采购师必备的采购技巧

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1、采购师的采采购技巧巧这里我们将将研究一一下有关关采购的的各个方方面的问问题，包包括对如如何编制制采购和和如何对对所获之之财物尽尽其用进进行描述述。我们们将把采采购放到到一个具具体的环环境中来来看一下下它的实实际情景景。 44!q44WQ ; N!WW# NN$ 在很多多情况下下，一些些语词可可能并不不完全适适合于你你们的组组织，如如工作头头衔或专专业术语语等，这这是因为为不同的的机构对对采购有有着不同同的要求求，大的的公司可可能会有有一个更更加结构构化或固固定化的的方式，而而小的机机构则会会更灵活活一些。按按照你自自己的需需要来解解释这些些语词并并从中抽抽出关键键点是非非常重要要的，下下面的信

2、信息都可可以加以以利用。 ym12PAU5 iB q*b Lddk:u&J 51)Q&,Mo# 11确切的产品和服务 +,g8& #A:+|H 从实质上来说，采购其实很简单，你请求某人为你做什么，当完成之后，你支付费用就可以了。你可能需要的是货物和设备、材料、产品，或者你可能要得到某种服务，这种服务有时可能是带有人身性质的。无论怎样，你必须知道你要的是什么，是在什么时候需要的。 m|CB) =JR6-A1 ,Fv8&tR 4tYHLBS 12其它六个“确切” 1 7. =Kn:n_ 还有一些可能是比较重要的事情。也许你需要以一定速度和一定的质量将某物品送到某一特定地点，同时你还要考虑成本问题。

3、 y-1!|l0:6 yHo1Fj 因此，实际上有很多因素决定着上述看似简单的过程其实并不象上面所描述的那样直截了当，这就象驾驭一种动物，比如说马，只有以正确的方式对待它，它才可能服服帖帖，否则它会将你掀得人仰马翻。 7gx 7NDt 8NUVHcB6 在采购的过程中需要照顾到的范围其实很宽，但下面它们并不是按某种特定顺序的重要性进行排列的： CIzu;4| YWK|AT-4 决定你究竟需要什么，你所需要的货物或服务的功能又是什么？ rZi W74Y.zQ 如何起草合适的文书，它应该包括些什么内容？ gRNH je13W 对于这项采购需要适用什么样的条款和赋予怎样的条件？ )UoF *vC(

4、B34+fOur 有那些法律方面的因素需要考虑，它们又怎样适用于我这一个特殊的例子？ Ht,dMt: .:U4 -E 会不会有什么特别问题影响到我，比如说欧盟的指示性条文，或者是海外的供应商等？ F?MY ;&2f 财力问题如何，你能够支付价款吗？何时才能支付？ (52% PCkQ hR 我是仅仅和一个供应商谈判呢还是到市场上去选购？ GLpl e,cSB!7 如何着手进行招标前的相关活动？ j YVRD; +Honj 如何处理收到的竞标者的分析报告？ )a=58r07 Kwmtt 什么时候和我意中的供应商签定意向呢？ ;+3XDz v AS-%I+ A 如何准备谈判？ W3E7y? $eU

5、oFa5A 如何处置合同？ Z.$)#vM5 M7PG s-l 随着你获得经验的不断增多，某些答案将会因为类似行为的重复进行而变得简单，从而也不需要每一次都费工夫去思考，但另外一些则可能会随着供应商的不同而变得更加复杂，这样你可能需要经历该过程若干次才会获得合适的解决办法。这一过程看起来可能有些劳神，但它还是需要予以足够的重视和认真的处理。 *2+QKDG q dQQt5Ym 从过去经历中得出的一个教训就是坏的开端往往使整个项目变得更加困难，并且使成功的可能性降低，在这种情况下就需要项目的主管人有足够的勇气抛弃原来的一切从头再来，而需要从头再来的这一切又是许多成功的先例所证明早就应该是这样做的

