企业标准采购作业管理制度

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1、企业标准采购作业管理制度第一条请购部门的划分。1. 常备物资由生产管理部门负责。2. 预备物资由物资管理部门负责。3. 非常备物资。(1) 订货生产用料由生产管理部门负责。(2) 其他用料由使用部门或物资管理部门负责。第二条请购部门应按照存量管制基准、用料预算,并参考库存 情况填写【请购单】,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及 注意事情,经部门主管审核后按规定逐级呈核并编号,最后送采购部 门。第三条 来源与需用日期相同的物资,可用一单多品方式提出请 购。第四条特殊情况需按紧急请购办理时,须在【请购单】的备注 一栏写明原因,以急件递送。第五条总务用品由物资管理部门按每月实际耗用状况,并考虑

2、 库存条件,填写【请购单】办理请购。第六条 以下总务性物资可免开清单,而通过总务用品申请单委 托总务部门办理,如招待用品、书报、名片、文具、报表以及小额采 购的物资等。第七条请购权限。1. 内购(1) 原料：请购金额预估在1万元以下的,由主管核决。请购 金额预估在1万-5万元的,由经理核决。请购金额预估在5万元以 上的,由生产总监核决。(2) 财产支出：请购金额预估在2000元以下的,由主管核决。 请购金额预估在2000元-2万元的,由经理核决。请购金额预估在2 万元以上的,由生产总监核决。(3) 总务性用品：请购金额预估在1000元以下的,由主管核 决。请购金额预估在1000元-1万元的,由

3、经理核决。请购金额预估 在1万元以上的,由生产总监核决。2. 外购(1) 请购金额预估在10万元(含)以下的,由经理核决。(2) 请购金额预估在10万元以上的,由生产总监核决。 第八条请购案件的撤销。1 .撤销请购时应由原请购部门通知采购部门停止采购,同时在 【请购单(内购)】或【请购单(外购)】第一、二联上加盖红色“撤 销截记并注明撤销原因。2. 采购部门依下面规定办理撤销。(1) 采购部门在原请购单上加盖“撤销章后,送回原请购部 门。(2) 当原请购单送物资管理部门待办后收料、采购部门通知撤 销时,由物资管理部门将原请购单退回原请购部门。（3）原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。

4、第九条采购部门的划分。1. 内购。由国内采购部门负责办理。2. 外购。由国外采购部门负责办理,其进口业务由相应的业务 部门办理。3. 生产总监对于重要物资的采购,可直接与供应商或代理商议 价。专用物资必要时由生产总监指派专人或指定部门协助办理采购作 业。第十条采购部门应按物资使用及采购特性,选择最有利的方式 进行采购。1. 集中计划采购：对具有共同性的物资,应集中办理采购。先核 定物资的项目,通知各请购部门提出请购计划,再报采购部门定期集 中办理。2. 长期报价采购：凡经常使用且使用量较大的物资,采购部门应 事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需提出 请购。第一条 采购作业处

5、理期限。采购部门应依采购地区、物资的 特性及市场供需,分类制订物资采购作业的处理期限,通知各有关部 门以供参考。遇有变更时,应立即进行修正。第十二条价格。1. 采购人员按照【请购单（内购）】后记录的请购事项的缓急, 并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价,精选3家以上 供应商进行价格对比。2. 如果报价规格与请购部门的要求略有不同或属代用品,采购人 员应检附有关资料并于请购单上予以注明,报经主管核发,并转使用 部门或请购部门签注意见。3 .属于惯例超交者,采购人员应在议价后,在请购单的“询价 记录栏中注明,报主管核签。4. 对于厂商报价资料,经办人员应深入整理分析,并以电话等方 式向厂方

6、议价。5. 采购部门接到请购部门紧急采购的口头要求时,主管应立即指 定经办人员先询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办 理。第十三条呈批手续。1. 采购人员询价完成后,在请购单上详填询价或议价结果并拟订 “订购厂商“交货期限与“报价有效期限,经主管审核,并依请购核决权限呈核。2. 采购核决权限。第十四条订购程序。1. 采购经办人员接到已经审批的请购单后应向厂方寄发【订购单】 并以电话等方式确定交货日期,要求供应方在送货单上注明“请购单 编号及“包装方式。2. 分批交货时,采购人员应在请购单上加盖“分批交货章以利 识别。3. 采购人员使用暂借款采购时,应在请购单上加盖“暂借款采购 章,

