项目文档管理流程模板

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1、项目文档管理流程文档管理流程深圳天音通信有限公司分销信息系统编写人员:AMT咨询项目组编写日期：11月12日更新日期：11月12日文档编码：天音/0001文档版本:1.0批准人员:深圳天音项目经理 AMT咨询项目经理文档控制 修改记录审阅记录分发记录按照项目文档管理流程的要求文档接收者请注意资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。如果您收到本文档的电子版请打印本页并在相应的栏目中 签字。如果您收到本文档的原件请直接在相关栏目中签字。目录文档控制ii修改记录ii审阅记录ii分发记录ii文档概述6目的6适用范围6相关文档6项目资料库7目的7资料库结构及分类7文档控制流程10目的

2、10流程说明10文档控制标准12目的12软件标准12编写标准13命名标准15附录:项目文档模板16文档概述目的本文档主要明确所有交付成果及其项目文档的管理流程和 标准，并将在深圳天音通信有限公司分销信息系统的全过 程中加以运用和控制。适用范围本文档就项目文档管理中的以下方面进行明确。.项目资料库.文档控制流程.文档控制标准.文档发布流程本文档管理流程将同时适用于参与实施的AMT实施项目组（包括实施联合体科讯公司实施组及PTC公司技术支持组等） 和深圳天音项目组的所有成员。相关文档1.AMTI项目实施文档标准项目资料库目的按照本项目的实施范围和总体策略，将建立集中管理的项目 资料库，便于各类实施

3、文档的更新、审阅、批准和发布管 理。同时将在项目开始的初期,快速建立企业信息门户作为 项目组进行沟通和文档发布的交互平台，本文档中确定的资 料库分类及其它相关的流程都将作为此信息平台建立的需求 标准之一。项目资料库由以下要素构成：1. 主目录2. 目录3. 子目录4. 主页5. 标题资料库结构及分类主目录 与本实施项目有关的所有文档及其它相关资料将统 一存放在”分销信息系统资料库”主目录内。目录 根据实施项目的范围和总体策略，将按照各个分项目 对目录进行分类：1- 1项目管理文档2- 财务管理系统实施文档3- 人力资源管理系统实施文档4- 项目设计管理系统实施文档5- 1项目施工管理系统实施文

4、档6- 办公与企业信息门户系统实施文档7- 集成与技术开发文档子目录按照AMT实施方法论(AIM)和项目管理方法论(PJM),建立以下分类子目录：项目管理文档目录下：1- 总体实施计划及管理标准2- 每周工作计划3- 每周项目进度报告4- 变更报告5- 问题报告6- 风险和争议报告7- 阶段确认报告8- 备忘录及会议纪要9- 质量检查和审计报告10- 文档发布通知11- 文档模板12- 其它文档及参考资料分别在财务管理系统、人力资源管理系统、项目设 计管理系统、项目施工管理系统和办公及企业信息 门户系统目录下：1- 流程重组2- 需求报告3- 解决方案4- 系统设置5- 数据转换6- 系统测试

5、7- 用户培训8- 上线运行及维护9- 其它集成与技术开发目录下:主页 以下的文档同时要求以主页的方式存放：总体实施计划及管理标准每周工作计划每周项目进度报告阶段确认报告文档发布通知备忘录及会议纪要重大的变更报告、风险报告及问题报告其它需要跨项目小组或职能部门协调的报告或 文档标题 以下的文档同时要求以标题的方式存放：文档模板质量检查和审计报告主要的培训教材其它需要发布的参考资料等文档控制流程I目的本控制流程明确项目文档的编写、分发和更新 流程，并适用于所有项目文档的编写和收发过 程。I流程说明1. 新建项目文档所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标 准。按照AMT实施方法论和项目管

6、理方法论以及项目工作 计划和交付成果清单，采用本项目特定的文档模板创立项目 文档，并：分配文档的版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编 码标准。在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记录。在审阅栏电将需要审阅本文档的人员填列出。在分发栏中，将本文档所有的分发对象分别填列，包括项目资 料库。创立文档目录，目录的显示级别为3层。创立文档概述,表明此文档的阅读对象、目的以及工作关联 等。编写实施文档。2. 文档复核、修改所有文档在分发前必须经过项目管理计划中指定人员的复核 和审阅。本项目中各类文档的审阅级别请参见附表，并遵照 以下的流程和标准：由文档编写人或项目小组组长按照文档审阅级别填列审阅

