。采用考核和面试两种，依实际需要选择其中一种实施或两种并用；3.3 新进人员面试合格经审查批准后，由人事部办理试用期手续。第三条 入职一、应聘者经确认合格后，由人事部办理入职手续并签订劳动合同及入职确认薪

8、金单，成为公司试用期员工；二、试用期人员入职报到时，应向人事部提交以下证件： 1、最高学历毕业证书原件及复印件； 2、技术职务任职资格证书原件及复印件； 3、身份证原件及复印件； 4、一寸半身免冠照片二张； 5、公司统一格式的员工入职登记表； 6、半年内健康体检报告； 7、特殊岗位的员工还须提供担保人姓名、住址、身份证和户口册复印件、担保人亲笔签名的担保书；三、公司有保留、审查员工所提供的个人资料的权利；四、试用期员工统一安排入职培训，包括公司历程、规章制度、企业文化等；五、 试用期员工如因品行不良或无故旷工者，公司将停止试用，予以劝退； 六、新入职员工，公司根据岗位不同实行试用期1-3个月，

9、最长不超过六个月；七、试用期考核 1、试用期由人事部组织各部门经理和相关人员对新进员工进行考核，考核项目按照公司统一标准进行，采取考核后打分形式（满分100）； 2、试用期满，考核成绩80分以上者，公司直接予以转正； 3、试用期满，考核成绩80分以下70分以上者，需继续延长试用期； 4、试用期满，考核成绩70分以下者，予以劝退； 5、试用期内，试用期内员工因工作能力、品行、违反公司规章制度的，公司有权停止聘用； 6、双方有权解除劳动合同关系，但需提前三天通知对方；八、 如有特殊工作岗位者（特聘人员等），公司与其另行签订相关协议，考核办法根据实际情况另行制定。九、公司对员工试用期的表现和录用后的

10、工作态度、业绩等一系列考核结果都将记入员工档案，此记录作为员工日后晋升考核的依据。 十、转正1、 试用期合格的员工须填写转正申请表，转正计薪日期参照试用期协议；2、试用期内员工请假一周以上，转正时间将顺延；请假超过一个月者，则作自动离职处理；3、转正通过后签署转正薪金确认单。第四条 离职（ 辞职、辞退）管理一、离职分类（一）辞职：1、正式员工因个人原因离职，须提前一个月（未满试用期员工提前一周）向人事部提交上级领导审批后的辞职申请，填写离职交接表，按照程序进行审批，在职期间仍需配合公司做好本职工作，经审批通过后，按照公司相关程序办理原有的工作移交离职手续，解除劳动合同关系。当月离职人员不参与当

11、月的绩效考核，时间未满一月的按实际出勤天数计算工资。 （二）劝退：正式员工因个人能力无法胜任本岗位工作或经调职后仍无法满足公司工作需求的（试用期内公司认为该员工未能达到工作标准），由人事部向员工提出劝退书，在工作与物品交接清楚的情况下，公司予以劝退，解除劳动合同关系； （三）辞退（解雇）：员工因严重违反规章制度以及劳动法律法规，给公司造成重大经济损失或恶劣影响，不适合从事本职工作者，在赔偿公司损失后予以辞退，解除劳动合同关系； （四）离职手续1、员工在离职前必须完备离职手续。2、离职手续包括：办理工作交接事宜；按离职交接表要求办理离职手续；交还所有公司资料、文件、办公用品及其它公物；报销公司账

12、目，归还公司欠款；如与公司签定有其它合同（协议），按其它合同（协议）的约定办理；离职手续完备后到公司财务部办理结算手续。 第三章 薪酬与福利管理制度第九条 薪酬内容与结构9.1薪金构成：基本工资、岗位工资、绩效工资、工龄工资、全勤奖以及公司提供给员工的各项补助及福利；9.2 岗位工资：根据员工的工作岗位核发。9.3 绩效工资：根据员工的业绩考评核发。9.4 年绩效工资：根据公司的全年效益和员工的年终绩效核发。9.5 效益奖金：公司项目完成产生效益后，按岗位职责和员工绩效考评情况确定发放金额。在公司项目完成之前因个人主观原因（因病无法克服的客观原因除外）离开公司的人员，不享受项目效益奖金。 9.