7、以利识别。第十五条进度控制。1. 国内采购部门可分询价、订购、交货3个阶段,依靠采购进 度控制表控制采购作业进度。2. 采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制采购交货延迟情 况表,并注明“异常原因及“预定完成日期,经主管批示后转送 请购部门,与请购部门共同拟定处理对策。第十六条采购单据整理及付款。1. 来货收到以后,物管部门应将请购单连同【材料检验报告表】 送采购部门与发票核对。确认无误后,送会计部门。会计部门应于结 账前,办妥付款手续。如为分批收料,【请购单（内购）】中的会计联 须于收到第一批物资后送会计部门。2. 内购物资须待试车检验后,其订有合约部分,按合约规定办 理付款;未订合约部分

8、,按采购部门报批的付款条件整理付款。3. 短交待补足的,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。4. 超交的应经主管批示方可按照实收数量进行付款,否则仍按 原订货数付款。第十七条价格。（1）外购部门按照【请购单（外购）】的急缓加以整理后,依据 供应商报价,并参考市场行情及过去询价记录,以电话（传真）方式 向3家以上供应商询价。特殊情形下除外,但应于【请购单（外购）】上注明。在此基础上进行比价、分析、议价。(2)请购物资的规范较复杂时,外购部门应附上各供应商所报 物资的主要规范并签注意见,再转请购部门确认。第十八条 呈批手续。1. 比价、议价完成后,由外购部门填具请购单,拟定“订购厂商 “预定装运

9、日期等,连同厂方报价,送请购部门按采购审批程序报批。2. 核决权限。采购金额在8000元以下者由经理核决。采购金额 超过8000元者由生产总监核决。3. 采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更,请购部门须 按新情况所要求的程序重新报批。但假设更改后的审批权限低于原审批 权限时仍按原程序报批。第十九条订购程序。1. 请购单经报批转回外购部门后,即向供应商订购并办理各项手 续。2. 如需与供应商签订长期合约,外购部门应将签呈和代拟的长 期合约书,按采购审批程序报批后办理。第二十条进度控制。1. 外购部门依照【请购单(外购)】及【采购控制表】控制外购 作业进度。2. 外购部门在作业进度延迟时,应

10、主动开具【进度异常反应单】, 来记明异常原因及处理对策,凭此修订进度并通知请购部门。3. 外购部门一旦发现外购“装货日期有延误时,应立即主动与 供应商联系催交,并开立【进度异常反应单】,来记明异常原因及处 理对策,通知请购部门,并按请购部门意见办理。第二一条 进口签证前【请购单（外购）】核准后的专案申请。1. 专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时,外购部门应 准备全部文件申请核发【输入许可证】,申请函中并应请求【国贸局】 在【输入许可证】上加盖“国内尚无产制的截记及核准章,以便进 口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。2. 进口度量衡器具及管理物资时,外购部门应于申请【输入许可 证】之

11、前准备【报价单】及其他有关资料送进口单位向政府机关申请 核准进口。第二十二条 进口签证外购物资订购后,外购部门应立即检具【请 购单（外购）】及有关申请文件,与【申请外汇处理单】一道送进口 单位办理签证。进口单位应依预定日期向国家贸易局办理签证,并在 【输入许可证】核准后通知外购部门。第二十三条进口保险。1. 具有FOB、FAS、CIF条件的进口项目,进口单位应依【请购 单（外购）】上外购部门指示的保险范围办理进口保险。2. 进口单位应将承保公司指定的公证处在【请购单（外购）】上 标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭此联络该指定的公证处 办理公证。第二十四条进口船务。1. FOB、FAS的进

12、口项目,进口单位（船务经办人员）于接到【请 购单（外购）】时,应视其“装运口岸及“装船期限并参照航运 资料,原则上选定3家以上船运公司或承揽商,以便进口货品可机 动选择船只装运。2. 进口单位（船务经办人员）应将所选定的船运公司或承揽商名 称,提供给进口结汇经办人员,并在【信用证开发申请书】上列明, 作为信用证条款,向发货人指示装船。3. 如因输出口岸偏僻或因使用部门急需,为避免到货延误,外购 部门应于【请购单（外购）】上注明,避免在信用证上指定船运公司 后又委由发货人代为安排装船。第二十五条进口结汇。进口单位应依【请购单（外购）】标示的“开发信用证日期办 理结汇,并于信用证（LC）开出后以开

