全宗介绍的写法

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1、全宗介召的写法全宗介绍的编制结构，由封页、正文、备注三部分组成。一、封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。1、全宗介绍名称：由全宗构成者的名称加“全宗指南” 构成。例：长寿区发展与改革委员会全宗介绍；2、时间:反映全宗管理情况的起止年代，一般采用公 元纪年表示。如（1991年一2000年）；3、全宗号：由档案馆给定的全宗号，不进馆 单位也可填写单位代号。二、正文部分包括:全宗构成者沿革;全宗内档案情况简介； 全宗内档案内容与成份介绍。1、全宗构成者沿革内容包括：（一般按时间顺 序依次记叙）。全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合 并、

2、更名、撤销及上级主管机关变更的历史演 变情况。职能变化情况，主要反映：职权范围、工作任务、隶属关系、组织业务关系变化。全宗构成者负责人名录，包括全宗构成者正 副职负责人姓名、职务、任期时间。（一般写到中层正职）。2、全宗内档案情况简介内容包括：档案的数量及保管期限档案的完整程度档案的利用价值及鉴定情况检索工具的配置情况档案的整理情况3、全宗内档案内容与成分介绍（一般要按分类体系结合问题介绍）主要包括：反映全宗构成者基本职能和主要 活动方面的档案；每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档 案；知名人物、历史事件及具有地方特色和重要 科研价值的档案；年代久远和特殊载体的档案。其他需要专门说明的档案要介

3、绍：档案文件的名称、责任者和文件形成的时间；档案文件的 检索要素；内容介绍等。三、备注部分包括：1、全宗介绍的编制情况；2、有关全宗内档案的补充说明；3、全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、 遗失、销毁等说明。着重介绍当年度整理工作情况和档案的成分介 绍，如果当年度没有机构、人员的变化，那么在第一部分全 宗构成者沿革当中，只要简单一句：同上年，这样就可以 了怎样编写全宗介绍全宗介绍也称全宗指南，是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗档案内容和成 分及其意义的一种检索工具。一、全宗介绍的主要作用：是向利用者介绍和报道有关某一全宗的立档单位历史、 全宗的历史、档案的内容和成分，为利用者提供科学研究

4、，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟 悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。二、全宗介绍基本有两类：一类是介绍机关团体、企事业单位的；一类是介绍人 物的。全宗介绍的内容一般包括：立档单位的简要历史；全宗的简要历史；全宗内档案 的内容和成分；全宗介绍的辅助工具等部分。其中重要的是立档单位和全宗的历 史简况，全宗内档案和成分是介绍的主体。1、立档单位的简要历史。包括立档单位成立的历史背景、成立时间、地点、机关性质、任务、隶属关系、所辖区域、组织机构设置及职能的变化、工作发展及 文书处理情况，撤销机关还应指出撤销原因及其代行职能或继承单位的机关名 称。2、全宗简要历史。包括档案材料的

5、起止日期、案卷数量、种类、主要内容、完整程度、整理、鉴定、保管、利用、交接情况以及检索工具的种类等。3、全宗内档案材料和成分的介绍。这是全宗介绍的主体。介绍档案的内容和成分，主要是指明档案的来源、内容、可*程度、形成时间、利用价值等。具体介 绍方法常见有三种：（1）简要介绍，即将案卷内容综合概括地介绍。（2）详细 介绍，是比较详细具体地介绍档案内容，甚至可以详细到案卷逐个介绍，以及注 明卷号、起止时间等。（3）重点与全面相结合的方法，对于全宗中比较次要的案 卷作综合概括介绍、对重要案卷或个别价值较大的文件作较详细的介绍，甚至可 以注明卷号、起止日期等。具体采用哪种方法介绍，要根据全宗档案内容和

6、成分、 利用价值程度和档案数量等情况确定。4、全宗介绍的辅助工具。为了便于利用全宗介绍，可以编一些辅助工具。如人 名、地名索引、目次、机关通用简称等。三、全宗介绍的编写1、编写提纲的拟定在提纲中要对立档单位历史沿革简介、全宗历史概况的具体写法，对档案内容和 成分介绍采用何种体例，是否编制附录等加以明确。2、材料的收集与分析整理为了编写全宗介绍，至少要从以下线索收集材料。第一、查阅全宗卷。全宗卷对编写全宗介绍，特别是对编写立档单位历史沿革简 介及全宗历史概况部分有直接凭证与参考作用。第二，认真分析案卷目录、全引目录及各种检索工具。第三，具体掌握全宗内档案的基本内容。对于案卷数量较少的全宗，可以采