6、。 p*5QV /M-*U8ab 我的词典将采购定义为“通过细心和努力来获得”。在商业运作中，这一定义还需要考虑更多的关键因素，采购是通过从供应商或合同的另一方获得货物、工程或是服务来安全高效地经营和发展业务，当然还会有其它一些限制，比如说安全问题，环境问题或者是其它法律问题。采购还应该考虑到对多余物品的处理，以及在互利的前提下以一定条件将它们转让给他人。 ?qJt4Om m3/xHO 采购的首要任务是增加价值和转移风险而不是也不应该是增加或转移成本，它是也应该是给业务带来价值。 0=erf62= &$NYZ3?9 支持这一主要任务的是那些补充性任务，如对卖方的评价，对标准的运用，如有必要对于

7、制度及商品编码的组织和利用，对于库存的控制等。 C&V)/ (CR9 6n 采购其实是一种组织体系，它保证客户在恰当的时间和恰当的地点，以合适的价格从合适的供应商那里得到符合质量和数量的确定商品。 4T?8J-J |6o!&e$1 另外还有一种更深层次的伦理要求，那就是采购要以平等的方式与每一位供应商打交道，而不是有利于这一方，不利于另一方。 6 qKX %/46z9 R|ftFebB. t$EL3U/( 13采购之收益 W!o|0u!D E2ilOP 公司要想增加收益，方法之一就是增加销售，其它条件不变，销售的大量增加将导致收益的增长。让我们假定一个公司购进价值50000英镑的原材料和元件，

8、然后通过劳动向其中增加了50000英镑的价值。在增加了10000英镑的价值之后将这些商品卖出，为了将收益从10000英镑提高到15000英镑，就必须将营业额提高50%，即从110000英镑增加到165000英镑，这反过来又意味着它的销售能力必须比以前提高50%才能达到这一目标，这将是非常困难的。 WEqNuE sIzy/W0iV 还有另外一条途径，假定增加的价值还保持在50000英镑，但是购进的原材料被更加有效地利用了，因此在事实上原料的花费只是45000英镑而不是50000英镑，这一部分节余就直接转化为利润将收益增加到15000英镑，这说明良好的采购将直接增加利润。 wBIH 7A :y1,

9、OR/k 这一点可以同样适用于目的不在于利润而在于平衡预算的情况，当然这种平衡也要保证提供一定水平的服务，在某种极端的意义上说，你可以将所有的精力都花费在对于预算限制的减少上，这将使你以极大努力的的代价换取更令人满意的服务。换言之，从采购中获得的节余将会直接转化为额外的服务。由此可见，好的采购将意味着可能提供好的服务。 r) g:-Ox9 RMs+pN v2Vmcc_9x )1gOOTh? 14采购程序和竞标 p#_D|s/Ep c2wgJH!g 采购是一组行为，每一个人在其中都扮演一定的角色。通常情况下，这一过程都分成几个特定的部分，并在其中进行分工，不同的人承担不同的责任，这对参与采购的员

10、工和需求机构都是一种保护。 bDh/jYv LM9*sG2V 实质上，参与采购的有四类人。首先是客户，一般是一个具体的人，由它来决定需要什么，在大的机构里这项工作甚至可能再往下细分，专门有人来填写技术规格表，在效果上起着客户代理人的作用，但在这里我们将上述两类人看作一类。 NHd ;Q O=d:yZb! 第三类人是采购执行人，他们扮演的是处于客户和供应商之间的角色，代表客户履行委托事宜。 5c$DZ( v8KcijSS 第四类人是财政官员，他一般是审核票据进行实际的支付工作。 Y|S$W %+oqAY m+s 理解和尊重这四类人的职责很重要，例如，工程师做工程机械方面的事务，采购员进行采购，彼

11、此的职责不能混淆，当然在一个较小的机构里，这些职能可能因操作上的方便会集于一身。 W5emx a U*.Os q6KOO) 客户，技术官员 J,J6bfR/ $FPbUtD 其职责是： S6Y:Z0 &ET$caj# 准备技术规格 2c5 b! r%4Ah 签发技术规格 Ns$+| zbx*! 提供意中的供应商 E uf Cbp zYv32 从技术角度评估竞标 (o4 c0UzK a_-rceU 确认所购货物和服务可以被接受 6)BPDfU, UD.Zn E 保存可供审核的他个人的行为记录 *Ms&WYN- =iH9=aBFC 3V7WIj RAnF=1v 采购员，采购执行人 Adc:$C H