13、发L/C快报通知外购部门联 络供应厂商。第二十六条税务。1 .免货物税及【工业用证明】的申请进口的货品可申请免货物 税者,外购部门应于【输入许可证】核准后,检具必需文件,向税物 处申请,经取得核准函后向海关申请免货物税。2.税则预估、分期缴税的申请及办理。外购部门应于进口前检具 有关文件,死此向海关申请税则预估,经核准后办理分期缴税及保证 手续。第二十七条输入许可证、信用证的修改。供应商要求修改【输人许可证】或信用证时,外购部门应开立【信 用证、输入许可证修改申请书】,经呈核后,检具修改申请文件送进 口事务科办理。第二十八条装船通知及提货文件的提供。1. 外购部门接到供应商通知有关船名及装船日

14、期时,应立即填制【装船通知单】,分别通知请购部门、物资管理部门及有关部门。2. 外购部门收到供应商的装船及提货文件时,应出具输人许可证 及有关文件,将【装运文件外购单】送进口单位办理提货背书。3. 提货背书办妥后,外购部门应检具【输入许可证】及其他有关 文件,以【装运文件处理单】办理报关提货。4. 进口管理物资时,外购部门应在收到装运文件后,检具必需文 件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照,以便据此报关提货。第二十九条进口报关。1. 关务部门收到【请购单（外购）】及报关文件时,应视买卖、 保险及税率等条件填制【进口报关处理单】连同报关文件.委托报关 处办理报关手续,同时开立【外购到货通知单

15、（含外购收料单）】,送 仓库办理收料。2. 对于不结汇进口物品,进口单位（邮寄包裹则为总务部门）应 于接获到货通知时,查明品名、数量等资料,并会同外购部门确认需 要提货时再行办理报关提贷。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货 换料等,报关时关务部门应开立【外购到货通知单（含外购收料单）】 通知收货部门办理收料,而属其他物资的则应该由收件部门于联络单 签收后,送处理部门处理。3. 缴纳关税前进口单位应核对税则、税率,然后申请暂借款徽纳。4. 海关估税的税率如与进口单位估列不符时,进口单位应立即通 知外购部门提供有关资料,于海关核税后1天内以书面形式向海关 提出异议,申请复查,并申请暂借款办理押款提

16、货。押款提货的项目. 进口单位应在进口报关追踪表记录,以便督促销案。5. 税拥记账的进口案件,进口单位应依【请购单（外购）】,于 报关时检具必需文件办理具结记账,并将记账情况记入税【捐记账额 度记录表】及【税捐记账额度控制表】。6. 船边提货的进口物资.进口单位应于货物抵港前办妥徽税或记 账手续,以便船只抵港时,即时办理提货。第三十条 报关进度控制分报关、验关、估税、缴税、放行五阶 段,关务部门以进口报关追踪表控制通关进度。第三一条公证。1各公司事务部应依物资进口索赔记录及材料特性等因素,研 判材料项目,通知进口单位在物资进港时,会同公证处前往公证。2. 外购物资于验关或到厂后发现短损且符合索

17、赔条件者,进口单 位应于接到报关处3. 进口物资在办理公证时,进口单位应于公证后根据索赔经办时 效,索取公证报告分送有关部门。第三十二条退汇。外购部门依进口物资的装运情况,判断信用证剩余金额已无装船 的可能时,应在提供报关文件时提示进口单位,并于进口物资放行及 【输入许可证】收回后,开立【信用证退汇通知单】连同【输入许可 证】送进口事务科办理退汇。第三十三条索赔。1. 外购部门接到收货异常报告后,应立即填制【索赔记录单】连 同索赔资料交索赔经办部门办理。2. 以船运公司或保险公司为索赔对象时,由进口单位办理索赔; 以供应厂商为索赔对象时,由外购部门办理索赔。3. 索赔案件办妥后,【索赔记录单】

18、应依原采购核决权限呈核后 归档。第三十四条退货。1外购物资须予退货或退换时,外购部门应适时通知进口单位 依政府规定期限向海关申请2.外购部门应负责办理复运出口、进口的有关事务,其出口进口 签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。第三十五条价格复核。1. 采购部门应经常调查主要物资的市场行情,建立供应商资料, 作为采购及价格审核的参考。2. 采购部门应对企业内部各部门所列重要物资以及提供的市场 行情资料,作为物资存量管制及核决价格的参考。第三十六条品质复核。采购部门应对企业内部所使用的材料品质予以复核,并形成完整资料。第三十七条 异常处理。审查作业中如果发现异常情形,采购部门、审查部门应立即填写【采购事务意见反映处理表】,通知有关部门处理。