7、取全 面调卷的方法；对于案卷数量很多的全宗，一般只能采取重点调卷的方法。第四，广泛了解与全宗有关的基他资料。应注意收集社会上的著作、论文、汇编中与所要介绍的全守相关的资料、查阅利用档案的记录。在收集材料的过程中，要注意对材料的整理分析，收集材料时最好采用做卡片的方法，对案卷数量较少的全宗也可采用在笔记本上分类记录的方法。3、编写中要注意的问题（1）立档单位历史沿革简介与全宗历史概况两部分要 注意精练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的三分之一左右为宜。（2） 全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。（3）要注意 不同类型全宗及各自整理状况的特点。（4）行文要注意繁简得当

8、、保证重点、措 词贴切。编写全宗介绍是一项政治性、科学性很强的工作。为保证质量、编写时必须要充分占有该全宗的有关材料。如：立档单位及全宗历史考证，机关历史与档案情况的有关材料及该全宗的各种检索工具和参考资料等。在编写时要注意全宗名称（内设机构名称）使用准确的全称、档案内容各项 数字要反复核对，做到准确无误。全宗卷的整理方法一、全宗卷的概念全宗是一个独立机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，全宗 卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门 案卷。因此我们也称全宗卷是管理档案的档案。全宗卷的编制原则是以全宗为单位进行编制。全宗卷的各种文件

9、材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。二、全宗卷的内容档案管理有收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等基本环节，因此在这些 环节中产生的有关文件材料即全宗卷的主要内容。材料的拟写一定要根据立档单 位的实际，怎么整理就怎么写，要写清各类档案的整理方法，与具体整理的情况 保持一致，不能照搬照抄。如：在档案收集中，产生有档案交接文据、移交目录、接收、征集记录，档 案来源和价值说明等。在档案整理中，产生有整理工作方案、“三合一”档案管理制度、案卷目录说明、整理 工作小结等。在档案鉴定

10、中，产生有鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析 报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。在档案保管中，产生有档案安全检查记录、报告、重点档案采取的特殊保护 措施，档案的抢救与修复情况报告等。在档案统计中，产生有档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利 用统计表等。在档案利用中，产生有全宗指南（又名全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇 编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。加之近年来，在档案管理新技术的应用中，产生有缩微复制和计算机辅助管 理等情况的文字说明材料。以上内容即全宗卷的主要内容，各校应根据实际情况，有则放入，无则不放。三、

11、全宗卷的整理全宗卷内的各种文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注 意积累，我们可预设9个全宗卷盒（或九个类），依次排列为：全宗介绍、大事记、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理，把全宗管理中产生的文件材料，归入相应的卷夹（类别）内。整理组卷时，注意鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。卷内文件材料按问题时间进行系统排 列，即按预设的9个全宗卷盒的问题分类，以时间先后为顺序排列文件材料，并编制卷内目录。卷内 文件材料要逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。全宗卷盒的面、脊上要著明全宗号、全宗名称、类别和编制日期，未向档案

12、 馆移交档案的单位没有全宗号，不用著录，全宗名称即立档单位全称。预设的9个卷盒可按排列顺序编上19的盒号。此外，全宗卷要集中保管，宜按顺序排列，放置在档案室目录柜中，便于利 用和随时增加内容。订档案时，档案封面上的全宗号通常怎么写、概念全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容 和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机的体系。它包括选择分类方法、 制订分类方案、类分档案材料和案卷排列等具体内容。二、选择分类方法编制好分类方案，首先必须选择分类方法。最主要、最常用的只有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。 年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各

13、个类别。一个 立档单位内每一年度的文件，都有密切的联系。组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类 别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机 构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类 别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机 构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。问题分类法：也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档 案分为各个类别。这种分类方法，能使内容性质相同的文件比较集中，较好地保 持文件之间在内容方面的联系，便于按专题查找和利用档案。由于全宗是一个复杂的档案整体，所以在实际工作中，单纯采用一种方法分 类是比较少的，一般都是两种方法结合使用，构成复式分类法。复式分类法主要有四种：（1）年度组织机构分类法，就是首先把全宗内档案按年度分开，然后 在每个年度下面再分组织机构。（2）组织机构年度分类法，就是首先把全宗内档案按组织机构分开， 然后在组织机构下面再分年度。（3）年度问题分类法，就是先把全宗内档案按年度分开后，在年度下 面再分问题。（4）问题年度分类法，就是先把全宗内档案按问题分开后，在每个问 题下面再分年度。