12、A7%8R*.2i 其职责是： M2c7 | *_7/0E(3 准备商业咨询 nAyHD4 O&_) 签发招标咨询 sbi#U;dF UO#Ak 推荐合同策略 =FI/476 %K.rrn M 对竞标进行商业评估 Jz3,vV fQ: 8ICV8( 在合同过程中处理各种变故和请求 FvG?%IFM + d3 保存可供审核的他个人的行为记录 Sk1t Pqw5: O%zQ 履行和保持对采购行为的适当控制 ;H.V-:P) |?u-O3 指导并从各个方面与该项目进行合作 #Xox2 P/|1,S k 5TB6QLPEwY p/VVb% 财务官员 #GgQJ* :X, 该职位负责项目的财务方面的工作

13、，通常情况是其职责由多人来履行 ;tZQ9#S Y.$T8 监控并调节预算 = a60Xv h )5S 4) 确认票据 VDb bA )jU4a 履行支付 8Ejb/W_ XgHJ Oqt 在整个采购过程中对这些职能进行认同对于提高效率是非常必要的。为了整个业务能够赢得最大影响，每一个参与者都应该被允许以合适的方式履行其职责。 2icQ (H; qrlC U4 KRC3Qt Bso#+v5 竞标 0N6.itOz MkPQso 竞标在采购中是一个能够使资金在发挥最大效用的同时以最有效的方式获得货物和服务的过程，只要恰当地予以控制并合理运用，它就可以成为一种能为任何业务所运用的有力工具。 E7I

14、Utw 所有的竞标者必须按照同样的招标文件进行准备，这样他们提出的条件就能有机会进行比较，比较之后将会给你提供有竞争力的竞标者，反过来这又会降低风险和获得最大附加效用。 x?+w8jSR =Xh)34q T$xB H 27e!KG& 招标策略 5QMra5Nk FmIV;BP 只要可行，招标无疑是进行采购最值得推崇的方式。要采取这种方式，招标机构必须采取相当负责的态度，而且要遵守职业道德，所有的竞标者都应该平等对待，不能向第三方透露任何信息，组织机构的活动必须保证招标过程中没有权利滥用的现象。 vju FVJwL vwU1H 组织机构应该为自己留出尽可能长的时间来保证自己行动的自由，尽可能地不

15、要在很早的时候就与某一供应商达成意向从而使自己陷于锁链之中，这实际上也会限制你的相对方谈判的自由。 69go o M3pE$KT0x 如果你受欧盟或其它规则的约束，那么招标的过程将会受到相当严格的控制，包括你所拥有的时间，所需要提供的信息数量，操作商务的方法等。不遵循这些规则的人可能会更自由一些，但他们会发现内部具备规则也是非常必要的。 %=/D !GqFX+!Ju 首先，招标文件是需要准备的，它包括技术和商业方面的条款，与此操作相并列的是要整理出一系列具备可能性的供应商。接下来你就应该制定招标回复时间表了，并且要保证能够收到必要的审核材料。这一切做完之后，这些文件，通常称作招标要约或投标请求

16、就可以发给竞标者了。 CL8 H3A$YkK 程序到此并未终止，你还需做一些管理工作，并坚守到回复时间表的最后，你需要接受并回答供应商的提问，记住要将这些回答通报给每一位竞标者，以使他们获得的信息是相同的。 g4IFQRVi ;w7mr1 一旦有了回复，你就要对这些报价或投标进行评估，当然评估时要尽可能地保持公平，务必保证这些报价具有可比性，因此你可能需要向竞标者询问其所投之标中的一些你不是很清楚的问题并让他作出解释。 #SorWj T6U/&O 选出有限的几个后，你需要保证供应商所提供的的确最适合于你的需要，这可以通过通信的方式解决，但通常需要呈交和谈判。 bdg6B7%Q C= cV5r

17、通常情况下，合适的做法是事先选出一些竞标者，限定条件如下： xIrC9e X0/slOT 对该项目确有兴趣，且非常愿意提交竞标条件 k9Pvh,_wp ?Nos;_/ 对相关程序、材料和know-how权具备一定的经验 YKyno?m DF3!r 有相关人事、技术、机械、管理等重要事项的资源 cU1o$NRx GAz -yCJp 财政状况良好 uYh!04u e &6% 能保证恰当的质量标准，且有合适的管理体系 Un?|RF broLC5hbQU 预选一部分竞标者在招标过程的每一个阶段都能够节约时间和精力，它将有助于防止那些无用的东西占用你的时间和空间。 dWAt#xII +HJ/8Dd1 在

