《电子表格处理》PPT课件

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1、第4章 电子表格处理,主要内容,4.1 EXCEL的基础知识 4.2 EXCEL的基本操作 4.3 编辑工作表数据 4.4工作表的编辑和格式 4.5 数据管理和分析 4.6 图表功能,学习目标,熟练掌握EXCEL基本操作 掌握数据管理功能，熟练操作对数据排序与筛选 掌握EXCEl的图表功能,4.1 EXCEL的基础知识,主要功能 退出和启动 窗口界面 基本概念,主要功能,Excel也是Microsoft Office的常用组件，使用该软件可以快速、简便地处理原始数据，并制作出统计图表。,用Excel制作的非典疫情通报实例,电子表格软件与文字处理软件的比较表：,启动和退出,首先启动Windows

2、操作系统，然后鼠标单击左下角的“开始”按钮，在随之出现的菜单中单击“程序”项，打开程序级联菜单后，再单击“Microsoft Excel”选项，Excel 2000即开始启动。 如果在桌面上生成了Excel 2000的快捷方式，则可以在Windows的桌面上直接双击“Microsoft Excel”图标。,1.启动Excel,2.退出Excel,退出时如果有文件没有保存，Excel会显示一个对话框：,如果有多个文件未被保存，则在对话框中可选择“全是”按钮，此时所有文件都被保存，不再一一提示。,退出时如果Excel文件没有命名，还会出现“另存为”对话框，在此框中键入新名字后，单击“保存”按钮即可

3、。,窗口界面,1.编辑栏 显示活动单元格中的数据和公式。 2.名称框 显示当前活动单元格的位置。 3.工作表区域 存放数据。 4.工作表标签 显示工作表的名称，初始为Sheet1, Sheet2, Sheet3。,基本概念,1.工作簿 Excel文件就是一个工作簿（一个活页夹)。 2.工作表 活页夹中的一张张活页纸，由单元格组成。 3.单元格 每一个工作表都由单元格组成。单元格位置 由交叉的列、行名表示。 4.活动单元格 带粗线黑框的单元格，其名字出现在名称框中。,4.单元格内容 可以是数字、字符、公式、日期等，如果是字符，还可以分段落。 5.单元格区域（范围） 多个相邻的呈矩形状的一片单元格

4、。 区域名字由区域左上角单元格名和右下角单元格名中间加冒号“：”来表示。 例如C3:F8表示左上角C3单元格到右下角F8单元格的由24个单元格组成的矩形区域。,4.2 EXCEL的基本操作,区域选择与命名 向工作表中输入数据 文件的保存,区域选择与命名,1.选取区域 (1)单元格的选择：单击单元格； (2)行的选择：单击行标头; (3)列的选择：单击列标头; (4)连续区域的选择： 将光标定位在所选连续区域的左上角； 拖动鼠标至连续区域的右下角；释放鼠标。 (5)不相邻区域的选择 按住【Ctrl】键的同时,做上述、的操作。,选择不连续的区域：,2.命名区域 为选择的某个单元格或范围设定名称。

5、操作步骤： (1)选择单元格范围; (2)单击名字框; (3)输入名称； (4)按下【Enter】键。,向工作表中输入数据,1.输入常量（文本、数值、日期时间） (1)选择单元格,输入相应内容; (2)按Enter键(或Tab键,或单击“”按钮)。 说明： 文本输入时向左对齐； 输入的内容需要分段时，按Alt+Enter键； 输入字符型数字时，前面加一个单引号； 数值型数据输入时靠右对齐； 日期格式为“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy” ； 以24小时制时钟显示“hh:mm” 。,2.输入公式,(1) 选定输入公式的单元格； (2) 输入等号“=”； (3) 输入公式具体内容； (4)

6、按下Enter键，完成公式的输入。 注： 公式中不应含有空格符； 单元格中的公式内容显示在编辑栏中，计算结果则显示在单元格内。,公式选项板的使用,单击编辑栏中的“=”，即可显示公式选项板。公式选项板中显示函数的名称、参数和计算结果，以及整个公式的计算结果和该函数的简单说明。,使用公式选项板输入数据,3.函数,（1）函数必须以“=”开头； （2）函数的参数用圆括号“( )”括起来； （3）函数的参数多于一个时，要用“ ,”号分隔； （4）参数的文本要用英文的双引号括起来； （5）参数可以是已定义的单元格名或区域名； （6）可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。,函数的参数类型,（1