7、 人。将文档分发给相关的审阅人，并将拷贝件存放在项目资料库。由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组 组长。若需要,由指定人员对文档进行修改更新。按照文档级别，获得最终的审批（审批能够经过会议纪要或电 子邮件的方式）但电子审批件需要并会同该文档一并保存于 项目资料库。正式发布文档，定期经过文档发布通知项目组及所有的相关 人员。3. 对已经批准的文档更新对所有的经过最终审批发布的文档需要进行修改的，必须 按照项目管理计划中的变更流程进行方能进行文档的修 改和更新，未经过变更报告并获得批准的修改将视为无 效。文档控制标准I目的文档控制标准对以下事项进行明确，在创立、更新和审批项 目文档

8、过程中将严格执行统一的文档标准：文档软件标准文档编码文档版本文档封面文档页眉页脚文档字体文档命名标准I软件标准1. 文档软件标准建议项目文档采用统一的MS OFFICE本作为编写工具，对 于部分技术文献资料需要采用ACROBAT READER 4.0以上 进行浏览，其它相关软件的采用都需要经过项目经理的审 定。以下是常见的文档类型及软件列表：文档类型建议采用的软件文字类MS-OFFICE WORD表格类MS-OFFICE EXCEL培训演示类MS-OFFICE POWERPOINT流程图类VISIO计划类MS PROJECT /每周工作计划采用MS-OFFICE WORD编写标准2. 文档编码

9、文档编码是所有项目交付成果及实施文档的唯一标识，要求按照以下的格式进行编排:项目/PPP/CCC/NNNN,其中：PPP =分类名称缩写CCC =功能分类缩写NNNN=顺序4位数字编号按照AMT实施方法论和项目管理方法论的要求结合地铁 项目文档的分类，各类文档编码参见下表：文档对应目录文档对应子目录文档编码项目PPPCCCNNNN项目管理文档总体实施计划及管理标准分销PMSOP以0001为起始号顺 序编排每周工作计划WWP每周项目进度报告PPR变更报告CRF问题报告TSF风险和争议报告RIF阶段确认报告AC备忘录及会议纪要MM质量检杳和审计报告QA文档发布通知RN文档模板DT其它文档及参考资料

10、REF分销系统实施文档流程重组ERPPI需求报告RD解决方案SD系统设置TA数据转换DC系统测试ST用户培训TR上线运彳及维护TM其它REF集成与技术开发文档系统安装及维护TIDIM需求报告RD数据接口解决方案ISD客户化开发方案CUX开发程序文件PRG系统测试ST川户培训TR集成切换及后期维护TM其它REF3. 文档版本所有文档都要以递增的顺序号来反映每个版本，当所提交的 项目文档经过另一方的确认并做修改时,主版本号进行递增; 如果所提交的项目文档只在实施同一方进行审阅修改时，主 版本号不变，次版本号进行递增。以下为版本控制示例：版本版本说明1.0文档的起始版本1.1文档经过内部的修改或审阅

11、2.0文档提交实施另一方审阅或修改2.1在对方确认后的再次修改4. 文档封面文档封面一般由以下内容组成：主标题，包括：分项项目名称缩写，参见文档编码表文档名称，参见文档命名标准项目单位，统一采用”深圳天音通信有限公司”项目名称，统一采用”分销信息系统”文档说明,包括：编写人员，统一采用”深圳天音项目组”、” AMT咨询 项目组”、”科讯实施小组”和” PTC技术支持小组”等编写日期，按照文档创立的日期,一般不做修改更新日期，按照文档更新或修改的最新日期文档编码，参见文档编码标准文档版本，参见文档版本标准审批记录:对需项目经理批准的，应以原件打印并签字后由 项目经理保留原件。5. 文档页眉页脚所有文档应保持统一的版式，其中：页眉:左侧为深圳天音的图标,右侧为AMT和科讯公司的 图标页脚:左侧为文档名称，右侧为分页号6. 文档字体本项目文档的标准字体为宋体五号字（除演示文档和程序文 件外）。命名标准7. 文档命名标准按照实施范围和阶段性交付文档分类，所有文档将以如下规则进行文件的命名：附录:项目文档模板以下文档作为地铁实施项目的标准模板:实施文档模板演示文档模板变更报告模板产品问题报告模板风险争议报告模板会议纪要模板阶段确认报告模板每周工作计划模板文档发布通知模板 问题报告模板项目备忘录模板.项目进度报告模板