18、整个过程的初期就与有潜力的竞标者进行交谈也可以了解别人对你项目的看法和获得他人的反应。 PX:#+ bq1 PR:o b 5DX Ji4p6$ .j- 与供应商和签约者进行联系 N /4E 2 2t= = T= BT72?&V 这个因素通常被忽视并且对你及竞标者来说都可能是潜在的成本，为了将这一工作处理好，你需要明白自己要做什么以及如何去做。 cy9% 4c HTQZIm =j.TDvnd IO)B3,g 招标成本 5m8u:6kQu gbLWxiG 首先要考虑到发出招标要约前的行为，你需要限定目标，调查主题，写出确定的明细表，考察和认同供应商，获取内部的授权，寻求预算支持，然后发出要约。这个

19、过程可能需要整个合同价金的2%到5%。 *5)UIRd %WENa/t 接下来竞标者就需要针对你的明细表制定他的建议，这既费时间又费金钱，每一个竞标者在竞标说明上都要花费合同价金1%到大约6、7%的成本。如果你有四个或者五个竞标者，这一成本将达到合同价金的5%到30%。 Zp&7hI |A&;m(Mt 你可能会问自己由谁来偿付这笔款项？理论上说是你的竞标者，但是，从长远观点来看当然是你自己。或者是竞标者把竞标成本直接加在每次竞标项目上，或者它们成为了总开销的一部分，在后者的情况下，你可能在一年将其付清。 OZ&/&?!XE Lh_1 报价提出之后，评估程序就开始了，你要做的包括评估、估价、呈交

20、、谈判、批准几个事项，那些简短的竞标者列表也包括在呈交和谈判过程中。这个总成本或许占合同价金的2%到5%，如果你发现由于某种原因必须重新招标，那么在这一部分的成本将大幅增加。 #9,8 O qxc hH 因此对工业来说，竞标的总成本可能占到合同价金的10%到50%这样一个范围，无论你从事的是哪一种工业，降低这种成本都是你的责任。 6KddHyFz j_qnBe Q 将这一程序编入流水操作，并制定明晰的计划 5wue2/gl m.D8y 制定严格的时间表，不要让这一过程无限期地拖延下去 jg KE8( 要保证专业化，将工作做好，并且第一次就要做好 |R.yuSL)( eP(+.Ke Oi+ 1

21、#LR4%mg 采购成本 D6= F 6 1bL$ 我们通常强调要将采购成本将到最低，但将所有的成本作为整体来看待从而获得一个关于商务成本完整图景的做法也是很有价值的。 4s 7RB gTW 前面几段讨论了关于签约前的一些事务，我们发现招标成本对每一方来说都可能达到合同价金的50%，在这里面加上使整个系统得以装备并运行的成本，例如： jfG of* Lf( zk:pt 选址工作、基础建设、前期准备和正式建设 A,F*LXm yx Om=V 于其它系统进行一体化 l7gzG :|nzjK/S 授权与交接 4uu?!dVk LNYe9 交付与保险 g hY.isp*/ 对职员及监理的培训 7y t

22、 ;(?tlFc 所有这些都加入到总的购取成本中，有时这些费用很轻易地就超过了招标的成本。 !Qv6? i%SVK ?_o3 dLp1l2h!0 所有权损耗 E :9|5 Kd-1EU 除项目的装备和运作成本之外，你还必须计算它运作时的成本，这些成本可能会持续许多年，并且可能是前期费用的许多倍，接下来，在设备濒于报废之时就不得不将其销毁或以某种方式处理掉。 F_*:p FPYkD 考虑这些成本将有助于以正确的观点来看这种实际购买价，一定要考虑长期损耗成本，有时它能帮助你决定购买何种最好的系统，而忽视这一点将明显不利于支持购买那些原始价格显然很高的系统的做法。 (Vo 让协同一致和承诺对你的计划