7、）数字，如21、-7、37.25等； （2）文字，如“a”、“Word”、“Excel”等； 若在文字中使用双引号，则在每个双引号处用两个双引号，如“TEXT”； （3）逻辑值，如TRUE、FALSE或者计算时产生逻辑值的语句（如A1035）； （4）错误值，如#REF!； （5）单元格引用，如D11、C5:C10。,（1）直接输入函数。 （2）粘贴函数（使用粘贴函数按钮）,函数的输入方法,粘贴函数法: (1)选择要输入函数的单元格; (2)单击工具栏fx(粘贴函数)按钮 ，打开“粘贴函数”对话框：,（3）在“函数分类”列表框中选择函数类型，在“函数名”列表框中选择函数名称，单击“确定”按钮，

8、出现函数参数输入对话框。 （4）在参数框中输入常量、单元格或区域。 （5）输入完成函数所需的所有参数后，单击“确定”按钮。,函数参数输入对话框,使用“自动求和”工具按钮,1.初次保存文件 (1)选择“文件”菜单的“保存”或“另存为”项; (2)选择保存位置(驱动器、文件夹)及类型; (3)输入文件名; (4)单击“保存”按钮。 2.修改后保存文件 选择“文件”菜单的“保存”命令或单击工具栏“保存”按钮,文件的保存,4.3 编辑工作表数据,数据修改 数据删除 数据的移动和复制 单元格、行、列的插入和删除 公式的移动和复制 数据的填充 查找与替换,1.在编辑栏修改 先选中要修改的单元格，然后在编辑

9、栏中进行相应修改，按“”按钮确认修改，按“”按钮或ESC键放弃修改。 2.直接在单元格修改 双击单元格，然后进入单元格修改。,两种方法：,数据修改,1.数据清除 数据清除针对的对象是数据，单元格本身并不受影响。 选择“编辑”菜单的“清除”命令，在级联菜单中的“格式”、“内容”或“批注”分别只取消单元格的格式、内容或批注，“全部”命令则将单元格的格式、内容和批注统统取消。但单元格本身仍留在原位置不变。 选定单元格或区域后按Del键，相当于选择清除“内容”命令。,数据删除,2.数据删除 数据删除针对的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。 选取单元格或一个区域后，选择“编

10、辑”菜单的“删除”命令，出现“删除”对话框，可选择“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”来填充被删掉单元格后留下的空缺。,1.鼠标拖动方法 (1)选择要移动或复制的单元格； (2)如果要移动，将光标移到单元格边框的 下侧或右侧，出现箭头状光标时，用鼠 标拖动单元格到新位置； 如果要复制，按住【Ctrl】键同时按上 述方法用鼠标拖动单元格到新位置； (3)释放鼠标，完成操作。,数据的移动和复制,2.使用剪贴板 (1)选择要移动或复制的单元格； (2)如果要移动，选择“编辑”中的“剪切”项； 如果要移动，选择“编辑”中的“复制”项； (3)单击新位置中的第一个单元格； (4)选择“编辑”中的“粘贴

11、”项； (5)按【Enter】键，结束操作。,1.插入单元格 （1）鼠标单击要插入单元格的位置； （2）选择“插入”菜单的“单元格”命令； （3）在出现的“插入”对话框中选择新单元格出现的位置； （4）单击“确定”按钮即插入一个空白单元格。,单元格、行、列的插入与删除,2.插入行、列 （1）单击要插入新行或新列的单元格； （2）选择“插入”菜单的“行”命令或“列”命令，选中单元格所在行向下移动一行，或者所在列向右移动一列，以腾出位置插入一空行或空列。 如需插入多行或多列则须选择多个单元格。,3.删除单元格、行、列 （1）单击要删除的单元格、行或者列； （2）选择“编辑”菜单的“删除”命令,经过

12、复制后的公式发生了变化(注意编辑栏) ：,公式的移动和复制,当复制公式时，若在公式中使用单元格或区域，则在复制的过程中根据不同的情况使用不同的单元格引用。 （1）相对引用 Excel中默认的单元格引用为相对引用，如A1、B2等。相对引用是当公式在复制或移动时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。 （2）绝对引用 在行号和列号前均加上“$”符号，则代表绝对引用。公式复制时，绝对引用单元格将不随公式位置变化而改变。,（3）混合引用 混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“$”符号，如$A1或A$1。当公式单元因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址部分会随位置变化，而绝对地址部分

