报销管理制度汇编

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1、报销管理制度（一） 请款单证规定：A 采购类：1. 原纸请购时应提交的各种单证：订购单、进仓单、对账单、发票、过磅单、账款差异分析表、退货单（若有退货）；2. 辅料（含办公用品）请款时应提交的各种单证：请购单、订购单、进仓单、对账单、发票，其中煤、淀粉、硼砂、片碱还需附有过磅单、退货单（若有退货）；3. 设备请款时应应提交的各种单证：请购单、订购单（或合同复印件）、验收单、发票。4. 要求以上单证齐全，若请款时尚缺某一单证，应用联络单说明缺何种单证；5. 以上所有单证均要有相关经办授权人签名；保证所有单证金额、数量的正确性：1) 请款单：要求内容填写正确，完整，字迹清楚。2) 请购单（外协单）

2、：需要有公司按相应授权中及权限人审批签字同意； 请购单应详细描述拟请购物品的规格、型号、质量要求、要求达到的性能指标、具体用途及交货期等； 外协单内容若是委外来厂维修、基建等不需将物品带出场外的，则应详细描述拟外协项目地点、内容、达到要求（验收标准）、完成时间及费用； 外协单内容若是需将物品带出场外加工或是我司提供原料、成品、半成品等，则应详细描述拟外协项目费用、运输方式及其费用归属、品质标准、明确相关消耗指标等；同时要求运送外出加工物品开具送货单，送脚背委托单位签收交回开单单位（仓库）；加工完毕进厂后，经验收合格重新办理入仓手续； 申请报支外协加工费用时，应附有以上“外协加工单”、运送外出加

3、工物品开具“送货单”经验收合格重新办理入仓手续“入库单”； 3） 订购单：详细描述拟请物品的标准单位价格、数量、金额，需要有公司按形影授权终极权限人审批，且订购数量及金额应应小于或等于请购单上的数量及金额。 4）进仓单：须有仓管员、品管及业务经办人签字。原纸类统一用蓝联，辅料及办公用品统一用绿联； 5）过磅单：过磅单背面均应有保安、仓管员签名，以示对过磅单数据真实负责。 6）验收单：对于外购设备、配件及外协加工项目等金额达到符合规定的必须办理对该物品外协加工项目的结果确认、判定是否符合要求，并经按相应权限审批签字。 所有外购机器设备、配件单项价值在500元（含）以上均需填写“验收单”；所有外修

4、机械设备及配件、基建维修等，单项价值在100元（含）以上均需填写“验收单”； 特殊机械设备、大型建设工程等需要着呢功夫专业部门验收方可使用的，除自身且也的“验收单”外，还应出具政府专业部门验收报告。 7）对账单：除当月可结款或零星费用外，所有请款均应提供供需双方对账单确定请购对账单，及应予请购单、订购单、进仓单一一核对。 大型建设工程应提供双方工程造价结算书，标明项目总造价、工程增减量，经双方公司盖章确认； 8）发票：所有请购，外协项目原则上均应开具增值税专用发票，发票金额及数量及供应商均应与以上各种单证相符，无法提供增值税专用发票或无正式发票的均应事先报公司总经理或财务经理审批后送财务备案，

5、否则无法提供增值税专用发票或无正式发票一律不予付款。 9）账款差异分析表：详细描述各项差异情况（格式见附件）； 10）凡涉及采购进料品质不良扣款、特采扣款、外协项目不符合要求扣款等扣款项目，均应有供应商书面确认，以避免发生纠纷，同时请款应将上述书面确认单附在请款单之后；品管部在发生上述情况发出书面通知供应商同时抄送财务一份；6.以以越安全库存请购的，对单月申请请购量但月份批次送货，跨越请购单尚未送货的或为送完，未送请购量自动无效，不能要求继续送货；B:费用及其他类：1. 市内交通费：报支应在公司规定的时间内报支，预期没有正当理由原则上不予报支；在报支时应填写“市内交通明细表”；请款单经其部门主

6、管及其助总审批后，在规定时间内送交财务；2. 出查查旅费：应在出差后两天内办理出差报销手续，列明出差费用明细，具体出差费用标准，按出差管理规定标准办理（“出差管理规定”另行制定）；请款单经其部门主管及助总审批后，在规定时间内送交财务；逾期没有正当理由原则上不予报支；3. 行政公务车报支过路过桥费、停车费的应填写“车辆费用明细表”（格式见附件）；4. 车队货车报支过路过桥费、停车费的，应填写每部车辆“车辆费用明细表”，同时车队主管应将各部门车辆从公司到各家客户送货所必经路线所经过的收费站站点、收费标准金额陈列一览表，送财务备案，财务据之为报销审核标准；5. 车辆油费应统一由公司办理加油卡，统一到