13、7.3员工岗位发生变动，其薪资根据公司实际情况进行相应调整。9.7.4根据对员工的绩效考评情况，公司每年将进行薪资调整，以激励优秀、督促后进。 10.5、公司所有员工考勤为全勤的按半年度发放全勤奖500元；10.6工资按月发放，若员工出现每月请假、旷工、迟到等情况，则按照员工实际考勤发放薪资；10.8公司实行基本薪金制度。10.11 薪金计发10.11.1发薪日期。每月的15日计发，如遇节假日或休息日顺延。薪资均以税前数值计算。10.12.5公司根据国家有关劳动法规的规定，或公司经营发展的需要，对薪金管理制度进行补充、修改、完善。 第十条 福利 一、有薪假期1、法定节假日：元旦、春节、端午、中

14、秋、清明、国庆按政府的规定执行。公司另有规定时另行通知。 2、带薪假：年假，员工在公司服务满1至3年的可以享受5天的带薪休假，每增加一年休假可增加一天。该类假期可充抵病、事假时间。婚假、丧假、产假、病假等价别根据劳动法相关规定标准执行。二、公司给予员工通讯费用补贴。三、社会保险1、公司为试用期满并已签订劳动合同的员工购买失业保险、养老保险、医疗保险、工伤、生育险等国家规定的社会保险项目。保险基数根据企业情况每年核定一次，缴费比例按照国家规定执行。四、员工活动1、公司为保障员工的身心健康，每年年底进行一次例行体检，并适当组织体育锻炼和娱乐活动。2、公司员工均可参与公司工会每年定期或不定期举行公司

15、周年庆祝、春节联欢、郊游等活动。3、每月按照员工生日月份集中庆生。 第四章 培训、考核、发展第十一条 培训一、培训目的：员工自我实现的需要，充分释放其潜能，有效调动积极性、创造性，强化员工敬业精神，增强企业的向心力和凝聚力。二、培训内容（1）新员工培训新员工入职公司后，先有行政部人事专员对员工进行公司制度及相关礼仪培训，考试合格后交由部门领导对其进行相关业务培训，以便及时了解公司并顺利开展工作。1、培训时间：新员工到岗后的第一周进行。2、培训内容：企业规章制度、文化、公司组织架构、发展战略、方针和宗旨（行政部负责） 了解工作内容、性质、岗位职责、熟悉工作流程、技能（部门经理负责）。3、部门培训

16、时间安排： 根据部门情况集中或者分阶段进行。4、培训纪律：在规定的培训时间内，无故缺席者罚款30 元。 第十二条 考核一、考核办法考核分为试用考核、晋升考核、年终考核三种。1、试用考核：试用期员工在试用结束时，由部门经理负责考核，试用部门如要延长试用期或改派其他部门或解聘，必须附考核表，延长试用期不得超过6个月。2、晋升考核：员工在晋升或降职时，必须进行考核，并附上个人自评报告。3、年终考核：于每年12月底进行考核，作为年终奖金评定、晋升、加薪的依据。二、考核流程自评-主管考核-行政部人事审核-总经理审批-行政部人事存档。三、考核内容1. 思想品质与职业道德7. 对公司政策制度的执行力2工作经

17、验及工作能力8. 工作态度与热情3. 潜力发展与学习能力9、创新记录与合理化建议4. 对公司企业文化的了解10.工作业绩和成果5. 团结同事与协作能力11. 考勤状况与奖惩记录6.工作的计划性和指导力考评原则1、对员工的工作态度、工作能力、工作业绩三方面进行考核，建立绩效考核考评档案，作为晋升的重要依据。2、考评对象 公司全体员工，包括试用期员工和因病、因私、因伤缺勤者，但不包括本季度出勤未达20个考评工作日者。 员工在考评期内更换工作岗位，就职新岗位超过15天参加新岗位考评，反之则回原岗位进行考评。3、考评分为季度考评、年度考评和其它考评。4、因完成公司计划外临时安排的工作，影响了季度计划工