13、仍不变化。,1.使用填充柄 (1)初始值为纯字符或纯数字，填充相当于数据复制。 (2)初始值为文字数字混合体，填充时文字不变，最右边的数字递增。如初始值为A1，填充为A2，A3，。 (3)初始值为Excel预设的自动填充序列中一员，按预设序列填充。如初始值为二月，自动填充三月、四月。,数据的填充,2.自定义序列 可以把经常用到的一些序列做一个定义来进行自动填写。 (1)自定义序列步骤： 选择“工具”菜单中的“选项”命令，选择“自定义序列”标签 ； 在“输入序列”表中分别输入序列的每一项，单击“添加”按钮将所定义的序列添加到“自定义序列”的列表中； 按“确定”按钮退出对话框。,建立自定义序列,(

14、2)使用自定义序列： 在单元格内输入自定义序列中的任一项，并 选择它； 用鼠标左键拖动所选单元格右下角的“填充 柄”至结束处。,3.利用“编辑”|“填充”命令 (1)在某单元格中输入起始值： (2)选择菜单命令“编辑”|“填充”|“序列”； (3)在“序列”对话框中填入相关信息； (4)单击“确定”按钮，完成操作。,“序列”对话框,按住Ctrl键不松手，选择所有要输入相同内容的单元格；输入数据，按Ctrl+Enter键即完成操作。,4.表中有相同内容的单元格的输入,1.查找 如下图所示，可通过查找对话框上的选项确定查找范围及查找内容。,查找与替换,2替换,搜索和替换的字符可以包括文字、数字、公

15、式或公式的部分。在“编辑”菜单的“选项”命令或按Ctrl+H键，弹出“替换”对话框，如下图所示。,4.4 工作表的编辑与格式化,编辑工作表 格式化工作表 使用自动套用格式 格式的复制和删除 工作表的打印,1.选择工作表 用鼠标单击相应标签。 2.工作表改名 方法一：单击要命名的工作表，选择“格式”菜单的“工作表”命令，在其子菜单中选择“重命名”命令，被选中的工作表名字呈可编辑状态，直接输入新的名字。 方法二：双击工作表名字，待选中的工作表名字呈可编辑状态，直接输入新的名字。,编辑工作表,3.插入新的工作表 先选择插入位置，然后使用“插入”菜单中的“工作表”命令。 4.删除工作表 选择选定要删除

16、的工作表，使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令，并确认“将永久性删除选定工作表”。,5.移动或复制工作表 (1)移动或复制到同一工作簿中： 单击需要移动的工作表标签，将其拖动到所希望的位置(拖动的同时按住【Ctrl】键即实现复制）。 (2)移动或复制到不同的工作簿中： 选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”项，在打开的对话框中选择要移至的工作簿和插入位置(需要复制还需选中“建立副本”复选框)。,(1)水平拆分 单击水平拆分线下一行的行号或下一行最左列的单元格，例如A2，使用“窗口”菜单的“拆分”命令，则实现水平拆分，工作表被分为上、下两个窗口。,6.拆分或冻结工作表,(2)垂直拆分 单击垂

17、直拆分线右一列的列号或右一列最上方的单元格，例如C1，使用“窗口”菜单的“拆分”命令，则实现垂直拆分，工作表被分为左、右两个窗口。,6.拆分或冻结工作表,(3)水平、垂直同时拆分 单击工作表非第一行也非第一列的任一单元格，例如C2，使用“窗口”菜单的“拆分”命令，活动单元格上边和左边分别出现拆分线，工作表被分为上、下、左、右4个窗口。,6.拆分或冻结工作表,水平、垂直同时拆分,（4）窗口冻结 使用“窗口”菜单的“冻结窗格”命令，可以把图中左上、左下和右上三个区域冻结起来。即上下移动窗口时，工作表的第一行（字段名）始终不动；左右移动窗口时，第一、二两列（学号、姓名）始终不动。这就便于观察工作表中

18、的数据。,6.拆分或冻结工作表,拖动水平拆分框或垂直拆分框可以移动拆分线的位置，双击拆分线可以取消窗口拆分。 使用“窗口”菜单的“撤消窗口冻结”命令，只取消窗口冻结。使用“窗口”菜单的“撤消拆分窗口”命令，则可以同时取消窗口的拆分和冻结。,7.取消拆分或冻结,Excel提供的数字格式有：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式是“常规”格式。输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。,1. 数字的格式化,格式化工作表,设置单元格数字格式,（1）用菜单设置单元格的数字格式 选择“格式”菜单的“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中选

