记账员工作指引

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1、记账员岗位职责及工作指引一、 岗位职责： 1) 记账员，直接上级为柜组主任，本职工作为记录本柜组账务、商品日清记录、协助柜组主任管理柜组日常工作。2) 协助柜组主任管理柜组工作及培训本柜组员工，对柜组商品做到心中有数，协助柜组主任调整好商品库存结构；3) 根据每天销售小票及时做好日清处理，通过进销存帐做好每月柜组销售汇总与分析，了解本柜组畅销、平销、滞销商品，为柜组主任进货提供第一手信息，当好柜组主任的参谋。4) 如柜组主任不在时，履行管理柜组职责。5) 严格坚持财务制度，审核本柜组各种费用支出，认真履行各项财务流程。柜组财务工作直接对财务部负责，及时向指定会计人员汇报工作中发生的财务问题，并

2、及时做处理。二、 进货前准备工作： 1) 提前整理需要调换商品，按不同供应商进行分类打包，并做好退换商品登记，方便主任节省调货时间。2) 将应收、应付账款及出错情况等书面明细提供给柜组主任，便于主任在出差是能够及时解决。三、 来货前准备工作： 来货当天尽量不与休班冲突，并合理安排好员工倒班。整理仓库、柜台，为新到商品存放提供足够空间。提前准备好所需物品（验收单、笔、价签、衣架、鞋架等）。提前问明柜组进货人员来货数量，安排好接货与销售人员，避免在接货时卖场空岗。四、 验货及各种单据填写： 货品到达公司后记账人员开箱验货，验货时必须以最小单位验收，验货应以供应商底单为依据，以实货为主，记账员验货后

3、填写商品验收单一式三联（超市若供应商底单正规清晰可不填写），在验收单上由验收人、柜组主任、部门经理签字确认。第一联交录入室（附供应商开的底单），第二联由柜组留存，第三联由督查办（业务部）留存。供应商底单要求：商品名称，数量，金额，日期，签字，公章，是否已结账。 进货人不可自己验货开单，应由其他人经手，一般遵循谁验货谁开单的原则。商品验收完毕后要明码标价，并按验收单核对标价签。及时入进销存数量账，根据结算方式填写应付供应商账。 为提高工作效率，为供需双方提供便利，鼓励供应商送货底单采用规范表单格式。 根据单品管理原则，不同单品应分别填列，不得随意将进价相同的不同商品合并为一种单品填列。如新品上柜

4、较为急切，可到录入室先行建立商品编码，进货录入可适当滞后。五、 验收单具体要求如下： 1) 填写字迹清楚，不得随意涂改；2) 写清收货柜组，发货单位，结算方式；3) 写明供应商编码、名称或地址，如果该供应商为新供应商则应标记注明“新”字；若供应商地址、联系电话有变动则应写清新地址、联系电话等信息。4) 商品编码、（超市可为国际条型码）、品名、单位、数量、进价、售价、合计金额一一填写清楚。（注：百货已有编码的必须填上商品编码以免重复编码，超市原单录入的，是新品的注明“新”）品名填写完整如1578874：七色风8193女衫。5) 如果收货数量与底单数量不符时不得随便涂改底单，需由验货人、进货人签字

5、确认并上报楼层经理签字后方可录入。6) 商品来货后发现本次验收价格与系统价格不一致，应以最低价格录入，如果价格上调，则记账员要了解原因并与供应商核实，确实属于市场调价需要由供应商提供调价通知单，并且柜组填写变价单。7) 超市原单录入，库房验货根据底单验货，商品品名填写完整；商品销售条码与实货一一对应；验货时须三方验货：供应商、库房、柜组；食品类商品验货时在底单上注明生产日期、保质期、水、奶须注明批次。不允许在供应商开的底单上乱涂改；供应商底单须签字或盖章。六、 商品退货： 退货时应填写退厂单（内容同上）注：退货价格要查清楚不允许高价进，低价退。(可把验收单台头改成退厂单，并且用红色笔填写或者蓝

6、色/黑色笔写负号)七、 售价变动： 售价变动单：柜组、日期、商品编码、品名、变价数量、原售价、新售价、变价原因等一一填写清楚；由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理/业务经理签字确认，最后交由录入室。（注：商品变价原因为市场变价、促销变价、处理变价、库存变价、退回变价）八、 进价变动： 进价变动单：进价变高主要内容写明供应商名称、原进价、新进价、变价原因等，由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理字确认，需附有供应商盖章确认的调价通知。单注：进价上调必须填写变价单、进价下调可直接按低价做单据。九、 促销变价： 促销变价：内容同上。（注：必须标明促销起始、终止日期）十、 商品报损报溢： 商