18、作的完成，考核、考评时应酌情正确处置。5、考评指标考评指标按普通员工、经理级以上员工两种类型分别确定。6、月考评程序在员工自评的基础上，由考评小组进行考评。 1、普通员工类的考评小组：由行政部部人力资源，被考评员工的直接上级、经理、副总经理或总经理组成。2、主管级以上员工的考评小组：由行政部部人力资源，被考评员工的直接上级、经理、总经理组成。7、年度考评程序（1）普通员工的考评分上级、同级、自我考评三级进行，各级的考评权重比例为：上级占总评的50%，同级占总评的30%，自我考评占总评的20%。（2）主管级以上员工的考评分上级、下级、同级和自我考评四级进行，各级的考评权重比例为：上级考评占总评的

19、70%，下级考评占总评的10%，同级考评占总评的10%，自我考评占总评的10%。8、年度考评方式以考评会议评定的方式实施年度员工考评。8.1、考评会议的成员：由被考评部门全体员工、其它部门的经理、公司副总经理和总经理组成。8.2、考评会议由总经理或指定人员主持，行政部负责会议的相关记录和评分核算。8.3、会议程序8.3.1 行政部人事对被考评人各季度绩效考评结果进行简要介绍。8.3.2被考评人作自评陈述。8.3.3被考评人回避，参评者对被考评人的陈述进行评论和评分。8.3.4评分以不记名方式，按上级、下级、同级分类后交给行政部人事记分。行政部人事按上述级别分类算出各类的平均分后，再以各级评分权

20、重比例算出被考评员工的年度绩效考评得分。第六章 劳动合同管理办法第五条 适用范围：试用期满转正后的全体员工第六条 合同期限1、劳动合同的期限分为固定期限、无固定期限、以完成一定的工作为期限；2、因公司原因或员工个人原因而未签订劳动合同，但已在公司工作三个月以上的，均视为一年期劳动合同。第七条 合同签订、续订、变更和解除1、新员工在试用期满转正时，公司与其签订劳动合同。2、有固定期限的劳动合同，员工应在合同期满前十天向公司提出书面申请，经双方协商一致同意后续签劳动合同。期满未重新订立劳动合同而双方均未提出异议的，视为原合同续签。3、公司与员工双方经协商同意，可以变更或者解除劳动合同。4、签订了无

21、固定期限合同的员工需解除合同的，应提前三十天提出书面申请，经双方协商一致后方可解除合同。5、员工有下列情形之一的，公司可以解除劳动合同，不支付经济补偿: 试用期内被证明不符合录用条件； 严重违反劳动纪律或公司规章制度； 未经公司批准而自动离职； 严重失职、营私舞弊，对公司利益造成重大损害； 擅自离岗，连续旷工15天或一年内累计旷工30天被公司除名； 被依法追究刑事责任。6、员工有下列情形之一的，公司可以解除劳动合同，但应当提前三十天书面通知员工本人并支付经济补偿： 患病或非因工负伤，治疗终结后不能从事原岗位工作、也不能从事由公司另行安排的岗位工作（增发壹个月工资的医疗补助费 ）。 不能胜任分配

22、的岗位工作，经过培训或者调整工作岗位仍不能胜任工作的。 劳动合同订立所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行的。 属于情况的，经济补偿按其在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资，六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，支付半个月工资。7、 员工提出解除劳动合同，应提前三十天以书面形式通知公司，经公司批准后方可辞职。如未提前通知给公司造成经济损失的，应根据国家有关劳动法规定承担违约责任。8、 重要岗位以及公司中高层人员签订年薪制合同，年薪制合同签订期限三年起。（年薪管理规定参照2013年12月西安万方公司年薪制员工管理专项规定）9、 未提及事宜，按国家法律、法规的有关规定