19、择“数字”标签； （2）用工具栏设置单元格的数字格式。 较简单的设置，可以直接通过“格式”工具栏上的快捷按钮来实现。,“单元格格式”对话框的“数字”标签,创建自定义格式,在“单元格格式”对话框的“数字”标签中，在“分类”列表中选择“自定义”选项，在“类型”列表中选择一个最接近需要的自定义格式并进行修改；单击“确定”按钮或按回车键，保存新的数字格式。,“单元格格式”对话框的“字体”标签,2. 设置字体,鼠标指向要调整列宽（或行高）的列标(或行标)的分隔线上，这时鼠标指针会变成一个双向箭头的形状，拖动分隔线至适当位置。 列宽、行高的精确调整，可用“格式”菜单中的“列”命令或“行”命令及其子命令进行

20、设置。,3. 调整工作表的行宽和列高,“单元格格式”对话框的“对齐”标签,4. 设置对齐方式,“对齐”格式示例,选择要添加边框的区域，然后选择“单元格格式”对话框的“边框”标签，设置添加边框线的位置、线型与颜色。 选择“单元格格式”对话框的“图案”标签，对指定单元格的背景设置图案与颜色。,5. 添加边框和底纹,排版时将一些满足一定条件的数据突出显示 条件格式化。 (1) 选定要设置格式的区域； (2) 选择“格式”菜单的“条件格式”命令； (3) 输入需要格式化的数据条件(小于60分) ;,6. 条件格式,(4) 定义满足条件的单元格的格式(加红色图案)； 如果有多个条件，按“添加”按钮，添加

21、条件，重复上一步操作； (5) 单击“确定”按钮，完成操作(结果见下图) 。,在“条件格式”对话框中设置多个条件,(1) 选定要套用自动格式的单元格区域; (2) 选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框； (3) 在“格式”列表框中选择一个格式后单击“确定”按钮。,操作步骤：,自动套用格式,“自动套用格式”对话框,1.工具栏按钮的方法复制格式 (1) 选定所要复制格式的源单元格； (2) 在“常用”工具栏上单击“格式刷”按钮，所选择的单元格区域外出现闪动的虚线框； (3) 用带有格式刷的光标, 选择目的单元格,完成操作。,格式复制,格式复制和删除,2.菜单的方法复

22、制格式 (1) 选定所要复制格式的源单元格； (2) 选择菜单“编辑”中的“复制”项,这时所选择的单元格外出现闪动的虚线框； (3) 选择目的单元格; (4) 选择菜单“编辑”中的“选择性粘贴”项, 在打开的“选择性粘贴”对话框中, 设置“格式”项; (5) 按“确定”按钮, 完成操作。,使用“编辑”菜单“清除”命令的“格式”子命令进行格式的清除。格式清除后，单元格中的数据以通用格式来表示。,格式删除,1.页面设置 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令后，弹出“页面设置”对话框，如下图所示。,工作表的打印,2. 设置工作表的选项,“工作表”标签,打印区域：选定当前工作表中需要打印的区域。 打印

23、标题：设置重复打印的内容。 打印顺序：为数据量超过一页的工作表设置打印顺序。,选择“文件”菜单中的“打印预览”命令，在预览 窗口顶部单击“关闭”按钮，可返回工作表。 4.打印工作表 选择“文件”菜单中的“打印”命令，在弹出的“打 印”对话框中单击“确定”按钮即开始打印。,3. 打印预览,4.5 数据管理和分析,数据清单的概念 编辑数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总,数据清单 又称工作表数据库，与一张二维数据表非常相似，数据由若干列组成，每一列叫做一个字段；每列的列标题叫字段名，如“学号”、“姓名”等。表中每一行构成数据清单的一个记录，每个记录存放一组相关的数据。,数据清单的概念,在工作表中

24、，数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。数据清单中应避免空白行和空白列，单元格不要以空格开头。如下图学生成绩清单：,编辑数据清单的方法有两种： (1)使用编辑工作表数据的同样方法。 (2)使用“数据”菜单的“记录单”命令，出现“记录单”对话框，如下图所示：,在“记录单”对话框中可以增加、删除记录，修改或恢复修改记录，搜索满足某种条件的记录。利用滚动条可以快速定位到某条记录。,1.简单排序 当仅仅需要对数据清单中的某一列数据进行排序时，比如在学生成绩清单中，按平均分从高到低的顺序排列，只需要单击此列中的任一单元格，再单击常用工具栏中的“降序”按钮即可。“升序”按钮作用正好相反。,

