工程项目资料管理制度含表格范本

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1、工程资料管理制度一 总则1 为了做好工程资料的管理工作，参照政府建设工程文件归档整理规范有关内容,结合本公司实际制订本管理制度。2 工程资料是指整个建设项目从前期报、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。二 工程资料的归档范围及质量要求1 工程资料的归档范围（1）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。（2）工程资料的具体归档范围应符合本规定建设工程文件归档范围和保管期限表的要求。2. 工程资料的质量要求（1）工程资料应为原件，

2、复印件必须注明原件的存放地。（2）工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。（4）工程资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（5）工程资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）工程资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。（7）工程资料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图、竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰

3、，不得使用计算机出图的复印件。（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。 竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 竣工图章示例如下（图4.2.8）：竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理图4.2.8 竣工图章示例 竣工图章尺寸：50mm80mm。 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。（9） 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应当重新绘制竣工图。（10）不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（G

4、B/10609.389）统一折叠成A4幅面（297mm210mm），图标栏露在外面。三 工程资料收发及管理规定1. 工程资料接收（1）递件单位提供给工程部（项目部）的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门内勤（资料员）统一接收，并应填写工程资料接收记录和收文登记表。（2）工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交部门内勤（资料员），并应登记。（3)设备文件，工程部（项目部）会同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料交由收集整理并应填写工程资料接收记录。（4)对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。（5)对接收的工程资料应及

5、时建立工程资料接收总登记台帐和分类台帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。（6 )登记完毕的工程资料，应及时报部门领导审阅处理，并按阅处意见归档或分发有关单位或部门执行。（7)对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。2. 工程资料发放（1)分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、 发文、 图纸 、资料）由部门内勤（资料员）统一归口办理。（2)呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位、部门及份数。（3)按工程部审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），部门内勤（资料员）

6、仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托相关部门向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。（4)工程部分发的图纸资料应编制图纸资料分发清单，分发的图纸资料至少预留一份，连同图纸资料分发清单原件存档。（5)为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定专人领取，并书面通知部门内勤。部门内勤填写图纸资料发放领取登记表。3. 设计变更、工程联系单管理规定（1)设计变更、工程联系单统一由部门内勤按设计变更、工程联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录。（2）设计变更、工程联系单原件一律及时归档保

7、存。四 工程资料的保管1. 及时将收集的资料、图纸等，整理分类，编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。2. 归档的资料要完整、系统、准确。 3. 资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。4. 做好资料的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作，档案柜必须加锁。5、保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理 。五 声像资料管理办法1. 工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。2. 公司应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照

8、片档案、录像档案和相应的文字说明。3. 照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素。4. 录像档案应符合以下要求：（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等。六 工程资料借阅制度1. 借阅技术资料，须填写借阅申请单，经部门领导签字同意后方可借阅，借阅时要填写借阅登记表。归还时部门内勤要对其检查之后方

9、可归档。2. 绝密文书、技术资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门领导同意，部门内勤只能按其范围、要求、内容提供利用。3. 外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管领导同意方能借阅。4. 借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。5. 借阅时间在一周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导

10、批准，但年末要将所借资料交回，进行清点、核对后重新借出。对长期借阅不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，部门内勤要通知借阅部门负责人负责催还。6. 凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回，否则不能办理调离手续。七 工程资料的归档移交1、工程资料移交前应按建设工程文件归档范围和保管期限表分类装订成册。2、工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归档管理。3、工程资料在工程竣工验收备案后，交公司档案室归档管理。八 本办法由公司工程部负责解释九 附表建设工程文件归档范围和保管期限表 工程档案接收记录发文登记表收文登记表工程档案借

11、阅登记表工程档案借阅申请表图纸资料发放领用登记表建设工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限工 程 准 备 阶 段 文 件一立项文件1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国

12、有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久3建设用地钉桩通知单（书）永久4地形测量和拨地测量成果报告永久永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合

13、同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长

14、期长期3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期监 理 文 件1监理规划(1)监理规划长期短期(2)监理实施细则长期短期(3)监理部总控制计划等 长期短期2监理日报中的有关质量问题长期长期3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期4进度控制(1)工程开工/复工审批表长期长期(2)工程开工/复工暂停令长期长期5质量控制(1)不合格项目通知长期长期(2)质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制(1)预付款报审与支付短期(2)月付款报审与支付短期(3)设计变更、洽商费用报审与签认长期(4)工程竣工决算审核意见书长期7分包资质(1)分包单位资质材料长期(2)供货单位资质材料长期(3)试验