23、执行。第八条 纠纷处理合同过程中的任何劳动纠纷，员工可通过申诉程序向上级负责人（公司总经理）申诉，协议解决；不能达成协议时，可向当地劳动仲裁机构申请仲裁或向人民法院申请诉讼。 第四篇 办公室管理制度 为了加强公司行政部行政事务管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，提高工作效率，结合实际情况，特制订本制度。 本制度所指办公室事务包括考勤管理、办公用品管理、印章管理、资质证照管理、合同管理、公文文书管理制度、档案管理、图书管理、会议管理、接待饭客、卫生管理、废旧物品管理、保密管理、项目申报管理、企业爱心基金、车辆管理等。 第二章 办公用品管理制度为使办公用品管理规范

24、化，控制办公用品开支合理化，特制订本制度。第一条 适用范围 本制度适用于公司全体员工。行政部专人负责收发入、离职人员的办公用品。第二条 办公用品范围 一级消耗品：笔、铅笔刀、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、软皮笔记本、复写纸、便签纸、标签、橡皮擦、档案袋、夹子、一次性纸杯、茶叶等。一、 二级消耗品：复印纸、传真纸、打印纸、修正液、白板笔、传真纸、印刷品等。二、 管理消耗品：打印机、碳粉、墨盒、剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、专用章、印泥、计算器、传真机、电话、文件夹等。第三条 办公用品购发一、办公用品的购置办公用品购置应遵循以下程序：由各部门在每月15日间做采购申请单，由部门负责

25、人签署后报常务副总审批，财务部签字后方可交由综合管理部采购根据实际工作需要有计划购买、分发给申请部门，由部门负责人签字领回。低值易耗办公事务用品可由综合管理部确定购买。单件价格超过1000元以上的物品必须由常务副总批准后方可购买。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经常务副总批准。（一） 行政部办公用品采购人员需根据各部门采购申请单的实际情况审核，大批量采购必须经过常务副总审核批准后方可执行。（二） 在购买办公用品时，应本着经济节约，确保质量的原则。（三） 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。二、办公用品发放（一）个人领用：一级消耗品均可以通过个

26、人领用，也可以由部门经理统计所需数量后一起领用。领用时需填写相关领用记录。（二）部门领用：二级消耗品以上都由部门经理或者部门负责人办理领用手续后领取。三、公司办公用品应建立账簿，购发手续清晰、规范。 四、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。五、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。 第四条 办公用品的保管一、 所采购的办公用品由综合管理部指定保管员进行保管、发放，并按照公司有关规定办理入库、领用等手续。二、 办公用品每次被领用后，保管员需进行盘点，确定数量是否正确无误。三、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入

27、库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。四、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。五、 综合管理办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。 第五条 办公用品的管理（一 ）办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。（二）公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政部指定负责人全权负责。（三）管理细则：一、对于恶意损坏办公用品的，所有损失均由损坏者承担。二、办公用品在办公时间丢失者，由使用者赔偿。三、管理消耗品在正常使用发生的损坏时，要及时向保管者报告，由保管者安排修理，如不报告或擅自将损坏的

28、办公用品丢弃的，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。四、对决定报废的办公用品，要做好登记，在物品报废单上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报总经理同意后，到财务部办理报废注销手续。第六条 注意事项及附表一、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用，违犯者视情节轻重给予罚款处理。二、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用，违者按照情节轻重给予罚款处理。三、新进员工入职时统一办理相关手续，并且填写办公用品领用单。离职时，需将剩余用品一并交与办公用品保管者，由保管者依照残旧程序、可利用价值等实际情况对物品进行再分配。办公用品流程1、编制采购申请审批采购入库登记发放 2

29、、编制采购申请统计申购情况月末清算汇总出库登记 第三章 印章管理制度第一条为了使公司印章及介绍信的管理和使用安全、规范、统一，保障公司的合法权益，结合公司实际情况特制定本制度。本管理制度适用于公司公文、信函、证件、证书、发票、支票、财务报表、统计报表、对外签署的合同、协议以及其它须用印章的文本。 第二条 印章种类1、 公章（包括公司已作废的旧公章）或指定和合同章；2、 公司董事长或总经理（法定代表人）的备案职章；3、 公司部门印章（行政部、运营部、招商部、店面、财务部等）；4、 其他印章：投标作标书时需要的印章、已经结束的各项目经理部的各类印章、公司各部门作废的印章等。第三条 印章的刻制和回收

