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1、企业协同办公平台建设方案随着电子信息技术及互联网的不断发展和在办公领域的深入应用,自动化、智能化办公 越来越多的出现在了现代办公管理的各个环节,帮助企业提升管理水平和工作效率。同时, 企业对于网络及信息系统的积极应用也从一个侧面反应了企业管理理念的不断提升,电子化 管理工具的全面应用将是未来办公管理的必然趋势。一、系统概述协同办公平台,又称“0A系统,是采用现代电子技术,以“工作流为引擎、以“知识 文档为容器、以“信息门户为窗口,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工 作的应用软件系统。它改变了过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采 集、信息处理,为公司的管理和决策提供
2、科学的依据,其管理效果主要表达在：1、保障制度执行 制度执行规范统一,管理规定理解一致;系统固化制度流程,灵活应用保证执行2、监管工作进程任务分配明确有据,工作进展实时管控;工作计划审核跟踪,待办事项提醒反馈工作内容集中反映,绩效考核有理有据3、共享知识信息统一信息发布平台,个性设置关注内容区分角色推送信息,阅读与否及时反映知识文档统一留存,设置权限共享学习4、提高工作效率流转程序系统执行,进展意见实时了解;待办流程集中处理,工作期间避免打扰 提供统一协调平台,内部沟通系统记录； 事务工作系统处理,避免人工重复劳动.5、培养办公习惯 协助管理计划总结,主动推送待办事项; 培养电子办公习惯,奠定
3、系统管理基础; 无纸办公节约成本,协同平台减少内耗.二、实施内容:鉴于协同办公平台是一套针对办公流程和信息进行管理的现代化电子工具,对它的引入 实施将在推动企业完善、规范各项制度流程的同时对原有的工作习惯产生一定的冲击。因此, 信息部将采取系统信息量由少到多逐步增加、工作流程完善一个上一个、组织多种形式的系 统使用培训等循序渐进的措施来保障该系统的成功实施。本系统拟初始实施内容建议如下： 1、信息门户管理平台建立统一的集团信息门户,为企业信息发布、交流提供一个有效的场所,实现企业内部的 各种信息（公告通知、文件、函件新闻资讯、内部期刊、管理制度等）的统一管理和发布,同 时为员工的个人办公提供个
4、性化服务。需求描述公告通知集团/部门级公文及通知信息有效传达,同时可以归档备查制度文件集团/部门级规章制度信息及修订发布新闻信息集团内部或外部新闻通讯信息发布,丰富企业文化民意调查针对集团组织的活动或某项决定调查员工的想法知识订阅根据权限获取他人共享的知识文档考勤信息员工出勤、请、休假等信息的审批发布事务信息日常事务的提醒、督促、跟踪、反馈日程信息日常办公行程计划的管理及发布2、工作流程管理平台利用软件系统自由配置、固化成熟的工作流程及表单,以实现制度流程的电子化、规范化、 标准化,减少人为理解原因造成的制度运作不流畅,从而提升集团的整体执行力.同时可以对 工作的进程予以实施监控、催办和督办,
5、对流程数据及结果进行分析、统计,继而进一步完善、 优化工作流程.需求描述通用流程内部沟通（自由流程）、工作联系单、工作计划和总结法务办公公文管理、印章管理、合同会签、信息发布、档案利用行政事务名片印制、发送快递、物品采购、车辆使用人力资源招聘管理、入职流程、离职流程、人员调动、请假审批财务管理现金报销、付款申请、借款申请3、知识共享管理平台打破知识文档分散储存在不同员工及部门,依据权限统一管理集团所有知识文档,沉淀 日常工作中产生的成果并在合理范围内共享,提高内部经验的分享利用率,改进企业创新能 力、快速响应能力,提高工作效率及员工技能素质,避免因员工流失带来的企业知识流失,减 少管理培训成本
6、。需求描述通知公告集团/部门级公文及通知、公告信息审批后发布、归档供查阅管理制度集团及部门规章管理制度信息展示工作职能员工岗位职责界定信息查阅工作流程集团内部工作流程信息查阅及梳理计划报告集团及部门计划总结报告信息查阅备忘员工关系集团内部员工座谈会纪要、员工关系、沟通与交流、建议与意见等部门知识部门通知公告、部门工作计划、部门管理制度、部门技术文档合同管理经会签、审批后各类合同归档供有条件查阅管理法律法规集团所需各类法律法规文件信息查阅管理会议信息集团会议纪要及处理结果等信息查阅等管理管理知识库集团所需管理类知识信息管理管理培训教材集团管理类培训信息管理4、个人办公管理平台通过系统中的个人办公
7、事务小工具,帮助企业员工对自身工作内容进行计划、记录和总 结,提高员工个人的办公效率;支持领导对下属工作任务的派发、监管和协助,为准确考核员 工绩效提供决策依据。需求描述日程安排员工行程的计划、总结、存档便于统筹工作安排集团论坛实现员工多角度信息互动名片管理工作业务往来信息收集管理及共享工作日志日常工作的记录和备忘通讯录集团内、外交流沟通信息参考及时通讯集成RTX等,实现通过RTX办公流程在线提醒5、人力资源管理平台整合人事信息、考勤管理、薪资福利、培训管理、绩效考核于一体,借助协同办公系统处理人力资源事务性工作,实现人员信息电子化、信息录入流程化、事务工作自动化,有效提升企业内部管理、增进人
8、事管理效率。需求描述组织架构组织机构编制、定岗定编、岗位设置、用人需求、人员调动、辞职、 辞退开除、工作交接招聘管理计划内、外招聘、面试复试、录用、入职、试用考核、转正、本/跨部 门调动、合同续签、薪资调整、离职申请人员信息信息归档、调整、调阅、注销、审批违纪管理人员违纪报批、归档、调阅、注销培训管理员工需求/计划培训、课程审批、技能评估、内/外部培训实施、培训报告提交审批考勤管理员工加班、出差、请假操作管理薪资管理员工新资规划、发放、调整等6、移动办公管理平台： 系统平台支持远程登录,方便员工在网络允许的情况下随时随地处理办公事务. 移动设备平台：基于集团移动办公的需要,实现移动设备对系统的
9、登录、查阅、发起、操作、审批等移动办公功能.三、建设设想：1、组织保证：由信息部牵头,组织系统实施涉及到的相关部门负责人组成项目实施小组,配合软件供应商共同完成对流程的梳理、知识文档的分类等系统实施工作。2、建设原则：整体规划、分步实施,充分考虑公司管理的个性化和现有的办公习惯,力求在短期内快速见到效果再逐渐深入推进。3、环境配合:软硬件和网络环境部署充分考虑现有条件,适当进行改造和升级。4、系统开发：协同办公平台软件在技术有一定的先进性,预留接口,满足不同业务信息系统数据对接以及今后业务、组织的变化和需求的扩展.5、合作伙伴：选择有丰富经验的知名协同办公平台供应商合作,要求协同办公软件供应商满足“流程配置灵活、方便,技术设计先进、科学,应用功能成熟、稳定,售后 服务及时、优质等基本要求。充分借鉴他们的成功案例经验,最大化降低项 目风险,最短期内快速取得效果。6、时间计划： 2012年9月上旬完成专业供应商的询价、必选、合同签订工作。 2012年10月底前完成信息整理、流程梳理及系统搭建等实施工作。 2012年11月中旬完成权限配置、系统培训及推广等实施工作. 2012年12月底前完成系统试运行、后续改进、完善等工作。信息管理部2012年8月28日
企业协同办公平台建设方案(上报版)