23、和主意产生影响，使得每一个人都期望这个项目成功。作为一位领导或主管，你应该用激情来感染你的伙伴们，使之愿与你共同取得胜利。 .8QhJHwd bR7tmJ)Z 知识就是力量，获取知识然后变得更加强大，并且为自己的商业利益而有效地利用它。 O + aK#eF 8d*S9p,/ 要了解人们在整个过程中所起的不同作用，尊重他们的位置但要进行团队合作。如果你们的工作能够团队出击，你将在供应商面前展示一幅团结奋进的图画。供应商将会在你的机构中发掘任何脆弱的环节，他们要抓住你的漏洞，使一方攻击另一方，然后从中获取好处。别让他们得逞，一个团结一致的团队是不会有漏洞的。 Ct )R ij+MU 1 QyA9i

24、Vs (a1f,J 17安全与保密 N9PV/a VJ#ys _W 采购过程中的黄金规则是要绝对保密，别让任何不应该外传的信息从你的机构中泄露出去，不要和不应知道此事的陌生人交谈，当对方是你机构中的成员时这可能很难，但知道的人越少，就越不会有漏洞。 dUB;ZB7 9=#.W3. 妥善安置你的相关文件和计算机内的材料，不用时（包括周末和晚上）要将其锁好，不要将评估的表格展开放在桌子上，以免过路人看见，销毁那些敏感的文件而不仅仅是随手将其仍掉，别有用心者会力图去发现他们。 GHj_r V #vkj 你的竞标者们都很注意收集关于你的点滴信息，一零半句有时就正好能够填补他们信息上的空白，如果非常必要

25、的话，他们会在你午餐的酒吧或者是餐馆咖啡屋安插一个窃听者以收集你的杂谈，这已为世人所知。 gGNo!o v2A? GmuUIw8 FO;4w 18采购过程中的伦理观念 Oq6T7bfRW G1#6; 任何名誉的采购方在运作过程中都受一套为世人所普遍接受的规则的约束，比如买卖原理等，这涵盖了买方对于卖方的行为准则，简述如下： 7lYf+&JZ bfb9A+3 不要利用自己的权威获取个人利益 wvccARQ Md9y:)PY 遵循无可指责的正直标准 B!x6N 2ETv H23 培育专业竞争的最高标准 M!hD5.3 ;fQIaE&H 遵循法律、合同及惯例 MEShC 8YPX8d8u 拒绝任何不

26、正当或可能被视为不正当的商业行为 %xku: /ZL6g RRA| 为商业利润最大化而优化对资源的利用 2.zf r J-e9vK-# 为了将这些原则付诸实施，采购方需要如下行为指南（它们已经被证明产生过良好的效果）： qs8qn0A %#ydOy 公开任何可能影响公正的个人偏好 USyN5lU7 Yp3y%n 始终如一地尊重忠诚的品行 19? b!/-9 发布真实和公正的信息 lN5(5% I !lR 7% 不要禁止公平竞争的运作 1=X1$a;+v q|WuG-( |v 1* ( 国际招标 Bob-qCBV |GP&! 当你的资金是由国际组织借贷时，通常就需要采取这种采购方式。每一个国际组

27、织，如世界银行、亚洲开发银行等，都有自己的一套规则，为了获得所需要的资金就必须谨慎地遵循人家的这些规则。规模很大的项目往往需要多渠道地获取资助，这样你就不得不同时遵循多个规则了。这些规则我们将会在研讨会上深入探讨，但它们几乎都遵循在这一课开始时我们列出的那些原则，可能变动的只是用于支持这些原则的实际的文书工作。 Qte%POx+ 80o=E 一般来说，项目需求必须以某种方式予以公开，对这种方式可能会有特定的限制，也可能会在世界范围内流行的传媒方式中进行选择，现在不断增长的趋势是可能会要求将项目在国际互联网上公开，以使有潜力的投标人有机会表达他们的兴趣。 bg)-u EJ/H3I 6V #EEb

28、 出资人还会要求整个过程的运行要严格保持公正和完全客观，所有的决定都需要详细记录和确证，以便出资人派审计人员前去查验发生情况的真实性。 Y zmMF Q/kNK 与国际采购立法不同，借贷者的规则可能还会影响到合同的具体运作，它会规定一旦开始履行如何对合同进行管理。 H(y Gh | :id/ 依其性质，国际报价只适用于大型的项目。 vD(,| Z a S29 RAuVRm=E GJsaRiz 欧盟程序 f$vTDak Gy M!: 欧盟的采购规则体现为一系列的指南性条文，研讨会的一大部分将用来解释这些条文本身以及它们是如何在实际中运用的。在欧洲经济区的每一个成员国中，这些条文都被转化成国内法，