30、2.1公司所有印章的刻制必须报请总经理批准。新项目部成立需刻制印章的，应向行政部递交申请刻制印章的报告，经总经理批示后，由行政部派专人去办理印章刻制并进行交接工作；2.2公司印章（公章）、法定代表人印鉴、财务专用章、合同专用章等具有法律效力的印章，由综合管理部持公司介绍信、营业执照副本等相关证明材料到指定公安机关办理篆刻手续，印章的形体、规格等按国家相关法律规定执行；2.3公司内部使用的印章，如部门印章、财务专用的条形章、检验专用章等由使用部门经理提出申请总裁批准，统一由综合管理部负责雕刻。3、印章的管理、使用及保管3.1 印章的管理3.1.1公司印章（公章、合同章）、介绍信由综合管理部专人负

31、责管理；3.1.2财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴必须由财务主管、会计、出纳分开管理，由公司财务负责人具体安排；3.1.3印章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管，如果是具有法律效力的印章，双方须填写印章交接单；印章管理人若离职或岗位调动，则双方除填写印章交接单外，须经过总裁批准；3.1.4公司所有印章，均应在综合管理部登记、留样，确定保管人，并填写公司印章留样备案表；3.1.5印章磨损需要更换，或公司部门撤消、重组等，由综合管理部统一收回、登记、留样、销毁；3.1.6印章丢失，则由当事人向公司提交书面的报告，综合管理部应及时采取相关的补救措施，包括但不限于追查印章下落

32、、公告印章作废、对责任人进行处罚等；3.1.7印章管理人员必须坚持原则，严守机密、严格照章用印，不得越权用印，不得未经允许私自用印，一经发现，严肃处理，因擅自用印对公司造成的损失应负相应的法律责任；3.1.8当印章管理员发生人事变动或离职，公司及部门印章管理人员应向部门办公室负责人移交印章及其他相关工作，由公司或各部门另行安排专人负责印章的保管。印章的交接应作为离职移交工作的一部分，并填写印章交接单，方可办理离职调动手续；3.1.9具有法律效力的公司所有印章任何人不得未经批准携带外出，如确需要带出使用时，须填写印章外出使用审批单，行政用印须经常务副总批准，项目用印须经总经理批准，公司印章（公章

33、、合同章）应由印章管理人员携带外出，如确需使用人携带，则还须填写印章交接单，办理交接手续后方可携带外出。3.2印章的使用、保管3.2.1印章的使用（1） 各部门员工办理与对内、外部单位事宜，使用印章时，须具实填写用印登记表，经部门主管领导签字同意后，到印章管理人员处用印；合同金额在五万元以上或者须加盖法人私章的合同、资料由总经理签字；若总经理或部门主管领导外出，须印章管理人电话或短信请示总经理或部门主管领导，得到批准后方可用印，事后由经办人到总经理或部门主管领导处补签字； （2） 用印时涉及到工程投标事宜需再次盖公章或其他印章时，印章管理人须核查用印登记表无误后，方可用印并做好登记工作；（3）

34、 印章管理人员必须根据用印登记表严格审查需用印文件的名称、份数是否相符方可加盖。对不符合者，印章管理人员有权拒绝盖印；（4） 各部门员工申请办理用印登记表，若部门领导未能及时签署，须申请上一级领导签署，部门经理及时补签；（5） 以公司名义签订的一般销售合同、协议等，必须在合同评审完成，且法定代表人或授权签约人签字注明日期后，由上述人员填写用印登记表，部门主管领导审批，方可在综合管理部办理加盖合同专用章的业务，如果销售合同金额在五万元以上，则须总经理审批方可加盖合同专用章；（6） 对外签署的任何合同、协议，投标书，则必须在合缝处加盖合同专用章；（7） 公司财务需加盖财务专用章、发票专用章、法定代