7、指定的定点加油，每月报支油料款时，应附上每部车的“车辆百公里友好明细表”，具体油耗考核管理规定由车队制定；6. 由公司承担的车辆养路费、运管费、季检费、年检费，统一由车队陈列标准一览表，送财务备案，财务部财务据之为报销审核标准；7. 因公务需要，请客人到食堂用餐或招待饮料或外出请客人用餐，均应填写“客餐申请表”，按公司授权相应由权限审批人审批，报销时据之为报销凭证之一；客人到公司食堂用餐或备用饮料具体业务阿布“食堂客餐管理规定”（HX-WI-AD-06）执行；8. 报支水、电费时除提供增值税发票外，还应提供公司内部各分表的用水用电情况分析表及总表与外部收费总表差异分析表；9. 确因公需要配备通

8、讯工具所报支通讯费用，应事先报备每月费用报支标准，超支部分由使用人本人承担；10. 政府行政事业单位收费（如：排污费、资源费、商检费、锅检费、进口报关等）均应出示收费文件标准或事先包皮标准；11. 其他零星发生费用报支的，均应在开支前提出书面申请，列明预计列支明细、标准，报公司授权相应有权限审批人审批后，财务方可给予报支。（二） 请款时间的规定：所有支出项目均应在当月内报支，不允许跨越请款或超期限请款；1. 采购类：1） 原、辅料原则上实行集中采购，要求实行月结形式付款：辅料类（含办公用品）采购经办人应于次月5日前将上月所有供应商为我公司供货按结账账期进行对账，根据上述要求的相关单证收集齐全，

9、并填写完整请款单，按请款单上注明的相应顺序及审批权限后，于次月10日送交财务部审核； 原纸类采购经办人应与当月30日之前将当月供应商为我公司供货按结账账期进行对账，并根据对账结果通知供应商开具增值税发票，于当月30日之前送达我公司，以利认证申报抵扣，并根据上述要求的相关单证收集齐全，并填写完整请款单，按请款单上注明的相应顺序及审核权限审批后，于次月3日前送交财务审核。2） 设备采购请款时间：具体经办人应于设备到货后，积极组织有关人员进行安装调试；设备到货7天内具体经办人根据上述要求的相关单证收集齐全，并填写完整请款单，按请款单上注明的相应顺序及权限审批后，设备到货10天内送交财务部审核；3）

10、零星采购、现金采购应按每周一次对当周采购单据收集，于当周周六填写完整请款单，按请款单上注明的相应顺序及审批权限后，提交财务审核，逾期无正当理由的，不予请款或该款项由相关责任人承付；4） 却又正当理由暂无法收集齐全相关单证的，也应按时填写完整请款单，同时以联络单的形式注明尚缺何种单据、何因尚缺、预计何时能收集齐全，按请款单上注明的相应权限有审批后，按上述相关规定期限内随附请款单一起报送财务部；5） 对款项由部分或全部已预付的，在填写请款单时，应在请款单的第一联（黄联）下方支付明细栏上填写何时支付，每次支付金额、付款方式，请款经办人；2. 费用及其他类：1） 出查查旅费应在出差回来后2天内出差人填

11、写完整请款单，按请款单上注明的相应顺序及权限审批后，于出差回来后5天内送交财务审核，逾期无正当理由的，不予请款或该款项由相关负责人承付；2） 市内交通费、过桥费、停车费、现金支付油费、餐费及其他零星发生费用报支一律以10天为报销周期，即每月1-5、11-15、21-25日为前十天内所发生的费用报销期，经办人填写完整请款单，按请款单上注明的相应顺序及权限审批后，交财务审，逾期无正当理由的，不予付款或该款项由相关责任人承付；3） 专项费用、大额支出项目等应在业务发生完毕之后3天内，业务经办人应填写完整请款单，按请款单上注明的相应顺序及权限审批后，于业务发生完毕后5日那日送交财务审核，逾期无正当理由

12、的，按专项费用、大额支出项目的10%进行罚款或其他的相关规定处理；4） 财务会计对于接收到请款部门交来的请款单，应在5天内审核完毕，审核无误的单证转送公司授权审核人审核，公司授权审核人应在6天内审核完毕，最终送呈总经理审批；（三） 请款单上各职能填写及审批的内容及分工： 1. 经手人：应认真收集以上请款要求的各种单证，并在规定期限内完整地填写请款单上的各要素，认真核对供应商所送之物品与我司入库的物品数量、单价、金额明细是否一致，做到单单相符（送货单与入库单）、单表相符（入库单与对账明细表）、对账明细表与系统（PACK）相符；价格与订货单相符；2. 主管栏：1） 复核其所管辖部门经熟人所经办事项

13、、填写请款内容、单证收集完整性、准确性、真实性；2） 复核采购供应商是否列为我司考核合格的供应商；3） 核对单价，进行性价比，以取得物美价廉采购方案；3. 助总：审核经办人、主管所复核内容的基础上，应对该分管业务内所发生费用是否为必要开支及标准的确认；4. 会计：1） 复核请款经手人所经办事项、填写请款内容、单证收集完整性、准确性2） 复核报支请款所附送的发票的合法性及请款金额的准确性；3） 复核报销是否复核相关规定；5. 审核栏：1） 复核以上各职能人员所审核的内容；2） 复核所报支项目发生业务的真实性及费用支出的合理性；3） 复核所报支项目发生业务开支的必要性；4） 有权要求所报支项目发生