15、等单位资质材料长期8监理通知(1)有关进度控制的监理通知长期长期(2)有关质量控制的监理通知长期长期(3)有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理(1)工程延期报告及审批永久长期(2)费用索赔报告及审批长期长期(3)合同争议、违约报告及处理意见永久长期(4)合同变更材料长期长期10监理工作总结(1)专题总结长期短期(2)月报总结长期短期(3)工程竣工总结长期长期(4)质量评价意见报告长期长期施 工 文 件一建筑安装工程土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件(1)施工组织设计长期(2)技术交底长期长期(3)图纸会审记录长期长期长期(4)施工预算的编制和审查短期短期(5)施工日志短期短

16、期2施工现场准备(1)控制网设置资料长期长期(2)工程定位测量资料长期长期(3)基槽开挖线测量资料长期长期(4)施工安全措施短期短期(5)施工环保措施短期短期3地基处理记录(1)地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期(2)验槽记录和地基处理记录永久长期(3)桩基施工记录永久长期(4)试桩记录长期长期4工程图纸变更记录(1)设计会议会审记录永久长期长期(2)设计变更记录永久长期长期(3)工程洽商记录永久长期长期5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告(1)砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期(2)砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料

17、出厂证明文件长期(3)砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期(4)预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期(5)工程物质选样送审表短期(6)进场物质批次汇总表短期(7)工程物质进场报验表短期6施工试验记录(1)土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期(2)土壤（素土、灰土）击实试验报告长期(3)砂浆配合比通知单长期(4)砂浆（试块）抗压强度试验报告长期(5)混凝土配合比通知单长期(6)混凝土（试块）抗压强度试验报告长期(7)混凝土抗渗试验报告长期(8)商品混凝土出厂合格证、复试报告长期(9)钢筋接头（焊接）试验报告长期(10)防水工程试水检查记录长期(11)楼地

18、面、屋面坡度检查记录长期(12)土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期7隐蔽工程检查记录(1)基础和主体结构钢筋工程长期长期(2)钢结构工程长期长期(3)防水工程长期长期(4)高程控制长期长期8施工记录(1)工程定位测量检查记录永久长期(2)预检工程检查记录短期(3)冬施混凝土搅拌测温记录短期(4)冬施混凝土养护测温记录短期(5)烟道、垃圾道检查记录短期(6)沉降观测记录长期(7)结构吊装记录长期(8)现场施工预应力记录长期(9)工程竣工测量长期长期(10)新型建筑材料长期长期(11)施工新技术长期长期9工程质量事故处理记录永久10工程质量检验记录(1)检验批质量验收记录长

19、期长期长期(2)分项工程质量验收记录长期长期长期(3)基础、主体工程验收记录永久长期长期(4)幕墙工程验收记录永久长期长期(5)分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期(二)电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录(1)施工组织设计长期长期(2)技术交底短期(3)施工日志短期2图纸变更记录(1)图纸会审永久长期(2)设计变更永久长期(3)工程洽商永久长期3设备、产品质量检查、安装记录(1)设备、产品质量合格证、质量保证书长期(2)设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期(3)设备安装记录长期长期(4)设备试运行记录长期(5)设备明细表长期4预检记录短期

20、5隐蔽工程检查记录长期长期6施工试验记录(1)电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期(2)楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期(3)变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期(4)给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录。长期(5)电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期(6)电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告长期7质量事故处理记录永久长期8工程质量检验记录(1)检验批质量验收记录长期长期长期

21、(2)分项工程质量验收记录长期长期长期(3)分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期（三）室外工程1室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件长期2室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件长期二市政基础设施工程(一)施工技术准备1施工组织设计短期短期2技术交底长期长期3图纸会审记录长期长期4施工预算的编制和审查短期短期(二)施工现场准备1工程定位测量资料长期长期2工程定位测量复核记录长期长期3导线点、水准点测量复核记录长期长期4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录长期长期5施工安全措施短期短期6施工环保措施短期短期(三)设计变更、洽商记录1

22、设计变更通知单长期长期2洽商记录长期长期(四)原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告1砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表长期2砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告长期3水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表长期4水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告现场复试报告长期5混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表长期6

23、混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料长期7厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表长期8厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明长期9设备开箱报告短期(五)施工试验记录1砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填土、路基强度试验等汇总表长期2道路压实度、强度试验记录(1)回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告长期(2)石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告长期(3)道路基层混合料强度试验记录长期(4)道路面层压实度试验记录长期3混