35、表人印鉴，按公司相关财务管理办法执行；（8） 用印者因工作需要开据证明、介绍信、授权委托书等，综合管理部必须严格把关，认真审核，经常务副总同意，印章管理人员方可盖印。介绍信应统一编号登记，以备查询、存档；（9） 部门印章、或其它的条形章仅作为公司内部印章使用，对外不具备代表公司的功能；（10） 公司任何部门，任何人不得在当事人或委托人所持的空白格式的文件、文档、介绍信、报表等上加盖公司的任何印章，否则必须为此不当的行为承担相应的法律责任；（11） 凡有公司总经理签发或签署的文件、发文批准书、业务报表、邀请函等，可直接加盖公司印章（公章），无需再办理审批手续；（12） 无总经理签发或签署的文件、

36、业务报表及其它文本等，需要加盖公司印章（公章），用印人须填写用印登记表，办理用印审批手续。3.2.2印章的保管（1） 印章管理人员在加盖印章时，应确保印章清晰、端正；（2） 印章管理人员应建立用章登记表，对使用印章的种类、文件/文档/报表等内容、日期、使用人等进行登记。 4.责任4.1违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节的轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚，造成特别严重后果的，应依法追究刑事法律责任；4.2 印章遗失必须马上告知行政部，由行政部印章保管人登报声明证照作废，并按印章的篆刻要求重新补办新章；4.2任何人必须严格执行本制度，依照本制度规定的程序使用

37、印章，不得擅自使用； 5.公司印章管理的相关文件范本：公司印章留样备案、印章交接单、印章外出使用审批单、用印登记表；6.本制度由综合管理部负责解释，由总经理签发后开始执行。第九条 未经总裁同意，不得将公司印章用于公司经营、宣传以外的其它任何用途。 第四章 资质证照管理制度 第一节 总则第一条 为加强公司的证照资质的管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，特制订本制度。第二条 公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。行政部负责办理、监督检查工作。 第二节 资质证照的种类第三条 种类一、资质证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类：

38、 （一）基础证照是指公司的营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等企业合法经营所需要的各种证照； （二）专业证照是指经营中取得的专业类证照：如电力工程施工总承包三级资质、机电设备安装工程专业承包三级资质、环保工程专业承包三级资质、安全生产许可证、社保登记证、建造师证、安全员证、岗位资格证、技术人员学历证、个人的职称证等。 （三）获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、专利证书等。 第三节 资质证照的办理部门第四条 办理部门 （一）公司的营业执照、组织机构代码证均由行政部统筹办理；（二）公司税务登记证、银行开户许可证均由财务部统筹办理；（三）公司专业证照、专利及

39、获奖证照均由行政部统筹办理；第五条 证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。第六条 证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照经办人员责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人承担。第七条 所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部门。第八条 证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。第四节 证照保管及使用第九条 行政部负责公司证照的统一管理。所有证照原件由行政部专人负责保管，并负责登记、备案并保留扫描件。第十条 行政部应妥善保管印章和证照，存放于专门的、干燥的文件柜里，不用时注意上锁，未经许可不得启用

40、、滥用、复印、外借等，证照类的还应备扫描件归档和留存复印件以备急用。保管期间，公司及部门印章、证照管理员为管理责任人。第十一条 行政部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。第十二条 为保证公司的合法经营，公司以个人名义出资办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由行政部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。第十三条 公司各部门或外单位需要使用公司证照复印件， 须填写资质文件使用登记表（若部门主管领导未能签署，须上一级领导签署，部门主管领导及时补签）。扫描件需要传送时，须有水印“此扫描件仅作为

41、办理用”，需要复印的，由行政部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理用”。第十四条 公司证照原件(正本或副本)带出和借用，行政用证须经常务副总批准，项目用证须经总经理批准，领导签字同意后的证照外出使用审批单，不得擅自用于他事，期间要妥善保管，携带人应防止丢失，用完后应立即归还还原保管部门。并在登记表上注销。第十五条 印章证照保管员为第一责任人。带出和借用期间，携带人为第一责任人，审批人为第二责任人。第十六条 当印章和证照管理人员发生人事变动或离职，应向交接人移交印章、证照及其他相关工作，同时填写证照交接单，常务副总为监交人。第十七条 证照遗失必须马上告知行政部，由行政