7、品报损/报溢单：柜组因丢货、保存不当、商场内部使用等原因调整商品数量的情况下需要填写。主要内容写明供应商、柜组、经营方式，商品编码、品名、进价、售价、损失原因等，由柜组主任、部门经理、财务管理员、财务经理签字确认。（注：损失单须由总经理签字） 十一、 库存补差： 库存补差单：商品因促销、保质期等原因下调进价售价，但柜组还有库存，要求供应商将原有库存补差，记账人员须点清库存商品数量，商品条码/编码、商品名称、原价、现价、差价、数量等填写清楚。由部门主任、部门经理签字确认十二、 日清l 日清是一项日常基本工作，在柜组经营中占很重要的作用： 能够反映商品每天真实的销售情况 通过观察日清可以了解商品销

8、售动态（畅销、平销、滞销）为购进、淘汰商品提供准确依据。 通过日清可以很好的掌握商品库存情况，针对积压库存及时退换或促销，随时了解商品缺货情况，方便员工更高效卖货。 可以及时发现销售失误情况(卖错商品，丢货等) 可以锻炼导购员清点库存的能力，便于提高员工工作的准确性和认真程度。 方便月底盘点工作顺利开展，便于盘点查找原因。l 日清的程序： 营业结束前先和收银台对账，根据收款人填写柜组交款单，确保销售的真实性和准确性。 清点实货，结合当天销售记录核对日清账本，并将每天销售与退货如实进行登记。 日清表上各个项目不允许涂改，如出现错误必须有证明人签字确认，当天日清做完后由日清人签字。 来货验收后需根

9、据验收单据与付款情况如实填写柜组数量帐与应付供应商账。 日清的增、减根据验收单与退单来增减日清，注意价格是否一致，如有变价，应随时在日清本上真实反映出来。 如有顾客维修的商品寄存，应在日清表上单独体现并备注说明，与正常商品分开存放。 清点货物要求见货清货，尤其是有包装盒的商品更要注意真实性。 销日清时，要求不但要看货号还要看价格，如有卖错价格，退回变价，串码销售等情况要及时注明并纠正。 十三、 每月柜组与财务部对账方法： 每月月底记账员要与主任核对账务余额，主任要与供应商对清账务，保证记账员和供应商的账务一致。记账员应随时检查供应商欠款，并于每月20日前至少与财务核算人员对账一次。如有必要，需

10、整理供应商截止月底对账函，并由记账员和主任共同签字后交由供应商确认。 当发现账务登记错误时，记账员要及时更正错误的金额，并寻找错误的原因，以避免类似问题再次发生。 记账员应随时抽查库存并到到办公区与汇天系统核对。 财务核算员应对记账员账本随时检查、监督。十四、 记账格式要求 记账账页要求采用三栏式或数量金额式； 借方表示增加额，贷方表示减少额，余额表示剩余金额； 借方、贷方红字表示负数冲回，余额红数表负数余额； 计算公式：期末余额=期初余额+本期借方-本期贷方； 登记字迹要清楚，摘要一栏应简明扼要，不得有语病错误； 账簿登记错误时，应按规定修改或红冲，不得涂改、挖补、刮擦或用药水等消除字迹。

11、账簿中书写的文字和数字上面应留有适当空格，一般应占格高1/2，以便于修改和查账； 登记账簿应使用蓝黑墨水或碳素笔书写，不得使用铅笔或圆珠笔书写，除红字冲账、冲销错误记录或结出负数余额的情况下可以使用红笔外，其他一律不得使用红字记账。 各账页应按顺序连续登记，不得跳行、不得隔页使用。如发生跳行、隔页现象，应将空行、空页划线注销，并注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。 结出余额后，如没有余额，应在余额栏内用“0”表示，“0”应放在元位。 （以下举例） 进货1000元：摘要：“XX进货”，借方（蓝或黑字） 1000， 退货 200元：摘要：“XX退货”，借方（红字）200 付款 600元：摘要：“XX付款”，贷方（蓝或黑字） 500 收回货款100元：摘要：“收回货款”，贷方（红字）100 余额（正数为蓝或黑字，负数为红字） 300财务部2013-05-01