29、但全部的运作程序还要受到欧洲委员会和欧洲法院的监督，这些规则将我们前面所讲到的一系列原则付诸实效。 l* 欧盟的指南性条文仅涉及到合同的授予这一步，没有接下来合同管理的内容。它规定所有涉及到的合同都要在欧共体官方期刊上公布，这意味着欧洲大陆上所有的投标者都可以知道在哪里寻找机会。另外还有和其它经济区域的相互合作，这样美国和日本的一些合同就也可以在欧共体官方期刊上公布了。欧盟的指南性条文还为报价选择和中标评估制定了一些规则，要求这些程序公正客观。 !RSG%s 5Z6MQ(k 欧盟的指南性条文适用于所有的采购活动，不仅仅是项目招标，事业性消费也包括在内，另外还适用于欧洲公共事业团体签定的服务合同

30、，如同货物买卖和建设承包合同一样。 NK(_ &.F ,CuWQH 欧盟的这些指南性条文的一个重要方面就是它们可以由投标者自己进行修改，同时还为那些能向法庭证明自己受到了侵害的投标者提供救济。 ItZYOt|Hn a(D=ZKbVU N:+,x q. bG 许多国家通过国有机构也为招标制定了相应的规则，而这种招标可能不为国际规则所涉及，它们可能只涉及较低的标的，并且要求合同在国内或特定的地区向所有投标者公开。这些规则可能与上面所述的投标程序遵循同样的原则，因为这些原则已经被反复证明能够带来丰厚的利润。 cC+2%q B FF! PmfF 当然国家和地区的招标规则也包括一些其它招标程序所不包括的

31、内容，比如它可能会要求投标者遵守一定的社会政策，并符合一定的环保、健康和安全标准等，还可能要求列出影响到竞标的工程的细枝末节。 !2ZLm QVM.G 必须注意的是，如果采购涉及到国际规则，那么它们将比国内规则优先适用，很明显，如果这两套规则都遵循同样的原则，那会对各方都有利。 8&| o U.BVP +*?l?|F lw.qP 直接签约 |?8nO.CV 0doJFH 直接签约有时又称单一采购，它不需要竞标。客户可能仅仅将这项工作交给另一个组织去执行，或者按标准价或者是协议价。这种签约行为在欧洲已倍受冷落，今天也仅局限于国家安全和防卫方面的一些事项，即使在这里一方面是合同不予公开，另一方面还

32、是力图安排一些竞争。它也适用于集团公司为了把工作机会留在公司内部的情况，这些条款可能只涉及内部事宜，根本就不是什么法律上的合同。 F P|cA$ - I;P 诸如“加入合伙”之类的词语可能涉及到直接签约，尽管这可能更象是继续一项已经存在的合同而不是建立一种新合同。直接签约的问题是客户可能永远无法肯定他们做了一笔好交易，历史表明由于各种原因他们往往不能如愿。 Rqp#-04*W KvPCb%!ZP 10 *Tk 8 4ZnWs 框价协议 hRuP 框价协议能够约定供应货物或完成工程的价格和条件，但又允许在数量和时间甚至是标的方面有所变动。框价协议也可以涉及到“合伙”，它是用以在欧盟采购指南内包括

33、长期关系的机制。签定框价协议之前当然也经过竞争，但一旦签定就可以持续若干年，尽管在欧盟内部这个期限必须受到限制，它们不能简单地公开结束。 h(Iun 8Sj,+XFq 框价协议可适用于客户不知道所须产品的确切时间和数量的情况，我们也可以通过诸如“合同条款”、“”、“理性合同”等词语来知晓它是框价协议。框价协议的优点在于能够保证大量相对来说低价金的交易能由相关合同条款来调整，而在需求产生时可以授权最终用户直接与供应商联系。 e8/S =&d t:fz%IOe 以上是对于采购业务的简短介绍，还有许多的问题需要探讨。专业的采购员经过几次之后便可以熟悉这些内容，但即使是最富经验的采购员也需要经常注意这些东西，看它们究竟是否有新的变化。