42、部证照保管人登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。第十八条 如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。 第五章 合同管理制度 为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据经济合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。一、 合同规定1、 公司合同包括：销售合同、采购合同、不包括劳动合同。（其他合同是指公司签订的除销售合同、采购合同以外的合同，主要包括：运输、维修、借款、担保、抵押、保密、劳务用工、租赁、保险合同等。）2、 合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。二、合同的签订：2.1订立

43、合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同；2.2对外订立经济合同，授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，由法定代表人或法人授权的委托人签订，其他一般人员均采用业务委托的授权方式签订，委托人必须本着对公司负责的态度，在授权范围内行使签约权，超越授权的权限或非法人授权的委托人则无权对外签订合同；2.3 授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。2.4签订合同时，应对合同进行编号，公司所有合同的编号均应是唯一的；2.3为降低公司风险，签订合同前，必须了解、掌

44、握对方的经营资格，资信等情况，无经营资格或资信情况不良的商家则不得与其签订经济合同。2.5经济合同必须具备货物名称（或劳务、项目名称等）、规格、数量、价款，履行的期限、地点、方式，执行的标准、质量要求、验收方法、包装要求以及违约责任、付款要求等，合同上还应有双方的联系人、联系电话、单位名称、单位地址、法人、开户行、银行账号、税号等信息，并加盖双方公司的公章或合同专用章；2.6 空白合同上一律不得加盖公章或合同专用章。原则上应先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。2.7 单份合同二页以上必须加盖骑缝章。2.8 合同的附件

45、（包括技术协议）及补充协议同样具有法律效力，应严格履行合同签订的规定；2.9合同文本拟定完毕，经公司法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总裁审核过后加盖公章或合同专用章方能生效。2.10 合同盖章生效后，应交由办公室副主任按公司确定的规范对合同进行编号并登记。2.11 公司总裁对所有合同的订立具有最终的决定权，公司财务总监对合同订立的全过程拥有参与权与监督权。2.12 合同最终签订前需法律顾问审核，方可上报总裁签署。2.13 公司的合同应统一编号，便于公司有效管理和规避合同风险。2.14 公司所有的付款合同统一归采购部签署。三、合同的履行3.1合同对甲乙双方均有制约作用，因此合同涉及到的公

46、司各部门均应严格按照合同规定履行，合同签订人有责任对另一方合同的执行情况进行跟踪和督导。3.2合同在履行过程中，合同双方如果出现履约困难、违约等现象，公司合同签订人应及时向总裁汇报，积极应对，采取合适的方法将公司的损失降到最低。3.3 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总裁签字同意后，再转财务审核付款。3.4 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：1、应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面申请的；2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的。3、发票不完整或未取得发票的。4、手续不完善的。5、财务部认为需提供其他资料的

47、。付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促收款单位出具委托付款资料。3.5 合同履行过程中，对方开具的发票必须是合法的、有效的，收到发票后，经办人先核对无误，填写费用报销单，将发票附在其后，经总经签字，转财务审核付款。3.6合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对采购合同的有关质量标准资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。四、合同的变更和解除：4.1 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经店面、运营部、招商部、财务部等相关职能部门负责人和公司总裁审核通过方可。4.2合同履行过程中，因出现特殊情况经双方协商需对合同进行变更，在不损害公司利益的前提下经

48、总经理批准，可进行变更，但合同的变更必须签订书面文件，甲乙双方均应签字盖章，变更文件作为合同的附件与合同有着同样的法律效力。4.3 变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。4.4 公司相关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报。4.5 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由行政部保管。4.6 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。4.7合同变更后，合同编号不予改变。5.合同保管：5.1合同签订后

49、，合同原件及合同的附件一同交综合管理部归口管理，保证合同的完整性，签订部门或财务部门留合同的副本。5.2业务部门应建立合同台帐，有效的掌握合同的执行情况，综合管理部档案管理也应建立合同归档的分类台帐，方便公司各部门查阅。5.3合同台账的内容应包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、合同总金额、对方单位、履行情况及备注等，台帐应及时填写，做到准确、完整。 5.4合同调阅，须经总裁签字方可，任何人员在不经批准的情况下，不得调阅公司的合同。5.5合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，应慎重保管，严禁随意处置、遗失和销毁，接触到合同的公司内部员工均应保守合同秘密。6.合同保管与经办人员