24、凝土试块强度试验记录(1)混凝土配合比通知单短期(2)混凝土试块强度试验报告长期(3)混凝土试块抗渗、抗冻试验报告长期(4)混凝土试块强度统计、评定记录长期4砂浆试块强度试验记录(1)砂浆配合比通知单短期(2)砂浆试块强度试验报告长期(3)砂浆试块强度统计评定记录长期5钢筋（材）焊、连接试验报告长期6钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录长期7桩基础试（检）验报告长期8工程物质选样送审记录短期9进场物质批次汇总记录短期10工程物质进场报验记录短期(六)施工记录1地基与基槽验收记录(1)地基钎探记录及钎探位置图长期长期(2)地基与基槽验收记录长期长期(3)地基处理记录及示意图长期长期2桩基施

25、工记录(1)桩基位置平面示意图长期长期(2)打桩记录长期长期(3)钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录长期长期(4)钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录长期长期3构件设备安装和调试记录(1)钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录长期长期(2)厂（场）站工程大型设备安装调试记录长期长期4预应力张拉记录(1)预应力张拉记录表长期(2)预应力张拉孔道压浆记录长期(3)孔位示意图长期5沉井工程下沉观测记录长期6混凝土浇灌记录长期7管道、箱涵等工程项目推进记录长期8构筑物沉降观测记录长期9施工测温记录长期10预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录长期(七)预检记录1模板预检记录短期2大型构件和设备安装前预检记录短期

26、3设备安装位置检查记录短期4管道安装检查记录短期5补偿器冷拉及安装情况记录短期6支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录短期7供水、供热、供气管道吹（冲）洗记录短期8保温、防腐、油漆等施工检查记录短期(八)隐蔽工程检查（验收）记录长期长期(九)工程质量检查评定记录1工序工程质量评定记录长期长期2部位工程质量评定记录长期长期3分部工程质量评定记录长期长期(十)功能性试验记录1道路工程的弯沉试验记录长期2桥梁工程的动、静载试验记录长期3无压力管道的严密性试验记录长期4压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录长期5水池满水试验长期6消化池气密性试验长期7电气绝缘电阻、接地电阻测试记录长期8电气

27、照明、动力试运行记录长期9供热管网、燃气管网等管网试运行记录长期10燃气储罐总体试验记录长期11电讯、宽带网等试运行记录长期(十一)质量事故及处理记录1工程质量事故报告永久长期2工程质量事故处理报告永久长期(十二)竣工测量资料1建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图永久长期2地下管线工程竣工测量记录永久长期竣 工 图一建筑安装工程竣工图(一)综合竣工图1综合图(1)总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）永久长期(2)竖向布置图永久长期(3)室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期(4)电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图永久长期(5)设计总说明书永久长期2室外专

28、业图(1)室外给水永久长期(2)室外雨水永久长期(3)室外污水永久长期(4)室外热力永久长期(5)室外燃气永久长期(6)室外电讯永久长期(7)室外电力永久长期(8)室外电视永久长期(9)室外建筑小品永久长期(10)室外消防永久长期(11)室外照明永久长期(12)室外水景永久长期(13)室外道路永久长期(14)室外绿化永久长期(二)专业竣工图1建筑竣工图永久长期2结构竣工图永久长期3装修（装饰）工程竣工图永久长期4电气工程（智能化工程）竣工图永久长期5给排水工程（消防工程）竣工图永久长期6采暖通风空调工程竣工图永久长期7燃气工程竣工图永久长期12345678910111213竣 工 验 收 文

29、件一工程竣工总结1工程概况表永久2工程施工总结永久二竣工验收记录(一)建筑安装工程1单位（子单位）工程质量验工验收记录永久长期2竣工验收证明书永久长期3竣工验收报告永久长期4竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久5工程质量保修书永久长期(二)市政基础设施工程1单位工程质量评定表及报验单永久长期2竣工验收证明书永久长期3竣工验收报告永久长期4竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久长期5工程质量保修书永久长期三财务文件1决算文件永久2交付使用财产总表和财产明细表永久长期四声像、缩微、电子档案1声像档案(1)工程照片永久(2)录音、录像材料永久2缩微品永久3电子档案(1)光盘永久(2)磁盘永久48工程档案接收记录序号接收文件名称份数原（复印）件经办人接收日期备注发 文 登 记 本日期发文标题主送单位抄送单位发送日期被转发文号归档卷号备注字号收 文 登 记 本日期来文文件标题传阅复文字号归档卷号承办备注字号签收单位单位签收工程档案借阅登记表序号文件名称借阅人借阅日期归还日期借阅天数备注工程档案借阅申请表经办人所在部门日期借阅文件名称借阅原因借阅日期返还日期复印份数借阅部门领导签字工程部领导签字备注图纸、资料发放领用登记表 文件标题发放范围发 放 记 录单位数量原（复印）件领取日期领收人备注