25、数据排序,以成绩单为例操作如下: （1）选择成绩单数据库中的任一单元格； （2）在菜单栏上选择“数据”“排序”选项，弹出“排序”对话框； （3）在“排序”对话框中指定排序的主要关键字“专业”，单击“递增”按钮； （4）依次选择次要关键字和第三关键字及排序方式； （5）单击“确定”按钮。,2.复杂排序,“排序”对话框,学生成绩清单排序结果,筛选数据：检索出满足条件的数据 1. 自动筛选 (1)单击数据清单中任一单元格； (2)选择菜单命令“数据”|“筛选”|“自动筛选”，在每个列标题旁出现向下的筛选器箭头； (3)单击“专业”列的筛选器箭头，选择下拉列表中的“自动化”； (4)按“确定”按钮，完

26、成操作。,数据筛选,利用自动筛选箭头进行的简单筛选：,如果在筛选箭头下拉列表中选择“自定义”，则出现下图所示的“自定义自动筛选方式”对话框，可从中筛选出条件更为复杂的数据。,例如要筛选平均分在7085之间的学生，可在该对话框上、下两组文本框中输入筛选条件，两组文本框中间选择条件的逻辑关系“与”，单击“确定”按钮，满足条件的记录即被筛选出来。,2高级筛选,根据复合条件来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，形成一个新的数据清单。 例：在学生成绩清单中筛选数学、计算机两科成绩均大于80分的学生，步骤如下： (1) 选择数据区域（必须包括列标志 ）,(2)设置条件区域 条件区域的第一行为

27、条件标记，条件标记的下面为条件。条件标记名必须与数据清单的字段名相同，排列顺序可以不同。条件区域与数据清单之间至少有一行空行。,(3)选择“数据”菜单的“筛选”命令，在级联菜单中选择“高级筛选”命令，出现“高级筛选”对话框：,(4)在“高级筛选”对话框中输入相关信息,(5)单击“确定”按钮，完成操作。,高级筛选结果,按某一字段进行分类，并对分类数据作求和、求平均值等统计计算，其计算结果可插入原工作表的适当位置，也可形成分类汇总表 例：统计学生成绩清单中每个专业的计算机平均成绩。操作步骤： （1）对学生成绩清单按“专业”进行排序； （2）选择“数据”菜单“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框；

28、,分类汇总,（3）在“分类汇总”对话框中进行选择； （4）单击“确定”按钮，得到分类汇总统计结果。,分类汇总统计结果,4.6 图表功能,创建图表 修改图表 修饰图表,图表能将工作表中一行行的数字变为非常直观的图形格式。 图表可分为两种类型： 1.内嵌图表： 与源数据在同一工作表上，可以同时看到图表与数据的内容。 2.独立图表： 与源数据不在同一工作表上。适合于显示或打印图表。,(1)选择用于做图表的数据：,用图表向导创建图表：,创建图表,(2)选择“插入”菜单中的图表命令； (3)在打开的“图表向导”对话框中，依次进行选择；一步步地完成创建图表的过程。,选择图表的类型,选择图表的数据源,对图表

29、作进一步的格式设定,确定图表的放置位置,创建好的嵌入式图表,快速建立图表,利用“图表”工具栏的“图表类型”按钮或直接按F11键，可以对选定的数据区域快速地建立图表。其中按F11键创建的默认图表类型为“柱形图”的独立图表。“图表”工具栏如下图：,打开“图表”工具栏： 1改变图表的类型 2. 增删图表中的项目 删除数据系列 在图表中选择数据系列，按Del键。 添加数据系列 选择新添数据源单元格区域； 单击工具栏的“复制”按钮； 选择图表，单击工具栏的“粘贴”命令。,修改图表,修改图表中的数据系列格式 为了便于数据之间的对比和分析，可以对图表的数据系列重新排列。 操作方法： (1) 单击图表中任一数据系列； (2) 选择“格式”菜单的“数据系列”命令; (3) 出现“数据系列格式”对话框:,在此对话框中重新排列数据系列,选中图表： 在菜单栏上选择“编辑图表区”选项； 在快捷菜单中选择“图表区格式”选项； 双击图表对象，弹出相应的格式设置对话框。 若双击图表区，弹出“图表区格式”对话框，可以为整个图表区域设置图案、字体、属性。,修饰图表,若双击数值轴或分类轴，弹出“坐标轴格式”对话框，可对坐标轴的图案、刻度、字体、数字对齐方式进行设置。 若双击图例，弹出“图例格式”对话框，可对图例的图案、字体和位置进行设置。,小结,数据内容的输入 格式设置 数据管理 图表功能,