50、的工作移交：6.1合同经办人员与公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司应在情况发生后一周内书面告知相关单位。6.2合同经办人员与公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司有关部门确认后方可办理相关手续。7. 本规定由综合管理部解释，由总裁签发执行。第六章 公文、文书的管理制度一、公司的公文格式应规范化，公文处理程序应严肃、正确。除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。 二、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。三、公司公文的发行由公司总裁办公室负责。包括公司各类红

51、头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。 四、各单位、各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字，交综合管理部审核后发送。五、各单位、各部、室所有打印成文的内部规章制度和下行文稿必须报行政部留底存档。 六、文件管理的范围包括： 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、人事专员发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、各类合同文件以及其他有关公司的重大事项文书资料。七、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正

52、文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。八、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。九、公司文件的发文管理1、公司发文由行行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。3、公司对内公开文件由行政部负责起草和审核，总裁签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，审核无误打印后，由总经理盖章，签发。4、文件须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总裁签字同意后打印发文。3、公司制度、规定、决

53、定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。十、收文管理1、公司收文的处理程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、收文、分文、登记、传送、归档、销毁。2、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由行政部负责执行。收到文件后，先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。3、凡寄至公司的文件、传真等，由综合管理办公室签收并做好相应记录；4、机密文件由综合管理部专人保管，并对文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。5、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，

54、需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需总经理批准后方可借阅。7、综合管理部对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续；10、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政部签字批准，按照文件管理制度进行处理。11、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。十一、文件管理流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案排序整理，编制编目存档借阅清退1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文

55、件文件存档更新目录(纸质档与电子档)借阅清退审批销毁2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁第七章 档案管理一、档案由专人负责收集。包括附件、批复、定稿等。并明确具体责任，认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作，对涉及机密的文件、资料，要保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。二、档案归档范围： 公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、劳动工资、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、活动方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件

56、、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。 （一） 人事档案归档1、 员工个人档案。在职员工个人档案由行政部负责保管；离职员工档案保存期限为一年；列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。2、 其它人事资料。公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。（二） 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。（三） 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。（四） 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特

57、别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。（五） 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 三、 档案的借阅与索取 1、总经理、公司部门负责人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 2、公司其它人员需借阅档案时，需经部门主管批准，并办理借阅手续。3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档案由公司总裁办公室主任批准方可摘录和复制。 三、 附则 （一）本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适应工作需要的，各部门可提出修改意

58、见，综合管理部研究并呈请总经理批示。（二）本规定解释权归综合管理部。 （三）本规定从发布之日起生效。四、档案借阅1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。五、档案的销毁1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经总裁批准后方可销毁。3、经批准销毁的档案，由

59、档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。第八章 图书管理制度一、管理目的：1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作特制订本制度。2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。二、 管理规范1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。2、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。3、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。4、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、

60、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。5、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。三、 管理流程设计1、申购流程：填写申购单审批采购图书入库登记2、借还流程：查阅图书目录卡填写借阅单图书卡签字图书借阅续借图书，再次填写图书借阅单四、图书、报刊种类公司报刊指各种报纸和期刊（专业与非专业），图书即各种工具书和专业用书。五、图书、报刊的订购管理1、公司根据业务需要和各部门的要求制定年度报刊订阅计划，行政部统一负责办理订阅手续。2、各部门根据业务需要制定图书购买计划和预算，报行政部预审，经常务副总批准后由行政部统一购买。3、报刊和

61、图书由行政部负责登记、分发、保管、借阅管理。4、对不遵守规定和损害图书报刊的行为，行政部有权制止，并按照公司规定予以处罚。第九章 会议管理制度一、 会议目的1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。2、 根据公司实际及具体的情况，确定临时会议召开的必要性。3、 合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。二、会议分类公司会议归纳为三类： 1.公司会议：主要包括公司决策层会议，公司中层会议、公司各部门会议；