14、开支提出进一步补充说明6. 总经理：对以上各项报支项目做出终极审批；（四） 付款：1. 属于预付款，应凭合同或工程合同单位或外协单的复印件及经审批后的结款单送交出纳付款（比照结款制度相关规定办理）2. 长期合作供应商（月结）请款方式上实行按月付款，统一由资材集中送交审批，送交审批同意支付货款后，交财务部统一安排付款。3. 零星供应商或其他特殊情况需付款的，原则上每周二、四为送交审批请款时间，经审批后交财务统一安排付款。4. 现金支付：1） 各部门现金借款或现金报销的，财务部统一安排在每周二、四下午13：0017：00，每周六8：0017：00；2） 需领用较大金额的部门（指10，000元以上含

15、），应在办理请款审批手续后，至少提前一个工作日通知财务，一边财务做好备款准备。3） 要求支付现金或现金已付要求冲账，均要求提供供应商出具已收到的凭据，（如开发票时，注明现金收讫或现金收款收据并加盖公章）4） 现金借款单财务部已登记入账后，经办现金还款或冲账的，统一由出纳开具收款收据，汇集凭之冲抵借款人借款额；5. 银行支付：1） 款项通过银行支付的，具体经办人应提供收款单位：收款单位名称（全称）、开户行、收款银行账号；2） 具体经办人对提供收款单位资料应准确无误；否则款项发生错误造成公司损失的应由具体经办人承担；3） 除月结付款外的零星转账付款，财务部接到审批完整的付款通知单后，下午（当日15

16、：00前接单）次日（当日15：00后接单）统一安排开具支票并送交公司统一加盖银行印鉴，定为每周一、三、五下午对外转账时间；4） 无法办理“公转私”业务（公司账户款项直接转入私人账户）；6. 汇票支付：1） 对于收款单位同意接收银行承兑汇票的，具体经办人应提前3个工作日以上通知财务，以便财务做好开具银行承兑汇票或背书转让工作；2） 对于本公司自行开具银行承兑汇票的，具体经办部门应积极配合财务做好收集开具银行承兑汇票的相关资料（如：合同资料等）3） 对于已开好银行承兑汇票或背书转让工作完成的，转交给收款单位，要求收款单位一律开具收据（内容应详细注明银行承兑汇票票面各要素）加盖公章或财务专用章，以证

17、明该银行承兑汇票已收到；4） 如收款单位要求我司代办将银行承兑汇票邮寄，则要求收款单位一律开具代办委托书并申明责任自负；5） 以上收据、委托书等相关证明均为有效的原件；7. 各部相关部门没有按上述要求时间内办理好手续的，付款时间自然顺延至下一个付款周期。（五） 其他：1. 以上那个规定有不详之处，可参照已有相关规定执行，已已有规定相冲突的一律以本规定为准。关于报销管理制度的补充规定为了进一步完善请款报销程序，提高工作效率，特就发票及请款单送交到财务部的期限做如下补充规定：1. 原纸类：发票及请款单必须在当月26日至月底之间交到财务部；2. 辅料类：1）实行月结形式付款的：与各供应商对账截止到当

18、月月底，次月10前各辅料的发票及请款单必须交到财务部。2）零星采购的：必须zai 发票记载日期起（发票没有日期的以进仓单日期计算）7日内将请款单交到财务部；3. 固定资产：在安装调试完毕并达到我司使用要求或合同之规定后，具体经办人根据相关要求收集齐全请款用的单证，请款单及发票应在发票记载日期起10天内或货到10天内送交到财务部。以上三项没有按规定办理的，则该供应商货款在原付款日期的基础上向后顺延一个月再支付。但应取得发票并请款而没有将请款单送交财务的，或虽然取得发票但超过请款期限10天没有送交财务部的，财务部有权拒绝支付货款。因此造成的负面影响和损失由相关部门责任人负责；4. 费用类：所有费用

19、类的开支必须按公司制度执行，即先有费用申请单再按公司批准的额度内开支。如发票上有日期的，请款时间以发票上记载的时间起10日内将请款单送交到财务部；发票上没有日期的以费用申请单上日期起10日内将请款单送交到财务部；若确因工作原因需向公司借款的，则以借款单上日期起10日内将请款单送交到财务部，否则，财务部不受理此项费用的保险请款等，属于借款开支而没有按规定请款冲账的，则财务部在没有收到该员工还款前不再对该员工借支任何款项，并责成其尽快办理相关请款报销手续，超过以上规定期限仍不办理的，财务部将不予受理，其借款由财务直接在其工资中扣除。此规定由2008年8月1日起执行。XXXXX有限公司2011-7-19